受発注業務とは
受発注業務とは、取引先から商品の注文を受けたり（受注）、仕入先に注文を出したり（発注）する業務の総称です。一般的なフローとして、見積もり・契約締結・納品（受領）・請求（支払い）の手順で進みます。
受注業務は、受注情報をもとにデータを販売管理へ取り込み、工場などに出荷指示をかける業務を指します。受注業務の具体的な内容は、以下のとおりです。
受注業務
- ●注文内容の確認・見積書の作成
- ●注文内容の登録
- ●在庫確認・納期の連絡
- ●受注伝票・注文請書の作成
- ●納品
- ●伝票・請求書作成
発注業務は、仕入先に対し製品やサービスの発注を行う業務です。在庫管理も発注業務の一環として行い、在庫計画に沿って発注する企業もあります。発注業務の具体的な内容は以下のとおりです。
発注業務
- ●注文書の作成・送付
- ●商品の受け取り
- ●入金
また発注する企業では発注業務の前段階として、購買依頼書を作成し、発注方式（定期発注方式・定量発注方式）を決定します。その後、発注先の選定を行い、上述した発注業務に移ります。
受発注業務の流れ
受発注業務は大きく４つの工程（見積もり・契約締結・納品/受領・請求/支払い）を踏みます。各ステップにおいて、受注側・発注側それぞれが行うべき業務について説明します。
１．見積もりの依頼・作成
- ■発注側
- 受注者に見積もり依頼をします。法人間の取引では、発注量や景気によって販売価格が大きく変わるため、見積もりを依頼するのが一般的です。また発注者側は、見積もり内容をもとに、社内で予算を申請します。
- ■受注側
- 取引実績や取引内容・数量・金額など、正確な見積もりの提出を心がけなければなりません。基本的に見積もり回数は１回ですが、他社と競合している場合は複数回行う場合もあります。
２．注文書・注文請書の送付
- ■発注側
- 見積もり内容に問題がなければ受注業者に対して注文書・発注書を送ります。このとき、取引条件・納期・数量などに間違いがないか確認しなければなりません。受注者側から、発注に対する確認の連絡を受け取った時点で契約が完了します。
- ■受注側
- 発注者の情報をシステムに入力し管理します。注文書の内容に問題がなければ受注伝票を作成して保管しましょう。また、注文を受ける意思表示である注文請書を作成し、発注側に送信してください。注文請書の作成義務はありませんが、納品ミスを未然に防ぐためにも送信しておくのがベターでしょう。
３．商品やサービスの発送・受領
- ■発注側
- 発注した商品・サービスを受け取り、自社内で在庫管理を行います。
- ■受注側
- 受注した商品やサービスを納期に間に合うように倉庫などから出荷し、納品します。出荷管理を行い、出荷指示書や納品書を発行します。
４．支払い・請求書や領収書の作成
- ■発注側
- 請求書のとおり入金を行い、領収書を受け取りましょう。領収書は注文書とともに、製品・サービスを発注した証明となるものです。大切に保管してください。
- ■受注側
- 商品の出荷とともに売上伝票を作成し、発注側へ送る請求書を作成します。支払い期日も、契約時に決めておかなければなりません。期限までに支払いを受けたら、証明として領収書を発行します。
以下の記事では効率的な発注方法について紹介しているので、興味のある方は一読ください。
受発注業務の改善方法
受発注業務は各工程においてやるべきことが多く、取引先や受注数が多ければ多いほど、煩雑化し業務負荷は大きくなります。また、受発注業務の課題として、関係部署間の連携不足や、業務の属人化などを挙げる企業も少なくないでしょう。ここからは、受発注業務を効率よく進めるための改善ポイントについて解説します。
業務フローの見える化
受発注業務のどの工程でどのような課題があるのかを把握するために、現状の業務フローや業務内容を確認する必要があります。各工程の業務時間や従業員の作業手順などを確認し、業務に無駄や偏りがないかをチェックしましょう。部署間の連携がスムーズにできているか、ミスが多発している作業はないかなども確認します。
受発注業務の見える化には、フローチャートの作成が効果的です。２つの作り方を紹介するので、業務の効率化・生産性の向上に役立ててください。
フローチャートの作り方
エクセルと受発注システムを活用する方法があります。
- エクセルを使って作成
- 関数を利用すれば計算が容易にできるうえ、マクロを使えば、自社で必要な機能も追加できます。見やすいフロー図を作成できるでしょう。フローチャート作成用テンプレートの利用や、エクセル内の「挿入」→「図形」→「フローチャート」から図を用いることで作成も可能です。業務開始は「□」、相談案件は「◇」など業務内容ごとに図形を使い分け、見やすく作成することを心がけましょう。
- 受発注システムで作成
- 受発注システムを使えば、より簡単にフローチャートを作成できます。システムが進捗状況を把握してくれるため、いちいちエクセルにステータスを打ち込む必要がありません。受発注システムには、自動での在庫反映・出荷管理など多くの機能が搭載されており、受発注業務を一気に効率化するでしょう。
アウトソーシング・BPOの活用
人的リソース不足などが原因にある場合、外部委託を利用するのも有効的な手段です。一時的に受発注業務を代行（アウトソーシング）してもらうだけでなく、業務プロセスの見直しや改善を継続的に委託する方法（BPO：ビジネス・プロセス・アウトソーシング）もあります。
特にBPOサービスは、受発注業務を効率的に進めるためのノウハウが豊富で、受注・発注に付随する業務や派生する関連業務にも対応してくれます。受発注業務の最適化を自社で担うのが難しい場合、検討するのもいいでしょう。
受発注システムの導入
受発注システムは、受注や発注における一連の業務をシステム上で行えます。商品やお金の流れが可視化され、進捗状況も都度確認できます。受注から出荷指示まで自動処理もできるため、人的ミスの減少や業務スピードの向上が見込めるでしょう。
販売管理システムや在庫管理・倉庫管理システムなどと連携できる製品だと、より効率性が高まります。スマホやアプリに対応しているシステムも多いため、どこにいても発注や業務進捗の確認ができるメリットもあるでしょう。
具体的な製品は以下の記事でも紹介しています。まずは資料請求をして、製品の比較がおすすめです。
受発注業務を進めるうえでの注意点
受発注業務を行うときは、納品書などの帳票類の扱いに注意しなければなりません。納品書・検収書・受領書といった帳票は発行する義務がないからです。実際に帳票類が発行されないケースもあります。
しかし、一般的には受発注業務の慣習として帳票類が発行されるでしょう。帳票の発行により取引が円滑化し、取引相手との信頼関係の構築につながります。発注や納品ミスの抑止にも有効です。
帳票書類には保管期間が定められているため、詳しくは以下の記事を一読ください。
受発注業務の流れを把握して受発注業務の最適化を！
受発注業務では各段階において正確に業務を行わなければなりません。業務のフローは大きく４ステップに分かれており、見積・契約締結・納品/受領・請求/支払の流れで進みます。ただし、企業によって書類の管理方法・支払い方法などは異なるため確認が必要です。
円滑に業務を進めるにはチャート図を活用した業務フローの可視化や、外部委託サービスや受発注管理システム導入を検討するなどして、受発注業務の最適化につとめましょう。
受発注システムの製品は、以下より資料請求が可能ですので活用してみてください。
