受発注業務を効率化する方法とは？自動化のメリットも解説！

受発注業務とは

受発注業務とは、受注業務と発注業務のことです。受注業務は、商品やサービスの注文を受けた後、受注内容の確認、在庫確認や納品日などの調整を行います。さらに、伝票や注文請書、請求書の作成もするため、業務は多岐にわたるでしょう。

発注業務は、見積依頼後に注文書の作成や納品後の検品、入金などの業務があります。受注業務も発注業務も、発注から納品までさまざまな業務を行わなければなりません。

受発注業務の課題

受発注業務の課題は、人が作業することで生じるものと、関係部署やシステム間の連携不足により生じるものがあります。何が受発注業務の効率化を妨げる要因なのか、見てみましょう。

人為的なミスの発生

受発注業務は、電話で注文を受けて手動で注文内容を打ち込む方法や、FAXで注文を受けてファイリングする方法などがあります。電話では「言った言わない」、FAXや発注書・注文書などの紙伝票では「転記ミス」などのトラブルが起こりかねません。取引先への確認やミスの修正対応に工数を取られ、業務は非効率化します。

受注だけでなく発注も同じ部署で対応しなければならない状況下では、書類の量も膨大になり、ミスを避けることは困難でしょう。

関連業務との連携が不十分

受発注は単独で完結する業務ではありません。例えば受注業務では、注文を受けたら在庫の確認をするため、在庫管理業務との連携が必要です。在庫がなければメーカーへの発注、もしくは生産を行わなければなりません。完成後は出荷、販売管理というように、他業務との連携が必須です。

発注業務では、在庫の確認が必要です。発注後は、経理部門との連携や在庫管理の必要もあるでしょう。しかし、関連業務と連携がうまく機能しないと、受発注業務はさらに煩雑化し、効率は落ちます。

また、関連業務とのシステム連携が不足していると、データ入力の二度手間や入力漏れ、転記ミスが生じます。

業務の属人化

担当者により業務の進め方が異なり、属人化している場合があります。受発注業務は、同じ企業と取引を繰り返す場合もあります。「前回と同じ内容で」と注文を受けた際に、限られた担当者しかわからないのではトラブルを招きやすくなります。新入社員や担当者が変わる度に、業務の引継ぎが増えるのでは非効率です。

受発注業務を効率化する方法

受発注業務の流れや業務内容の可視化、さらに受発注システムの導入や見直しにより、効率化を阻んでいた人為的ミスや属人化、関連部門との連携不足解消が期待できます。人的リソース不足や業務負荷が大きい場合は、受発注業務のアウトソーシングを検討するのもいいでしょう。自社に最適な効率化の方法を選んでください。

業務フローや業務内容の見直し

受発注業務の流れを可視化し、各工程での業務内容を見直しましょう。一連の業務の中で属人化や業務の停滞が起きていないか、無駄や工数が多い業務はないかなどをチェックし、適切に見直すことで効率化へと導きます。以下は、確認しておきたいポイントの一例です。

• ・チェック回数は適切か
• ・取引先との連絡回数は多すぎないか
• ・各業務の担当者との連絡がスムーズに取れているか
• ・人為的ミスが発生しやすい作業を把握できているか

少しでも気になる点がある場合、受発注業務の改善余地があります。不必要な作業を減らし業務の標準化を図りましょう。関連部門との連携が円滑に進むよう、社員の配置を変える必要もあります。また、マニュアルを作成した際のナレッジ共有も重要です。

基本的な受発注の業務フローが構築できていない場合は、以下のページもぜひ参考にしてください。

受発注システムの導入や見直し

業務フローを見直すと細かいムダは省けますが、電話対応の回数削減やペーパーレス化の実現までは達成できません。また、関連業務間の連携改善にも限界があるでしょう。

しかし、受発注システムを導入すればFAXや電話に頼ることなく、Web発注ができます。人為的なミスや転記の手間などの業務効率の低下も防げるでしょう。さらにデータを一元管理できるため、関連業務の担当者にもリアルタイムで情報共有ができるメリットもあります。ペーパーレス化が実現し書類管理の負担が減り、受発注に関連する業務を自動化できます。

なお、基幹システムと連携できる製品だと、データがシームレスにつながるため、ミスの防止や業務スピードの向上にもなります。

すでに受発注システムを導入しているものの、業務効率に課題がある場合は、機能を見直したり、リプレースを検討したりするのも一つの方法です。

受発注システムには、さまざまな種類があります。自社にあうシステムを知りたい方には以下の記事がおすすめです。

BPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）の活用

そもそも人手が不足していて業務フローの見直しまで手が回らない、ノウハウも十分でないという場合には、業務委託の活用も選択肢になり得ます。

BPOはただ業務を代行するのではなく、業務プロセスの見直しや最適化まで担ってくれます。受発注業務の効率化に関するノウハウや経験が豊富なサービスを選択すれば、一気に業務効率化が進む可能性もあるでしょう。

受発注システム導入のメリット

受発注業務を効率化するための方法の一つ、受発注システムによる受発注業務の自動化には、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく説明します。

人為的ミスの削減

従来避けられなかった電話上での勘違いやFAXの誤読、紙伝票からの転記ミスなどを防止できます。受発注業務の正確性が向上すれば、顧客からの信頼度も増すでしょう。ほかにも、過去の発注履歴から再注文できる機能や、受注の確認やサンクスメールの自動送信機能などを備えている製品もあり、業務効率の向上をサポートします。

納品までのスピードアップ

電話での受け付けやFAX・紙伝票からの転記作業がなくなるため、受注業務のスピードアップが期待できます。在庫管理や出荷業務、メーカへの発注業務も連続して自動化できるため、納品までのリードタイムが短縮可能です。結果として生産性の向上にもつながります。

適正在庫の維持

リアルタイムに在庫量を把握し、過不足ない適正在庫を維持できるでしょう。在庫の入荷データをWeb上に公開もできるため、在庫に関する問い合わせが減少します。

発注のコツが分からず適正在庫を維持できないという方は、以下の記事も参考にしてください。

コアな業務時間の確保

システム導入により受発注業務を自動化すれば、対応人員にもつながります。削減した人員をコア業務に投入できるため、最適な人員配置だけでなく、場合によっては人件費の削減も見込めます。

顧客満足度の向上

Web受発注システムの場合、取引先や顧客が24時間どこからでも発注可能です。また、一連のワークフローをシステム化しているため、作業の経過が把握でき、取引先からの問い合わせにもその場で返答できます。UIに優れたわかりやすい管理画面の製品を選ぶことで、取引先も簡単に発注でき、満足度向上へとつながるでしょう。

以下のページでは、受発注システムの機能を詳しく紹介しています。

受発注システムを導入して受発注業務を効率化しよう

煩雑な受発注業務を効率化するには、業務フローの可視化と業務内容の見直しが大切です。加えて、受発注システムの導入・運用により、関連業務や基幹システムとの連携など、さらなる業務効率化・スピードアップが見込まれるでしょう。

電話やFAX、メールなどマルチチャネルに対応する製品もあれば、スマホやアプリに対応した受発注システムもあります。受発注業務を効率化したいという方は以下の記事も一読のうえ、導入を検討してはいかがでしょうか。