受注管理とは？プロセスからシステム導入のメリットまで徹底解説！

受注管理とは

受注管理とは、消費者・購入企業からの注文を受けて出荷するまでの過程を管理する業務です。これまでは受注までの業務を指すことが一般的でしたが、最近では受注してから出荷まで適用範囲が広がり、その業務内容が増えている企業も多くなっています。

特にBtoBのビジネスでは、見積もりや、新規顧客と契約を締結することも含まれる場合があります。

一般的な受注管理のプロセス

つづいて、一般的な受注管理のプロセスを見ていきましょう。受注管理は以下の図のようなプロセスで行われます。

１．見積もりを作成する

まず始めに顧客からの注文内容を確認して、見積もりの作成を行います。BtoCのビジネスと違い、BtoBのビジネスでは販売する価格が条件によって変わることが多いです。

取引実績や取引内容、発注された商品の数量に適した金額を、見積もりとして提出します。見積もりの提出は１回だけで済む場合もありますが、他社と競合している場合は複数回提出することもあるでしょう。

２．契約を締結する

見積もりの金額とそれ以外の取引条件に問題なければ、注文を確定し契約の締結を行います。契約を締結する前には、商品の保証や納期、支払い方法や期日をよく確認しなければなりません。価格以外の条件で後々トラブルに発展することが多いです。

実際に、顧客と取引が初めての場合は、契約締結とともに顧客情報の登録・管理も行う必要があります。

３．注文内容を登録する

契約が成立し注文が確定したら注文内容を登録します。この情報は生産部門や在庫確認業務の担当者に共有され、出荷に向けた準備に使われます。顧客と取引が初めての場合は、契約締結とともに顧客情報の登録・管理も行いましょう。従来であればこの段階で受注管理としての仕事は完了しますが、最近では以降の段階も受注管理に含まれる場合があります。

４．在庫の確認と納期の連絡をする

注文内容の登録が終わったら在庫の確認を行います。ここで在庫が十分であれば出荷の準備に移り、不十分なのであれば生産部門や発注部門と連携しながら必要な製品を準備しなければなりません。

契約内容と照らし合わせ、どのくらいの時期に納品できるのか、しっかりと確認し、取引先と密な連絡を取ることが自社の信頼獲得に繋がります。

５．受注伝票と注文請書を作成する

納期がある程度確定したら受注伝票と注文請書を作成します。受注伝票とは、商品名や納品先などの情報を記載し、自社に保管する書類です。内容は注文書をもとに作成されます。

一方で注文請書とは、注文書の内容を受領したことを取引先に報告する書類です。注文請書は必ずしも作成する義務はありませんが、万一のトラブルやミスに備えて作成しておくのが得策でしょう。

受発注管理を効率化する方法については以下の記事で解説しています。

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受注管理システムの必要性

ここまでの作業をすべて手作業やエクセルで行うのはかなり難しいでしょう。取引先が多かったり受注管理を担当する社員が少ない場合はなおさらです。そのため、受注管理システムの導入が必要となるでしょう。受注管理システムは、受注業務を助ける多彩な機能が備わっており、業務を効率化することができます。代表的な機能には以下のようなものがあります。

• ■注文内容や受注内容をシステムへ保存する
• ■在庫の確認をリアルタイムで行う
• ■注文内容をもとに注文書や見積書を発行する
• ■メールなどで顧客に納期や注意点を知らせる
• ■注文が確定後、請求を行い支払い管理をする

受注管理システムを活用することで、発注を一元管理でき、スピーディな対応が可能です。受注管理だけでなく発注管理も行える受発注システムの機能については、以下の記事で解説しています。

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受注管理システム導入のメリット

最後に、受注管理システムを導入するメリットを見ていきましょう。

業務が自動化される

受注管理システムを導入すると、受注管理に関するさまざまな業務を自動化することが可能です。業務の自動化により、人為的なミスだけでなく、負担も減るので人件費削減が実現します。また、プロセスの無駄を省くことで納品までの期間を短くすることができるでしょう。

システムを導入するには費用がかかりますが、「業務改善」「コスト削減」を考えると費用対効果は高いです。また、アナログな管理よりも確認漏れなどのミスを防止できます。

他のシステムと連携できる

受注管理システムを利用すれば、既存のシステムとの連携も行えます。

例えば、在庫管理システムと連携すれば、顧客が注文した時点で在庫の有無を確認できるでしょう。また、販売管理システムや経理システムと連携することで、注文実績を転記する作業も省くことができます。

しかし、社内のシステムと連携できるかどうかは製品によって大きく変わってくるため注意が必要です。実際に自分たちでシステムを開発して連携しなければならないこともあります。

顧客満足度が向上する

受注管理システムを導入することで顧客満足度が向上します。システム活用で発注側も24時間どこでも発注が可能になるためです。

従来の電話・FAXを使った取引ではないため簡単に発注することが可能で、受注サイドからのレスポンスも速いです。結果としてミスがなく正確な取引を短時間・短納期で実現できるでしょう。

このように多くのメリットがある受注管理システムは以下の記事で徹底比較していますので一度参照してみてはいかがでしょうか。

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自社にあったシステム導入で受注管理を効率化しよう！

受注管理とは、注文を受けて出荷するまでの流れを管理することであり、非常に重要な業務です。この受注管理のプロセスについて、ご理解いただけたでしょうか。

しかし、受注管理には多くの業務があるため手作業で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすくなるでしょう。そこで、業務を自動化できる受注管理システムがおすすめです。自社にあった最適な受注管理システムを導入して、業務の効率化を図りましょう。