発注に失敗しないコツとは？必要な情報や効率化する方法も解説！

発注する際に必要になる情報

発注は、以下の４つの情報を参考にして行います。

• ■在庫数
• ■発注残（発注済みで未納入の数量）
• ■発注リードタイム（発注から納品に必要な日数）
• ■出庫予定数

発注量は「在庫数＋発注残－出庫予定数」で求められます。このとき、発注リードタイムを考慮しなければいけません。発注から納品までの間にはタイムラグがあり、これを考慮せずに発注すると在庫が不足するおそれがあります。

発注リードタイムの確認を行った後に出庫予定数の確認を行い、発注量を決めましょう。

発注に失敗しないためのコツ

発注の失敗を防ぐにはどんな点に気を付ければ良いのでしょうか。正確な発注につなげる３つのポイントを紹介します。

適正在庫を決める

適正在庫とは、欠品しない程度の最低限の在庫のことです。この在庫を保つように発注すれば、在庫不足や過剰在庫の防止につながります。適正在庫は以下の計算式で求めることが可能です。

適正在庫数＝１日の使用量×発注日数＋予備在庫量

１日の使用量

前年度の同月の数値を参照します。

発注日数

発注する間隔です。納品にかかる日数も考慮しましょう。

予備在庫量

需要変動を予測し、それをカバーするための在庫です。出庫予定数に大幅な増減が見込まれる時は「１日の使用量×発注日数×20％」で数値を求めます。増減が少ないときは10％に設定すると良いでしょう。

さらに、帳簿在庫と実在庫の差異は発注ミスにつながります。正確な発注には適正な在庫管理が欠かせません。

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需要予測の精度を高める

需要予測とは、将来の需要量を予測することです。この予測に基づき発注することで、販売機会の損失や過剰在庫を防止できます。実際の需要量とその予測値の誤差が小さいほど、精度が高いといえます。需要予測の種類は以下のとおりです。

経験による分析

社員の経験や、翌日の予約状況や天候、イベントを基に需要を予測します。

時系列データ分析

予測対象の過去の販売データを時系列ごとに保存して需要分析を行う方法です。時間が独立変数（原因のこと）であり、品質やデザインは変わっていくことを前提として予測します。季節性を考慮した需要予測に利用されます。

横断面データ分析

予測対象の需要に影響するいくつもの要因との因果関係を基に需要予測を行います。

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適切な発注方式を検討する

発注方式には「定量発方式」と「定期発注方式」の２つがあります。

定量発注方式とは基準となる在庫量（発注点）を決めておき、その基準を下回ったら一定量を発注する方式です。

簡単に発注を行えるというメリットがあります。ただし、在庫の過不足が起こりやすいため、定期的に在庫量を確認し、発注点を見直すことが大切です。需要が安定していて単価の安い雑貨類（ティッシュなど）に適しています。

一方、定期発注方式とは週１回や月１回というように発注間隔を決めておき、その時の在庫量や需要に応じて発注量を調整する方式です。

需要予測や在庫量を計算しなければならず、定量発注方式と比べると発注が難しいです。そのため、需要予測の精度向上に努めなければいけません。季節性の高い商品・製品（風邪薬など）に適しています。

商品・製品の需要量と季節性を考慮しながら適宜発注方式を検討すると、適切な発注につながります。

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効率的に発注を行う方法

発注の精度を上げるには商品・製品の特性を知った上で最適な発注方式を検討し、需要予測に基づくことが大切です。発注担当者の経験や勘で発注していては発注量にばらつきが生じ、正確な発注が行えません。

需要予測を搭載した受発注システムを活用すれば、最適発注量が自動生成され、正確な発注が行えます。

いくつもの統計予測手法によりデータ分析を行っているため、最適な予測モデルの構築が可能です。最新の統計予測で変動の大きい商品・製品であっても精度の高い需要予測ができます。これにより、属人化しがちな発注業務の標準化につながります。

自動発注機能を搭載したシステムであれば、ヒューマンエラーが軽減し、発注の効率化が実現するでしょう。さらには欠品防止と在庫削減ができ、適正在庫を保てます。

発注するときのコツを押さえて適正化を図ろう！

発注は在庫数や発注残、発注リードタイムを考慮し、出庫予定数を確認して行います。発注に失敗しないコツは以下のとおりです。

• ■適正在庫の設定
• ■需要予測精度の向上
• ■適切な発注方式の検討

また、効率的な発注には需要予測を搭載した受発注システムの活用がおすすめです。これにより発注の失敗を減らせるだけでなく、業務の標準化にもつながります。

以上を踏まえ、発注の適正化を図りましょう。