受発注システムとは？
受発注システムとは、受注や発注における一連の業務をシステムを用いて自動化し、迅速かつ正確に管理するシステムです。メールや電話、FAXで食材や部品の仕入れ、商品の受注を行っていると、複数の窓口からの注文管理が煩雑になりがちです。また、電話越しで注文数を聞き間違ってしまったり、請求書や注文書の記入漏れがあったりといった人為的ミスも起こるでしょう。
受発注システムでこれらの作業を一元管理できれば、人の手を使わずに済むため、ミスの削減が見込めます。さらに、販売管理システムや在庫管理システムとの連携により、受発注業務や発送業務が一元管理され、完全に自動化できれば人件費や工数削減も期待できるでしょう。
これまで、受発注システムの利用は比較的規模の大きい企業に限られていましたが、クラウド型システムの普及やECサイトの利用率が高まったことで、低コストの受発注システムが多く登場するようになり、中小企業でも導入が進んでいます。
受発注システムの基本機能
ここからは受発注システムの基本機能を解説します。
- ■受注管理機能
- 受注管理では電話やメール、FAXなどマルチチャネルに対応しているので、発注企業によって異なる受注管理を一本化できます。また、その受注データをそのままデータとして管理することが可能です。
- ■在庫反映機能
- 在庫の入出荷情報から在庫データをリアルタイムで管理できます。さらに蓄積したデータから必要な在庫数を予測して、適正在庫を維持することが可能です。
- ■出荷管理機能
- 納期に合わせて商品やその数量の出荷指示を出せる機能です。バーコードスキャンで管理できる製品もあります。
- ■請求管理機能
- 納品書や受領書のデータから納品書を作成できます。システム上で発行できるので、人為的なミスも削減でき、データも残せます。
- ■メール機能
- メールでの受注やECサイトのようにWebでの受注であれば、確認メールやサンクスメールを自動で配信できる機能が搭載されています。発注間違い防止や販売促進にもつながります。
- ■発注者ログイン機能
- 発注者専用の画面が用意されているので、再発注や配送状況の確認が簡単に行えます。
- ■他システムとの連携機能
- 受発注システムは販売管理システムや在庫管理システム、WMS（倉庫管理システム）と連携することで、販売データや在庫データをスムーズに反映できます。
受発注システムのメリット
受注側と発注側の２つの視点からみた受発注システムの導入メリットは以下のとおりです。
- 【受注側メリット】
- ●受注業務の工数、コストの削減ができる
- ●電話やメール、FAXなどの受注窓口を一本化できる
- ●受注時の聞き間違いや転記ミスなど、人為的ミスの削減ができる
- ●リードタイム短縮による顧客満足度向上が期待できる
- 【発注側メリット】
- ●在庫数に応じた自動発注など、発注業務の自動化ができる
- ●24時間365日いつでも注文できる
- ●進捗や履歴の一元管理が可能
- ●取引先の他商品を確認しやすく、ついでに注文できる
どちら側も、帳票や請求書といった書類作成業務も効率化でき、発送する手間とコストも削減できます。また、常に共有のデータを持てるので、仕入金額と請求書の金額が一致しないといった問題が発生せず、ミスがなくなるでしょう。
受発注システムの選び方
続いて、受発注システムの選び方のポイントを見ていきましょう。受発注システムを選ぶ際に意識したいのは以下の５つです。
- ●費用対効果を得られるか
- ●必要な機能が揃っているか
- ●取引先企業も抵抗なく利用できるか
- ●システムは使いやすいか
- ●サポート体制が充実しているか
１．費用対効果を得られるか
まずは、人件費と業務にかかる時間から、現在の業務コストを算出し、受発注システムを導入した場合に削減できる分の差額を計算します。また、初期導入費用がかかる場合は、何年で回収できるかも重要です。ベンダーの担当者にあらかじめ予算を伝えた上で試算してもらうのもいいでしょう。
特に、アナログ管理に限界を感じている複数店舗の管理者や、取引先が多い企業の担当者にとっては費用対効果が高いと見込めます。取引頻度が多いほど納品書や請求書の作成、発送、管理にも追われるでしょう。逆にあまり活用する機会がなく受発注システムを導入してしまうと、かえって手間になってしまうこともあります。こうした面からも、具体的な費用の算出と、誰がどの程度システムによる恩恵を受けられるのか入念に確認するべきです。
２．必要な機能が揃っているか
受発注システムは最初から多くの機能を搭載したものから、ニーズに応じてカスタマイズできるように基本機能のみのシンプル設計なものまで、さまざまです。また、業界によって受発注のフローが異なる場合があり、扱っている商材によっても管理方法が変わってきます。現在導入している既存システムと連携できるかどうかも重要です。
たとえば、製造・流通業なら、受注管理とあわせて販売管理を連携できる機能があると、受注実績から長期的な販売計画を立てやすくなるでしょう。また、ECサイトの構築ができるサービスや、コールセンター対応機能があると、これから新規にECサイトを構築したい企業にとっては安心です。
業界特化型の製品や、販売管理システムなどの基幹システムと連携できる製品、低コストで導入できることを売りにした製品など、それぞれの特徴をよく比較して、どういった機能を優先して導入するのがいいか検討してみましょう。
３．取引先企業も抵抗なく利用できるか
受発注システムは取引先も発注時に利用することがあるので、発注方法に大きな変更を伴う製品を導入する場合には事前に取引先の同意を得たり、インターネット環境の整備をしてもらったりする必要があります。そのほか、発注に手数料がかかれば、かなりの負担を強いることになります。
製品によっては、FAXによる注文内容をそのままシステムに反映できるものもあるので、一度取引先企業に相談してから具体的な製品を検討するのもいいでしょう。また、受発注システムを選定する際は、「取引先はシステム上で発注する必要があるのか」「どんな対応が必要になるか」も確認しましょう。
４．システムは使いやすいか
事前に操作講習を行ってくれるベンダーもありますが、現場でシステムを活用するためには直感的に操作できるような製品が好ましいです。無料トライアルやデモ体験を通して使い勝手を確認しておきましょう。
そのほか、スマートフォンやタブレットから操作できる受発注システムもあります。取引先から受注内容を入力したり、受発注の進捗を手軽に確認できたりといったさまざまなメリットがありますので、対応端末についても調べてみるといいでしょう。
５．サポート体制が充実しているか
システムを導入するときは、ベンダーのサポート体制が整っているかどうかも確認したうえで比較しなければなりません。使い方がわからないといった操作の基本的な問い合わせから、システムの不具合まで、あらゆるトラブルに迅速に対応してもらえるベンダーを選びましょう。
メールや電話、チャットなど、どういったサポート窓口が用意されているか、また、対応時間も事前に確認しておくべきです。万が一に備えるのなら24時間365日のサポート体制だと心強いでしょう。
同業界の導入実績も大切です。実績が豊富だとトラブル対応のノウハウも充実しているため、不具合が起きても迅速で的確なアドバイスを受けられます。さらに、導入前のカスタマイズなどの相談も的確に対応してもらえるでしょう。
◆発注側に負担をかけず導入できる受発注システム
おすすめ製品のうち、まずは取引先の発注フローを変えることなく運用できる受発注システムに注目して、製品を比較紹介します。
MOS の比較ポイント
- スマホ・タブレット・PCの全てに対応
- インストールや面倒な作業は不要
- 各種マスタレイアウトは自由に変更可能
2019年、2020年ITトレンド年間資料請求ランキング連続２位
株式会社アクロスソリューションズが提供する『MOS』は、発注者目線での使いやすさを重視して作られたBtoB向けWeb受発注システムです。今までFAXで受注していた方でも、注文シートの内容をそのままシステムに登録できたり、基幹システムに登録されている履歴からよく使う受注内容をテンプレートに登録したりできます。また、商品の売れ行きが可視化できるため、取扱商品を効率的に厳選し、さらなる売上拡大に貢献するでしょう。
- 「MOS」の製品情報
- 提供形態：パッケージソフト / クラウド
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：-
- 対応端末：PC、タブレット、スマートフォン
らくうけーる の比較ポイント
- Webブラウザだけで使える受発注システム
- FAXとWebの両方に対応し受発注業務を効率化
- 初期費用０円、安価なご利用料金
『らくうけーる』は、JFEエンジニアリング株式会社提供のWebブラウザで利用できる受発注システムです。取引金額やデータ数無制限の月額定額制で、一ヶ月単位で気軽に利用できるのが特徴です。得意先に合わせてWebとFAXを使い分けることができ、注文内容を即座にデータベース化します。さらに、既存システムとも柔軟にデータ連携できるので、自社の販売管理システムとデータを紐づけて、二重入力による手間を削減します。
- 「らくうけーる」の製品情報
- 提供形態：クラウド
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- 価格：初期費用無料、月額基本料金20,000円～
- 主な対応機能：マルチチャネル対応、在庫反映、請求管理、出荷管理、メール機能
- 対応端末：PC、タブレット、スマートフォン
◆受注業務を効率化できる受発注システム
つぎに、受注窓口を一元管理し、受注業務を効率化できる受発注システムを紹介します。
富士通コワーコ株式会社の受発注クラウドサービス の比較ポイント
- アプリケーション不要のため、増加するテレワーク環境にも最適
- 配送需要の急増に伴う、増加した受発注業務の効率化を実現
- 在庫管理機能によって倉庫の入出庫も適切且つ効率的に管理
2019年、2020年ITトレンド年間資料請求ランキング連続３位
富士通コワーコ株式会社が提供する『受発注クラウドサービス』は、在庫管理もあわせて効率化できる受発注システムで、従業員100名以上の企業に適しています。発注業務や在庫の払い出し依頼がすべて自動で振り分けられ、昨今の配送需要の急増に伴って増大している受発注業務の大幅な工数削減が期待されるでしょう。
- 「受発注クラウドサービス」の製品情報
- 提供形態：クラウド / SaaS
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：在庫反映、出荷管理、メール機能
- 対応端末：PC
BtoBプラットフォーム 受発注ライト の比較ポイント
- FAX・留守電などバラバラだった取引先からの受注がWebでまとまる
- 受注・請求の業務コストを45％削減
- Webだからテレワークにも柔軟に対応可能
2020年ITトレンド年間資料請求ランキング４位
株式会社インフォマートが提供する『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』は、受注側が先導して受発注フローをWeb化するBtoB向けクラウド受発注システムです。同シリーズとの連携により請求書の発行まで電子化できるため、郵送費の削減や発送時間の短縮が可能です。また、専任チームによるサポートやオンライン操作講習があるため、初めて受発注システムを利用する企業でも安心でしょう。
- 「BtoBプラットフォーム 受発注ライト」の製品情報
- 提供形態：クラウド / SaaS / ASP
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：請求管理、メール機能
- 対応端末：PC、タブレット、スマートフォン、ガラケー
◆受注管理をしたいECサイト向け受発注システム
ここからは、BtoBのほか、BtoCで受注管理したいという企業にも適したECサイト向けの製品を比較紹介します。
Aladdin EC の比較ポイント
- FAX・電話注文におけるミスや手間を削減
- さまざまな業種・業態に対応、5000社以上のBtoBノウハウ
- 受注側も発注側も使いやすい仕様
2019年、2020年ITトレンド年間資料請求ランキング連続１位
株式会社アイルの『Aladdin EC』は、カスタマイズ性の柔軟さと多数の運用ノウハウを強みをするBtoB向けEC・Web受発注システムです。得意先からの注文サイトとしての利用や、仕入先へのWeb発注システムとしての利用、さらには自社営業の単価や在庫の問い合わせツールとしての活用といったあらゆるニーズに対応した使い方ができます。5,000社以上の導入ノウハウを持つため、初めての導入でも安心して相談できるでしょう。
- 「Aladdin EC」の製品情報
- 提供形態：パッケージソフト / クラウド
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：マルチチャネル対応、在庫反映、請求管理、出荷管理、メール機能
- 対応端末：PC、タブレット、スマートフォン
受発注デジタル化プラットフォーム の比較ポイント
- 取引先からの受注をデジタル化
- BtoBに特化した取引機能を提供
- 商品の保管・発送にも対応
ビズネット株式会社による『受注デジタル化プラットフォーム』はオリジナルのECサイトが作れ、オンラインやFAXの受注を取りまとめできます。また、標準的な問い合わせはベンダーのコールセンターが対応してくれるので安心。24時間365日の障害対応や導入から運用までの一貫したサポートも嬉しいポイントです。
- 「受注デジタル化プラットフォーム」の製品情報
- 提供形態：クラウド
- 無料トライアル：別途お問い合わせ
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：ー
- 対応端末：PC
TEMPOSTAR
NHN SAVAWAY株式会社が提供する『TEMPOSTAR』は、自社の運用方法に合わせて店舗運営が行える、複数店舗をもつ事業者向けのネットショップ一元管理システムです。受発注機能だけでなく、在庫管理や売上管理などショップ運営を一貫して管理できます。また、ネットショップ支援を10年以上続けている同社ならではの専属サポートも魅力の一つで、無料トライアル中にもサポートを受けられるので安心して利用できるでしょう。
- 「TEMPOSTAR」の製品情報
- 無料トライアル：30日間
- 価格：初期費用無料、月額基本料金10,000円～
- 対応端末：PC
ネクストエンジン
Hamee株式会社が提供する『ネクストエンジン』は、ネットショップの現場から生まれたシステムで、ネットショップ運営に必要な受注・メール・在庫確認などのルーティン業務を可能な限り、自動化できます。現役のネットショップが開発・サポートしているので、同じ現場目線でシステム運用を行えます。機能のカスタマイズやアプリの作成も自在です。
- 「ネクストエンジン」の製品情報
- 無料トライアル：30日間
- 価格：初期費用無料、月額基本料金10,000円～
- 対応端末：PC
無料プランのある受発注システム
最後に、機能は制限されますが、無料プランが用意された受発注システムを紹介します。受発注システムがどういったものか試してみたいという方にもおすすめです。
COREC
株式会社ラクーンコマースが提供する『COREC』は、BtoB向けのクラウド受発注システムです。受注する方、発注する方それぞれに無料プランと有料プランが用意されており、シンプルでわかりやすい料金設定が特徴です。スマホやタブレットからの発注が可能で、クリックするだけでFAXやメール宛てに発注書の送付も行えます。また、受注システムはメール配信機能で専用の注文フォームを案内でき、対面販売にも利用可能です。
- 「COREC」の製品情報
- 無料トライアル：無料プランあり
- 価格：月額980円～
- 対応端末：PC、タブレット、スマートフォン
受発注システム の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキングの第1位は？ play_circle_outline 受発注システムとEDIの違いは？
同じく受発注業務を効率化するシステムとして、EDI（Electronic Data Interchange）があります。EDIとは、受発注時に電話やメール、FAXなどを用いず、専用回線を通じた電子データで取引先と接続して取引を行う仕組みです。なお、2024年１月にISDNのデータ通信が終了するため、現在では専用回線でなくWebブラウザ上でのやりとりが可能なWeb-EDIへの移行が進んでいます。
受発注システムのうち、Web-EDIの仕組みを使った「Web受発注システム」は多くあります。受発注システムとEDIはその通信方法に違いがありますが、Web-EDIは狭義の受発注システムという位置づけになるでしょう。
参考：固定電話のIP網移行後のサービス及び移行スケジュールについて｜総務省
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自社にあった受発注システムを導入して業務を効率化しよう
受発注システムは受発注業務を効率化するだけでなく、オリジナルのECサイトの構築を支援してくれるものから、在庫管理とあわせて効率化できるものまでさまざまです。必要な機能を明確にし、費用対コストを検討しながら最適な製品を導入しましょう。
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