注文書を添付する場合のメール文例（送付状）
注文書を別途作成し、PDFで送付する際のメールの書き方について解説します。
件名はわかりやすく簡潔に
発注書・注文書をメールで送るときは、わかりやすい件名を入力します。発注先の担当者は日々多くのメールに対応しており、件名で優先度を判断する人も多いため、「注文」や「発注」を依頼するメールだとひと目でわかるようにしましょう。
以下、件名の一例です。
- ■【発注依頼】○○の注文に関して
- ■○○を発注いたします
- ■【重要】○○の注文書送付の件
- ■○○の注文に関するお知らせ
本文はシンプルかつ丁寧に
メール本文には、注文書を添付したことを記載しましょう。発注内容は添付の注文書に記載しているため、メール本文に記載する必要はありませんが、大型案件や特記事項がある場合などは、ミス防止の観点で記載するのもよいでしょう。注文書とメール本文のダブルチェックにより、内容の誤りや認識のズレに気がつきやすくなります。
また、サプライヤーと良好な関係を築くために丁寧な文面を心がけましょう。
重要な項目は箇条書きにするとわかりやすいです。添付の注文書データが開けない場合や、内容に不明点があったときのために、問い合わせ先を添えておくと丁寧な印象を与えます。
一例として、以下のようにまとめるとよいでしょう。
- 件名：【重要】〇〇の注文書送付の件
- 本文：いつも大変お世話になっております。株式会社□□の△△です。
- この度は〇〇についてのお見積りをいただき、誠にありがとうございました。
- 弊社で検討した結果、貴社へ発注させていただく運びとなりましたので、注文書を添付いたします。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- また、ご不明点などございましたら大変恐縮ですが、
担当の□□（連絡先：000-0000-0000/abcd@xxxxx.com）までご一報くださいませ。
注文書・発注書はPDF形式にして添付
基本的に発注書・注文書を送るときは、先方に届いたあと誤操作で内容が編集されないようにワードやエクセル形式ではなく、PDF形式で送ります。相手企業との信用問題にも関わりますが、先方の担当者が内容を変更して申請をする可能性もゼロではありません。
ワードやエクセルで送りたい場合は、「読み取り専用」などの権限設定を行ってから送信しましょう。信用している取引先であったとしても、改ざんされる可能性を残さないように送るのが万が一のトラブル防止に重要です。
また、最近では誤送信による情報漏えいも問題化しています。そのため、注文書に重要な情報が記載されている場合は、PDFのファイルにパスワードをかけて送信することも必要です。パスワードは注文書のメールと分けて送信しましょう。
発注メールの文例
発注書を別途作らず、メールで発注する際は、以下の項目を本文内にいれるとよいでしょう。
- ●商品名や型番
- ●製品番号
- ●数量
- ●納品希望日
- ●納入場所
- ●発注担当者の連絡先
上記項目をふまえた発注メールの文例を紹介します。
- 件名：【発注依頼】〇〇の注文に関して
- 本文：平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△と申します。
- 先日は〇〇についてのお見積りをご送付いただきありがとうございました。
- 弊社で検討した結果、以下のとおり発注させていただきます。
- ・商品名：〇〇
- ・製品番号：0000-000
- ・数量：1000個
- ・納品希望日：９月30日（土）
- ・納入場所：××
- ご不明な点がございましたら、
担当の△△（連絡先：000-0000-0000/abcd @xxxxx.com）までご一報くださいませ。よろしくお願い申し上げます。
注文書送付メールや発注メールを送る際の注意点
発注書や注文書をメールで送る際は、事前に相手側へ注文書を送ってもよいか、確認を取ることが大切です。相手企業がメールに気づかない可能性があるからです。
発注書や注文書などの帳票類が電子化するようになったのも、比較的最近のため、なかにはFAXを中心に注文書を受け付けている企業もあります。結果として注文書のメールに気づかずに納品が遅れるケースも考えられるため、注意が必要です。
すでに取引している企業の場合でも、担当者が変わる場合は、事前に電話やメールで承諾を得るのが無難でしょう。
メールを受け取った際の返信方法
自社が注文書をメールで受け取った際の返信方法についても確認しましょう。
件名は変更する
注文書・発注書が添付されているメールを返信するときは、まず件名を変更してください。一般的にそのまま返信すると件名に「Re：」がつくため、送信した注文書に対する返信だとわかります。
しかし、発注に対するお礼の気持ちが伝わる件名に変える方がベターでしょう。例えば件名を「○○のご注文、誠にありがとうございます」にすると、件名を見ただけで注文メールを確認したとわかります。
当然、注文書のメールに返信しないのはタブーです。返信がなければ注文側は発注内容が確定しているか判断できません。他企業への重複注文など、トラブルにつながる可能性もあります。
お礼や出荷状況などを記載する
返信するメールの本文には、お礼の一文に加え出荷状況を記載します。単なるお礼メールでも問題はありませんが、発注者が気にしている情報を記載すると親切でしょう。
記載した方がよい情報には、発送日・納品日・手配状況などがあります。また、どのような注文を受け付けたかわかるように、発注内容も記載しておきましょう。
発注メールを受けた際の返信文例
上述したポイントを踏まえ、発注メールを受けた際の返信文例を紹介します。
- 件名：ご発注のお礼と発送について
- 本文：平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△と申します。
- 先日は以下のご注文をいただき誠にありがとうございます。
- ・商品名：〇〇
- ・製品番号：0000-000
- ・数量：1000個
- ・納品希望日：９月30日（土）
- ・納入場所：××
- 納品は９月30日（土）午前中を予定しております。発送時にあらためてご連絡いたしますので、しばらくお待ちいただけますと幸いです。ご不明な点がございましたら、担当の△△（連絡先000-0000-0000/abc@it-trend.com）までお気軽にご連絡ください。よろしくお願い申し上げます。
受発注システムならメールのやり取りが不要
受発注情報の管理を効率化するツールとして受発注システムがあります。
受発注システムを導入すると、Webシステム上で発注、受注のやり取りができるようになります。注文内容の転記や確認、受注お礼メールなどの業務をなくせるため、ミスなく業務の効率化につながるのです。以下のページでは人気の受発注システムをランキング順に紹介しています。導入企業の口コミもあるので、ぜひ参考にして気になる製品への資料請求をしてみてはいかがでしょうか。
注文書・発注書メールの書き方を理解して円滑な発注を
受発注のやり取りが多い企業であれば、今後メールで注文書を送る機会は増えると考えられます。発注トラブルを防ぎ、相手企業との関係性を良好に保つためにも、例文を参考に適切なメールを作成し、発注業務を円滑に進めましょう。
この機会に今一度、自社の発注メールや発注やり取りの効率化について振り返ってみてはいかがでしょうか。
以下の記事では、受発注のやり取りを効率化できるおすすめの受発注システムを紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
