受発注業務の流れを４ステップで解説！フローチャートの作り方も紹介

受発注業務とは

受発注業務とは、商品の注文を受けたり出したりする業務の総称です。受注業務は、受注情報をもとにデータを販売管理へ取り込み、工場などに出荷指示をかける業務を指します。受注業務の具体的な内容は、以下のとおりです。

• ●注文内容の確認・見積書の作成
• ●注文内容の登録
• ●在庫確認・納期の連絡
• ●受注伝票・注文請書の作成
• ●納品
• ●伝票・請求書作成

発注業務は、仕入先に対し製品やサービスの発注を行う業務です。在庫管理も発注業務の一環として行い、在庫計画に沿って発注を行っている企業もあります。発注業務の具体的な内容は以下のとおりです。

• ●注文書の作成・送付
• ●商品の受け取り
• ●入金

また発注する企業では発注業務の前段階として、購買依頼書を作成し、発注方式（定期発注方式・定量発注方式）を決定します。そして発注先の選定を行い、上述した発注業務に移ります。

実際の受発注業務の流れ

では、受発注業務がどのように行われるか、手順を追って見ていきましょう。下の図のように、受発注業務は大きく４段階に分けられます。

１．受注者に見積もりを依頼する

■発注側

受注者に見積もり依頼を行います。法人間の取引では、発注量や景気によって販売価格が大きく変わるので、見積もりを依頼することが一般的です。また発注者側は、この見積もり内容をもとに、社内で予算の申請を行います。

■受注側

取引実績や取引内容・数量・金額など、正確な見積もりの提出を心がける必要があります。基本的に見積もり回数は１回ですが、他社と競合している場合は複数回行う場合もあります。

２．注文書・発注書を送る

■発注側

見積もりの内容に問題がなければ受注業者に対して注文書・発注書を送ります。このとき、取引条件・納期・数量などに間違いがないか確認しなければなりません。受注者側から、この発注に対する確認の連絡を受け取った時点で契約が完了します。

■受注側

発注者の情報をシステムに入力し管理します。注文書の内容に問題がなければ受注伝票を作成して保管しましょう。また、注文を受ける意思表示である注文請書を作成し、発注側に送信してください。注文請書の作成義務はありませんが、納品ミスを未然に防ぐためにも送信しておくのがベターでしょう。

３．発注した商品・サービス受け取る

■発注側

発注した商品・サービスを受け取り、自社内で在庫管理を行います。

■受注側

受注した商品やサービスを納期に間に合うように倉庫などから出荷し、納品します。出荷管理を行い、出荷指示書や納品書を発行します。

４．支払を行い、領収書を受け取る

■発注側

請求書のとおり入金を行い、領収書を受け取りましょう。領収書は注文書とともに、その製品・サービスを発注した証明となるものですので、大切に保管してください。

■受注側

商品の出荷とともに売上伝票を作成し、発注側へ送る請求書を作成します。支払い期日も、契約時に決めておかなければなりません。期限までに支払いを受けたら、その証明として領収書を発行します。

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受発注業務を進めるうえでの留意点

受発注業務を行うときは、納品書などの帳票類の扱いに注意しなければなりません。その理由は、納品書・検収書・受領書といった帳票は発行する義務がないからです。実際に帳票類が発行されないケースもあります。

しかし、一般的には受発注業務の慣習として帳票類が発行されるでしょう。帳票を発行することで取引が円滑になり、取引相手との信頼関係の構築につながります。そのうえ、発注や納品のミス防止にもなるのです。

帳票書類には保管期間が定められていますので、詳しくは以下の記事をご覧ください。

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受発注業務のフローチャートの作り方

受発注業務を行うにあたり、どの製品がどの段階でどのような状態なのかを管理する必要があります。例えば、電話やFAX、メールなどの複数の窓口から受注を行う場合、注文管理が煩雑になるでしょう。これらの管理を円滑に行うためには、フローチャートを作成し、受発注業務の見える化が効果的です。フローチャートの作成について、以下の２つ方法があります。詳しく見ていきましょう。

エクセルを使って作成する

フローチャートを作成するときは、エクセルの使用が一般的です。関数を使えるため計算も容易であり、見やすいフロー図を作成できるでしょう。また、基本的にどの企業もエクセルは標準でインストールされている場合が多いため、共有もしやすいです。ほかにも知識や技術があればマクロを使って、自社で必要な機能を追加できます。

また、フローチャート作成用テンプレートを利用したり、エクセル内の「挿入」→「図形」→「フローチャート」から図を用いたりすることで、作成も可能です。業務開始は「□」、相談案件は「◇」など業務内容ごとに図形を使い分け、見やすく作成することを心がけましょう。

受発注システムで作成する

受発注システムを使えば、フローチャートを簡単に作成できます。システムが進捗状況を把握してくれるので、いちいちエクセルにステータスを打ち込む必要がなくなります。また、受発注管理システムには、自動で在庫反映したり、出荷管理ができたりするなど多くの機能が搭載されており、受発注業務を一気に効率化してくれるでしょう。

以下の記事で受発注システムの詳細を確認できるのでぜひご覧ください。

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受発注業務の流れを把握して受発注業務の最適化を！

受発注業務では各段階において正確に業務を行わなければなりません。業務のフローは大きく４ステップに分かれており、見積・発注・納品・支払の流れで進んでいきます。ただし、企業によって書類の管理方法・支払い方法などは異なるため確認してください。

円滑に業務を進めるには受発注のフローチャートを作成したり、受発注管理システムを導入したりして、受発注業務の流れを最適化しましょう。