注文書および発注書の保管期間は？電子保存の要件も説明！

注文書および発注書の保管期間は？

まずは、注文書や発注書の保管期間を見ていきましょう。

法人の場合は保管期間は７年

注文書や発注書は「帳票」「帳簿」に該当するため、法律で定められらた期間保管しなければありません。法人の場合は、税法での保管期間は７年と定められており、会社法では10年とされています。そのため７年間は必ず保管する必要があり、10年間保存することが好ましいです。

この７年間は確定申告書類の提出期限の翌日からカウントされます。帳票類は日々の業務で活用するので量が増えやすいですが、整理して保管しなければなりません。

誤って破棄してしまうと、税務調査があったときに証拠書類不十分となり追徴課税が課せられる可能性もあります。

個人の場合は保管期間は５年

個人事業主の場合の帳簿・書類の保存期間は法定帳簿以外は５年間とされています。法定帳簿とは収入金額・必要経費を記載した帳簿であり請求書などが該当するでしょう。

発注書や注文書は下請けでない限り発行する義務はないため、保存期間は基本的には５年間です。帳簿の種類によっては７年間保存しないといけない帳簿・書類もあるため、全ての書類を７年間保存するのが無難でしょう。

注文書および発注書の保存方法は？

つづいて、注文書・発注書の保存方法を見ていきましょう。

紙で保存するのが原則

注文書・発注書といった帳簿書類は原則として紙（原本）で保存する必要があります。近年では、注文書や発注書がメールなどの電子データで送られてくることもあるでしょう。この場合は、印刷して紙の状態で保存することが原則です。

注文書や発注書を保管する目的は税務調査に対応するためであり、日付や帳票の種類ごとに整理しなければなりません。紙の状態だと管理が複雑になりやすいので、ルールを決めて整理する必要があります。

法人の帳票類の保存期間は７年間であり、最後の２年間である６年目以降はマイクロフィルムでの保存も可能です。この場合は一定の条件を満たす必要がありますが、保管スペースを削減できるため活用すると良いでしょう。

要件を満たせば電子での保存も可能

マイクロフィルムで保存できるように、一定の要件を満たせば電子データで保存することも認められるようになりました。これは電子帳簿法の改正によるものであり、厳しい要件を満たすことで電子保存が可能です。

電子データで保存すると、原本と違って改ざんされる可能性があるため、データが正しいことを証明しなければなりません。このように、内容が正しいことを証明するといった要件を満たせば電子化できるため、要件を覚えておくと良いでしょう。

電子保存を可能にするためには？

最後に、注文書や発注書の電子保存を可能にするための方法を見ていきましょう。

真実性要件を満たす

帳票類を電子保存するためには大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つの要件を満たす必要があります。その中でも特に「真実性の確保」という要件が厳しくなっています。

真実性の確保とは、電子化した帳票の内容が正しいかどうかを証明するものです。具体的な内容は以下のとおりです。

• ■電子データの訂正内容が確認可能、または確認できるシステムを利用している
• ■書類作成、受領後の速やかなスキャンが必要
• ■スキャンした帳票との関連性が確認できる
• ■入力した担当者名・監督者の電子署名がある
• ■タイムスタンプを利用している

また、可視性とは一定以上の水準の品質で電子化する必要があるということです。スキャンの品質が低いと、取り込んだ画像データが見にくいこともあるでしょう。このような品質が悪い電子データは認められません。

所轄税務署長への承認が必要

帳票類を電子化して保存するためには、要件を満たした後に所轄の税務署署長の承認を得る必要があります。電子化する要件を満たしていても、電子化する前に承認を得なければならない点に注意しましょう。

基本的に書類の電子保存を行う３ヶ月前までに承認申請書・電子化するシステムを記載した書類などを提出します。

膨大な帳票数の場合は電子保存の検討を！

注文書や発注書は法律で定められた保管期間があるため、社内で適切に保管しなければなりません。最低でも税法で定められている７年間は保存する必要があるでしょう。

しかし、基本的に注文書や発注書などの帳簿は紙で保存しなければならないため、保管スペースがなくなりやすいです。紙で保存するのが原則ですが、要件を満たせば電子保存することもできます。自社で膨大な帳票類を管理している場合は電子保存を検討しましょう。