受発注システムの導入メリットとは？手段別のメリット・デメリットも

受注手段ごとのメリットとデメリット

受注にはさまざまな手段があります。それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

電話による受注

取引先企業から電話によって口頭で注文を受け、受注する方法で、かつてはほとんどがこの受注方法でしたが、現在では多くがWeb受注やメール受注に取って代わられてきています。

メリット

口頭でのやりとりを行う電話には、コミュニケーションが取りやすく、追加商品の提案なども比較的容易に行えます。顧客が感じている課題などの情報を得やすい点もメリットです。

デメリット

受注記録が残らない、聞き間違いや転記ミスが起こりやすいといったデメリットがあります。また、電話で話をしている間は他の作業ができません。

FAXによる受注

取引先企業から、FAXを使って注文書を受け取り、受注を行う仕組みです。現在でも多くの企業がFAXによる受注を行っています。

メリット

普及率が高く、注文内容を紙に記録するので受注履歴を残せます。また、24時間受付が可能なのも大きなメリットです。

デメリット

データの入力に人出や手間がかかり、ミスが発生する可能性もあります。また、紙による保管は紛失のリスクや保管コストがかかることも。また、紙のコストもかかってきます。

メールによる受注

メール本文で注文書を受け取るタイプと、メールに添付された注文書を受け取るタイプの２種類が挙げられ、近年主流になっている受注方法の１つです。

メリット

パソコンで受注履歴を管理できるメールには、受注履歴が残り、24時間受注受付が可能といったメリットがあります。また、FAXとは異なり保管コストがかかりません。

デメリット

注文履歴が管理しづらく、一覧表示できないといったデメリットがあります。結局はエクセルやその他のデータ管理ツールに情報を入力しなければなりません。また、ウイルス感染のリスクもはらんでいます。

EDIによる受注

EDIとは、従来は紙で作られていた文書をデータ化し、通信回線を通じてやり取りする仕組みのことを指します。

メリット

EDIを利用している企業同士であれば、入力した情報が自動的に相手のコンピュータに反映されます。それによって、受注に関わる処理の手間が省け、決済までの業務効率化を図ることができます。

デメリット

一方で、EDIを利用する場合、企業同士が同じ通信回線を使用しなければならず、コストや手間がかかるといったデメリットがあります。

Web受注

メリット

パソコンで注文書を管理できるほか、スマートフォンでも利用が可能です。導入費用が安いにも関わらず、外部のシステムとも連携が取れるといったメリットがあります。

デメリット

注文に際しては取引先の同意が必要になるため、注意が必要です。また、Web受注できる旨を取引先や見込み顧客に知ってもらう必要があります。

ここまでさまざまな受注方法を紹介してきましたが、受注管理については以下の記事で詳しく解説しています。

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受発注システム導入によるメリット

受発注システムのメリットは主に以下の３点です。

• ●人為的なミスの削減
• ●マルチチャネルでも対応が可能でデータの一元管理ができる
• ●他システムとの連携による作業の効率化

下記で発注側と受注側、それぞれの立場からメリットを見ていきましょう。

発注側企業のメリット

受発注システムを使えば、取引先と常に共有のデータを持つことが可能になります。仕入金額と請求書の金額が一致しないといった問題が発生せず、仕入れ金額を早期に確定できます。

商品の発注状況や在庫状況をシステムに反映させられるので、発注漏れや発注ミスもありません。また、データで管理するので、入力ミスや転記ミスを削減できます。

個人利用者としては、以下のようなメリットがあります。

• ■過去の発注履歴から簡単に同じ内容の注文ができる
• ■検索機能ですばやく商品の検索ができる

受注側企業のメリット

受発注システムによって人為的な受注処理がなくなるので、入力ミスや転記ミスによる納品間違いやトラブルが少なくなります。また、CRM（顧客関係管理）などの各種機能と連携させれば、受注データの二重入力や入力ミスなどによる作業を大幅に削減可能です。

上記で述べた、電話やメール、Web上の注文書など、各種窓口から発注対応が可能にし、それぞれデータを一元管理できます。

さらに、メールの自動配信機能によって、受注の確認やお礼のメールを自動的に送ることができ、作業工数の削減になります。また、在庫データとシステムのデータを連動させることで、商品の品切れを未然に防げます。

どのような機能がこれらのメリットを生み出しているのかについては、以下の記事をご参照ください。

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受発注システムを比較してみよう！

いかがでしたか。受発注システムは発注企業側にも受注企業側にもさまざまなメリットがあります。受注業務の効率化はもちろんのこと、販促や顧客満足度の向上にも繋がります。自社の受発注の手段や受発注のフローをきちんと理解した上で、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。

システムの具体的な製品については以下の記事で数多く紹介しています。

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