注文書とは
注文書とは、商品やサービスを注文する際に作成される、取引の事実を証明するための証憑書類です。商品を購入する側、つまり発注者が作成し交付します。注文書を受け取った受注者は、注文を承諾したことの意思表示のために注文請書を発行する場合もあります。
注文書の役割
注文書の発行は基本的に必須ではありませんが、下請法が適用される取引の場合は発行義務があることを知っておきましょう。
注文書が発行されないと、発注・受注双方に認識の相違が生じる恐れもあり、トラブルのもとです。また一般的に、発注側は受注側よりも優位な立場にあると考えられます。受注側が不当な扱い・不利益を被らないためにも、注文書の発行が求められます。
注文書と発注書の違い
注文書と発注書には法律的な違いはありません。どちらも企業間の取引において、商品を購入する側が作成して提出します。注文請書は商品の発注を受けた企業が作成するもので、基本的に発注書とセットで使われます。
ただし法的な違いがないとはいえ、企業によっては、注文書と発注書を目的によって使い分けることも珍しくありません。どのようなポイントで使い分けられているのか、以下で解説します。
加工の有無
発注する製品に加工が必要かどうかで使い分けられる場合があります。
- ■原材料など形があるものをそのまま購入する・・・注文書
- ■加工・作業が伴う・・・発注書
例えば、木材をそのまま仕入れるときは注文書を作成し、机や椅子などの加工商品を依頼をするときは発注書を作成するなどの使い分けです。
購入商品の金額
発注する製品やサービスの取引金額に応じて使い分けるケースもあります。
ある一定額よりも高額な商品や資材、サービスを注文するときには発注書、それ以下のときには注文書を発行するというやり方です。もちろん高額な商品に対し注文書を、比較的安価な商品に対し発注書を作成する企業もあります。
注文書・発注書と見積書・契約書・注文請書の違い
注文書・発注書と同様に使用する機会が多い帳票に、見積書や契約書がありますが、使う目的が異なります。
注文（発注）書は発注側の「申込み」意思を表示するために作成されます。申込みに対して「承諾」意思を表示するのが注文請書です。
一方、見積書は注文（発注）書が発行される前段階で交付される書類です。実際に商品やサービスを発注した場合の金額を提示するもので、発注側の依頼を受けて受注側が作成します。見積書の内容に問題がなければ、注文書や注文請書、もしくは契約書のやり取りを行います。
契約書が注文（発注）書と異なる点は、相互に取り交わすものであることです。注文（発注）書は受注側に送る一方的なものですが、契約書は双方向でやり取りされます。
なお、注文書と注文請書はそれぞれ単体では法的効力がありません。一方的な意思表示にすぎないためです。注文書と注文請書がセットの場合は、意思が合致しているとみなされ契約書と同じ効力をもちます。注文請書について詳細を知りたい方は以下の記事も参考にしてください。
注文書を作成する流れ
注文書を作成する手順と、記載項目について解説します。注文書の作成に役立つツールも紹介します。
１．作成ツールを準備する
発注書や注文書を作成するときは、テンプレートを準備すると便利です。基本的な発注書であればエクセルで十分に作成可能です。
エクセルであれば多くの人が使い方を把握しているため、教育コストをかけずに発注書を作成できます。また、ほとんどの企業がOfficeソフトを導入しているため、ツールを用意する費用もかかりません。知識と技術がある担当者がいれば、マクロを組んで自動化も可能です。
しかし、作成する件数が多い場合は、書類の一元管理までできる受発注システムが適しているでしょう。新しく受発注システムを導入する場合でも、エクセルのデータをインポートできるため便利です。受発注システムに興味がある方は、ぜひ以下のページから人気製品をチェックしてください。
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２．基本事項を記入する
発注書や注文書を作成するツールの準備ができたら、基本事項を記入し作成します。必要になる基本事項は以下のとおりです。
- ■発注先の宛名
- 書類を受け取る事業者の名称や担当者名を記載。
- ■取引を行う年月日・発注番号
- 注文（発注）書の作成日を記載。発注番号は必須ではないものの、照合や管理運用の際にあると便利です。
- ■発注元情報
- 発注元の企業名や担当者指名などを記載。住所や電話番号もあったほうが親切です。なお、押印の義務はありません。
- ■件名
- 発注する仕事やプロジェクトの件名を記載。
- ■発注金額（合計）
- 発注の合計金額を記載。
- ■発注内容
- 商品名やサイズ、数量・単価などを記載。
- ■小計・消費税・合計（発注金額の内訳）
- 税抜き金額の小計・小計にかかる消費税額・小計と消費税を合算した金額を記載。
- ■納期・支払条件
- 納品期限や支払条件（請求締め日と支払日）を記載。
- ■備考
- 特筆すべき事項がある場合に記載。
なお、親事業者が下請事業者に交付する注文書の記載内容については、以下公正取引委員会の公式HPでも確認できます。
発注書に関する諸制度
発注書の発行や管理について知っておく必要がある諸制度を紹介します。
下請法が適用される会社は発注書を交付する義務がある
前述したとおり、発注書は省略されることもありますが、下請法が適用される企業は発行する義務があります。
下請法とは、親事業者と下請け会社の関係を適切に保つ法律です。下請け企業が親事業者から不当な扱いを受けないように、親事業者の優位的地位の乱用を取り締まっています。
親事業者が発注書を発行していなければ、証拠がないため不正を行う余地が残ります。そのため、親事業者は下請け企業に業務を委託する場合、証拠として発注書の発行が義務付けられているのです。
参考：下請法とは｜公正取引委員会
参考：親事業者の義務｜公正取引委員会
下請法の適用対象か知りたい方は、以下の記事で確認できます。
税法上７年間の保存義務がある
発注書や注文書も帳票類に該当するため、各法律に則って保管しなければなりません。税法では原本（紙）または電子データで７年間の保存を義務付けています。欠損金の発生する事業年度において保存期間は10年に延長されるため、発注書や注文書は10年間保存するのがよいでしょう。
受発注書類の保管期限については以下の記事で解説しています。
発注書の種類によっては印紙を貼りつける必要がある
基本的に注文（発注）書に印紙は必要ありません。しかし、場合によっては印紙を貼りつける必要があるため注意しましょう。
印紙が必要になる場合は、注文（発注）書が課税文書とみなされたときです。例えば、見積書に対する申込みである旨が明記されている場合や、「注文（発注）書が交付された時点で個別契約が成立する」といった規定の含まれる基本契約を交わしている場合などです。どのようなときに印紙が必要になるか、受発注業務が多い場合は把握しておきましょう。
注文書と発注書の違いや制度を理解して発注作業を正確に！
業務でよく作成する発注書や注文書に大きな違いはありませんが、なかには使い分ける企業もあります。
注文（発注）書は一部の企業では発行義務があり、保管期限が法律で定められているため、正しい知識を身につけましょう。注文（発注）書の記載項目や注意点を理解し、正確な発注管理につなげましょう。
