飲食店の発注管理をうまく行うコツは？現状から解決策まで一挙解説！

飲食店における発注管理の現状

飲食店での発注管理は、閉店後にFAXで行われることが多いです。

残業に追われる形となり、発注ミスも起きやすいのが現状です。忙しいところでは、業務改善について考える時間すらないと言われています。閉店後ではなく営業時間内や開店前に行う飲食店もありますが、いずれにせよ忙しい時間帯での業務になるのは確かです。

このような状態では、食材ロスの増加や従業員の満足度低下を招いてしまいます。食材ロスは、機会損失を生むのでできるだけ避けたいところです。食材ロスを抑えるには、適切な在庫管理を行い、売上や発注量の予測精度を高める必要があります。

飲食店向け受発注システムを活用するメリット

飲食店向け受発注システムを導入すると、どのようなメリットが得られるのでしょうか。

人為ミスを防止できる

飲食店向け受発注システムは、商品の数量や金額をデータとして反映できます。そのため、電話・FAX・メールなどでの数量間違いや入力・転記ミスなどが起きません。

商品名と価格を登録しておけば、発注金額の合計も自動で算出してくれます。取引先ごとに最低金額が決まっている場合も、迅速に発注することが可能です。

システムによっては、月間の発注金額や発注先ごとの仕入れ額を正確に抽出し、分析することもできます。

業務を効率化できる

飲食店向け受発注システムは、導入した後すぐに利用できます。そのため、導入に手間と労力をかける必要がありません。さらに商品情報をあらかじめ登録しておけば、発注作業もボタンを押すだけで可能です。

これにより、「紙に記入しFAXで送信する」「手書きでメモを残す」といった、手間のかかる業務を省けます。またシステムは24時間対応のため、電話のように取引先の都合に合わせる必要がありません。１日のうち空いた時間があれば、いつでも発注作業を行えます。

さらに場所にとらわれず発注することも可能で、帰りの電車に乗っている時間を有効活用できます。このような機能を駆使することで、ほかの重要な業務に割ける時間も増えるでしょう。生産性の向上にも期待できます。

このように、受発注システムは、今まで人力や経験に頼っていた業務を効率化させるのに有効です。

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飲食店での発注業務・管理をうまく行うコツ

飲食店において、発注業務とその管理をうまく行うには、どうすればよいのでしょうか。

決まった時間・スケジュールで行う

時間・スケジュールを決めると、発注業務にどのくらいかかるのかが分かります。これにより工程の進捗や、いつ・誰が・どこで・何をしているのかが明らかになります。そして、業務に優先順位をつけてチームを管理したり、具体的かつ理解しやすい指示出しを行うことが可能です。

従業員側から見ても、作業工程を行う時間や手順が決まっていれば、時間配分がしやすくなります。予定を立てると精神的に余裕が持てるため、ひとつひとつの作業を丁寧に行いながら複数のタスクをこなすことも可能となるでしょう。

飲食店は、発注業務・管理以外にも色々な業務があります。複数ある工程のうちどれかひとつでも遅れたら、全体のパフォーマンス低下につながります。ダブルブッキングや納期遅れといった致命的なミスが起こらないように、普段からスケジュール管理をしっかり行いましょう。

発注点を決めて行う

発注点とは、商品を発注する基準となる在庫数のことです。機会損失につながる基準を示してくれるため、発注作業に取り掛かる目安として使えます。基準がはっきりとしているので、中小企業に向いている発注方法です。ちなみに、発注点を利用した発注方法を、「発注点発注」とよびます。

在庫数が発注点に達したかどうかは、仕入れ数・在庫数・消費量で確認しましょう。たとえば仕入れ数０個・在庫数10個・消費量６個・発注点が５個の場合は、残りの在庫数が４個となります。発注点の５個を下回っているため、発注業務を行わなくてはなりません。

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飲食店の発注管理を徹底し、利益率を向上させよう！

飲食店の発注業務は、閉店後にFAXで行われることが多く、残業に追われ発注ミスも起きやすいのが現状です。そのためシステムの導入によって人的ミスを防止し、業務を効率化する必要があります。

飲食店向けの受発注システムを導入すると、時間と場所にとらわれない発注管理が可能です。作業時間・スケジュール・発注点を決めると、より効率的に業務を行えます。飲食店の発注管理を徹底して、利益率を向上させましょう。