受発注システムとは
受発注システムとは、受注・発注処理業務をデジタル化し一元管理できるシステムです。受発注業務における商品とお金の流れをリアルタイムで把握でき、業務の透明性が向上します。「受発注管理システム」とも呼ばれ、電話やFAXに代わる手段として導入が進んでいます。
発注書の作成や入力、受注内容の確認、在庫反映、出荷指示、請求書発行をシステム上で処理できるため、業務効率化や人的ミスの削減に貢献します。
なお、「受注管理システム」は、主に注文管理や受注処理、請求業務の効率化を目的とするシステムです。受発注システムとは役割が異なるため、用途に応じた選択が重要です。
以下の記事では、おすすめ受発注システム（用途別）やEDIとの違いについて解説しています。受発注システムの導入を検討している方におすすめです。
受発注システムの機能とメリット
受発注システムには受注管理や発注管理だけでなく、さまざまな機能があります。まずは受発注システムの機能と活用するメリットをわかりやすく図解します。
マルチチャネル：受注管理の効率化
受発注システムの代表的な機能の一つが、マルチチャネル対応です。店頭・Web・メール・電話・FAX・EDIなど、複数の受注経路を一元管理できます。
コールセンターシステムやFAXサーバ、メールサーバとの連携で受注し、発注から出荷指示まで迅速に処理するため効率的です。取引先との接点拡大により、売上アップも期待できます。また、受注から出荷指示まで自動処理されることで、納期の短縮も可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。
在庫反映：適正在庫の維持
受発注処理に伴う在庫の変動をリアルタイムで反映し、常に最新の在庫状況を把握できます。実在庫とシステム上の在庫の乖離を防ぎ、在庫切れや過剰在庫による受注ミスを削減。正確な在庫情報をもとにした適切な発注判断により、販売機会の損失や余剰在庫のリスクを抑えます。
また、在庫データや入荷予定をWeb上で公開すれば、在庫に関する問い合わせ対応の負担削減も可能です。
出荷管理：リードタイムの短縮
出荷管理も受発注システムの主要な機能の一つです。納期に合わせて出荷指示を出し、決められた商品を指定の数だけ出荷します。バーコードスキャナに対応する製品もあり、出荷業務を支援するでしょう。
出荷と同時に納品書を商品に添付、あるいは別途送付します。商品が届いたら受領書を受け取り、請求データに反映します。
請求管理：人為的ミスの削減
納品書・受領書のデータをもとに、締日に合わせて請求書を自動発行し、取引先へ送付。人手を介さず、正確かつ効率的な処理を実現します。さらに、受注から納品、請求までのプロセスを電子化し、業務の一元管理と可視化を強化。取引先からの出荷状況の問い合わせにも即座に対応でき、ボトルネックの解消やリードタイムの短縮にも貢献します。
また、人為的ミスの削減も大きな効果です。納品ミスは取引先の信頼を損ね、補償問題に発展することもあります。システムの活用で、正確なデータ管理を実現し、リスクを未然に防げます。
メール機能：確認メール・サンクスメールの自動配信
Webやメール受注に対応した製品では、確認メールやサンクスメールの配信機能が搭載されています。事前に登録されたメール文面やテンプレートをベースに、受注内容の確認メールや受注のお礼メールなどを自動送信できます。確認メールの送信により、発注ミスを早期に発見し、修正対応の負担を減らせるでしょう。
メール機能は、販売促進にも活用可能です。取引先の購買履歴や地域などの属性から、おすすめの商品を提案したり、キャンペーンを案内したりできます。
発注者ログイン機能：顧客満足度の向上
顧客ごとに用意された発注者管理画面にログインできます。過去の発注履歴を見て簡単に同じ内容の発注が可能です。また、配送状況を確認する機能など、発注者にとって使いやすい機能がそろっているため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。
他システムとの連携：二重入力の削減
受発注業務は販売や生産などと密接に結びついており、販売管理システムや生産管理システムとの連携機能を備えている製品もあります。システム連携により、受注データの二重入力や入力ミスによる修正作業が不要になるでしょう。
また、商品のマスターや価格情報を統合管理することで、新商品の投入や価格変更を即時反映でき、業務の遅延を防ぎます。
受発注システムの代表的な機能を解説しましたが、各システムの詳細な機能比較については、一括資料（無料）がおすすめです。
【比較表】おすすめの受発注システム
受発注システムのおすすめ製品を紹介します。各システムの対応機能や特徴を把握するのにお役立てください。
| BtoBプラットフォーム 受発注 for 製造業 | ecbeing BtoB | MOS | 楽楽販売 | アラジンEC | 楽楽B2B | kintone | Oracle NetSuite | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.3 |
ー |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.9 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.5 |
ー |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.0 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
3.8 |
| 提供形態 | クラウド/SaaS | パッケージソフト | クラウド/パッケージソフト | クラウド/SaaS/ASP | クラウド/パッケージソフト | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS | クラウド/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 500名以上 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
| 3つのポイント |
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| 機能 |
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| お試し |
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受発注システム導入のデメリット
受発注システムには業務効率化やミス削減など多くのメリットがありますが、導入に伴うデメリットもあります。ここでは、コストや運用面の課題について説明します。
導入コストがかかる
受発注システムの導入により、初期費用や月額利用料、維持費が発生します。料金体系は製品によって異なり、機能ごとに選択できるものもあれば、パッケージ化されているものもあります。また、業務に合わせたカスタマイズが必要な場合、開発費が高額になることも。
導入前に必要な機能を洗い出し、費用対効果を考慮したうえで、最適なシステムを選びましょう。初期費用が高くても、業務効率化によるコスト削減が見込めれば、十分に回収可能です。
取引先との調整が必要
受発注システムは一般的に受注側と発注側の双方で利用します。そのため、一方的な導入は取引先に発注方法の変更を求めることになり、負担をかける可能性があります。スムーズに運用するためにも、導入前に取引先と協議し、メリットを伝えたうえで同意を得ることが大切です。
システムの普及や定着に時間を要する
新しいシステムに戸惑いや抵抗を感じるのは仕方のないことです。受発注システムを活用してもらうためにも、受発注担当者や出荷担当者向けにマニュアルの整備や研修を実施しましょう。取引先向けのサポートを提供するベンダーもあるため、製品を選定する段階で着目しておくのもよいでしょう。
受発注システム導入がおすすめの企業
受発注システムは製造業やECサイトなど、さまざまな業界や業種で導入されていますが、以下の企業にもおすすめです。
店舗数や取引先が多い
店舗数や取引先が多いほど、納品書や請求書の作成・発送・管理に追われます。アナログの受発注管理では業務が煩雑になるため、システムを活用しての一元管理がおすすめです。受発注システムはスマホやタブレット対応の製品も多く、時間や場所を問わず、在庫状況や進捗状況を確認できます。
飲食業
飲食業における発注管理は多忙な中で行われるためミスを招きやすく、食材ロスや機会ロス、お客様の満足度低下などにつながりかねません。受発注システムを導入することで、電話やFAX発注による人為ミスを防止できるほか、製品によっては仕入れ金額の抽出や分析にも活用できます。
以下の記事では、飲食業で受発注システムを導入するメリットや、おすすめ製品を紹介しています。
まとめ
受発注システムは、従来の手作業に依存していた処理を電子化することで、大幅な効率化とスピードアップをもたらします。人為的ミスの削減で企業の信頼性を高めることにもつながるでしょう。コスト削減や売上拡大のためにも、導入を検討してはいかがでしょうか。
