受発注の業務フローを４ステップで解説！チャート図の作り方も必見！

実際の受発注業務フロー

では、受発注業務がどのように行われるか、手順を追って見ていきましょう。

１：発注者から見積もり依頼を受ける

まず、受注者は発注者から見積もり依頼を受けます。法人間の取引では、発注量や景気によって販売価格が大きく変わるので見積もりを提出することが一般的です。また、発注者側はこの見積もり内容を使って社内で予算の申請を行うことが多いでしょう。

受注側は適切な見積もりを提出する必要がありますが、発注者は他社にも見積依頼している可能性もあります。そのため、場合によっては割引などの対応も行わなければなりません。

２：注文書・発注書を受け取る

見積もりの内容に問題がなければ発注者から取引が決定し、受注側は注文書や発注書を受け取ります。このとき、取引条件・納期・数量などに間違いがないか確認しなければなりません。問題なければ正式に注文を確認してください。

この発注書を受け取った時点で契約が完了します。受注側は発注者の情報をシステムに入力し管理することが必要です。

３：受注した商品・サービスを納品する

受注者は受注した商品やサービスを納期に間に合うように出荷・納品します。自社の倉庫に保管している商品を出荷することになるため、出荷管理を行わなければなりません。適切に出荷管理を行わなければ、在庫の数が合わなくなるでしょう。

この出荷・納品に関しては、対応する出荷指示書や納品書を発行します。

４：支払を受け、領収書を発行する

納品が完了したら、請求書を発行して受注者から支払いを受けます。いつまでに支払いをするのかということも、契約時に決めておかなければなりません。しっかりと期限までに支払いを受けたら、その証明として領収書を発行します。

場合によっては、支払い方法も一括払い・分割払いといったように異なるので注意しましょう。また、月末締め翌月末払いといった場合は、支払い日でトラブルになることも多いため注意してください。

もし未払いの場合や、支払われた金額が一致しない場合は、営業部門など窓口の担当者が顧客に連絡を取ります。

受発注業務を進める上での留意点

受発注業務を行うときは、納品書などの帳票類の扱いに注意しなければなりません。その理由は、納品書・検収書・受領書といった帳票は発行する義務がないからです。基本的に見積書・発注書・請求書があれば、取引は成り立つでしょう。

実際に帳票類が発行されないケースもあります。しかし、一般的には受発注業務の慣習として帳票類が発行されることが多いでしょう。なぜならば、帳票を発行した方が信頼関係の構築や取引の円滑化に繋がるからです。

会社の方針で保管義務があるケースもあるので、どちらにするか契約が完了する前に必ず確認しておきましょう。

受発注のフローチャート(フロー図)の作り方

最後に、受発注のフローチャートの作成方法について、詳しく見ていきましょう。

エクセルの図を使って作成する

フローチャートを作成するときは、エクセルの使用が一般的です。関数を使えるため計算も容易であり、図を使って見やすいフロー図を作成できるでしょう。また、基本的にどの企業もエクセルは標準でインストールされていることが多いため、共有もしやすいです。

他にも知識や技術があればマクロを使って、自社で必要な機能を付け加えることもできます。

業務目的ごとに図を使い分ける

エクセルで図を作成するときのポイントは、業務目的ごとに図を使い分けることです。例えば全ての項目を「□」で表現していればわかりにくいでしょう。

そこで、業務の開始を「□」、判断が必要な場合は「◇」、システムを利用する場合は「○」を使います。このように、各段階や業務の項目に応じて図の形を使い分けることで、より見やすいフローを作れます。

誰が見てもわかりやすいフロー図を作成できれば内容を把握しやすくなるため、業務効率化を実現できるでしょう。

受発注フロー図を作成して、業務の最適化を！

受発注業務にはいくつもの段階があるため、各業務を正確に行わなければなりません。

業務のフローは大きく４ステップの分かれており、見積・発注・納品・支払があります。企業によって書類の管理方法・支払い方法などは異なるため、確認しなければなりません。納品書など発行義務がない帳票類は、確認しないとトラブルになります。

受発注のフローはエクセルを使えば簡単に図を作れるので、作成して業務の効率化を行いましょう。