注文書および発注書の保管期間は？電子保存の要件も説明！

注文書および発注書の保管期間は？

まずは、法的に定められた注文書や発注書の保管期間を見ていきましょう。

法人：保管期間は７年

注文書や発注書は「帳簿」とともに取引に関連して作成された「書類」に該当するため、法律で定められた期間、保管しなければなりません。税法では法人の場合、帳簿書類の保管期間は７年と定められています。帳簿書類とは、「帳簿」と、帳簿に記録されている取引とともに作成された「書類」をあわせたものです。

また、平成27年度及び平成28年度の税制改正により、平成30年４月１日以降、欠損金の発生する事業年度においては帳簿書類の保管期間が10年に延長されたため、どの帳簿書類も10年間保管すれば確実です。

この７年間は確定申告書類の提出期限の翌日からカウントされます。帳票類は日々の業務で活用するので量が増えやすいですが、整理して保管しなければなりません。

参考： No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜ 国税庁

個人事業主：保管期間は５年

青色申告をしている個人事業主の場合、帳簿に関しては７年間の保管が必要ですが、注文書などの「書類」の保存期間は５年間とされています。ここでいう「書類」には、他にも契約書や領収書などが当てはまります。

発注書や注文書は下請けでない限り発行する義務はないため、保存期間は基本的には５年間です。帳簿の種類によっては７年間保存しないといけない帳簿・書類もあるため、全ての書類を７年間保存するのが無難でしょう。

参考： 記帳や帳簿等保存・青色申告｜ 国税庁

保管しなかった場合のペナルティ

帳簿書類を保管せずに捨ててしまうと、いざ税務署による税務調査があったときに、たとえ経費で購入していたとしても、商品を購入した証拠書類が不十分であるとして税金の追加徴収を受けてしまう可能性もあります。注文書や発注書をしっかりと管理することが大切です。

注文書および発注書の保管方法

つづいて、注文書・発注書をどう保管すれば良いのか、その保管方法を見ていきましょう。

紙で保管するのが原則

注文書・発注書といった帳簿書類は原則として紙（原本）で保管する必要があります。近年では、注文書や発注書がメールなどの電子データで送られてくることもあるでしょう。この場合は、印刷して紙の状態で保管することが原則です。

注文書や発注書を保管する目的は税務調査に対応するためであり、日付や帳票の種類ごとに整理しなければなりません。紙の状態だと管理が複雑になりやすいので、ルールを決めて整理する必要があります。

しかし、このような管理は効率化しないと、かなりの時間を要してしまいがちです。受発注に関連する業務の効率化方法については以下の記事で解説しています。

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要件を満たせば電子データでの保管も可能

制度改正により、紙で保管するのが一般的であった注文書も、一定の要件を満たせば出力することなく、ハードディスクに保存した電子データで保管することも認められるようになりました。しかし、この制度の適用を受けるためには一定の条件を満たす必要があり、あらかじめ所轄税務署長の許可を受けなければなりません。

電子データで保存すると、原本と違って改ざんされるリスクを取ることにもなるため、しっかりとしたセキュリティ対策が必要です。受発注システムには注文書などの扱いに際し、セキュリティ対策が施された製品もありますので、一度チェックすることをおすすめします。

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電子保存を可能にするためには？

最後に、注文書や発注書の電子保存を可能にするための方法を見ていきましょう。

真実性要件を満たす

帳票類を電子保存するためには大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の２つの要件を満たす必要があります。その中でも特に「真実性の確保」という要件が厳しくなっています。

真実性の確保とは、電子化した帳票の内容が正しいかどうかを証明するものです。具体的な内容は以下のとおりです。

• ■電子データの訂正内容が確認可能、または確認できるシステムを利用している
• ■書類作成、受領後の速やかなスキャンが必要
• ■スキャンした帳票との関連性が確認できる
• ■入力した担当者名・監督者の電子署名がある
• ■タイムスタンプを利用している

また、可視性とは一定以上の水準の品質で電子化する必要があるということを意味します。スキャンの品質が低いと、取り込んだ画像データが見にくく、可視性の要件をクリアできない可能性もあるでしょう。

所轄税務署長への承認が必要

先述の通り、帳票類を電子化して保管するためには、要件を満たした後に所轄の税務署署長の承認を得る必要があります。電子化する要件を満たしていても、電子化する前に承認を得なければならない点に注意しましょう。

基本的に書類の電子保存を行う３ヶ月前までに承認申請書・電子化するシステムを記載した書類などを提出します。

注文書の保管期間に関する制度を知り、適切な受発注管理を

注文書や発注書は法律で定められた保管期間があるため、社内で適切に保管しなければなりません。最低でも税法で定められている７年間は保存する必要があるのです。

しかし、基本的に注文書や発注書などの帳簿は紙で保存しなければならないため、保管スペースを圧迫したり、整理が行き届かず紛失につながったりする可能性もあります。要件を満たせば電子保存できる制度を利用するなどして、適切な受発注管理を行っていきましょう。