受発注システムの選び方を徹底解説！導入時の注意点も紹介！

受発注システムの選定ポイント

受発注システムやWeb受発注システムの選び方で重要なのは、自社の課題解決に必要な機能を見極めることです。そのうえで、効率化や受注機会の創出につながるマルチチャネル対応の可否、業界との相性がわかる導入実績の有無を確認するとよいでしょう。取引先の導入しやすさや、操作性・サポート体制も選定ポイントです。

では、それぞれ詳しく解説します。

１．自社の求める機能の有無とシステムの連携性

導入を検討する受発注システムに、自社が求める機能が搭載されているかどうか確認しましょう。

受発注システムはシンプルで使いやすいものから、受注管理に加え販売管理機能や在庫管理機能など、多彩な機能を搭載している製品まで幅広くあります。もちろん多機能なほど用途は広がりますが、必ず効率化できるわけではなく、操作しにくくなる可能性もあります。また多機能になればなるほど費用は高額になりがちです。

まずは、なぜ受発注システムを導入したいのか、自社の課題を解決するにはどのような機能が必要なのかを明確にしましょう。そのうえで選定をスタートさせます。例えば、販売管理システムへの受注情報の入力作業をどうにかしたいと考えるのであれば、販売管理システムとの自動連携機能があれば便利でしょう。ほかにも生産管理システムや会計システムなどの基幹システムと連携できれば、より広範囲の業務効率化を推し進められます。

自社に不必要な機能が多いと、費用が無駄になる可能性もあるため注意が必要です。以下の記事では、受発注システムの機能とメリット、受発注システムの導入に適した企業の特徴について詳しく解説しているので参考にしてください。

２．マルチチャネル対応の可否

受発注システムを導入するときは、電話やFAXなどWeb以外のさまざまな受注方法に対応できるかどうかも重要です。

Web発注には対応しているが、その他のチャネルからの発注に対応していない製品を導入してしまうと、Web以外の発注を管理できない事態に陥ります。結果として効率化につながらず、導入目的を果たせない恐れもあるでしょう。

アナログに対応していないと、取引先に負担をかけるため、顧客満足度が下がりかねません。マルチチャネルへの対応で顧客の幅も広がり、自社にとってチャンスが増えると考えられます。

３．同業界・業種への導入実績

受発注システムのなかには、ECサイトやネットショップ向け、飲食店向けなど、特定の業種や業界に特化した製品もあります。製品選定の際には、自社と同じ業界・業種への導入実績があるかどうかにも着目しましょう。導入実績の有無によって、業界・業種への適性を確認できます。

ベンダー側にも、その業界でのサポートに関するノウハウがあると考えられるため、アフターケアに関しても信頼できるでしょう。

４．システムの操作性・カスタマイズの自由度

受発注システムを選ぶときは、誰でも簡単に使えるシステムであることが求められます。

一般的な企業では、受発注管理などの業務は事務員が行うケースも目立ちます。ITに関する知識をもたないアルバイトやパートが実務に携わる可能性も少なくないでしょう。操作が複雑なシステムを導入してしまうと、使いこなせず効率が悪化する恐れがあるため、誰でも簡単に使えるシンプルで見やすいシステムを導入しなければなりません。

また、受発注業務の流れは時代や業種によっても変わるため、導入後に機能の追加や拡張ができるかもチェックが必要です。カスタマイズ性が高ければ、自社の業務にも対応しやすいでしょう。

システム導入時には無料トライアルやデモサービスを利用するのもよいでしょう。

５．取引先が抵抗なく使えるか

取引先企業にも受発注システム上で発注してもらう場合があります。発注方法がわかりにくい、利用料がかかるなど、取引先に工数やコスト負担が発生しないか確認が必要です。受注側・発注側双方が使いやすいシステムが望ましいでしょう。

「受発注システムを導入したものの、取引先がシステム上で発注してくれなくて、逆に工数がかかってしまう」なんてこともあり得ます。受発注システム導入の際には、取引先にも対応が求められるのかついても確認しましょう。

６．サポート体制の充実度

受発注システムにトラブルが発生すると、顧客に迷惑をかけてしまうため、迅速な対応が求められます。サポートの対応時間や窓口の種類を確認し、自社の要望に見合ったサポート体制の製品を選びましょう。

また取引先が多い企業であれば、システムの使い方に関する問い合わせが増えることが予想されます。問い合わせ対応を自社で行うと業務を圧迫してしまうでしょう。問い合わせ対応もサポートしてくれる製品を選べば、担当者の業務負担を軽減できます。

ほかにも、消費税の改定などシステムの設定変更にも対応するアフターサポートがあると安心です。

以下のページでは、ITトレンドユーザーから問い合わせ数の多い受発注システムをランキング順で紹介しています。他企業がどのような製品に注目しているか、傾向もつかめるため、製品の比較検討に役立ててください。

受発注システム選定の注意点

続いて、受発注システムを選定するときの注意点を見ていきましょう。

セキュリティを考慮する

受発注システムは顧客の情報を扱うシステムであるため、セキュリティ強度は高くなければなりません。近年、サイバー攻撃による被害も増加傾向にあり、安全性が高いシステムの導入は必要不可欠です。

例えば、基本的なファイアウォールによる対策や多層防御を行っているシステムが好ましいでしょう。そのため受発注システムを導入するときは、ベンダーの製品がどのようなセキュリティ対策を行っているのか調べる必要があります。

費用対効果を考える

受発注システムを導入するときは費用対効果も考えなければなりません。

システム導入にともない、初期費用や月額料金が発生します。コストを抑えたいと思うのは当然です。しかし、コストが発生することを恐れてシステム導入が遅れてしまうと、業務効率がいつまでも上がらず、業務の速度や質が落ちることもあるでしょう。一方でシステムを導入して自動化できる業務が多ければ、人件費を削減し、顧客満足度も向上します。

たとえ導入コストがかかっても、将来的に得られる効果が大きいならば導入すべきでしょう。

自社に合ったシステム導入で、受発注業務を効率化しよう！

受発注システムが自社内でうまく機能すれば、大幅な業務効率化が期待できます。まずは自社に必要な機能を明確にしましょう。そのうえで、マルチチャネル対応機能や導入実績の有無を確認するとともに、取引先の導入しやすさについてもチェックしましょう。操作性やサポート体制については、無料トライアルやデモサービスでも確認できます。

選定ポイントを考慮し、自社に合った受発注システムを導入してください。