ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■録音の取り込み方別
- Web会議と連携して取り込む：LINE WORKS AiNote、AutoMemo、SecureMemoCloud、YOMEL by PKSHA、tl;dv、AI議事録取れる君
- スマートフォンアプリで録音する：AutoMemo、YOMEL by PKSHA、LINE WORKS AiNote
- 録音ファイルをアップロードする：AutoMemo、SecureMemoCloud、LINE WORKS AiNote、YOMEL by PKSHA、Smart Report Cloud、AI議事録取れる君
- ■仕上げ・共有の方法別
- 用途に応じた要約パターンを選べる：SecureMemoCloud、YOMEL by PKSHA、LINE WORKS AiNote
- URLや外部サービスで共有できる：AutoMemo、YOMEL by PKSHA、AI議事録取れる君
議事録作成ツールを使い始める前の設定
議事録作成ツールは、アカウントを作ってすぐに録音を始めることもできますが、事前の設定によって文字起こしの精度や議事録の整え方が変わります。最初に済ませておきたい3つの設定を紹介します。
専門用語や人名の単語登録
社内でよく使う製品名や略語、取引先の社名、参加者の名前は、音声認識で誤変換されやすい言葉です。単語登録の機能がある製品では、読み方と表記をあらかじめ登録しておくと、修正の手間を減らせます。
登録する言葉は、過去の議事録や社内の用語集から洗い出すと、漏れを減らせます。部署ごとに使う言葉が違う場合は、部署単位で辞書を分けられるかも確認しておきましょう。使いながら誤変換が多い言葉を追加していくことも大切です。
参加者の登録と話者の区別
声の違いから発言者を区別する機能を備えた議事録作成ツールもあります。ただし、自動で付くのは「話者1」「話者2」のような仮の表示である場合もあり、後から実名に置き換える操作が必要です。
製品によっては、参加者の声を事前に登録しておくと、発言者を名前で表示できるものもあります。定例会議のようにメンバーが決まっている場合は、参加者の情報を登録しておくと、会議後の確認作業を減らせます。声の登録には本人の了承を得て、社内規程に沿って扱いましょう。
議事録テンプレートの準備
議事録の形式を事前に決めておくと、要約や決定事項の整理がスムーズに進みます。日時や参加者、議題、決定事項、次回までの宿題といった項目をテンプレートにしておくのが基本です。
要約の形式をテンプレートで指定できる製品なら、会議の種類ごとに使い分けられます。例えば、定例会議は決定事項中心、ブレインストーミングは出たアイデアの一覧中心というように、目的にあわせて項目を変えましょう。
議事録作成ツールに録音を取り込む3つの方法
録音を議事録作成ツールに取り込む方法は、大きく3つあります。1つの製品で複数の方法に対応している場合もあります。会議の開き方や参加者の場所によって向いている方法が異なるため、それぞれの使い方と注意点を確認しておきましょう。
Web会議と連携して取り込む
オンライン会議が中心なら、Web会議サービスと連携して音声を取り込む方法が便利です。製品によって、会議に記録用の参加者を招く方式や、PCの音声を直接取り込む方式、会議後に録音データを連携する方式があります。
連携の設定は、Web会議サービス側の管理者権限が必要な場合もあります。カレンダーと連携し、予定された会議を自動で記録できる製品もあるため、記録の開始忘れを防ぎたい場合は確認しておきましょう。
スマートフォンや会議室のマイクで録音する
対面の会議では、スマートフォンのアプリや会議室のマイクで録音する方法があります。アプリによっては、録音しながらその場で文字起こしを表示できるため、会議中に内容を確認することも可能です。
精度を上げるには、録音機器を参加者の中央に置き、空調やプロジェクターの音から離すことが有効です。広い会議室では、集音範囲の広いマイクを使うと、離れた席の発言も拾いやすくなります。録音を始める前に数秒だけ試し録りをして、音量や雑音を確認しておくと失敗を防げます。
録音済みのファイルをアップロードする
ICレコーダーで録音した音声や、過去の会議の録音ファイルは、ツールにアップロードすれば文字起こしできます。会議中にツールを操作できない場合や、録音だけ先に済ませておきたい場合に向いている方法です。
対応しているファイル形式や、1ファイルあたりの時間・容量の上限は製品によって異なります。長時間の録音は分割が必要な場合もあるため、普段使っている録音機器の保存形式に対応しているかを事前に確認しましょう。
文字起こし結果を議事録に仕上げる手順
文字起こしの結果は、そのままでは議事録として使えない場合があります。誤変換の修正と要約の整理という2つの手順で、読み手が内容をすぐに把握できる議事録に仕上げましょう。
1. 聞き間違いを音声と照らして直す
まずは文字起こしの全体を読み、意味が通らない箇所を探します。文字をクリックするとその部分の音声を再生できる製品であれば、聞き直しながら修正できます。
すべての発言を細かく直す必要はなく、数値や日付、固有名詞、決定事項に関わる部分を優先して確認しましょう。何度も誤変換される言葉は、単語登録に追加しておくと次回以降の修正が減ります。
2. 要約と決定事項・宿題を整える
次に、要約機能で作った要約や、テンプレートに沿って整理された決定事項を確認します。AIの要約は発言の意図を取り違えたり、重要な発言を省いたりする場合があるため、会議の参加者が内容を確かめることが欠かせません。
宿題は「誰が」「いつまでに」「何をするか」がわかる形に書き直しましょう。担当者と期限が明確になっていると、議事録を受け取った人が次の行動にすぐ移れます。仕上げた議事録は、共有する前に司会者や主催者が一度目を通し、内容を確定させる流れにしておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で議事録作成ツールの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
議事録作成ツールで作った議事録の共有と活用
仕上げた議事録は、関係者へ共有して初めて役に立ちます。共有範囲の設定や過去分の検索など、議事録作成ツールの機能を生かした共有と活用の方法を紹介します。
共有範囲と閲覧権限の設定
議事録を共有する際は、誰が閲覧・編集できるかを設定します。社外秘の議題を含む会議は参加者だけ、全社向けの説明会は全社員というように、会議ごとに範囲を変えましょう。
録音データと議事録で共有範囲を分けられる製品もあります。録音には言い間違いや雑談も含まれるため、議事録だけを共有し、録音の閲覧は参加者に限るといった運用も検討するとよいでしょう。
チャットやタスク管理ツールへの共有
ビジネスチャットやメール、タスク管理ツールと連携できる製品なら、完成した議事録や宿題をそのまま関係者へ送れます。共有先を会議ごとに決めておくと、送り忘れを防げます。
連携の設定は管理者が行う場合もあるため、利用前に社内の担当者へ確認しましょう。宿題をタスク管理ツールへ登録しておけば、次回の会議で進み具合を確認しやすくなります。送信先のチャンネルや宛先を誤ると社外秘の内容が広く届く恐れもあるため、共有先は最初に確かめましょう。
過去の議事録の検索と振り返り
議事録作成ツールに議事録をためておくと、キーワードで過去の会議を検索できます。「この件はいつ決まったのか」を確認したいときに、資料を探し回る手間を省けます。
検索の対象が議事録の本文だけか、文字起こしの全文まで含むかは製品によって異なります。会議名や議題の付け方を社内でそろえておくと、後から探すときに目的の議事録へたどり着きやすくなります。例えば「定例_営業部_日付」のように命名のルールを決めておく方法があります。
会議の種類にあわせた使い方の工夫
同じ議事録作成ツールでも、会議の場所や参加者によって使い方のポイントが変わります。社内の対面会議と、社外の参加者がいる打ち合わせに分けて、注意したい点を紹介します。
社内の対面会議
対面の会議では、複数の人が同時に話すと発言が混ざり、文字起こしの精度が下がる場合があります。司会者が発言の順番を整理し、話し始める前に名乗るよう促すと、話者の区別もしやすくなります。
ホワイトボードに書いた内容は音声に残らないため、写真を撮って議事録に添付しましょう。画像を添付できない製品であれば、要点を文字で書き足しておきます。資料の画面を見ながら「この部分」と話した内容は、後から読んでもわかるよう、資料のページ番号を補足しておくと親切です。
社外の参加者がいる商談・打ち合わせ
取引先との商談や打ち合わせで録音する場合は、会議の冒頭で録音と文字起こしをすることを伝え、相手の了承を得ましょう。了承を得ないまま記録すると、相手との信頼関係を損ねる恐れがあります。
相手の社名や担当者名、商品名は誤変換されやすいため、事前に単語登録しておくと修正の手間を減らせます。社外の情報を含む議事録は、社内規程にもとづいて共有範囲を限定しましょう。
操作の流れで選ぶ議事録作成ツール
録音の取り込み方や、要約・共有の方法は製品によって異なります。この記事で説明した操作の流れに沿って確認できるよう、製品ごとの特徴をまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| AutoMemo | PC・スマホ・専用レコーダーで録音。URL発行やkintone出力で共有 |
| SecureMemoCloud | ファイル取込とZoom自動アップロードに対応。要約は複数パターン |
| LINE WORKS AiNote | TeamsやZoomと連携して録音。AI要約はワンクリック |
| YOMEL by PKSHA | ワンクリックで録音開始。会議ツールの連携設定は不要 |
| Smart Report Cloud | スマホから録音データを投入し、Word・Excel形式で議事録を作成 |
| tl;dv | 主要なWeb会議ツールに対応。AI要約や会議メモの共有を支援 |
| AI議事録取れる君 | ZoomやTeamsと連携。CSVやWord形式で書き出せ、URLで共有可能 |
録音から共有まで進めやすい製品の紹介
録音の取り込みから要約、共有までの操作でつまずきにくいよう、取り込み方法や共有手段がわかる製品を紹介します。
AutoMemo
- OpenAI Whisper採用で多人数会議も聞き分ける文字起こし
- GPT4o mini採用エンジンが要点を要約しToDoも抽出
- Dropboxなどと連携し音声テキストを自動で共有可能
ソースネクスト株式会社が提供する「AutoMemo」は、録音から文字起こし・要約までを一続きで行えるサービスです。使い方はPCのブラウザ、スマートフォンアプリ、専用ボイスレコーダーの3通りで、ZoomやTeamsの音声を直接録音することも、既存の録音ファイルを取り込むこともできます。文字起こし後は話者の自動識別やブロック分けで整え、閲覧用URLの発行やDropbox・Google Driveへの自動アップロードで共有できます。
SecureMemoCloud
- 高精度音声AIが正確な文字起こし・校正をするため手直しが少ない
- 話者を音声AIが高精度で認識！誰がどの話をしたか簡単に確認可能
- 議事録は利用用途と合わせて複数のパターンが選択できる
Nishika株式会社が提供する「SecureMemoCloud」は、ファイルのアップロードやマイクでの録音、Zoom会議の自動アップロードで音声を取り込めるAI議事録ツールです。文字起こしのあとは、用途にあわせて「カスタム要約」や「ほぼ完議事録」といった複数のパターンから議事録を作成できます。専門用語は単語登録で変換精度を高められます。録音後の仕上げ方を選びたい企業が確認しやすい製品です。
LINE WORKS AiNote
- 独自研究開発による高い音声認識技術
- 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
- 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS AiNote」は、ホーム画面からワンクリックで録音を始められるAI議事録ツールです。TeamsやZoomにつないだ録音のほか、PC・スマートフォンのマイク録音、音声ファイルのアップロードに対応します。文字起こしは画面上で直接修正でき、AI要約は全体、区間ごと、主要トピックから選べます。ノートの共有機能も備えています。
YOMEL by PKSHA
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
株式会社PKSHA Infinityが提供する「YOMEL by PKSHA」は、対面でもWeb会議でも全発言を自動で話者識別して書き起こせる議事録ツールです。ZoomやTeams、Meetなど会議ツールを問わず、連携設定は不要です。終了後は議事録エディタにトピックス、ネクストアクション、決定事項が自動で並ぶため、必要な箇所を補足すれば仕上がります。ログのURLをワンクリックで取得し、参加者へ共有できます。
Smart Report Cloud
- 1時間の打ち合わせをわずか5分で議事録が完成
- 海外言語対応。 複数言語の会議も正確に記録
- 質疑応答形式での出力にも対応
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.が提供する「Smart Report Cloud」は、スマートフォンで録音データのアップロードや音声入力、写真撮影ができるクラウド型のサービスです。AIが文字起こしと構造化を行い、Word形式とExcel形式で議事録を生成します。長時間の会議は要点だけを抽出して要約するため、会議後の共有に進みやすい構成です。
tl;dv （tldx Solutions GmbH）
- 主要なWeb会議ツールに対応。
- 会議後のAI要約や文字起こしのカスタマイズに対応。
- CRMや各種ツールとの連携が可能。
AI議事録取れる君 （株式会社ALM）
- AIの自動文字起こし＆要約で、議事録作成の圧倒的効率化を実現
- Teams・Zoomと連携！参加者全員の声を識別し議事録作成
- 多言語対応！自動翻訳機能で発言と翻訳を一緒に表示可能
まとめ
議事録作成ツールの使い方は、単語登録やテンプレートの事前設定、会議にあった録音の取り込み、誤変換の修正と要約の確認、共有と検索の4段階で考えると整理できます。Web会議連携やスマートフォンでの録音、ファイルのアップロードなど、対応する取り込み方は製品によって異なります。自社の会議の形にあう議事録作成ツールを選ぶために、資料請求をして操作の流れを比較してみてください。
