受発注システムの選定ポイント
受注窓口が多かったり、発行書類が多い受発注業務を効率化する「受発注システム」。導入前に押さえておくべき選定ポイントは、以下の６点です。
- １．自社の求める機能の有無とシステムの連携性
- ２．マルチチャネル対応の可否
- ３．自社業界への導入実績の有無
- ４．システムの操作性・カスタマイズの自由度
- ５．取引先が抵抗なく使えるか
- ６．サポート体制の充実度
では、それぞれ詳しく解説します。
１．自社の求める機能の有無とシステムの連携性
まずは、導入する受発注システムに自社にとって必要な機能が搭載されているかどうかが重要です。
実際に受発注システムの製品は多く、シンプルで使いやすいものから、販売管理機能や在庫管理機能など、多彩な機能を搭載しているシステムまで幅広くあります。もちろん多彩な機能があれば便利なことも多いですが、高価なシステムを導入すれば必ず効率化できるわけではなく、かえって操作しにくくなる可能性もあります。
そのため、最初に自社にはどのような機能が必要なのかを明確にした上で選定に入ることをおすすめします。例えば、販売管理システムと連携するのであれば、自動連携機能があれば便利でしょう。
自社に不必要な機能が多いと、費用が無駄になってしまうこともありますので注意が必要です。以下の記事では受発注システムの基本的な機能について紹介しています。
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２．マルチチャネル対応の可否
受発注システムを導入するときは、マルチチャネルに対応しているかどうかも重要です。Web発注には対応しているが、その他のチャネルからの発注に対応していないなどといった、マルチチャネル非対応の製品を導入してしまうと、Web以外からの発注を管理できない事になってしまいます。結果として効率化ができなかったという自体にもなりかねません。
また、マルチチャネルに対応することで顧客の幅も広がり、自社にとってはチャンスが増えることになるでしょう。
このように、受発注システムを選定するときは、電話やFAXといったWeb以外の様々な受注方法に対応できるかどうか確認することが大切です。アナログに対応していないと、発注者側に負担をかけることになるため、顧客満足度が下がりかねません。
３．自社業界への導入実績の有無
自社業界への導入実績があるかどうかを確認することも大切です。導入実績があることは、その製品に自社業界への適性があることを意味します。もちろん業界内でも企業の組織の違いによって最適な受発注システムが異なるとはいえ、業界内で使われているという実績があれば安心して導入できますよね。
ベンダー側にも、その業界でのサポートに関するノウハウがあると考えられますので、アフターケアに関しても信頼できるでしょう。
４．システムの操作性・カスタマイズの自由度
受発注システムを選ぶときは、誰でも簡単に使えるようなシステムであることが求められます。
一般的な企業では、受発注管理などの業務は事務員が行うことが多いですよね。実際にアルバイトやパートの方が担当しており、ITに関する知識を持っていないこともあります。操作が複雑なシステムを導入してしまうと、かえって効率が悪化してしまうでしょう。そのため、誰でも簡単に使えるようなシンプルで見やすいシステムを導入しなければなりません。
また、受発注業務の流れは時代や業種によって大きく変わるため、導入後に機能を選べるかどうかも大切です。カスタマイズ性が高ければ、自社の業務にも対応しやすいでしょう。同時に新しい技術が生まれたときの拡張性の有無も重要なポイントになります。
システム導入時には無料トライアルやデモサービスを利用するのも良いでしょう。
５．取引先が抵抗なく使えるか
受発注システムは、取引先に発注してもらう際に導入したシステム上で発注してもらう場合があります。その際に、発注方法が分かりにくかったり、システムを導入しないと費用が発生してしまうなど、取引先に工数や費用が発生しないか確認しましょう。
「受発注システムを導入したけど、取引先がシステム上で発注してくれなくて、逆に工数がかかってしまう」なんてこともあり得ます。受発注システムを導入するには取引先にも対応が必要な場合もあるので、取引先に対応が必要なのか、どんな対応が必要になるのかを製品ごとに確認しましょう。
６．サポート体制の充実度
システムを導入するときは、サポート体制も確認しなければなりません。トラブルが発生すると顧客に迷惑をかけてしまうため、迅速な対応が求められます。メーカーからのサポートを受けられれば、スムーズに解決できるでしょう。
また、取引先が多い企業であればシステムの使い方に関する問い合わせが多くなります。問い合わせ対応を自社で行うと業務を圧迫してしまうでしょう。
このような問い合わせ対応もサポートしてくれる製品を選ぶことで業務負担を軽減できます。他にも、消費税の改定といったシステムの設定変更が必要な場合に対応してくれるなどのアフターサポートがあると安心です。
受発注システム選定の注意点
続いて、受発注システムを選定するときの注意点を見ていきましょう。
セキュリティを考慮する
受発注システムは顧客の情報を扱うシステムであるため、セキュリティ強度は高くなければなりません。近年ではサイバー攻撃による被害も多くなっており、安全性が高いシステムを導入することが必要不可欠です。
例えば、基本的なファイアウォールによる対策や多層防御を行っているシステムが好ましいでしょう。そのためシステムを導入するときは、ベンダーの製品がどのようなセキュリティ対策を行っているのか確認することが大切です。
費用対効果を考える
受発注システムを導入するときは費用対効果も考えなければなりません。
導入時には、当然コストを抑える必要があります。しかし、導入コストを恐れてシステム導入が遅れてしまうと、業務が効率化されず、かえって業務の速度が落ちることもあるでしょう。一方でシステムを導入して自動化できる業務が多ければ、人件費を削減し、顧客満足度も向上します。
このように、たとえ高価なシステムでも、将来的に得られる効果が大きいならば導入すべきでしょう。
自社に合ったシステム導入で、受発注業務を効率化しよう！
受発注システムが自社内でうまく機能すれば、多くの業務を効率化できます。まずは自社に必要な機能を明確にしましょう。その上で紹介したような選定ポイントを考慮し、自社に合ったシステムを導入すれば失敗は減らせるはずです。
以下の記事を参照したり、資料請求を行うなどして、一度各製品の機能を見比べながら検討してみてはいかがでしょうか。
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