注文請書とは？書き方や収入印紙貼り付けの必要性について解説！

注文請書とは？

受発注業務で耳にする「注文請書」とは、どのようなものなのでしょうか。

注文に対する引受意思を示すための書類

注文請書とは、受注側がその注文を引き受ける意思を示した書類のことです。注文日時・商品の種類や数・納期日・取引金額などが記載されています。受注側から発注側に提供されるもので、「ちゅうもんうけしょ」という読み方が一般的です。

注文請書とは別に、発注側が提出する書類もあります。これが発注書とも言われる「注文書」です。注文書は、発注側がその注文を行ったことを示します。

受注業務では、発注側が注文書を渡してから、受注側が注文請書を発行するのが一般的です。それぞれの書類が相手側に渡ったら、契約が締結したとみなされます。しかし、取引実績が豊富であれば、発注側が注文書と同時に注文請書を発行することもあるようです。

注文請書は企業間取引だけでなく、一般消費者向けの通販サイトでも発行されています。商取引において頻繁に利用される書類のひとつです。

企業間の任意でやり取りが行われる

注文請書は任意のやり取りとなるため、必ずしも発行する必要はありません。法的には注文書が受注側に届いた時点で契約が成立するため、実際に注文請書を発行している企業は少数だと言われています。

ただし注文請書を発行しないと、万が一の場合に対応できないのも確かです。受注記録がない場合、商品の種類や数・納期日・取引金額・支払い方法などで、発注側と食い違いが発生する可能性があります。

そのため将来的な企業間紛争を防ぐには、注文請書を発行しておいた方が無難です。

注文請書の書き方は？

注文請書には、以下の項目を記載します。

• ■発行日
• ■発行者の名前や会社名
• ■受注者の名前、住所、電話番号
• ■契約情報
• ■支払い方法

発行者の名前や会社名は、注文書に書かれているものをそのまま使います。受注者の情報は、必要に応じて代表者の氏名や役職も併記しましょう。

契約情報は、商品の種類や数・納期日・取引金額などを記載します。取引金額は税込価格や税抜価格まで表記しましょう。土木業では作業内容・工事場所・着工日なども必要です。

支払い方法には、支払期限まで記載しましょう。ただし取引実績が豊富な場合は、必ずしも必要ではありません。

注文請書では、会社名・代表者名の横にそれぞれ押印するのが一般的です。訂正印が認められない場合もあるため、印鑑を使う場合はミスしないように注意しましょう。テンプレートを使えば作成が効率化します。

注文請書に収入印紙の貼り付けは必要？

注文請書を書いた後、収入印紙を貼り付ける必要はあるのでしょうか。

基本的に貼り付ける必要がある

注文請書は、令和元年７月16日に施行された印紙税法における「契約を締結させる文書」に当たるため、基本的に収入印紙を貼り付ける必要があります。

ただし取引金額が１万円未満の場合は、印紙税法の適用を受けないため課税されません。取引金額が１万円以上になる場合は、その金額の大きさに応じて、必要な収入印紙を貼り付けます。

具体的には以下のとおりです。

• ■100万円以下・・・200円
• ■100万円～200万円・・・400円
• ■200万円～300万円・・・1000円

ちなみに取引金額が不明な場合は、200円の収入印紙を貼付しなければなりません。

収入印紙を貼った時は、割り印を忘れないようにします。割り印は収入印紙の再利用を防止するために行います。したがって、どのような印鑑を使っても構いません。

FAXや電子メールの場合は貼り付ける必要がない

印紙税法は、紙で課税文書を作成した場合にのみ適用されます。そのためFAXや電子メールは、収入印紙の課税対象とはなりません。国税庁も、FAXや電子メールは課税文書の「作成」に該当しないと回答しています。

取引実績が豊富な企業間ではこのルールを利用して、PDFファイルをメールで送受信し、タイムスタンプや電子署名で契約することもあるようです。

注文請書について理解し、受注業務を的確にこなそう！

注文請書は、その注文を受注したという意思を示したものです。発注側から渡された注文書を受け取ってから、必要に応じて発行します。

法的には受注側が注文書を受け取った時点で契約が締結するため必須ではありませんが、将来的な企業間トラブルを避けるには発行したほうが無難です。取引金額が１万円以上の場合は、収入印紙を貼り付けます。

注文請書について理解し、受注業務を正確に行いましょう。