受発注システムの選定ポイントは？注意点もあわせて紹介！

受発注システム選定のポイント

まずは、受発注システムの選定ポイントを見ていきましょう。

自社の求める機能の有無

まずは、導入する受発注システムに自社にとって必要な機能が搭載されているかどうかが重要です。

実際に受発注システムの製品は多く、複雑な構成のシステムから、シンプルで使いやすいものまであります。高価なシステムを導入すれば必ず効率化できるわけではなく、かえって操作しにくいこともあるでしょう。

そのため、最初に自社にはどのような機能が必要なのかを明確にしてください。例えば、販売管理システムと連携するのであれば、自動連携機能があれば便利でしょう。また、少なくともCSVで出力できる機能は必要です。

もし、自社に不必要な機能が多い場合は、その分だけ費用もかかることが多いため無駄になります。また、業界・業種によって必要になる機能は変わるので注意しなければなりません。導入検討に向けて情報収集を行うときは、同じ業界を中心に探してみると良いでしょう。

マルチチャネル対応の可否

受発注システムを導入するときは、マルチチャネルに対応しているかどうかも重要です。現在では、多くの企業がシステムを使って発注を行っていますが、中にはWebに対応していない企業もあります。

この場合、Webにしか対応ができない受発注システムを導入してしまうと、アナログ対応は人力になるでしょう。もしアナログで対応しなければならない企業が多ければ、システムを導入しても効率化できません。

また、マルチチャネルに対応することで顧客の幅も広がり、自社にとってはチャンスが増えることになるでしょう。

このように、受発注システムを選定するときは、電話やFAXといった受注方法に対応できるかどうか確認することが大切です。アナログに対応していないと、発注者側に負担をかけることになるため、顧客満足度が下がりかねません。

システムの操作性・カスタマイズの自由度

受発注システムを選ぶときは、誰でも簡単に使えるようなシステムであることが求められます。

一般的な企業では、受発注管理などの業務は事務員が行うでしょう。実際にアルバイトやパートの方が担当しており、ITに関する知識を持っていないことが多いです。選定担当者が扱えるレベルであったとしても、実際に操作する担当者が使いにくいこともあります。

このようなシステムを導入してしまえば、現場の効率はかえって悪くなるでしょう。そのため、誰でも簡単に使えるようなシンプルで見やすいシステムを導入しなければなりません。

また、受発注業務の流れは時代や業種によって大きく変わるため、導入後に機能を選べるかどうかも大切です。カスタマイズ性が高ければ、自社の業務にも対応しやすいでしょう。同時に新しい技術が生まれたときの拡張性の有無も重要なポイントになります。

システム導入時には無料トライアルやデモサービスを利用するのも良いでしょう。

サポート体制の充実度

システムを導入するときは、サポート体制も確認しなければなりません。トラブルが発生すると顧客に迷惑をかけるため、迅速な対応が求められます。そのときにメーカーからサポートを受けられれば、スムーズに解決できるでしょう。

このような問い合わせ対応も行ってくれるような手厚いサポートをメーカーであれば、業務の負荷は減ります。他にも、消費税の改定といったシステムの設定変更が必要な場合に対応してくれると助かるでしょう。

サポート体制が充実していると安心して運用できるため、導入時にはよく確認してください。特に自社と同じ業界の導入実績が多いメーカーだと安心感が増します。

受発注システム選定の注意点

つづいて、受発注システムを選定するときの注意点を見ていきましょう。

セキュリティに考慮する

受発注システムは顧客の情報を扱うシステムであるため、セキュリティ強度は高くなければなりません。近年ではサイバー攻撃による被害も多くなっており、安全性が高いシステムを導入することが必要です。

例えば、基本的なファイアウォールによる対策や多層防御を行っているシステムが好ましいでしょう。特にWebに対応しているシステムであれば、Web経由のサイバー攻撃を受けやすくなります。

そのためシステムを導入するときは、どのようなセキュリティ対策を行っているか確認することが大切です。

費用対効果を考える

受発注システムを導入するときは費用対効果も考えなければなりません。

導入時にはコストを抑える必要があります。しかし、効率化できない業務が多いと、かえって業務の速度が落ちることもあるでしょう。一方でシステムを導入して自動化できる業務が多ければ、人件費を削減し、顧客満足度も向上します。

このように、たとえ高価なシステムでも、得られる効果が大きいならば導入するべきです。

自社に合ったシステムを見極め、賢く使おう！

受発注システムは自社にとって重要な存在となるため、導入検討時は慎重にならなければなりません。

まずは自社に必要な機能を明確にしましょう。多くの取引先にやり取りができるようにマルチチャネルに対応しているシステムを選ぶのがおすすめです。また、実際の操作性やカスタマイズ性、サポートの充実度も大事です。

導入するときは、セキュリティ面と費用対効果にも注意して最適なシステムを選んでください。