【図解】受発注システムとは？機能やできることを徹底解説

受発注システムとは

受発注システムとは、受注・発注処理の一連の業務をデジタル化できるシステムです。電話やFAXに代わる手段として導入が進んでおり、受発注業務における商品とお金の流れをリアルタイムで把握できます。

発注書の作成や発注入力、受注内容の確認、在庫情報の把握や出荷指示、請求書・領収書の発行などをシステム上で行えるため、受注・発注側双方の業務効率向上が期待できるでしょう。

誤発注など人的ミスの軽減、担当者の負担軽減、ペーパーレス化なども見込めます。

受発注システムの機能とメリット

受発注システムには受注管理や発注管理だけでなく、さまざまな機能があります。まずは受発注システムの機能と活用するメリットをわかりやすく図解します。

次に、機能を一つひとつ詳しく見ていきましょう。

マルチチャネル：受注管理の効率化

「受発注システム」の最も代表的な機能です。マルチチャネル対応機能により、受注の窓口を拡大できます。

マルチチャネルとは、複数の窓口からの受注に対応する機能です。

• ●店頭
• ●Web
• ●メール
• ●電話
• ●FAX
• ●EDI

コールセンターシステムやFAXサーバ、メールサーバとの連携で受注し、発注から出荷指示まで迅速に処理するため効率的です。取引先との接点を拡大することで、売上アップも期待できます。また、受注から出荷指示まで自動処理されることで、納期の短縮も可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。

在庫反映：適正在庫の維持

商品の入庫と出荷データから、現状の在庫情報をリアルタイムで把握できます。在庫を正確に確認できるため、在庫数を超える受注を防止できます。また、在庫データや入荷予定データをWeb上に公開することで、在庫に関連した問い合わせの削減が見込めるでしょう。

在庫状況の把握は、適正在庫の維持にもつながり、利益の拡大を期待できます。過剰在庫は経営資源を圧迫し、在庫切れは機会の損失です。在庫管理機能の一つとして、棚卸業務を支援する機能を備えた製品もあります。

出荷管理：リードタイムの短縮

出荷管理も受発注システムの主要な機能の一つです。納期にあわせて出荷指示を出し、決められた商品を指定の数だけ出荷します。バーコードスキャナに対応する製品もあり、出荷業務を支援するでしょう。

出荷と同時に納品書を商品に添付、あるいは別途送付します。商品が届いたら受領書を受け取り、請求データに反映します。

請求管理：人為的ミスの削減

納品書・受領書のデータから、締日にあわせて請求書を発行し、取引先に送付します。人手を介することなく、正確かつ効率のよい処理が可能です。

受注から納品、請求までを電子化することで、モノの流れやお金の流れを可視化できます。取引先からの出荷状況の問い合わせにもその場で応えられるでしょう。ボトルネックの発見や、リードタイムの短縮にも役立てられます。

人為的ミスを削減できるのも大きな効果です。納品ミスは取引先からの信頼を失うとともに、補償問題にもつながりかねません。

メール機能：確認メール・サンクスメールの自動配信

Webやメール受注に対応した製品では、確認メールやサンクスメールの配信機能が搭載されています。事前に登録されたメール文面やテンプレートをベースに、受注内容の確認メールや受注のお礼メールなどを自動送信できます。確認メールの送信により、発注間違いを早期に発見し、手戻りが防げるでしょう。

メール機能は、販売促進への活用もできます。取引先の購買履歴や地域などの属性から、おすすめの商品を提案したり、キャンペーンを案内したりできます。

発注者ログイン機能：顧客満足度の向上

顧客ごとに用意された発注者管理画面にログインできます。過去の発注履歴を見て簡単に同じ内容の発注が可能です。また、配送状況を確認する機能など、発注者にとって使いやすい機能がそろっているため、顧客満足度の向上にもつながるでしょう。

他システムとの連携：二重入力の削減

受発注業務は販売や生産などと密接に結び付いており、販売管理システムや生産管理システムとの連携機能を備えている製品もあります。システム連携により、受注データの二重入力や入力ミスによる修正作業が不要になるでしょう。

また、商品のマスター情報や価格情報が共通化されることで、新商品の投入・季節商品の入れ替え・価格変更などに、タイムラグが発生しません。

製品によって連携機能を含め搭載機能は異なるため、製品ごとに機能を確認しましょう。以下の記事では人気の受発注システムを比較しています。対応業種や機能もぜひ参考にしてください。

受発注システム導入のデメリット

データによる一元管理やシステム連携がもたらす業務効率化、人為的なミスの削減など受発注システムには多くのメリットがある一方、デメリットもあります。コスト・労力の面において考えられるデメリットを説明します。

導入コストがかかる

受発注システムの導入にともない、初期費用がかかるほか、月額利用料金や維持費が発生するでしょう。利用できる機能の数や種類によって、異なる料金プランが用意された製品もあれば、パッケージ化されオプション等で機能を追加できるものも少なくありません。中には自社の受発注業務にあわせてフルオーダーできるシステムもあります。

ただし、いずれにせよ開発が必要になる場合は、料金も高額になる可能性が否めません。自社に必要な機能を見極め、適切な製品を選ぶことが何より大切です。また、システム導入により得られる効果とコストを比較して、費用対効果がプラスになる製品を選ぶようにしましょう。システム導入が高額だったとしても、導入により得られる効果がより大きければ、コストは回収できます。

取引先への確認や同意が必要

受発注システムは一般的に受注側と発注側の双方で利用します。一方的な受発注システムの導入は、取引先に発注方法の変更を強いるなど、迷惑をかける可能性があります。インターネット環境の整備を依頼する場合もあるため、事前にシステム導入の意図や取引先のメリットについて説明し、取引先から同意を得ましょう。

システムの普及や定着に時間を要する

新しいシステムに戸惑いや抵抗を感じるのは仕方のないことです。受発注システムを有効活用してもらうためにも、受発注担当者や出荷担当者などを対象にマニュアルを用意したりや勉強会を開催したりする必要があるでしょう。なかには取引先へのフォローも担うベンダーがあるため、製品を選定する段階で着目しておくのもよいでしょう。

受発注システム導入がおすすめの企業

受発注システムは製造業やECサイトなど、さまざまな業界や業種で導入されていますが、以下の企業にもおすすめです。

店舗数や取引先が多い

店舗数や取引先が多いほど、納品書や請求書の作成・発送・管理に追われます。アナログの受発注管理では業務が煩雑になるため、システムを活用しての一元管理がおすすめです。受発注システムはスマホやタブレット対応の製品も多く、時間や場所を問わず在庫状況や進捗状況を確認できます

飲食業

飲食業における発注管理は多忙な中で行われるためミスを招きやすく、食材ロスや機会ロス、お客様の満足度低下などにつながりかねません。受発注システムを導入することで、電話やFAX発注による人為ミスを防止できるほか、製品によっては仕入れ金額の抽出や分析にも活用できます。

以下の記事では、飲食業で受発注システムを導入するメリットや、おすすめ製品を紹介しています。

受発注システムを導入して効率的な業務を実現しよう！

受発注システムは、従来の手作業に依存していた処理を電子化することで、大幅な効率化とスピードアップをもたらします。人為的ミスの削減で企業の信頼性を高めることにもつながるでしょう。コスト削減や売上拡大のためにも、導入を検討してはいかがでしょうか。