受注管理とは何か？プロセスからシステム導入のメリットまで解説！

受注管理とは

受注管理とは、消費者・購入企業からの注文を受けた内容を管理することです。まずは社内システムへの受注内容の記録や注文書の作成を行います。現在では、主に受注してから出荷管理を行うまでを受注管理と呼ぶことが多いです。

BtoBのビジネスの場合は、見積もりや、新規顧客と契約を締結することも含まれるでしょう。

一般的な受注管理のプロセス

つづいて、一般的な受注管理のプロセスを見ていきましょう。

１：見積もりの作成を行う

まず始めに顧客からの注文内容を確認して、見積もりの作成を行います。BtoCのビジネスと違い、BtoBのビジネスでは販売する価格が条件によって変わることが多いです。

取引実績や取引内容、発注された商品の数量に適した金額を、見積もりとして提出します。見積もりの提出は１回だけで済む場合もありますが、他社と競合している場合は複数回提出することもあるでしょう。

２：契約の締結を行う

見積もりの金額とそれ以外の取引条件に問題なければ、注文を確定し契約の締結を行います。契約を締結する前には、商品の保証や納期、支払い方法や期日をよく確認しなければなりません。価格以外の条件で後々トラブルに発展することが多いです。

実際に、顧客と取引が初めての場合は、契約締結とともに顧客情報の登録・管理も行う必要があります。

３：受注の確定を行う

ここまでのステップに問題がなければ、受注内容を確定し出荷の準備へと移ります。受注の確定では注文書を確認し受付を行い、受注伝票を発行して注文請書を送付します。

実際に出荷するステップになると「出荷管理」の範疇になるため、受注管理では内容が確定するところまでです。その後、契約書に記載されていない内容は、担当者間で打ち合わせすることもあるでしょう。

このような内容は、その後の出荷管理の業務へと内容を引き継がなければなりません。

受注管理システムの必要性

受注管理システムは、正確に素早く受注管理業務を進めるために必要です。いくつもの機能が備わっており、業務を効率化することができます。代表的な機能には以下のようなものがあります。

• ■注文内容や受注内容をシステムへ保存する
• ■在庫の確認をリアルタイムで行う
• ■注文内容をもとに注文書や見積書を発行する
• ■メールなどで顧客に納期や注意点を知らせる
• ■注文が確定後、請求を行い支払い管理をする

受注管理システムを活用することで、発注を一元管理でき、スピーディな対応が可能です。

受注管理システム導入のメリット

最後に、受注管理システムを導入するメリットを見ていきましょう。

業務が自動化される

受注管理システムを導入すると、受注管理に関するさまざまな業務を自動化することが可能です。業務の自動化により、人為的なミスだけでなく、負担も減るので人件費削減が実現します。また、プロセスの無駄を省くことで納品までの期間を短くすることができるでしょう。

システムを導入するには費用がかかりますが、「業務改善」「コスト削減」を考えると費用対効果は高いです。また、アナログな管理よりも確認漏れなどのミスを防止できます。

他のシステムと連携できる

受注管理システムを利用すれば、既存のシステムとの連携も行えます。

例えば、在庫管理システムと連携すれば、顧客が注文した時点で在庫の有無を確認できるでしょう。また、販売管理システムや経理システムと連携することで、注文実績を転記する作業も省くことができます。

しかし、社内のシステムと連携できるかどうかは製品によって大きく変わってくるため注意が必要です。実際に自分たちでシステムを開発して連携しなければならないこともあります。

顧客満足度が向上する

受注管理システムを導入することで顧客満足度が向上します。システムを活用すれば、発注側の業務を効率化・省力化できるでしょう。

従来の電話・FAXを使った取引ではないため簡単に発注することが可能で、受注サイドからのレスポンスも速いです。結果としてミスがなく正確な取引を短時間・短納期で実現できるでしょう。

自社に最適な受注管理システムの導入を検討しましょう

受注管理とは、注文を受けてから注文が確定するまでの流れを管理することであり、非常に重要な業務です。この受注管理の大まかな流れは、見積もり作成・契約の締結・受注の確定となります。

しかし、このプロセスにも多くの業務があるため手作業で行うと時間がかかり、ミスも発生しやすくなるでしょう。そこで、業務を自動化できる受注管理システムがおすすめです。最適な受注管理システムを導入して業務の効率化を図りましょう。