中小企業が抱える受発注業務の課題
中小企業の受発注業務では、業務の属人化や手作業による負担が多く、効率的な運用が難しいケースが少なくありません。特に以下が課題として挙げられます。
- ●入力ミスや情報漏れ：手作業によるデータ入力ミスや、発注書の記入漏れが発生しやすい
- ●電話・FAXによるやり取りの手間：発注の確認作業に時間がかかり、業務が非効率
- ●在庫管理と連携できず二重管理が発生：発注データと在庫情報が別管理になり、誤発注や欠品リスクが高まる
中小企業が受発注システムを導入するメリット
受発注システムを導入することで、中小企業の業務負担を軽減し、取引の精度向上やコスト削減を実現できます。ここでは、特に重要な４つのメリットを紹介します。
少人数でも効率よく回せる業務体制を実現
中小企業では、１人が複数の業務を兼務することが多く、受発注業務に時間を割く余裕がありません。受発注システムを導入することで、発注・受注データの自動入力や取引履歴の一元管理が可能となり、作業時間を大幅に削減できます。
例えば、これまで手作業で行っていた受注確認や発注処理が自動化され、営業活動や顧客対応により多くの時間を確保できるようになります。
ミスを減らして取引先の信頼を維持
中小企業では、限られた人員で受発注業務を行うことが多く、数量や納期の記入ミス、入力漏れといったヒューマンエラーが発生しやすい傾向にあります。こうしたミスは、納期遅延や誤配送といったトラブルを引き起こし、取引先との信頼関係に悪影響を与える可能性があります。
受発注システムを導入すれば、自動入力機能やエラーチェック機能によって、手作業によるミスを未然に防げます。例えば、取引先ごとの注文内容をテンプレート化することで、繰り返しの入力作業を簡略化でき、入力ミスの削減が可能です。
コストを抑えながら利益率を向上
中小企業にとって、コスト管理は事業運営の重要なポイントです。受発注システムの導入により、以下のような無駄なコストを削減できます。
- ●ペーパーレス化によるコスト削減：FAXや紙の発注書が不要になり、印刷コストや郵送費を削減
- ●業務の自動化による人件費の最適化：手作業を減らし、限られた人員で業務を効率的に運用
- ●過剰在庫や欠品を防ぐ：リアルタイムで在庫状況を確認できるため、適正在庫を維持しやすい
特に、紙やFAXによる受発注業務を続けている企業は、デジタル化することで大幅なコスト削減と業務のスムーズ化が期待できます。
スピーディーな対応で競争力を強化
中小企業の強みは、大企業にはないスピード感です。しかし、受発注業務に時間がかかっていてはそのメリットが活かせません。受発注システムを導入すると、以下のような改善が可能になります。
- ●受発注状況をリアルタイムで把握でき、顧客からの問い合わせにすぐ対応可能
- ●発注データを一元管理し、在庫・納期を即座に確認できるため、迅速な発注・調整が可能
- ●取引先ごとの対応がスムーズになり、業務全体のスピードが向上
例えば、顧客から「この商品の在庫はありますか？」と聞かれた際に、システム上ですぐに確認し、即座に回答できる環境が整います。スピーディーな対応が可能になることで、取引先からの評価向上につながり、新規案件の獲得や継続取引の増加も期待できます。
ITトレンドでは、企業規模や業種を問わず利用できる受発注システムを多数取り扱っています。詳しい製品情報が知りたい方は、以下のボタンより一括資料請求をご利用ください。
中小企業向け受発注システムの選び方
中小企業が受発注システムを選ぶ際には、自社の課題を把握し、必要な機能やコストバランスを考慮することが重要です。以下の３つのポイントを押さえて、最適なシステムを選びましょう。
自社の課題を明確にする
中小企業では、限られた人員と予算のなかで、業務の効率化を図ることが求められます。 まずは、「どの業務に時間がかかっているのか」「どのようなミスが頻発しているのか」など、現場の課題を洗い出すことが重要です。
課題が明確になったら、それを解決するための具体的な機能を検討します。よくある課題とそれに対応する機能の例を以下にまとめたので、参考にしてください。
- ●注文処理が遅い：自動受注処理、ワンクリック発注、進捗管理など
- ●在庫数の管理ミスが多い：リアルタイム在庫管理、在庫アラート、ロット管理など
- ●FAXや電話対応が非効率：オンライン発注、モバイル対応、自動送信機能など
将来を見据えて必要な機能を洗い出す
中小企業は、事業拡大や取引先の変化にともない、業務内容が変化することがよくあります。そのため、現在必要な機能だけでなく、将来的な拡張性も考慮することが重要です。
受発注システムの基本機能としては、受注・発注管理、在庫管理、請求書の自動作成などがあります。しかし、将来的な業務拡大や取引先の多様化に備えて、以下のような機能も検討しておくとよいでしょう。
- ■EDI連携
- 取引先との受発注データを自動でやり取りできる機能。大手企業との取引や取引量の増加時に、業務効率化とミス防止に役立つ。
- ■モバイル対応
- スマートフォンやタブレットからシステムへアクセスできる機能。外出先でもリアルタイムで受発注状況や在庫確認が可能になり、迅速な対応を実現。
- ■会計ソフトとの連携
- 受発注データを会計ソフトに自動で連携する機能。経理処理の手間を削減し、売上管理や請求業務の効率化に貢献する。
無理のないコストパフォーマンスを重視
中小企業にとって重要なのは、初期費用だけでなく、長期的なコストのバランスです。受発注システムの導入には、主に以下のような費用がかかります。
- ●初期費用： システム導入費用やカスタマイズ費用
- ●ランニングコスト： 月額利用料、サポート費用、アップデート費用
システムを選ぶ際は、必要な機能に対して適切なコストかどうかを見極めることが大切です。無駄な機能にコストをかけず、自社の業務に本当に必要な機能に投資しましょう。
また、受発注システムにはクラウド型とオンプレミス型の２種類があります。特に中小企業には、コストパフォーマンスに優れたクラウド型が人気です。
- ●クラウド型： 初期費用を抑えやすく、運用・保守の手間も少ない。コスト面と業務効率化の両立が可能
- ●オンプレミス型：自社サーバで運用するため、セキュリティ面の強化が必要な場合に適している
ただし、取引先の要件や自社のセキュリティポリシーによっては、オンプレミス型の方が望ましい場合もあります。そのため、コスト面だけでなく、業務要件やセキュリティの観点から総合的に判断することが重要です。
以下の記事では受発注システムの基本機能を詳しく解説しています。自社に適した製品を導入するための参考にしてください。
【中小企業向け】おすすめの受発注システム
中小企業に適したシンプルで低コストなクラウド型システムや、今後の成長を見据えて柔軟に対応できる受発注システムを厳選して紹介します。各システムの特徴や価格情報を参考に、自社に最適なシステムを見つけてください。
CBP
株式会社テクノスジャパンが提供する「CBP」は、シンプルな操作性と高いカスタマイズ性が特徴の受発注システムです。中小企業でも扱いやすい設計で、取引先の増加や業務拡大にも柔軟に対応できます。機能の追加や調整も容易なため、成長フェーズにあわせた運用が可能です。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください
MOS
株式会社アクロスソリューションズが提供する「MOS」は、受発注業務を効率化するための基本機能をシンプルに搭載したシステムです。低コストかつ直感的に操作しやすいインターフェースが魅力で、はじめてシステムを導入する中小企業にも最適です。業務プロセスの無駄を削減し、作業負担の軽減とコスト削減が期待できます。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください
「楽楽販売」
株式会社ラクス提供の「楽楽販売」は、受発注管理だけでなく、販売管理業務全体の効率化をサポートするクラウド型システムです。豊富な機能とカスタマイズ性の高さが特徴で、成長中の企業や多拠点展開を考えている中小企業に適しています。請求書の自動発行や取引履歴を一元管理し、業務負担の大幅な軽減を実現します。
参考価格：初期費用150,000円、月額70,000円～
楽楽B2B
株式会社ネットショップ支援室が提供する「楽楽B2B」は、BtoB取引の受発注業務を簡単かつ効率的に管理できるクラウド型システムです。取引先ごとの発注データ管理、在庫確認、請求書の自動発行など、BtoB取引に欠かせない機能が標準搭載されています。また、シンプルで直感的なインターフェースを採用し、ITの知識が少ない担当者でもスムーズな導入・運用が可能です。
参考価格：月額50,000円（ライトプラン）
BtoB受発注システムCO-NECT(コネクト)
CO-NECT株式会社が提供する「BtoB受発注システムCO-NECT(コネクト)」は、初期費用ゼロではじめられる受発注システムです。シンプルなUI設計で、ITに詳しくない従業員でも直感的に操作可能。中小企業やスタートアップ企業にも導入しやすく、取引先とのやり取りを効率化しながらコストを抑えたい企業におすすめです。
参考価格：無料プランあり
企業規模を問わずおすすめの受発注システムを見てみたい、という方は以下の一覧が便利です。
中小企業における受発注システムの活用例
ITトレンドに寄せられたユーザーの口コミをもとに、中小企業での受発注システムの活用例を紹介します。
- ■業種：卸売・小売業・商業（商社含む）（従業員数100名以上250名未満）
- タブレット端末やPCでの発注管理が可能になり、物流拠点での管理業務が効率化されました。受注データをもとに現場で納品書や受領書を作成できるので作業もスムーズに。受発注システムの導入により、Web上で発注をしたいという顧客ニーズも満たせました。
参考：PCやタブレットなどでの発注管理が簡単になります MOS｜ITトレンド - ■業種：情報処理、ＳＩ、ソフトウェア（従業員数100名以上250名未満）
- 今まで個人が作業しているPCに見積書や注文書を管理していましたが、受発注システムを導入したことでデータを一元管理し、チーム内で簡単に共有できるようになりました。また、クライアント認証機能により、セキュリティ面でも安心して運用できるようになった点も大きなメリットです。
参考：Excelで管理していた見積書や注文書を作成＆管理 「楽楽販売」｜ITトレンド - ■業種：その他製造（従業員数50名以上100名未満）
- 以前はFAXなどで注文を受けていましたが、紙媒体での対応では常にオフィスに人が必要となり、リモートワークの推進が難しい状況でした。 しかし、クラウド型の受発注管理システムを導入したことで、場所を問わず受発注業務が可能となり、リモートワークにも対応できるようになりました。さらに、客先からの受注に関する電話が減少し、入力作業の負担軽減や手入力によるミスもなくなりました。
参考：リモート推進に必須のシステム BtoB受発注システムCO-NECT(コネクト)｜ITトレンド
まとめ
中小企業が受発注システムを導入することで、業務効率化、ヒューマンエラーの防止、コスト削減、顧客対応の迅速化といった多くのメリットを得られます。システム選定では、自社の課題を明確化し、必要な機能とコストパフォーマンスをバランスよく検討することが重要です。
ITトレンドでは、中小企業向けの受発注システムを多数紹介しており、一括で資料請求も可能です。業務改善や効率化を検討している企業の方は、ぜひこの記事を参考に、自社に最適な受発注システムを見つけてください。
