工程が遅延する原因
まずは、工程が遅延してしまう原因を見ていきましょう。
メンバーの作業遅延
メンバーの業務ミスや怠慢・キャパオーバーなどによって、工程遅延が起きるケースです。工程どおりに人員を投入したにも関わらず、遅延が起こった場合は人的ミスを疑いましょう。
遅延の原因となるメンバーは、作業中にスマホを操作していたり、処理できる作業量を超え負担がかかっている可能性があります。企業側の管理体制に不備があったり、従業員の業務量を把握できていない場合は注意しましょう。
インフラの稼働遅延
インフラ設備の非効率的な運用によって、工程遅延が起きるケースです。具体的には開発機器や部品の不足、特定設備への過剰負荷などによって発生します。
進捗状況の共有不足
各プロジェクト間の進捗状況が把握できなければ、全体の効率が低下し、工程遅延が発生します。進捗状況を共有できないのは、外注先やプロジェクト工程を一括管理していないためです。
関係者間のコミュニケーション不足により、間違った情報が伝達されるのも要因のひとつです。承認プロセスやプラットフォームが不均一だと、プロジェクト間の作業データが把握しにくくなります。
社外メンバーが参加する時は、仕入れ先の状況把握なども必要です。
工程が遅延した際の解決法
ここでは、工程管理に遅延が発生したときの解決法を紹介します。
残業を指示する
各作業員が残業を行うことで、全体の遅れを取り戻す方法です。新しい作業員を追加するより低コストで、遅延工程をカバーできます。ただし長期間になると各作業員の負担も大きくなるため、序盤の遅延には不向きです。
残業を行う場合は、従業員の法定労働時間をしっかり把握しましょう。法律で規定されている労働時間を超えて働き体調を崩した場合、企業側の責任となります（偶発的な事故や病気などは除きます）。残業を指示する際は、各作業員の体調なども管理しておきましょう。
また作業員のモチベーション維持のためにも、代休や残業代などは必要です。残業を指示するときは、それに見合ったコスト負担も意識しましょう。
しかし、工程序盤に遅延が発覚した場合は、作業員を追加補充するのがおすすめです。
リソースを再割り当てする
各作業員の業務内容が適切かを再確認しましょう。特に後工程に影響を与える重要な工程には、優秀な人員の割り当てが必要です。もし遅延が発生したら、後工程の人員をヘルプや別工程に回すなどして、手空きが発生しないようにしましょう。
ただし後工程を後回しにした結果、重要な工程自体が変わることもあります。そのため、人員を別工程に配置するときは、重要な工程の把握に努めましょう。
リソースを追加する
作業人員を追加してスケジュールを圧縮する方法もあります。重要な工程を中心に人員を増やすことで、プロジェクト全体の作業効率を上げます。単に人員を投入するのではなく、追加コストに見合った効果を確認することが大切です。
例えば１人当たり20日で完了する作業を５人で行う場合、４日以内に終わるなら追加コストは発生しません。５日以上かかるようなら、追加投資は失敗と判断しましょう。
投入に成功したら、リソースを追加するに至った原因を特定します。一つ一つの工程を見直し、作業員の能力不足やスケジュールの不備などの原因を明らかにしましょう。
工程の遅延を防ぐ方法
工程管理の遅延を予防したいなら、工程管理システムを導入しましょう。
工程管理システムなら、各プロジェクトの進捗状況を一元管理できます。同一画面での情報収集や、各プロジェクト間の依存関係なども共有可能です。作業員それぞれの役割が明確になるため、課題や改善ポイントの洗い出しにも役立ちます。作業にかかる時間が減り一定の品質も保持できるため、企業のパフォーマンス向上に効果的です。
工程管理システムのメリットは以下のとおりです。進捗管理に課題のある企業は、導入してみてはいかがでしょうか。
- ■誰でも簡単に操作できる
- ■Webベースで情報を取得できる
- ■前工程、後工程、重要な工程の把握が容易になる
- ■専用フォーマットを用いて、外部メンバーとの連携が取れる
- ■イナズマ線を簡単に作成できる
- ■さまざまな形式に対応した報告書を作成できる
工程管理システムを導入して遅延を防止し納期を守ろう！
工程管理の遅延は、メンバーの能力不足・スケジュール管理の不備・インフラ設備の過剰稼働・進捗状況の共有不足などが原因です。
遅延が発生した時は、残業指示・リソースの追加・再割り当てなどで、スケジュールを調整していきましょう。遅延を予防したいときは、工程管理システムの導入がおすすめです。工程管理システムで遅延を防止し、企業のパフォーマンスを向上させましょう。
