注文書と発注書の違いは？発行時の制度や作成までの流れを解説！

注文書と発注書の違いは？

まずは注文書と発注書の違いを見ていきましょう。

注文書と発注書は基本同じ

企業でよく使われる帳票に注文書と発注書がありますが、法律的な違いはありません。どちらも企業間の取引では、商品を購入する側が作成して提出します。企業によっては注文書と発注書を目的によって使い分けていることも珍しくありません。

例えば、形があるものを購入するときには注文書を使い、依頼先に加工・作業が伴う場合に発注書を使います。原料である資材を仕入れるときは注文書を使い、他社に加工依頼をするときは発注書を使うといった具合です。

他にも高額な商品・資材を購入するときに発注書を使うこともあるでしょう。一般的には受注側が発注書と呼ぶと違和感があるため、発注側だけが使うことも多いです。

見積書や契約書とは目的が違う

注文書・発注書と同様に使用する機会が多い帳票に見積書や契約書がありますが、主に使う目的が異なります。

見積書は発注・注文内容に合った金額を提示するものです。一般的に企業間の取引では、条件・数量・タイミングによって商品の価格が大きく変動します。見積書は注文内容の条件に該当する金額を確定する書類なので、その金額で売買を行えるでしょう。

一般的には金額以外に有効期限も記載します。有効期限がなければ、数年後も同じ金額で取引できてしまうためです。

見積書の内容に問題がなければ、契約書のやり取りを行います。契約書と注文書・発注書の大きな違いは、相互に取り交わすものであることです。注文書や発注書は受注側に送る一方的なものですが、契約書は双方向でやり取りされます。

発注書を発行する際の諸制度は？

つづいて、発注書を発行する際の諸々の制度を見ていきましょう。

下請法が適用される会社は発注書を交付する義務がある

発注書は一般的な企業では発行されないこともありますが、下請法が適用される企業は発行する義務があります。

下請法とは、親事業者と下請け会社の関係を適切に保つ法律です。一般的に親事業者の方が優位な立場にあり、下請け企業が不利になることは少なくありません。下請法では下請け企業が不当な扱いを受けないように、親事業者の優位的地位の乱用を取り締まっています。

事業者が発注書を発行していなければ、証拠がないため支払いなどで不正を行えるでしょう。そのため、親事業者は下請け企業に業務を委託する場合、証拠として発注書の発行が義務付けられています。

税法上では７年、会社法上では10年書類を保存する

発注書や注文書も帳票類に該当するため、各法律に則って保管しなければなりません。税法では原本（紙）または電子データで７年間の保存を義務付けています。会社法では10年間保存しなければなりません。そのため、発注書や注文書は10年間保存するようにすると良いでしょう。

発注書の種類によっては印紙を貼り付ける必要がある

基本的に発注書や注文書に印紙は必要ありません。しかし、場合によっては印紙を貼り付ける必要があるため注意しましょう。

印紙が必要になる場合は、見積書、あるいは基本契約書に基づくときです。このような場合は発注書・注文書も課税文書としてカウントされるため、印紙を貼らなければなりません。どのようなときに印紙が必要になるか、受発注業務が多い場合は把握しておきましょう。

発注書を作成する流れは？

最後に、発注書や注文書を作成する流れを見ていきましょう。

１：作成ツールを準備する

発注書や注文書を作成するときは、作成ツールを準備してください。基本的な発注書であればエクセルでも十分に作成可能です。

エクセルであれば多くの人が使い方を把握しているため、教育コストをかけずに発注書を作成できます。また、ほとんどの企業がOfficeソフトを導入しているため、ツールを用意する費用もかかりません。知識と技術がある担当者がいれば、マクロを組んで自動化することも可能です。

しかし、作成する量が多い場合は書類の一元管理までできる受発注システムの方が便利でしょう。新しく受発注システムを導入する場合でも、エクセルのデータを吸い上げることができるので便利です。

２：基本事項を記入する

発注書や注文書を作成するツールの準備ができたら、基本事項を記入し作成していきます。必要になる基本事項は以下のとおりです。

• ■書類作成者（担当者氏名や企業名）
• ■取引を行う年月日
• ■発注内容（取引内容）
• ■取引金額（価格が変動している場合は、備考などにその旨を記載）
• ■書類を受け取る事業者の氏名・名称

書類ごとの使い方や制度を理解して、正確な受発注を！

業務でよく作成する発注書や注文書に大きな違いはありません。しかし、取引先によっては使い分けていることもあるので注意しましょう。法的な違いはないため、名前を変えるだけで問題ありません。

発注書は一部の企業では発行する義務があることや、保管期限が法律で定められているためよく確認してください。発注書を作るときは作成するツールを用意して基本事項を記入します。使い方や制度を理解して受発注を行いましょう。