工程管理とは
まずは、工程管理がどのようなものかを見ていきましょう。
生産工程を効率化する管理活動
工程管理とは主に生産管理に使われる言葉で、効率的に生産工程の目的を達成できるように、労働力・設備・原料などを管理することです。生産する部門だけでなく、営業や開発部門が仕事を進める上でも工程管理が使われています。
もともと工程とは「作業の順番」を意味するものであり、計画を立てるプロジェクトであれば適切な工程管理が求められます。そのため、工程管理は生産以外のプロジェクトにも必要です。工程管理はプロセスの内容を決める「生産計画」と、作業に必要なものを手配し進捗管理を行う「生産統制」で構成されています。
生産管理とは管理の範囲が異なる
工程管理は生産業務の中でも、納期内に生産目標を達成することを重視しています。それに対して生産管理は工程管理よりも管理の範囲が広い言葉であり、生産業務全体を管理します。生産管理は工程管理と違い、目の前の計画だけでなく数年先も視野に入れ長期的に管理するのが特徴です。
例えば、製品を製造するためには、販売計画を立て原材料を仕入れます。実際に製造し、出荷、販売するまでの生産プロセスは長いですが、このすべてを管理するのが生産管理の役割です。そのため、生産管理の中に各工程の管理が含まれるのです。
工程管理の目的
適切に工程管理を行うためにも、どのような目的で実施しているのか見ていきましょう。
納期と品質を守るため
製品を生産するときに重要なのは、決められた納期までに顧客が満足する品質の製品を用意することです。
そのためには、まず現状を正確に把握・管理し効率的に製造しなければなりません。実際に生産計画を立てても、トラブルの発生などで予定どおりに生産できないことも多いです。
そこで、工程管理を適切に行っていれば、人員の配置や段取りを現在の状況に合わせて最適化できます。常に最適な作業を行うことで、計画どおりに工程を進めやすくなり、品質も守りやすくなるでしょう。
生産性を上げるため
工程管理を適切に行えば、トラブルが発生しても迅速に対応できます。適切な工程管理はマイナスな要因をゼロにするだけでなく、プラスに変えることが可能です。
例えば、正常に工程を進めている場合でも、現状を把握することでより効果的な生産方法が見つかるかもしれません。また、無駄な人件費をカットすることでコストパフォーマンスが良くなります。ほかにも残業が減少するため、従業員のモチベーションを維持でき、職場環境の改善が可能です。
このように工程管理を行うことで、人や機械の稼働率を上げられるため、生産性が向上します。
工程管理の手順
自社の工程管理を見直すためにも、適切な工程管理を行う手順を見ていきましょう。
１．生産計画を立てる
工程管理を効率的に行うためには、適切な生産計画が欠かせません。生産計画とは、工場でいつ何を生産するのか考えることです。企業の状況や顧客の要望、年間目標といったさまざまな要素で決まります。
適切な生産計画を立てられれば、各工程に必要な作業や人員もイメージできます。もし生産計画の段階で無理が生じていれば、計画的に生産できず無茶な工程管理になってしまうでしょう。生産の始まりでもあるため、慎重に計画を立てなければなりません。
また、この生産計画を元に各工程の全体像を把握して、工程の計画を立てることも大切です。
２．計画を実施する
立案した計画を元に生産を実行していきますが、計画した全ての工程が上手くいくわけではありません。また、実施してみないと分からないことも多くあります。まずは計画を実行し、生産工程の経過をしっかりと観測することが大切です。
トラブルや課題が発生しても焦らず対処を行いましょう。生産工程上で発生した問題や課題は必ずメモしてください。この段階では実施するだけでなく、現在の状況を正確に把握することが求められます。
３．活動を評価する
まずは、計画どおりに生産できたかどうかを確認してください。実施した工程を管理し、現状を把握していれば適切に評価することが可能です。また、問題や課題が生じている場合はその原因も追究しましょう。
このとき、「実際の計画とどれくらいの差異が発生しているのか」を確認することがポイントです。仮に予定どおりに生産できたとしても、生産された製品の品質が悪ければ意味がありません。この段階では、生産の進捗具合や問題・課題を明確にすることが求められます。
４．問題を改善する
工程管理では、現状の生産体制を見つめ直し、最適になるよう問題を改善する必要があります。そのためには、活動を評価するだけでなく、改善策を考えて実行しなましょう。
また、生産計画はその都度状況が変わるため、改善活動は柔軟に実施する必要があります。工程管理の手順で重要なのは、計画から改善までを繰り返し実践することです。改善活動を数回行うことで、効率良く生産性が高い体制を構築できます。
工程管理の方法
工程管理の手順に習い、具体的にどのような方法で実践すればよいか見ていきましょう。
紙やホワイトボードを用いて管理する
もっともオーソドックスなのは紙やホワイトボードを利用したアナログな方法です。
該当する工程に参加している人員が目視で確認できるような紙などを利用し、その場で情報を更新していきます。この方法なら、ペンと紙もしくはホワイトボードがあれば、簡単に修正できるでしょう。
工程管理の方法としては基本的で、費用はかかりませんが共有しにくいデメリットがあります。シフト制などで毎日現場に出勤しない場合、進捗状況をリアルタイムで把握できません。
そのためこの方法は、口頭で情報の共有を行っている小規模な組織や、短期間のプロジェクトに向いています。
エクセルで管理する
工程を管理する要素が多い場合や、予算の管理を同時に行う場合はExcel・スプレッドシートの活用がおすすめです。紙やホワイトボードと違い、ファイルを共有すれば情報伝達が効率化します。
ほかにもマクロを設定すれば、手動で入力していた作業を一部自動化することが可能なため、より作業時間を短縮できます。また工程管理用のテンプレートも利便性が高いためおすすめです。スプレッドシートであればクラウド上で操作するため、一度に複数人で同時編集ができます。
しかし、１つのファイルを複数人で共有するため、担当者以外が誤って編集してしまわないように権限の設定が必要です。また、社外にファイルを持ち出される危険性もあり、ファイルの扱い方に注意しなければ情報漏えいのリスクもあります。
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工程管理システムを利用する
より効率化したい場合や、生産部門全体で統一された様式で管理したい場合は、専門的なシステムを導入しましょう。システムの導入はコスト面から敬遠する企業が多いですが、クラウド型であれば初期費用を抑えることが可能です。
工程管理システムは、生産管理システムのような規模が大きいシステムに組み込まれていることも多いです。既存の生産管理システムを見直す機会があれば、同時に工程管理の機能も刷新するとよいでしょう。
工程管理システムを導入するメリット
工程管理システムを導入することで、どのようなメリットを享受できるのか見ていきましょう。
工程を見える化できる
工程管理システムは、現工程のスケジュールや進捗状況を可視化できるため、現状が把握しやすくなります。
現場で起きていることを把握できれば、具体的な改善策を模索できるでしょう。今しなければならないことも分かりやすくなるため、作業の無駄を省けて効率が上がります。進捗が遅れている課題も早急に発見し、迅速な対応により納期に間に合わせることも可能です。
システムによっては、各工程の作業書にバーコードを貼付し作業の開始と終了に読み込むことで、工程管理を自動化できます。
組織内で状況を共有できる
工程管理システムがあれば、企業内の全工程を１つのシステムで管理できます。そのため、工場の拠点が複数ある企業や、工程が細かく分かれている場合におすすめです。各拠点が離れていても、システムを通じてリアルタイムに情報を共有できます。
例えば、複数の部品を生産し１つの製品を完成させる場合は、１つの部品の生産が遅れると全体の遅れに繋がります。このように、現在の工程がほかの工程と連動している場合は、システムで一元管理するとスケジュールを調整しやすいでしょう。
また、企業全体の生産状況を把握できれば、経営層も適切な判断を行えつメリットもあります。
作業効率や品質が向上する
工程管理システムにより、効率が悪い作業の有無も見つけられるため、無駄を省きやすいです。その分、重要度が高い作業に時間を充てられます。
また、各工程の作業の詳細もシステムを通して従業員に共有することが可能です。これによって経験や技術による生産性の差が生まれにくくなり、一定の品質を保つことが可能になります。結果として、品質が向上するため、取引先も安心して発注できるようになるでしょう。
工程管理システムを導入して効率的に管理しよう！
工程管理は製品の生産ラインや、システムの開発プロジェクトで必要になる業務です。適切に工程管理を行えば、納期と品質を守りやすくなり、生産性も向上します。工程管理はPDCAサイクルをもとに、繰り返し改善を実施してください。
また、工程管理には紙やホワイトボード、Excelを使う方法がありますが、効率を求める場合は工程管理システムの導入がおすすめです。自社に合った方法で工程管理を行い効率化を図りましょう。
