FAX・電話受注から脱却できるか
多くの企業では、受注チャネルとしてFAXや電話をいまだに利用しています。これらのアナログ手段では、担当者の手書き・口頭での伝達を経るため、文字の読み間違いや入力ミスが発生しやすい状況です。受発注システムのWeb受注機能を活用することで、こうしたヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。
Web受注でミスを防ぐ仕組み
Web受注機能とは、取引先がインターネット上の専用フォームや発注画面から直接注文を入力できる仕組みです。受注側の担当者がFAXの文字を読み取って手入力する工程がなくなるため、文字の読み間違いや転記ミスが起きにくくなります。注文内容はデータとして直接システムに取り込まれるため、確認や修正にかかる時間も短縮できます。
さらに、Web受注では必須項目の入力漏れを画面上でチェックする機能を持つシステムも多く、不完全な注文データが登録されるリスクを下げる効果があります。取引先が自分のペースで発注できるため、電話が集中する時間帯の混雑も緩和されます。既存業務への影響を最小化しながら段階的にWeb受注を広げる運用を取りやすい点も、導入企業が評価するポイントです。
電話・FAX件数が減らない場合の対処
Web受注への移行を進めても、長年の取引慣習からFAXや電話を続ける取引先がいるケースは少なくありません。そのような場合は、FAXで届いた注文書を自動で読み取り、データ化してシステムに取り込むFAX-OCR連携機能を備えたシステムの活用が有効です。完全なWeb化が難しい場合でも、入力の手間や転記ミスを減らすことができます。
また、取引先向けに操作が簡単な発注画面を用意したり、操作マニュアルを整備して丁寧にサポートしたりすることで、Web発注への移行をスムーズに促す取り組みも重要です。システムの選定段階で、取引先向けの操作性や導入支援サービスの充実度を確認しておくと、移行後のトラブルを減らせます。
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取引先ごとの複雑な単価設定に対応できるか
BtoB（企業間取引）では、同じ商品であってもA社には100円、B社には80円といった個別の価格や掛け率が設定されているケースがよくあります。こうした複雑な価格体系をシステム上で正確に管理できるかどうかは、受発注システム選定の重要な判断軸の一つです。
得意先別価格・掛け率設定の重要性
取引先ごとの価格設定は、契約条件や取引量、営業上の関係性などを反映した機密性の高い情報です。Excelや手作業で管理している場合、担当者の引き継ぎ時にミスが発生したり、古い価格が適用され続けたりするリスクがあります。受発注システムで得意先ごとの価格や掛け率をマスタとして一元管理することで、こうしたリスクを軽減できます。
得意先別価格機能を持つシステムでは、取引先が発注画面を開くと自動的にその会社向けの価格が表示される仕組みが一般的です。価格の更新もシステム側で一括管理できるため、担当者が個別に連絡する手間が省けます。また、価格の変更履歴を記録できるシステムであれば、「いつ、誰が、どのように価格を変更したか」をあとから確認できるため、トラブル発生時の対応も容易です。
複数の価格体系を整合させる運用上の注意点
取引先の数が多くなると、価格マスタの管理も複雑になるため、事前の設計が肝心です。得意先別価格・品目別価格・数量割引など複数の条件が重なる場合、優先順位をどのように設定するかが重要です。システムによって価格優先ロジックの柔軟性が異なるため、自社の価格体系にシステムが対応できるかを導入前に確認することが必要です。
確認すべきポイントとして、(1)得意先グループ単位での一括価格設定が可能か、(2)価格の有効期限を設定できるか、(3)見積書と受注伝票で同じ価格マスタを参照できるか、の3点が挙げられます。自社の取引形態に合わせた価格管理ができるシステムを選ぶことで、受注時の価格ミスや担当者間の認識のずれを防げます。
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リアルタイムの在庫管理と欠品対応はできるか
受注時点で在庫数が確認できないシステムでは、受注後に欠品が判明して取引先に連絡し直す手間が生じます。受発注システムが在庫管理システムと連携し、発注画面でリアルタイムの在庫数を表示できれば、取引先は在庫の有無を確認しながら発注でき、欠品によるトラブルを減らすことができます。
在庫リアルタイム連携のメリット
受発注システムと在庫管理が連携することで、発注の瞬間に在庫の引き当てが行われ、同時に複数の取引先から同じ商品が注文されても二重受注を防げます。取引先の発注画面には「在庫あり」「残りわずか」「在庫なし」などの状態をリアルタイムで表示できるシステムもあり、取引先は発注前に状況を把握できます。
在庫連携の精度を高めるためには、倉庫や製造工程など在庫の動きが発生するすべての場所でシステムへの登録を徹底することが求められます。登録のタイミングにずれがあると、画面上の在庫数と実際の数が合わなくなるためです。システム導入と併せて、在庫登録のルールや運用フローを整備することが、在庫管理の精度向上に欠かせません。
バックオーダー（入荷待ち受付）機能の活用
在庫がない場合でも、入荷予定があれば取引先からバックオーダー（入荷待ちの仮受注）を受け付けられるシステムがあります。バックオーダー機能を使うことで、欠品時に「また後で連絡します」と取引先を待たせることなく、その場で注文を確定させることができます。入荷後に自動的に出荷指示を出す仕組みと連携すれば、業務の流れをスムーズに保てます。
バックオーダーを活用する際は、入荷予定日の精度が重要です。予定日を大幅に過ぎても入荷しない場合、取引先の信頼を損なうリスクがあります。仕入れ先や製造部門との情報連携を密にし、入荷予定日の更新をシステム上で素早く反映できる運用体制を整えることが、バックオーダー機能を有効に活用するための前提条件となります。
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ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で受発注システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応状況を確認する
2023年10月に開始されたインボイス制度（適格請求書等保存方式）と電子帳簿保存法への対応は、受発注システム選定における重要な確認事項です。法令に対応していないシステムを使い続けると、税務上のリスクや帳票の再発行・保存のやり直しが生じる可能性があります。
適格請求書の発行に必要な機能とは
インボイス制度では、売り手（発行側）が適格請求書発行事業者の登録を受けていることが前提で、請求書には登録番号・適用税率・消費税額などの記載が求められます。受発注システム上で請求書を発行する場合、これらの項目が正確に印字・出力できるかどうかを確認することが必要です。
また、複数の税率（標準税率10%と軽減税率8%）が混在する取引を扱う場合、税率ごとに合計金額と消費税額を区分して表示できる機能が必要です。請求書のフォーマットがインボイス制度の要件を満たしているかをシステムベンダーに確認し、必要であればカスタマイズに対応可能かも検討しておくと安心です。
電子帳簿保存法対応で求められるデータ管理
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類を電子データで保存することを認める法律で、一定の要件を満たす保存方法が定められています。受発注システムで発行・受領した電子取引データ（注文書・請求書など）は、電子帳簿保存法の要件に沿った形で保存する必要があります。
主な要件として、(1)真実性の確保（タイムスタンプや訂正削除の防止措置）、(2)可視性の確保（検索機能や画面表示への対応）、(3)システム要件の記録保存が挙げられます。使用するシステムがこれらの要件に対応しているかをベンダーに確認し、対応状況を書面で確認しておくことが重要です。法令は改正されることもあるため、ベンダーが継続的にアップデートを提供しているかも選定のポイントです。
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受発注システムを選ぶ際に確認すべきポイント
受発注システムの導入を成功させるためには、機能面だけでなく運用面や導入後のサポート体制まで含めた総合的な評価が欠かせません。ここでは、導入前に確認しておきたいポイントを整理します。
既存システムとの連携・移行のしやすさ
受発注システムは単独で動くのではなく、在庫管理・販売管理・会計システムなどと連携して初めて効果を発揮することが多くあります。導入前に、自社が使用している既存システムとAPIやCSVファイルなどを通じてデータ連携できるかを確認することが重要です。連携方法によっては追加費用や開発が必要になる場合もあります。
また、現在ExcelやAccessなどで管理している受発注データを新システムに移行する際のデータ形式や手順についても、ベンダーに事前に確認しておくとよいでしょう。移行作業が複雑であれば、移行支援サービスの有無やその費用感も比較検討の材料になります。データ移行の失敗は業務停止につながるリスクがあるため、移行前の十分な検証を含めた慎重な計画が欠かせません。
操作性とサポート体制の充実度
システムがどれほど高機能でも、現場の担当者が使いこなせなければ効果は出ません。取引先が使う発注画面はシンプルで分かりやすいことが特に重要で、操作に不慣れなユーザーでも迷わずに発注できるUIかどうかを、デモや無料トライアルで事前に確認しておきましょう。
導入後のサポート体制として、電話・メール・チャットなどの問い合わせ窓口の対応時間と質は選定の重要な判断材料です。操作マニュアルの充実度やオンラインヘルプの内容、トレーニング研修の提供有無なども比較しておくと、導入後の定着率向上につながります。とりわけ初期設定や取引先への案内が必要なタイミングでは、ベンダーからの手厚い支援が業務への影響を抑える助けとなります。
受発注システムの導入に関するよくある質問（FAQ）
受発注システムの導入や課題解決に関して、よく寄せられる質問をまとめました。システム選定の参考にしてください。
- ■Q1：受発注システムの導入にはどのくらいの期間がかかりますか？
- システムの規模や自社の既存環境にもよりますが、クラウド型であれば短い場合は1～2か月程度で運用開始できるケースがあります。オンプレミス型や大規模なカスタマイズが必要な場合は、半年以上かかることもあります。導入前にベンダーとスケジュールをすり合わせ、並行稼働期間や移行テストの計画を明確にしておくことが重要です。
- ■Q2：クラウド型とオンプレミス型のどちらを選べばよいですか？
- クラウド型はインターネット経由で利用でき、初期費用が低く、バージョンアップが自動で行われるメリットがあります。セキュリティ上の理由から社外サーバーへのデータ保存が難しい企業や、既存の社内システムと密に連携する必要がある場合はオンプレミス型が向いていることもあります。自社のセキュリティポリシーとIT部門の運用リソースを踏まえて検討することが大切です。
- ■Q3：受発注システムを導入しても取引先が使ってくれない場合はどうすればよいですか？
- 取引先がWeb発注に移行しない場合は、まず操作マニュアルの提供や丁寧な説明を行うことが基本です。それでも移行が進まない場合は、FAX-OCR連携機能を使って既存のFAX注文をデータ化する運用を組み合わせることが有効です。強制的に移行を求めるよりも、取引先の状況に応じた段階的なアプローチが、関係性を維持しながら効率化を進める方法として適切です。
まとめ
受発注システムを活用することで、FAX・電話受注によるミス、取引先ごとの複雑な価格設定の管理、在庫状況のリアルタイム把握、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応といった課題を解消できます。システム選定では、自社の業務フローや既存システムとの連携、法令対応の状況、サポート体制を総合的に確認することが重要です。無料トライアルやデモを活用して、現場担当者の意見を交えながら最適なシステムを選んでください。
