受発注システムの基本機能！業務を効率化しよう

受発注システムの機能を図解！

受発注システムには受注管理や発注管理だけでなく、さまざまな機能があります。その受発注システムの機能と活用するメリットをわかりやすく図解します。

では、機能を１つ１つ詳しく見ていきましょう。

受注管理 - マルチチャネル

「受発注システム」の最も代表的な機能です。さらに、マルチチャネル対応により、受注の窓口を拡大できます。

マルチチャネルとは、複数の窓口からの受注に対応する機能です。

• ●店頭
• ●Web
• ●メール
• ●電話
• ●FAX
• ●EDI

コールセンターシステムやFAXサーバ、メールサーバとの連携で受注し、発注、出荷指示まで迅速に処理します。お客様との接点を拡大することで、売上アップを期待でき、受注から出荷指示までリアルタイムに行うことで、納期の短縮も可能となり、お客様満足度の向上にもつながります。

在庫反映 - 適正在庫の維持

商品の入庫と出荷データから、現状の在庫情報をリアルタイムで把握できるようになります。在庫を正確に確認できることから、在庫数を超える受注を防止できます。また、在庫データや入荷予定データをWeb上に公開することで、在庫に関連した問い合わせを削減することができます。

在庫状況の把握は、適正在庫の維持にもつながり、利益の拡大を期待できます。在庫はお金を倉庫にムダに寝かせているようなものなので、過剰在庫は経営資源を圧迫しますし、在庫切れは商機を失います。在庫管理機能の一つとして、棚卸業務を支援する機能を備えた製品もあります。

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出荷管理 - リードタイムの短縮

出荷管理も受発注システムの主要な機能の一つです。納期に合わせて出荷指示を出し、決められた商品を指定の数だけ出荷します。バーコードスキャナに対応する製品もあり、出荷業務を支援します。

出荷と同時に納品書を商品に添付、あるいは別途送付します。商品が届いたら受領書を受け取り、請求データに反映します。

請求管理 - 人為的ミスの削減

納品書、受領書のデータから、締日に合わせて請求書を発行し、お客様に送付します。人手を介することなく、正確に効率よく処理できます。

受注から納品、請求までを電子化することで、商品とお金の流れをリアルタイムに把握できるようになります。お客様からの出荷状況の問い合わせに対してもその場で応えることができるようになります。また、ボトルネックを発見し、さらにリードタイムを短縮することも可能となります。

人為的ミスを削減できるのも大きな効果です。納品ミスはお客様からの信頼を失うことになり、補償問題にもつながりかねません。

メール機能 - 確認メール・サンクスメール配信

Webやメール受注に対応した製品では、確認メールやサンクスメールの配信機能が搭載されています。事前に登録されたメール文面やテンプレートなどをベースに、受注内容の確認メールや受注のお礼メールなどを自動的に送信することができます。確認メールの送信により、発注間違いを早期に発見し、手戻りを防ぐこともできます。

メール機能は、販売促進に活用することでもできます。お客様の購買履歴や地域などの属性から、お薦めの商品を提案したり、キャンペーンを案内したりすることができます。

発注者ログイン機能 - 顧客満足度アップ

顧客ごとに用意された発注者管理画面にログインすることができます。過去の発注履歴をみて簡単に同じ内容の発注をすることができたり、検索機能で目当ての商品を探すことができます。また、配送状況を確認する機能など、発注者にとって使いやすい機能がそろっているので顧客満足度アップをサポートします。

他システムとの連携 - 二重入力の削減

受発注業務は販売や生産などと密接に結び付いており、これらのシステムとの連携機能を備えている製品もあります。システム連携により、受注データの二重入力や入力ミスによる修正作業をなくすことができます。

また、商品のマスター情報や価格情報が共通化されることで、新商品の投入、季節商品の入れ替え、価格変更などに、タイムラグなしで対応できます。

受発注システムで効率的な業務を実現！

もちろん、今回ご説明した機能をすべての製品が備えているわけではありません。しかし、従来の手作業に依存していた処理を電子化することで、大幅な効率化とスピードアップを実現することができるでしょう。。コスト削減や売上拡大のためにもご検討をお勧めします。