受発注システムで解決できる受発注業務の課題

受発注業務によくある課題

受発注業務には以下のような課題があります。

• ●手作業で行う作業が多く、業務が煩雑になってしまう
• ●リソースの配置が最適化できていない
• ●販売促進に手が回らない
• ●納品までのリードタイムが長引く

受発注システムを導入すれば、抱えている課題を解決することができます。

受発注業務を効率化したい - リアルタイム処理

受発注とは、お客様からの受注に始まり、サプライヤへの発注、入荷、在庫管理、出荷管理、請求へと続く一連の業務を指します。従来こうした業務は人手に頼る部分が多く、いかに効率化を進めるかが大きな課題となっていました。

人為ミスの削減

受発注システムはこれらの一連の流れをリアルタイムで電子化し、商品とお金を一元管理できるようにします。手作業による伝票起票やシステムへの二重入力をなくし、大幅な効率化とスピードアップが可能となります。

従来防ぐことのできなかった、電話での勘違い、FAXの誤読、紙伝票からの転記ミスなども防ぐことができます。

マルチチャネル対応機能でさまざまな受注方法に対応

また、マルチチャネルに対応した製品もあり、コールセンターシステムやFAXサーバ、メールサーバと連携し、店頭、Web、メール、電話、FAXというように、複数の窓口からの受注に対応します。従来のシステムは1つの窓口からの受注にしか対応せず、それらデータの統合は煩雑な作業でした。

しかし、マルチチャネル対応機能により、複数の窓口から正確に受注処理し、発注、出荷指示まで迅速に対応することができます。出荷管理では、バーコードスキャナを入力に使用できる製品もあり、これも業務の効率化に役立ちします。

利益を最大化したい - コスト削減

業務の効率化は人件費削減の効果もあります。人手に頼っていた処理をシステム化することで、人員を削減できるとともに、人員の再配置が可能となり、コアコンピタンスに人材を集中することができます。

いつでも受注可能な状態に

Webやメールでの受注を促進することでも、人件費の削減が可能となります。Webやメールでの受注はオペレータに依存することなく、24時間いつでも注文受付が可能になります。受発注システムでは、マルチチャネル対応の製品が多く、Webと店頭販売の連動を目指している企業での導入も進んでいます。

適正在庫で無駄のない在庫管理

また、受発注システムはリアルタイムに在庫を確認し、適正な在庫量の維持もできるようになります。過剰な在庫は利益を圧迫します。過剰在庫で経営が傾いた企業も珍しくありません。逆に在庫不足は販売機会の損失になります。適正在庫の把握を、受発注システムで実現しましょう。

売上を拡大したい - 販売促進

業務の効率化やコスト削減と並んで、売上の拡大もあらゆる企業に共通した課題です。この売上拡大にも、受発注システムは活躍します。

リソースの最適化が可能

たとえば、マルチチャネル対応はお客様との接点を増やし、売上拡大を期待できます。Web対応にすることで、お客様は24時間どこからでも注文できるようになります。業務の効率化によって得られた人材を販売スタッフに再配置することも可能です。

メールの自動配信で工数削減

また、Web対応の製品では、確認メールやサンクスメール配信機能を備えているので、これを利用して、メルマガの配信が可能となります。地域や性別などの属性、さらにこれまでの購入履歴から、お客様をピックアップして、新製品のお知らせやキャンペーンメールを配信できます。

顧客満足度を向上したい - 納期短縮

電話での受付やFAX、紙伝票からの転記作業がなくなりますので、受注業務をスピードアップできます。さらに、在庫管理や出荷業務、メーカへの発注業務まで連続して自動化できるため、短納期化が可能となります。

納品までのリードタイム短縮により、顧客満足度の向上を期待できます。また、一連のワークフローをシステム化しているため、作業の経過を把握でき、お客様からの問い合わせに対しても、お客様を待たせることなくその場で回答することができます。

受発注業務を最適化する受発注システム

受発注システムは、業務の効率化やコストを削減することができ、受発注業務の課題を解決することができます。

エクセルや台帳での管理は無料で行うことができますが、その分手間暇がかかってしまいます。一方、システム導入には費用はかかりますが、「費用対効果」は十分出すことができるはずです。競争力強化のためにも、受発注システムの導入を検討してみませんか？