「受発注システム」の選択は形態と機能から

受注者側のメリットと機能

企業間取引きでは、取引先の企業ごとに個別の取引条件が交わされます。値引条件や支払条件、納期など、取引企業の数だけ、条件が異なることもあるでしょう。このような受注処理における煩雑な業務を効率化することが、「受発注システム」を導入する大きな目的の一つとなります。

業務効率の改善は、どのような機能によって実現されるのか、受注者側のメリットを機能と共に確認していきましょう。

■販売管理システムとの連携

ERP（統合基幹業務システム）や販売管理システムとの連携ができれば、受注データの二重入力や入力ミスによる後戻り作業をなくすことができます。また、商品のマスター情報や価格情報が共通化されることで、新商品の投入、季節商品の入替え、価格変更など、タイムラグなしで対応することができます。取引先ごとに表示内容を変更できるかなど、システムの柔軟性も重要な選定ポイントです。

また、販売管理システムと連動して、請求処理を実行できる製品もあります。販売管理側の機能によっては、受発注システム側で請求処理を完結したり、Web請求に対応できる場合もあります。

直接システム連携ができない場合は、少なくとも、受注データや商品データなどをCSVファイルで入出力できるか、確認しましょう。

■マルチチャネル

Web、電話、FAXというように、複数の窓口からの発注対応を可能にします。コールセンターシステムやFAXサーバ、メールサーバとの連携で、受注処理、発送処理迅速に対応できるようになります。また、システム導入前後の発注方法の変更による顧客の負担を減らし、顧客の離反を防止できます。

■確認メール・サンクスメール配信

事前に登録されたメール文面やテンプレートなどの設定で、受注内容の確認メールや受注のお礼メールなどを自動的に送信することができます。発注数や納品先など、発注間違いを早期に確認することで、無駄な業務を未然に防ぐことができます。

■在庫反映

在庫データと連動して受注することで、在庫数を超える注文を防止することができます。 また、在庫データや入荷予定データをWeb上に公開し、在庫に関連した問い合わせを削減できます。

発注者側のメリットと機能

発注者側の発注業務も商品点数や発注頻度、納期確認などによって、煩雑になります。発注者の使い勝手が考慮されたシステムの選定は、顧客満足だけではなく、売上にも影響を与える重要な要素となります。発注者側のメリットも機能別に確認しておきましょう。

■物流管理システムとの連携

商品の在庫状況や発送状況などを受発注システムに反映することで、発注者は納期を確認しながら、発注することができるため、非常に安心感があります。受発注システムの中には、納品日を指定することで、対応可能な商品の絞り込みができたり、配送状況を追跡できるシステムもあります。

■発注者ログイン

顧客ごとに用意される発注管理画面へのログインにより、様々な機能が提供されます。過去の発注履歴から発注内容を複製して、カンタンに同じ内容の発注ができたり、検索機能で素早い商品化検索ができたり、配送状況の確認など、発注者側が必要とする情報や機能が網羅された管理画面が提供されます。

■マルチチャネル

Web発注だけではなく、従来からの電話やFAXでの発注ができることで、これまで通りの発注方法のまま、納期管理などの「受発注システム」導入によるメリットを享受できます。

■確認メール・サンクスメール受信

発注後にすぐ受注メール、お礼メールが届きます。発注数、納期、納品場所などをすぐに確認することができます。

サポートやカスタマイズ性もチェック

受発注システムはワークフローの変更も含めた大がかりな業務改革となります。入念な準備が必要となり、サービス提供事業者の支援は欠かすことができません。面倒見のいい豊富なノウハウを持つサービス提供事業者を選びましょう。導入前の相談はもちろん、導入時のサポート、導入後のリモートメンテナンスが充実している事業者をお勧めします。

受発注システムは大がかりなカスタマイズが伴うことがあります。クラウドだからカスタマイズができないわけではありません。費用の発生しない柔軟なカスタマイズ性を武器にしているサービス提供事業者もあります。しかし、独自のカスタマイズは費用と時間を必要としますので、事前にしっかりと相談しておきましょう。

受発注システムは、売上アップと競争力強化が可能な製品を選びましょう。