注文書をメールで送信する際の書き方とは？文例や注意点も紹介！

発注する際のメールの書き方

まずは注文書を送付する際のメールの書き方を見ていきましょう。

件名は分かりやすく簡潔に

発注書・注文書をメールで送るときは分かりやすい件名を入力する必要があります。発注先の担当者は日々たくさんのメール対応をしているため、見逃されないためには分かりやすさが重要です。件名を見てメールを開くかどうか決める人も多いため、すぐに「注文」「発注」を依頼するメールだとわかるようにしましょう。

例えば、以下のような件名をつけると分かりやすいでしょう。

• ■【発注依頼】○○の注文に関して
• ■○○を発注いたします
• ■【重要】○○の注文書送付の件
• ■○○の注文に関するお知らせ

本文はシンプルかつ丁寧に

メールの本文の書き方は、発注内容を確認できるものにします。添付の注文書に内容は記載しているため、シンプルな内容で十分です。また、サプライヤーと良好な関係を築くために丁寧な文面を心がけましょう。

重要な項目は箇条書きにするとわかりやすいでしょう。また、不明点があったときのために、問い合わせ先を添えておくと丁寧な印象を与えます。

注文書・発注書はPDF形式にして添付

発注書・注文書を送るときは先方で編集されないようにWordやExcel形式ではなく、PDF形式で送ります。相手企業との信用問題にもなりますが、先方の担当者が内容を変更して申請をする可能性もゼロではありません。信用している取引先であったとしても、改ざんされる可能性を残さないように送ることが大切です。

また、最近では誤送信による情報漏えいも問題となっています。そのため、注文書に重要な情報が記載されている場合は、パスワードをかけて送信することも必要です。パスワードは注文書のメールと分けて送信しましょう。

注文書を送付するメールの文例

ここでは先程のポイントを踏まえ、注文書・発注書を添付し送付する際のメール文例を紹介します。

件名：【重要】〇〇の注文書送付の件

本文：拝啓　時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

この度は〇〇についてのお見積りをいただき、誠にありがとうございます。

弊社で検討いたしました結果、御社へ発注させていただく運びとなりましたので、注文書を添付させていただきます。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

また、ご不明点などございましたら、大変恐縮ですが担当の□□（連絡先：000-0000-0000/it-trend@xxxxx.com）までご一報くださいませ。

敬具

発注メールの文例

発注書を別途作らず、メールで発注を行う際は以下の例のように、必要な情報を抜けもれなく記載しましょう。

件名：【発注依頼】〇〇の注文に関して

本文：平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△と申します。

先日は〇〇についてのお見積りをご送付いただきありがとうございました。

弊社で検討いたしました結果、ご提示いただいた価格にて以下の通り発注させていただきます。

・商品名：〇〇

・製品番号：0000-000

・数量：1000個

・納品希望日：9/30（土）

・納入場所：××

ご不明な点がございましたら、担当の△△（連絡先：111-1111-1111/abcdefg@zzzzz.com）までご一報くださいませ。よろしくお願い申し上げます。

注文書送付メールや発注メールを送る際の注意点

発注書や注文書をメールで送る際は、事前に相手側へ注文書を送っても良いか、確認を取ることが大切です。相手企業がメールに気づかない可能性があるからです。

発注書や注文書といった帳票類が電子化するようになったのも、比較的最近のことであるため、中にはFAXを中心に注文書を受け付けている企業もあります。結果として注文書のメールに気づかずに納品が遅れることも考えられるため、注意が必要です。

既に取引している企業の場合でも、担当者が変わるような場合であれば、事前に電話やメールで承諾を得るのが無難でしょう。

メールを受け取った際の返信方法

最後に、自社が注文書をメールで受け取った際の返信方法についても見ていきましょう。

件名は変更する

注文書・発注書が添付されているメールを返信するときは、まず件名を変更してください。一般的にそのまま返信すると件名に「Re：」がつき、送信した注文書に対する返信ということがわかりやすいです。

しかし、発注に対するお礼の気持ちが伝わる件名に変える方がベターでしょう。例えば「○○のご注文、誠にありがとうございます。」などという件名にします。こうすると、件名を見ただけで注文メールを確認したことがわかるようになります。

当然、注文書のメールに返信しないのはタブーです。返信がなければ注文側が発注内容が確定しているかどうか確認できないため、他企業に重複注文してしまい、トラブルに繋がる可能性もあります。

お礼や出荷状況などを記載する

返信するメールの本文には、お礼の一文と出荷状況などを記載します。単なるお礼メールでも問題はありませんが、発注者が気にしている情報を記載すると親切でしょう。

記載した方が良い情報には、発送日・納品日・手配状況などがあります。また、どのような注文を受け付けたか分かるように、発注内容も記載しておきましょう。

このような受発注情報の管理を効率化するツールとして受発注システムがあります。以下の記事で受発注システムの機能について紹介しています。

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注文書・発注書メールの書き方を理解して円滑な発注を

受発注のやり取りが多い企業であれば、メールで注文書を送る機会も増えていきます。相手企業との関係性を良好に保つためにも、正しいメールの書き方を押さえておくことが大切です。

また、メールを正しく作成することは、発注ミスをへらすことにも繋がります。この機会に今一度、自社の発注メールについて確認しましょう。