エクセルを使ってできる工程管理とは
エクセルでガントチャートを作成することで、工程管理を行うことができます。ガントチャートとは、横軸に時間、縦軸に作業内容をとり、進捗状況を横棒で示した棒グラフの１種です。マルチタスク化が進む昨今のビジネスにおいて重要性が高まっています。
なお、製造業でも生産管理の一環として、工程管理が行われています。工場では、さまざまな製品が多くの製造工程を経て造られます。製造業では習慣的にマルチタスクという言葉は使いませんが、各製品のある製造工程が１つの作業内容(タスク)に該当すると考えることができます。
ガントチャートは作業の進捗状況を一目で把握でき、関係者間で情報共有しやすいため、工程管理に活用できるでしょう。また、エクセルでガントチャートを作成する場合、ほとんどコストがかかりません。そのうえカスタマイズも容易なため、プロジェクト管理やスケジュール管理で広く使われています。
エクセルでのガントチャート作成方法
エクセルでガントチャートを作成するにはどうすればよいのでしょうか。
エクセルテンプレートを使用
ネット上では、たくさんのガントチャートのテンプレートが配布されています。無料配布のものも多いため、コストをかけずに利用できます。
配布されているテンプレートの特徴はさまざまです。エクセルの利用に慣れない人でも直感的に扱える簡易的なものもあれば、複雑な関数を駆使したものもあります。自身が扱いやすいものを選びましょう。
ただし、テンプレートは汎用的に作られているものも多いため、向き不向きがあります。人材管理に適しているものもあれば、プロジェクト管理に特化したものもあり、利用目的にぴったり合うものを見つけるには時間もかかるでしょう。
関数やマクロを用いて自作
関数を利用し、自動でガントチャートの塗りつぶしを行う方法を紹介します。
- １．タスクと日付の設定
- A列に「仕様決定」「開発」など各タスクを入力します。続いて、B列にタスク開始日、C列に終了日を記入しましょう。そして、横軸には日付をとり、棒グラフの外観を完成させます。
- ２．ルールの設定
- 棒が記入される範囲を選択し、「ホーム」「条件付き書式」「新しいルール」の順にクリックします。
- 「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選び、AND関数を記入します。このAND関数で、日付が「B列の開始日以上」かつ「C列の終了日以下」となるセルが塗りつぶされるよう設定します。
ステップ２以降は、棒グラフの棒部分（該当タスクの実行期間）を表示させる工程です。関数を扱うのが難しい場合やプロジェクトが小規模の場合は、直接セルを塗りつぶしてもよいでしょう。
エクセルで工程管理を行うメリット
エクセルによる工程管理には、以下のメリットがあります。
- ■誰でも使いやすい
- エクセルはビジネスにおいて広く使われているソフトウェアです。したがって、多くの人が抵抗を感じることなく利用できます。
- ■カスタマイズが容易
- ある程度エクセルを使いこなせる人であれば、自由自在にカスタマイズできます。技術を要する分、もっとも自由度が高い工程管理方法と言えるでしょう。
- ■低コスト
- エクセルの導入は、ほかのシステムやツールを導入するより安価です。そもそも、すでに導入していることが多いため、工程管理に改めて費用が発生するケースは少ないでしょう。
- ■連携可能
- エクセルはほかのシステムとの連携性に優れています。例えば、カレンダーツールと連携すれば、よりスムーズなスケジュール管理が実現するでしょう。
エクセルで工程管理を行うデメリット
エクセルによる工程管理には、以下のデメリットがあります。
- ■互換性の問題
- バージョンが更新されると、それ以前のプログラムが使えなくなるおそれがあります。
- ■同時編集できない
- エクセルは複数のユーザーが同時編集できません。１人が作成してほかの従業員は見るだけであれば良いですが、複数人が進捗状況を記入するような使い方は困難です。
- ■履歴管理が難しい
- 複数のファイルが作られると、どれが最新版なのか分からなくなります。
- ■属人化
- プログラムの作成者以外はそのファイルを扱うのが困難です。引継ぎなどの際に支障をきたします。
これらのデメリットを回避する方法として、専用の工程管理ツールを利用する方法があります。単に工程管理できるだけでなく、直感的な操作や情報共有の円滑化を実現する機能が備わっています。
有料製品はコストはかかりますが、エクセルより業務を効率化できるため、方法の１つとして視野に入れておきましょう。
作業効率化のために工程管理システムの導入を検討しよう！
エクセルではガントチャートを作成することで工程管理できます。関数やマクロで自作するほか、テンプレートを使うことも可能です。誰でも簡単に利用することができ、カスタマイズも簡単にできるメリットがあります。
一方で、同時編集は行うことができす、どのバージョンが最終更新したファイルかを把握・管理することがとても手間になるデメリットもあります。有料の工程管理ツールを利用することで、これらの問題も解決することができます。ご興味のある方は、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
