資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドNo.1ヘッダー

資料請求リスト

0件
  • ホーム
  • 製品を探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • はじめての方へ
  • 掲載について
  • ITトレンドEXPO
  1. IT製品 比較TOP
  2. 在庫・購買
  3. 受発注システム
  4. 受発注システムの関連記事一覧
  5. 注文書メールの書き方とは?発注の文例や送信時の注意点も紹介!

注文書メールの書き方とは?発注の文例や送信時の注意点も紹介!

2023年01月17日 最終更新
受発注システムの製品一覧
Twitterでツイートする
Facebookでシェアする
Pocketで後で読む
注文書メールの書き方とは?発注の文例や送信時の注意点も紹介!

商品や資材を発注する際はメールで注文書(発注書)を送る機会が多くなっています。メールの内容に不備があれば、発注ミスに繋がる可能性もゼロではないでしょう。そのようなトラブルを避けるためには、件名の書き方や書くべき項目、注文書の添付方法など、正確に内容を伝えるための書き方を知っておくことが重要です。

この記事では注文書を送付する際のメールの書き方や注意点について解説し、文例も紹介します。

受発注システム人気ランキング | 今週のランキング第1位は?

発注する際のメールの書き方

まずは注文書を送付する際のメールの書き方を見ていきましょう。

件名は分かりやすく簡潔に

発注書・注文書をメールで送るときは、分かりやすい件名を入力する必要があります。発注先の担当者は日々たくさんのメール対応をしており、件名で優先度を判断する人も多いため、「注文」や「発注」を依頼するメールだとひと目でわかるようにしましょう。

例えば、以下のような件名をつけると分かりやすいでしょう。

  • ■【発注依頼】○○の注文に関して
  • ■○○を発注いたします
  • ■【重要】○○の注文書送付の件
  • ■○○の注文に関するお知らせ

本文はシンプルかつ丁寧に

メール本文の書き方は、発注内容を確認できるものにします。添付の注文書に内容は記載しているため、シンプルな内容で十分です。また、サプライヤーと良好な関係を築くために丁寧な文面を心がけましょう。

重要な項目は箇条書きにするとわかりやすいでしょう。また、添付の注文書が開けない場合や不明点があったときのために、問い合わせ先を添えておくと丁寧な印象を与えます。

注文書・発注書はPDF形式にして添付

基本的に発注書・注文書を送るときは、先方に届いたあと誤操作で内容が編集されないようにWordやExcel形式ではなく、PDF形式で送ります。また、相手企業との信用問題にもなりますが、先方の担当者が内容を変更して申請をする可能性もゼロではありません。なお、WordやExcelで送りたい場合は、「読み取り専用」などの権限設定を行ってから送信しましょう。信用している取引先であったとしても、改ざんされる可能性を残さないように送るのが万が一のトラブル防止に重要です。

また、最近では誤送信による情報漏えいも問題となっています。そのため、注文書に重要な情報が記載されている場合は、PDFのファイルにパスワードをかけて送信することも必要です。パスワードは注文書のメールと分けて送信しましょう。

注文書を添付する場合の送付状の文例

ここでは先程のポイントを踏まえ、注文書・発注書を添付し送付する際のメール文例を紹介します。

件名:【重要】〇〇の注文書送付の件
本文:拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
この度は〇〇についてのお見積りをいただき、誠にありがとうございます。
弊社で検討いたしました結果、御社へ発注させていただく運びとなりましたので、注文書を添付させていただきます。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
また、ご不明点などございましたら大変恐縮ですが、
担当の□□(連絡先:000-0000-0000/it-trend@xxxxx.com)までご一報くださいませ。
敬具
受発注システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
資料請求した製品の比較表が無料で作成できます
\ 受発注システム の製品を調べて比較 /
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
資料請求した製品の比較表が無料で作成できます
\ 受発注システム の製品を調べて比較 /
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
資料請求した製品の比較表が無料で作成できます

発注メールの文例

発注書を別途作らず、メールで発注を行う際は以下のような項目をいれるとよいでしょう。

  • ●商品名や型番
  • ●製品番号
  • ●数量
  • ●納品希望日
  • ●納入場所
  • ●発注担当者の連絡先

これらの項目をふまえた発注メールの文例を紹介します。

件名:【発注依頼】〇〇の注文に関して
本文:平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△と申します。
先日は〇〇についてのお見積りをご送付いただきありがとうございました。
弊社で検討いたしました結果、ご提示いただいた価格にて以下の通り発注させていただきます。
・商品名:〇〇
・製品番号:0000-000
・数量:1000個
・納品希望日:9月30日(土)
・納入場所:××
ご不明な点がございましたら、
担当の△△(連絡先:111-1111-1111/abcdefg@zzzzz.com)までご一報くださいませ。よろしくお願い申し上げます。

注文書送付メールや発注メールを送る際の注意点

発注書や注文書をメールで送る際は、事前に相手側へ注文書を送っても良いか、確認を取ることが大切です。相手企業がメールに気づかない可能性があるからです。

発注書や注文書といった帳票類が電子化するようになったのも、比較的最近のため、中にはFAXを中心に注文書を受け付けている企業もあります。結果として注文書のメールに気づかずに納品が遅れるケースも考えられるため、注意が必要です。

既に取引している企業の場合でも、担当者が変わる場合は、事前に電話やメールで承諾を得るのが無難でしょう。

メールを受け取った際の返信方法

最後に、自社が注文書をメールで受け取った際の返信方法についても見ていきましょう。

件名は変更する

注文書・発注書が添付されているメールを返信するときは、まず件名を変更してください。一般的にそのまま返信すると件名に「Re:」がつき、送信した注文書に対する返信ということがわかりやすいです。

しかし、発注に対するお礼の気持ちが伝わる件名に変える方がベターでしょう。例えば「○○のご注文、誠にありがとうございます。」などという件名にします。こうすると、件名を見ただけで注文メールを確認したとわかります。

当然、注文書のメールに返信しないのはタブーです。返信がなければ注文側が発注内容が確定しているかどうか確認できないため、他企業に重複注文してしまい、トラブルに繋がる可能性もあります。

お礼や出荷状況などを記載する

返信するメールの本文には、お礼の一文と出荷状況などを記載します。単なるお礼メールでも問題はありませんが、発注者が気にしている情報を記載すると親切でしょう。

記載した方が良い情報には、発送日・納品日・手配状況などがあります。また、どのような注文を受け付けたか分かるように、発注内容も記載しておきましょう。

このような受発注情報の管理を効率化するツールとして受発注システムがあります。以下の記事でおすすめの受発注システムについて紹介しています。

関連記事
受発注システム比較19選!メリットや選び方、無料製品も紹介

watch_later 2023.01.26

受発注システム比較19選!メリットや選び方、無料製品も紹介
続きを読む ≫

発注メールを受けた際の返信文例

上述したポイントを踏まえ、発注メールを受けた際の返信文例を紹介します。

件名:○○の発送について
本文:平素よりお世話になっております。株式会社□□の△△と申します。
先日は下記の商品をご注文をいただき誠にありがとうございました。
・商品名:〇〇
・製品番号:0000-000
・数量:1000個
・納品希望日:9月30日(土)
・納入場所:××
こちらの商品は、本日出荷予定のため、9月30日(土)の午前中には、××に到着予定です。ご不明な点がございましたら、担当の△△(連絡先222-2222-2222/abc@yyyy.com)までお気軽にご連絡ください。よろしくお願い申し上げます。

注文書・発注書メールの書き方を理解して円滑な発注を

受発注のやり取りが多い企業であれば、メールで注文書を送る機会も増えていきます。相手企業との関係性を良好に保つためにも、正しいメールの書き方を押さえておくことが大切です。

また、正確なメール作成ができればは、発注ミスの削減にも繋がります。この機会に今一度、自社の発注メールについて確認しましょう。

受発注システム人気ランキング | 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
受発注システム 選び方ガイド
電球 製品を選ぶときのポイントがわかる!
電球 どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら arrow

このカテゴリーに関連する記事

アプリやスマホ対応の受発注システム16選【無料製品も紹介】

アプリやスマホ対応の受発注システム16選【無料製品も紹介】

受発注業務の流れを4ステップで解説!フローチャートの作り方も紹介

受発注業務の流れを4ステップで解説!フローチャートの作り方も紹介

注文書とは?発注書との違いや役割、作成の流れについて解説

注文書とは?発注書との違いや役割、作成の流れについて解説

MOQ・SPQ・SNPとは?受発注業務の基礎知識を押さえよう!

MOQ・SPQ・SNPとは?受発注業務の基礎知識を押さえよう!

注文書・発注書の保管期間は?令和4年からの法改正についても解説

注文書・発注書の保管期間は?令和4年からの法改正についても解説

下請法とは?発注者の義務や禁止事項をわかりやすく解説!

下請法とは?発注者の義務や禁止事項をわかりやすく解説!

注文請書の収入印紙の金額はいくら?疑問や注意点についても解説

注文請書の収入印紙の金額はいくら?疑問や注意点についても解説

受注残とは?受発注業務担当者が知っておきたい基礎知識

受注残とは?受発注業務担当者が知っておきたい基礎知識

EOSとEDIの違いとは?両者の特徴と流通BMSについても解説!

EOSとEDIの違いとは?両者の特徴と流通BMSについても解説!

受発注業務のミスはどうやって防ぐ?原因と対策を詳しく解説!

受発注業務のミスはどうやって防ぐ?原因と対策を詳しく解説!

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「注文書メールの書き方とは?発注の文例や送信時の注意点も紹介!」というテーマについて解説しています。受発注システムの製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード こちらをクリック
受発注システム
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
カテゴリー関連製品・サービス
資料請求で
比較表が作れる!
株式会社テクノスジャパン
株式会社テクノスジャパン
【企業間取引の高度化】取引情報共有プラットフォームCBP注文決済サービス
注文~入出荷~決済の一連の業務プロセスにおいて、取引企業間で生じる複数のデータやコミュニケーションを クラウドで一元的に管理できる、従来のEDIとは異なるプラットフォームサービスです。
富士通コワーコ株式会社
富士通コワーコ株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5
受発注の業務効率化受発注クラウドサービス
貴社における受注~商品手配、および納期回答等による工数負荷を削減できます。 在庫管理機能を使用することで、倉庫の入出庫も適切・効率的に管理可能です。 Withコロナ時代のテレワークにも!
竹田印刷株式会社
竹田印刷株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5
【14日間無料お試し受付中】受発注から倉庫管理の課題解決にTS-BASE 受発注
受発注・物流・配送を一元管理! スマートに業務効率化・コスト削減が実現する受発注SaaSです。
株式会社テクノア
株式会社テクノア
☆☆☆☆☆
★★★★★
5
製造業様の調達・購買DXを推進!BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業
リアルタイムで情報共有・状況管理可能! 製造業界の受発注業務を電子データでやり取りできるプラットフォーム型のサービスです。 取引先もご一緒に効率化とペーパーレスが進められます。
株式会社ラクス
株式会社ラクス
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8
受発注管理業務を飛躍的に効率化!【販売管理年間ランキング1位】楽楽販売
受発注管理業務を飛躍的に標準化・効率化させるクラウド型の業務管理システムです。 高い柔軟性と豊富な機能で、販売管理をはじめ、あらゆる業務管理の効率化にご活用頂けます。
日本オラクル株式会社
日本オラクル株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.7
基幹業務プロセスの合理化を実現し、会社全体を一元管理Oracle NetSuite
NetSuiteは、基幹業務プロセスの合理化を実現するために開発されました。事業に集中し、迅速かつ的確に新たな市場機会に対応できるようになります。成長とイノベーション促進します。
株式会社アクロスソリューションズ
株式会社アクロスソリューションズ
☆☆☆☆☆
★★★★★
4
【実演紹介・体験デモ有】BtoB モバイルウェブ受発注システム MOS
MOSは、費用を抑えた最小限のシステム構成から独自のカスタマイズを含めた構成まで、様々な要望を御社の受発注環境に適応させることができるBtoB Web受発注システムパッケージです。
株式会社トータルシステムエンジニアリング
株式会社トータルシステムエンジニアリング
スマートフォン発注システム e!order
使い慣れた「いつもの」スマホで簡単に発注ができるスマートフォン発注システムです。 またスマホアプリだけではなくWEB版もあり、PCでも手軽活用が可能です。
株式会社アイル
株式会社アイル
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.7
【5年連続No.1※】受発注のDX化、FAX・電話注文のデジタル化「アラジンEC」
「アラジンEC」は、柔軟なカスタマイズ性と多数の提案・運用ノウハウを基に、貴社に適したシステム構築が可能です。
株式会社カンナート
株式会社カンナート
あなたのための受発注システムurutto(うるっと)
複雑な受発注業務を一元管理してDX化し、ワンストップで行うことができます。 お悩みに合わせて機能をカスタマイズでき、業務効率化とコスト削減を実現いたします。
丸紅情報システムズ株式会社
丸紅情報システムズ株式会社
ゼロクリック在庫管理・発注 SmartMat Cloud
ゼロクリックで在庫管理や発注ができるスマートマットクラウド。 重さから残量や残数を検知し、クラウドへ保存。管理画面で実際の在庫が確認でき、自動で発注することもできます。
JFEエンジニアリング株式会社
JFEエンジニアリング株式会社
☆☆☆☆☆
★★★★★
5
【生鮮向け】簡単、便利、すぐ使える受発注システムらくうけーる
生鮮品等の日々単価や規格が変動する商材の提案(見積)から注文受付、納品情報の配信等、Webブラウザのみでお得意先様との受発注業務をシステム化します。PC、スマホ等でご利用いただけます。
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.
店舗管理システムSkymart-Retail(ドラッグストア版)
店舗・EC・倉庫・仕入先・顧客がみんなつながる! 専門店・小売業の店舗、本部、倉庫で必要な機能をラインナップ。飛躍されるお客様の経営をサポートします。
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.
株式会社東計電算 / Toukei (Thailand) Co., Ltd.
店舗管理システムSkymart-Retail(専門店版)
店舗・EC・倉庫・仕入先・顧客がみんなつながる!クラウド型システムのため店舗・本部・倉庫をインターネットで繋ぐ事ができ、情報の連携もスムーズに行えます。
カテゴリー資料請求ランキング
1月23日(月) 更新
第1位
  • 【5年連続No.1※】受発注のDX化、FAX・電話注文のデジタル化「アラジンEC」
  • 株式会社アイル
第2位
  • 【実演紹介・体験デモ有】BtoB モバイルウェブ受発注システム MOS
  • 株式会社アクロスソリューションズ
第3位
  • 【14日間無料お試し受付中】受発注から倉庫管理の課題解決にTS-BASE 受発注
  • 竹田印刷株式会社
4位以下のランキングはこちら
ログイン ログイン
新規会員登録 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
レビュー用バナー
新着記事
  • 注文請書とは?項目や収入印紙について解説
    注文請書とは請負契約などで使用される契約書の一...
  • 注文書とは?発注書との違いや役割、作成の流れについて解説
    注文書とは企業間の取引において、商品を購入する...
  • アプリやスマホ対応の受発注システム16選【無料製品も紹介】
    アプリやスマートフォンに対応した受発注システム...
  • 飲食店向けの受発注システム5選!発注管理のコツも紹介
    飲食店が受発注システムを活用するメリットや、飲...
  • 受発注システム比較19選!メリットや選び方、無料製品も紹介
    受発注システムとは、受注や発注における一連の業...
  • 受注管理とは?プロセスからシステム導入のメリットまで徹底解説!
    受注管理とは、消費者・顧客企業からの注文を受け...
  • 発注管理とは?業務の流れやシステムのメリットも紹介!
    発注管理とは、企業が自社の製品を販売するために...
  • 受発注システムの選び方を徹底解説!導入時の注意点も紹介!
    この記事では、受発注システムの選定ポイントと注...
  • Web受発注システム(BtoB EC)を徹底比較!選び方も解説
    toBの受発注業務をWeb上で実施したいと考える企業...
  • 受発注業務を効率化する方法とは?自動化のメリットも解説!
    受発注業務を効率化する方法は、「フローの見直し...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ
IT製品を探す
製品を探す |
ランキングから探す |
専門家一覧
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
List Finder |
Urumo! |
bizplay |
Sales Doc

Copyright (C) 2023 IT Trend All Rights Reserved.

受発注システムの製品をまとめて資料請求
0件の製品が資料請求リストにあります。
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?