受発注業務の流れを４ステップで解説！フローチャートの作り方も紹介

受発注業務とは

受発注業務とは、商品の注文を受けたり、出したりする業務の総称です。受注業務は、受注情報をもとにデータを販売管理へと取り込み、工場などに出荷指示をかける業務を指します。一方で発注業務は、仕入先に対し製品やサービスの発注を行う業務です。在庫管理も発注業務の一環として行い、在庫計画に沿って発注を行っている企業もあります。

受注管理、発注管理については以下の記事でそれぞれ解説しています。

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実際の受発注業務の流れ

では、受発注業務がどのように行われるか、発注者の目線に立って手順を追って見ていきましょう。受発注業務は大きく４段階に分けられます。

１．受注者に見積もりを依頼する

まず、発注者は受注者に見積もり依頼を行います。法人間の取引では、発注量や景気によって販売価格が大きく変わるので見積もりを依頼することが一般的です。また、発注者側はこの見積もり内容を使って社内で予算の申請を行います。

受注者は、自社の信頼を損なわないよう、正確な見積もりを提出することを心がける必要があります。

２．注文書・発注書を送る

見積もりの内容に問題がなければ発注者は受注業者に対して注文書・発注書を送ります。このとき、取引条件・納期・数量などに間違いがないか確認しなければなりません。受注者側から、この発注に対する確認連絡を受け取った時点で契約が完了します。

受注側は発注者の情報をシステムに入力し管理します。注文書の内容に問題がなければ受注伝票を作成し、保管しましょう。また、注文確認したことを確認する注文請書を作成し、発注側に送信してください。注文請書については作成義務はありませんが、納品ミスを未然に防ぐためにも、送信しておくのがベターでしょう。

３．発注した商品・サービス受け取る

発注者は発注した商品・サービスを受け取り、製品であれば自社の在庫の管理をする必要があります。

受注者は受注した商品やサービスを納期に間に合うように出荷・納品します。自社の倉庫に保管している商品を出荷することになるため、出荷管理を行わなければなりません。この出荷・納品に関しては、対応する出荷指示書や納品書を発行します。

４．支払を行い、領収書を受け取る

受注者側は商品の出荷とともに売上伝票を作成し、発注側へと送る請求書を作成します。いつまでに支払いをするのかということも、契約時に決めておかなければなりません。しっかりと期限までに支払いを受けたら、その証明として領収書を発行します。

発注側はその請求書のとおり入金を行い、領収書を受け取りましょう。領収書は注文書とともに、その製品・サービスを発注した証明となるものですので確実に保管することが大切です。

受発注業務を進める上での留意点

受発注業務を行うときは、納品書などの帳票類の扱いに注意しなければなりません。その理由は、納品書・検収書・受領書といった帳票は発行する義務がないからです。実際に帳票類が発行されないケースもあります。

しかし、一般的には受発注業務の慣習として帳票類が発行されることが望ましいでしょう。なぜならば、帳票を発行した方が取引が円滑になり、取引相手との信頼関係の構築に繋がるからです。発注や納品のミスを防ぐことにもなります。

帳票書類には保管期間が定められていますので以下の記事で確認することをおすすめします。

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受発注業務のフローチャートの作り方

最後に、受発注のフローチャートの作成方法について、詳しく見ていきましょう。

エクセルを使って作成する

フローチャートを作成するときは、エクセルの使用が一般的です。関数を使えるため計算も容易であり、見やすいフロー図を作成できるでしょう。また、基本的にどの企業もエクセルは標準でインストールされていることが多いため、共有もしやすいです。他にも知識や技術があればマクロを使って、自社で必要な機能を付け加えることもできます。

エクセルで図を作成するときのポイントは、業務目的ごとに図を使い分けることです。例えば全ての項目を「□」で表現していればわかりにくいでしょう。

そこで、業務の開始を「□」、判断が必要な場合は「◇」を使うなどしましょう。このように、各段階や業務の項目に応じて図の形を使い分けることで、より見やすいフローを作れます。

受発注システムで作成する

受発注システムを使えば、このようなフローチャートを簡単に作成できます。システムが進捗状況を把握してくれるので、いちいちエクセルにステータスを打ち込む必要がなくなります。また、受発注管理システムには多くの機能が搭載されており、受発注業務を一気に効率化してくれるでしょう。

以下の記事で、一度受発注システムについて確認してはいかがでしょうか。

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受発注業務の流れを把握して受発注業務の最適化を！

受発注業務では各段階において正確に業務を行わなければなりません。業務のフローは大きく４ステップに分かれており、見積・発注・納品・支払の流れで進んでいきますが、もちろん企業によって書類の管理方法・支払い方法などは異なるため、確認しなければなりません。

受発注のフローチャートを作成することで円滑に業務を進められるため、一度作成し、受発注業務の流れを最適化することをおすすめします。