【注文書と発注書とは？】違いや発行時の制度、流れについて解説！

注文書と発注書の違いとは

まずは注文書と発注書の違いを見ていきましょう。

注文書と発注書に法的な違いはない

企業でよく使われる帳票に注文書と発注書がありますが、両者にはっきりと定められた法律的な違いはありません。どちらも企業間の取引では、商品を購入する側が作成して提出します。受注書は商品の発注を受けた企業が作成するもので、基本的に発注書とセットで使われます。

注文書と発注書は使い分けられることもある

法的な違いがないとはいえ、企業によっては、注文書と発注書を目的によって使い分けていることも珍しくありません。では、どのようなポイントで使い分けられているのか、見ていきましょう。

加工の有無

ポイントの一つとして、発注する製品に加工が必要かどうかで使い分けることが挙げられます。原材料など形があるものをそのまま購入するときには注文書を使い、加工・作業が伴う場合に発注書を使うというものです。例えば、木材をそのまま仕入れるときは注文書を、机や椅子などの加工商品を依頼をするときは発注書を使うパターンが考えられます。

購入商品の金額

ある金額よりも高額な商品・資材を購入するときには発注書、それ以下のときには注文書という使い分け方もあります。もちろん高額な商品に対し注文書を、比較的安価な商品に対し発注書を使う企業もあります。

注文書や発注書に関する違いを見るだけでも煩雑な受発注業務ですが、効率化する方法については以下の記事で解説しています。

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注文書・発注書と見積書・契約書の違い

注文書・発注書と同様に使用する機会が多い帳票に見積書や契約書がありますが、使う目的が異なります。発注書や注文書が、商品依頼の意思を表示するものであるのに対し、見積書は発注・注文内容に合った金額を提示するものです。

見積書の内容に問題がなければ、契約書のやり取りを行います。契約書と注文書・発注書の大きな違いは、相互に取り交わすものであることです。注文書や発注書は受注側に送る一方的なものですが、契約書は双方向でやり取りされます。

発注書を作成する流れ

発注業務を正確に行うためには発注書と注文書の違いを理解するだけでは不十分です。ここでは正確な発注業務欠かせない、作成の流れについて紹介します。

１．作成ツールを準備する

発注書や注文書を作成するときは、作成ツールを準備すると便利です。基本的な発注書であればエクセルで十分に作成可能です。

エクセルであれば多くの人が使い方を把握しているため、教育コストをかけずに発注書を作成できます。また、ほとんどの企業がOfficeソフトを導入しているため、ツールを用意する費用もかかりません。知識と技術がある担当者がいれば、マクロを組んで自動化することも可能です。

しかし、作成する量が多い場合は書類の一元管理までできる受発注システムの方が便利でしょう。新しく受発注システムを導入する場合でも、エクセルのデータを吸い上げることができるので便利です。

受発注システムのメリットについては以下の記事で紹介しています。

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２．基本事項を記入する

発注書や注文書を作成するツールの準備ができたら、基本事項を記入し作成していきます。必要になる基本事項は以下のとおりです。

• ■書類作成者（担当者氏名や企業名）
• ■取引を行う年月日
• ■発注内容（取引内容）
• ■取引金額（価格が変動している場合は、備考などにその旨を記載）
• ■書類を受け取る事業者の氏名・名称

これらの基本事項は発注作業において必要となる最低限の情報です。

発注書に関する諸制度

ここでは発注書に関して知っておかなければならない諸制度について紹介していきます。

下請法が適用される会社は発注書を交付する義務がある

発注書は一般的な企業では発行されないこともありますが、下請法が適用される企業は発行する義務があります。

下請法とは、親事業者と下請け会社の関係を適切に保つ法律です。一般的に親事業者の方が優位な立場にあり、下請け企業が不利になることは少なくありません。下請法では下請け企業が不当な扱いを受けないように、親事業者の優位的地位の乱用を取り締まっています。

事業者が発注書を発行していなければ、証拠がないため不正を行う余地が残ってしまいます。そのため、親事業者は下請け企業に業務を委託する場合、証拠として発注書の発行が義務付けられているのです。

税法上では７年、会社法上では10年書類を保存する

発注書や注文書も帳票類に該当するため、各法律に則って保管しなければなりません。税法では原本（紙）または電子データで７年間の保存を義務付けています。会社法では10年間保存しなければなりません。そのため、発注書や注文書は10年間保存するようにすると良いでしょう。

受発注書類の保管期限については以下の記事で解説しています。

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発注書の種類によっては印紙を貼り付ける必要がある

基本的に発注書や注文書に印紙は必要ありません。しかし、場合によっては印紙を貼り付ける必要があるため注意しましょう。

印紙が必要になる場合は、見積書、あるいは基本契約書に基づくときです。このような場合は発注書・注文書も課税文書としてカウントされるため、印紙を貼らなければなりません。どのようなときに印紙が必要になるか、受発注業務が多い場合は把握しておきましょう。

注文書と発注書の違いや制度を理解して発注作業を正確に！　

業務でよく作成する発注書や注文書に大きな違いはありません。しかし、使い分けている企業もありますので、自社の発注フローを見直し、使い分けについて社内で統一できているか確認しましょう。

発注書は一部の企業では発行する義務があることや、保管期限が法律で定められているため、注意が必要です。細かな点をしっかりと把握し、正確な発注管理を行いましょう。