受発注システムの導入メリットとは？

受注手段ごとのメリットとデメリット

電話

口頭でのやりとりを行う電話には、コミュニケーションが取りやすいといったメリットがあります。追加商品の提案なども比較的容易に行なえます。一方で、何を話したか記録が残らない、聞き間違いや転記ミスが起こりやすい、といったデメリットがあります。また、電話で話をしている間は他の作業ができません。

FAX

FAXは、普及率が高く、注文内容を紙に記録するので受注履歴を残すことができます。また、24時間受付が可能なのも大きなメリットです。一方で、データの入力に人出や手間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。また、紙による保管は紛失のリスクや場所代などの保管コストがかかるのもデメリットです。

メール

パソコンで受注履歴を管理できるメールには、受注履歴が残り、24時間受注受付が可能といったメリットがあります。また、FAXとは異なり保管コストがかかりません。一方で、注文履歴が管理しづらく、一覧表示できないといったデメリットがあります。ウィルス感染のリスクもあり、セキュリティ面でも危険性を孕んでいます。

EDI

EDIとは、従来は紙で作られていた文書をデータ化し、通信回線を通じてやり取りする仕組みのことを指します。

EDIを利用している企業同士であれば、入力した情報が自動的に相手のコンピュータに反映されます。それによって、受注に関わる処理の手間が省け、決済までの業務効率化を図ることができます。一方で、EDIを利用する場合、企業同士が同じ通信回線を使用しなければならず、コストや手間がかかるといったデメリットがあります。

Web

パソコンで注文書を管理できるほか、スマートフォンでも利用が可能です。導入費用が安いにも関わらず、外部のシステムとも連携が取れるといったメリットがあります。一方、注文に際しては取引先の同意が必要です。

受発注システムを使うことによるメリット

受発注システムは、注文・問い合わせの対応をWeb化することによって発注企業側と受注企業側の業務の手間を削減します。下記でそれぞれのメリットを見ていきましょう。

発注側企業のメリット

受発注システムを使えば、取引先と常に共有のデータを持つことが可能になります。仕入金額と請求書の金額が一致しないといった問題が発生せず、仕入れ金額を早期に確定させることができます。商品の発注状況や在庫状況をシステムに反映させることができるので、発注漏れや発注ミスもありません。

また、データで管理するので、入力ミスや転記ミスを削減することができます。個人利用者としては、過去の発注履歴から簡単に同じ内容の注文ができる、検索機能ですばやく商品の検索ができる、などといったメリットがあります。

受注側企業のメリット

受発注システムを使えば、人為的な受注処理がなくなるので、入力ミスや転記ミスによる納品間違いやトラブルが少なくなります。また、CRMなどの各種機能と連携させれば、受注データの二重入力や入力ミスなどによる作業を大幅に削減することができます。上記で述べた、電話やメール、Web上の注文書など、各種窓口から発注対応が可能にし、それぞれデータを一元管理することができます。

さらに、メールの自動配信機能によって、受注の確認やお礼のメールを自動的に送ることができます。在庫データとシステムのデータを連動させることで、商品の品切れを未然に防ぐことができます。

まとめ

いかがでしたか。受発注システムは発注企業側にも受注企業側にもさまざまなメリットがあります。受注業務の効率化はもちろんのこと、販促や顧客満足度の向上にも繋がります。自社の受発注の手段や受発注のフローをきちんと理解した上で、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。