注文書・発注書の保管期間は？令和４年からの法改正についても解説

注文書および発注書の保管期間は？

まずは、法的に定められた注文書や発注書の保管期間を見ていきましょう。

法人：保管期間は７年

注文書や発注書は「帳簿」とともに取引に関連して作成された「書類」に該当するため、法律で定められた期間、保管しなければなりません。税法では法人の場合、帳簿書類の保管期間は７年と定められています。帳簿書類とは、「帳簿」と、帳簿に記録されている取引とともに作成された「書類」をあわせたものです。

また、平成27年度及び平成28年度の税制改正により、平成30年４月１日以降、欠損金の発生する事業年度においては帳簿書類の保管期間が10年に延長されたため、どの帳簿書類も10年間保管すれば確実です。

この７年間は確定申告書類の提出期限の翌日からカウントされます。帳票類は日々の業務で活用するので量が増えやすいですが、整理して保管しなければなりません。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜ 国税庁

個人事業主：保管期間は５年

青色申告をしている個人事業主の場合、帳簿に関しては７年間の保管が必要ですが、注文書などの「書類」の保存期間は５年間とされています。ここでいう「書類」には、ほかにも契約書や領収書などが当てはまります。

発注書や注文書は下請けでない限り発行する義務はないため、保存期間は基本的には５年間です。帳簿の種類によっては７年間保存しなければならない帳簿・書類もあるため、すべての書類を７年間保存するのが無難でしょう。

参考：記帳や帳簿等保存・青色申告｜ 国税庁

保管しなかった場合のペナルティ

帳簿書類を保管せずに捨ててしまうと、いざ税務署による税務調査があったときに、たとえ経費で購入していたとしても、商品を購入した証拠書類が不十分であるとして税金の追加徴収を受けてしまう可能性もあります。注文書や発注書をしっかりと管理することが大切です。

注文書・発注書の違いとは？フローについても解説

そもそも注文書と発注書の違いは何でしょうか？また企業間取引において、扱う書類の流れについても解説します。

注文書・発注書の違いとは？

企業取引において注文書や発注書は、どちらも購入する側が作成する帳票ですが、法的な違いは定められていません。しかし企業によっては、以下のポイントで使い分けるケースがあります。

■注文書

原材料など形あるもので加工が不要なものに使う（例：木材）

■発注書

加工や作業を伴うときに使う（例：椅子）

また購入金額によって、注文書と発注書を使い分ける場合もあります。詳しくは以下の記事で解説しています。

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発注側・受注側別：書類取引のフローとは

企業間取引では、発注側・受注側別にどのような書類取引があるのかフローを確認しましょう。

■発注側

１．見積依頼書【商品やサービスの代金算出を依頼する】

２．注文書【見積書に合意し正式に注文する】

３．受領書【商品を受け取った際に発行する】

■受注側

１．見積書【商品の金額・量・納期などを提示する】

２．注文請書【注文を受け契約が成立した際に発行する】

３．納品書【商品を納品した際に発行する】

４．請求書【商品の代金を請求する】

５．領収書【代金を支払ったことを証明する】

注文書および発注書の保管方法

つづいて、注文書・発注書をどう保管すればよいのか、その保管方法を見ていきましょう。

紙で保管するのが原則

注文書・発注書といった帳簿書類は原則として紙（原本）で保管する必要があります。近年では、注文書や発注書がメールなどの電子データで送られてくることもあるでしょう。この場合は、印刷して紙の状態での保管が原則です。

注文書や発注書を保管する目的は税務調査に対応するためであり、日付や帳票の種類、取引先ごとに整理しなければなりません。紙の状態だと管理が複雑になりやすいので、書類の命名方法や保管場所、廃棄の方法などルールを決めて整理する必要があります。

受発注に関連する業務の効率化方法については以下の記事で解説しています。

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要件を満たせば電子データでの保管も可能

制度改正により、紙で保管するのが一般的であった注文書も、一定の要件を満たせば出力することなく、ハードディスクに保存した電子データでの保管も認められるようになりました。しかし、この制度の適用を受けるためには一定の条件を満たす必要があり、あらかじめ所轄税務署長の許可を受けなければなりません。

電子データで保存すると、原本と違い改ざんされるリスクもあるため、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。受発注システムには注文書などの扱いに際し、不正ログイン防止やなりすまし防止などのセキュリティ対策が施された製品もありますので、一度チェックしてみてください。

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現行法：電子保存を行うためには？

注文書や発注書の電子保存について、電子帳簿保存法では現在、以下のような要件を満たす必要があります。

真実性要件を満たす

帳票類を電子保存するためには大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つの要件を満たす必要があります。その中でも特に「真実性の確保」という要件が厳しくなっています。

真実性の確保とは、電子化した帳票の内容が正しいかどうかを証明するものです。具体的な内容は以下のとおりです。

• ■電子データの訂正内容が確認可能、または確認できるシステムを利用している
• ■書類作成、受領後の速やかなスキャンが必要
• ■スキャンした帳票との関連性が確認できる
• ■入力した担当者名・監督者の電子署名がある
• ■タイムスタンプを利用している（３日以内）

また、可視性とは一定以上の水準の品質で電子化する必要があるということを意味します。スキャンの品質が低いと、取り込んだ画像データが見にくく、可視性の要件をクリアできない可能性もあるでしょう。

所轄税務署長への承認が必要

先述のとおり、帳票類を電子化して保管するためには、要件を満たした後に所轄の税務署署長の承認を得る必要があります。電子化する要件を満たしていても、電子化する前に承認を得なければならない点に注意しましょう。

基本的に書類の電子保存を行う３か月前までに、承認申請書や電子化するシステムを記載した書類などを提出します。

参考： 電子帳簿保存法の概要｜国税庁

令和４年１月１日から施行！電子帳簿保存法改正の内容とは

令和３年に発表された「令和３年度税制改正の大綱」において、電子帳簿保存法が見直され、新たに改正された電子帳簿保存法は、令和４年１月１日から施行される予定です。主な内容と変更点について解説します。

■承認制度を廃止

現行法：所轄税務署長へ３か月前に申請・承認が必要

改正後：廃止になる

■タイムスタンプの付与期間が緩和

現行法：３営業日以内

改正後：最長２か月以内に緩和
※訂正・削除の記録が残るシステムを使用する場合は不要になる

■署名が不要になる

現行法：領収書などにおいては受領者の署名をしてスキャンを行う

改正後：署名は不要になる

■適正事務処理要件（相互けん制、定期的な検査及び再発防止策の社内規程整備等）の廃止

現行法：スキャン済みの原本には検査を行い一定期間保存したうえで廃棄

改正後：検査や一定期間の保存をせずに原本廃棄が可能

■隠蔽・申告漏れなど適切に保存していない場合については罰則強化

現行法：スキャナ保存の取り消し

改正後：不正にかかわるものについて、重加算税が10％加算される

参考： 令和３年度税制改正の大綱（７/９） : 財務省

注文書の保管期間に関する制度を知り、適切な受発注管理を

注文書や発注書は法律で定められた保管期間があるため、社内で適切に保管しなければなりません。最低でも税法で定められている７年間は保存する必要があるのです。

しかし、基本的に注文書や発注書などの帳簿は紙で保存しなければならないため、保管スペースを圧迫したり、整理が行き届かず紛失につながったりする可能性もあります。要件を満たせば電子保存できる制度を利用するなどして、適切な受発注管理を行いましょう。