注文書を送付する際のメールの書き方とは？注意点もあわせて説明

注文書を送付する際のメールの書き方

まずは注文書を送付する際のメールの書き方を見ていきましょう。

件名は内容が分かりやすいものにする

注文書をメールで送るときは分かりやすい件名を入力する必要があります。仕事でメールを使っていると１日に100件以上メールの対応を行う人もいるため、分かりやすさが重要です。

件名を見てメールを開くかどうかを決める人は多く、必ず見てもらえるような内容にしなければなりません。重要なのは未読メールが並んでいても、すぐに「注文」「発注」を依頼するメールだとわかるようにすることです。

例えば、以下のような件名をつけると分かりやすいでしょう。

• ■【発注依頼】○○の注文に関して
• ■○○を発注いたします
• ■【重要】○○の注文書送付の件
• ■○○の注文に関するお知らせ

本文は発注の内容を確認できるものにする

メールの本文の書き方は、発注内容を確認できるものにします。添付の注文書に内容は記載しているため、シンプルな内容で十分です。

しかし、企業によっては添付ファイルを開くのにセキュリティチェックを行わないといけないこともあります。このような場合は、注文書を都度確認するようにすると手間がかかるでしょう。そのため、概要と注意点があるときはメール本文に記載すると親切です。

重要な項目は箇条書きにするとわかりやすいでしょう。また、不明点があったときのために、問い合わせ先を添えておくと丁寧な印象を与えます。

注文書はPDF形式にして添付する

注文書を送るときは先方で編集されないようにWordやExcel形式ではなく、PDF形式で送ります。

企業との信用問題にもなりますが、先方の担当者が内容を変更して申請をする可能性もゼロではありません。信用している取引先であったとしても、改ざんされる可能性を残さないように送ることが大切です。

また、最近では誤送信による情報漏えいも問題となっています。そのため、注文書に重要な情報が記載されている場合は、パスワードをかけて送信することも必要です。パスワードは注文書のメールと分けて送信してください。

注文書をメールで送る際の注意点

発注書や注文書をメールで送る際は、事前に相手側へメールで注文書を送っても良いか承諾を得ることが大切です。

メールによる注文書や請求書の送付は、法律で禁止されているわけではありません。そのため、メールで送っても問題ありませんが、企業によってはメールに気づかないことも考えられます。

発注書や注文書といった帳票類が電子化するようになったのも、比較的最近のことです。そのため、中にはFAXを中心に注文書を受け付けている企業も多いです。結果として注文書のメールに気づかずに納品が遅れることもあるでしょう。

既に取引している企業の場合でも、担当者が変わるような場合であれば、事前に電話やメールで承諾を得るのが無難です。

注文書をメールで受け取った際の返信方法

最後に、注文書をメールで受け取った際の返信方法を見ていきましょう。

件名は変更する

注文書が添付されているメールを返信するときは、まず件名を変更してください。一般的にそのまま返信すると件名に「Re：」がつき、送信した注文書に対する返信ということがわかりやすいです。

しかし、発注に対するお礼の気持ちが伝わる件名に変える方がベターでしょう。例えば「○○のご注文、誠にありがとうございます。」などという件名にします。こうすると、件名を見ただけで注文メールを確認したことがわかるようになります。

また、注文書のメールには必ず返信するようにしてください。返信があれば注文側もしっかり発注内容が確定しているかどうか確認できます。

お礼や出荷状況などを記載する

返信するメールの本文には、お礼の一文と出荷状況などを記載します。単なるお礼メールでも問題はありませんが、発注者が気にしている情報を記載すると親切でしょう。

記載した方が良い情報には、発送日・納品日・手配状況などがあります。また、どのような注文を受け付けたか分かるように、発注内容も記載しておきましょう。

注文書をメールでやりとりする際はいまいちど確認を

受発注のやり取りが多い企業であれば、メールで注文書を送る機会も増えていきます。

しかし、受注側の企業によって受注する方法が異なるケースもあるため注意しなければなりません。そのためにも、どのような企業でも通じるようなメールの書き方を押さえておくことがおすすめです。

注文書をメールで送るときは内容をよく確認するだけでなく、相手に承諾を得ることが必要になります。よく確認してからメールを送信しましょう。