受発注システムを比較！自動化でコスト減できる製品は？【無料あり】

受発注システムとは？

受発注システムとは、受注や発注における一連の業務をシステム上で、迅速かつ正確に管理するシステムです。メールや電話、FAXで食材や部品の仕入れ、商品の受注を行っていると複数の窓口からの注文管理が煩雑になりがちです。また、電話越しで注文数を聞き間違ってしまったり、請求書や注文書の記入漏れがあったりといった人為的ミスも起こりかねません。

受発注システムで管理できれば人の手を使わずに済むため、ミスの削減が見込めます。さらに、販売管理システムや在庫管理システムとの連携により受発注業務や発送業務が、自動化できれば人件費や工数削減も期待できるでしょう。

これまで受発注システムの利用は、比較的規模の大きい企業に限られていました。しかし、クラウド型システムの普及やECサイトの利用率が高まったことで、低コストの受発注システムが多く登場しています。そのため、受発注システムを導入する中小企業が増加しています。

受発注システムの基本機能

ここでは、受発注システムにはどのような機能があるか紹介します。

■受注管理機能

受注管理では電話やメール、FAXなどマルチチャネルに対応しているため、企業により異なる受注を一本化できます。また、受注データをそのまま管理することも可能です。

■在庫反映機能

在庫の入出荷情報から在庫データをリアルタイムに管理できます。さらに蓄積したデータから必要な在庫数を予測して、適正在庫を維持できます。

■出荷管理機能

納期にあわせて商品の出荷指示を出せる機能です。バーコードスキャンで管理できる製品もあります。

■請求管理機能

納品書や受領書のデータから納品書を作成可能です。システム上で発行できるため、人為的なミスも削減でき、履歴も残せます。

■メール機能

メールの受注やECサイトの受注であれば、確認メールやサンクスメールを自動で配信できる機能が搭載されています。発注間違い防止や販売促進にもつながるでしょう。

■発注者ログイン機能

発注者専用の画面が用意されているので、再発注や配送状況の確認が簡単に行えます。

■他システムとの連携機能

販売管理システムや在庫管理システム、WMS（倉庫管理システム）との連携で、販売データや在庫データをスムーズに反映できます。

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受発注システムのメリット・デメリット

受注側と発注側の２つの視点からみた、受発注システムの導入メリットやデメリットを紹介します。

【受注側メリット】

• ●受注業務の工数、コストの削減ができる
• ●電話やメール、FAXなどの受注窓口を一本化できる
• ●受注時の聞き間違いや転記ミスなど、人為的ミスの削減ができる
• ●リードタイム短縮による顧客満足度向上が期待できる

【発注側メリット】

• ●在庫数に応じた自動発注など、発注業務の自動化ができる
• ●24時間365日いつでも注文できる
• ●進捗や履歴の一元管理が可能
• ●取引先の他商品を確認しやすく、ついでに注文できる

帳票や請求書といった書類作成業務も効率化でき、発送する手間とコストも削減できます。また、常にデータを共有するため、仕入金額と請求書の金額が一致しないといったトラブルがなくなるでしょう。

【受注側デメリット】

• ●顧客がシステムを利用してくれない場合、管理の集約ができない
• ●顧客ごとに利用したいシステムの種類が異なるため煩雑化
• ●システムを普及させる手間と時間がかかる

【発注側デメリット】

• ●システムの使い方を習得する手間がかかる
• ●業務用デバイスを用意しなければいけない

パソコンやスマートフォンなどの環境が整っていない企業もあります。受注側、発注側で事前に確認しましょう。

受発注システムの選び方

続いて、受発注システムの選び方のポイントを紹介します。

費用対効果を得られるか

人件費と業務にかかる時間から、現在の業務コストを算出しましょう。受発注システムを導入した場合に削減できる分の差額を計算します。初期導入費用がかかる場合は、何年で回収できるかも重要です。ベンダーの担当者にあらかじめ予算を伝え、試算してもらいましょう。

複数店舗の管理者や、取引先が多い企業の担当者にとっては費用対効果が高いと見込めます。取引頻度が多いほど納品書や請求書の作成・発送・管理に追われるでしょう。具体的な費用の算出と、誰がどの程度システムによる恩恵を受けられるのか入念に確認すべきです。

必要な機能が揃っているか

受発注システムは、多くの機能を搭載した製品から、カスタマイズしやすいシンプル設計な製品まであります。また、扱っている商材により受注フローが異なり、管理方法もさまざまです。既存システムと連携できるかの確認も重要です。

例えば、製造・流通業なら、販売管理を連携できる機能があると、受注実績から長期的な販売計画を立てやすくなるでしょう。また、ECサイトの構築ができるサービスや、コールセンター対応機能があると、新規のECサイトを開く企業は安心できるでしょう。

業界特化型や、販売管理システムなどの基幹システムと連携、低コストで導入できるなど、製品の特徴はそれぞれ異なります。よく比較し、自社の業務にはどのような機能を優先して導入するべきか検討しましょう。

取引先企業が利用しやすいか

受発注システムは、取引先も利用する場合もあります。受発注システム導入により、発注方法に大きな変更が伴う場合には、事前に取引先の同意を得ましょう。インターネット環境の整備をしてもらう必要があります。また、発注に手数料がかかれば負担を強いることになります。

FAXによる注文内容をそのままシステムに反映できる製品もあるので、一度取引先企業に相談してから具体的に検討しましょう。また、受発注システムを選定する際は、「取引先はシステム上で発注する必要があるのか」「どんな対応が必要になるか」も確認しましょう。

操作性がよいか

システムを有効活用するためには、直感的に操作できるような製品が好ましいといえます。無料トライアルやデモ体験、事前の操作講習で操作性を確認しましょう。

また、スマートフォンやタブレットから操作できる受発注システムもあります。取引先から受注内容を入力したり、受発注の進捗を手軽に確認できたりといったさまざまなメリットがあるので、対応端末についても調べてみるといいでしょう。

サポート体制が充実しているか

操作の基本的な問い合わせから、システムの不具合まで、あらゆるトラブルに迅速に対応してもらえるベンダーを選びましょう。メール・電話・チャットなど、どのようなサポート窓口が用意されているのか、確認は大切です。また、対応時間も24時間365日のサポート体制だと心強いでしょう。

同業界の導入実績も大切です。実績が豊富だとトラブル対応のノウハウも充実しているため、不具合が起きても迅速で的確なアドバイスを受けられます。さらに、導入前のカスタマイズなどの相談も的確に対応してもらえるでしょう。

発注側に負担をかけない受発注システム

おすすめ製品のうち、まずは取引先の発注フローを変えることなく運用できる受発注システムに注目して、製品を比較紹介します。

MOS

株式会社アクロスソリューションズ

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《MOS》のPOINT

1. FAX・電話での受発注業務をMOSでシステム化し業務効率化
2. 環境を選ばずスマホ・タブレット・PCなど全てに対応
3. カスタマイズ対応で自社に合った運用が可能

らくうけーる

JFEエンジニアリング株式会社

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《らくうけーる》のPOINT

1. Webブラウザだけで使える受発注システム
2. FAXとWebの両方に対応し受発注業務を効率化
3. 初期費用０円、安価なご利用料金

受注業務が効率化する受発注システム

受注窓口を一元管理し、受注業務の効率化ができる受発注システムを紹介します。

BtoBプラットフォーム 受発注ライト

株式会社インフォマート

製品・サービスのPOINT

1. 受発注業務コストを約45％削減
2. スマートフォンアプリでどこでも手軽に発注可能
3. BtoB専門で20年以上の歴史を持つベンダーが手厚いサポートを提供

富士通コワーコ株式会社の受発注クラウドサービス

富士通コワーコ株式会社

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製品・サービスのPOINT

1. アプリケーション不要のため、増加するテレワーク環境にも最適
2. 配送需要の急増に伴う、増加した受発注業務の効率化を実現
3. 在庫管理機能によって倉庫の入出庫も適切且つ効率的に管理

BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業

株式会社テクノア

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製品・サービスのPOINT

1. FAX・メールなどバラバラな発注処理がWebでまとまる！
2. 改正電子帳簿保存法対応！デジタル化で大幅なペーパーレス！
3. 取引内容の誤認識・書類紛失を防ぐ！

ECサイトの受注管理をする受発注システム

BtoBのほか、BtoCで受注管理したいという企業にも適したECサイト向けの製品を比較紹介します。

Aladdin EC

株式会社アイル

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《Aladdin EC》のPOINT

1. FAXや電話で行う受発注業務をシステム化
2. 5000社以上のBtoBノウハウでさまざまな業種・業態に対応
3. 貴社に合わせたカスタマイズが可能

受発注デジタル化プラットフォーム

ビズネット株式会社

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製品・サービスのPOINT

1. 取引先からの受注をデジタル化
2. BtoBに特化した取引機能を提供
3. 商品の保管・発送にも対応

TS-BASE 受発注

竹田印刷株式会社

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《TS-BASE 受発注》のPOINT

1. パッケージ利用からカスタマイズ実施まで幅広く対応！
2. 年間で1,000万円のコスト削減に成功！
3. 倉庫管理システムも搭載。TS-BASE 受発注一つですべて完結！

TEMPOSTAR

NHN SAVAWAY株式会社が提供する『TEMPOSTAR』は、自社の運用方法にあわせて店舗運営が行える、ネットショップ一元管理システムです。複数店舗をもつ事業者向けで、受発注機能だけでなく、在庫管理や売上管理などショップ運営を一貫して管理できます。また、ネットショップ支援を10年以上続けている同社ならではの専属サポートも魅力のひとつで、無料トライアル中にもサポートを受けられるので安心して利用できるでしょう。

ネクストエンジン

Hamee株式会社が提供する『ネクストエンジン』は、ネットショップの現場から生まれたシステムです。ネットショップ運営に必要な受注・メール・在庫確認などのルーティン業務を自動化できます。現役のネットショップが開発・サポートしているため、同じ現場目線でシステム運用を行えるでしょう。機能のカスタマイズやアプリの作成も自在です。

ERPとして使える受発注システム

企業の基幹業務を効率化し、情報の一元管理も可能で経営戦略に役立てられるERP。ここでは、受発注システムが搭載されているERPを紹介します。

Skymart-Retail（専門店版）

株式会社東計電算

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製品・サービスのPOINT

1. Skymart-EDIと連携して受発注をEDI化可能
2. Skymartシリーズは、連携してご提案することも可能
3. Skymart-Labarという勤怠システムとの連携提案も可能

無料プランのある受発注システム

最後に、機能は制限されますが、無料プランが用意された受発注システムを紹介します。受発注システムがどういったものか試してみたいという方にもおすすめです。

COREC

株式会社ラクーンコマースが提供する『COREC』は、BtoB向けのクラウド受発注システムです。受注する方、発注する方それぞれに無料プランと有料プランが用意されており、シンプルでわかりやすい料金設定が特徴です。スマホやタブレットからの発注が可能で、クリックするだけでFAXやメール宛てに発注書の送付も行えるのも魅力のひとつでしょう。また、受注システムはメール配信機能で専用の注文フォームを案内でき、対面販売にも利用可能です。

受発注システムとEDI

同じく受発注業務を効率化するシステムとして、EDI（Electronic Data Interchange）があります。EDIとは、受発注時に電話・メール・FAXなどを用いず、専用回線を通じた電子データで取引先と接続して取引を行う仕組みです。煩雑な受発注取引が自動化する点は、受発注システムと同じでしょう。なお、2024年１月にISDNのデータ通信が終了します。そのため、専用回線でなくWebブラウザ上でのやりとりが可能なWeb-EDIへ移行する企業が増えてきました。

Web-EDIの仕組みを使った「Web受発注システム」もあります。受発注システムとEDIはその通信方法に違いがありますが、Web-EDIは狭義の受発注システムという位置づけになるでしょう。

参考：固定電話のIP網移行後のサービス及び移行スケジュールについて｜総務省

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受発注システムは受発注業務を効率化するだけでなく、人為的なミスの軽減にも役立つでしょう。また、ECサイトの構築の支援や、在庫管理とあわせて効率化できる製品などさまざまな種類があります。必要な機能を明確にし、費用対コストを検討しながら最適な製品を導入しましょう。