受発注業務によくある課題
受注・発注業務を行うなかで、さまざまな課題が発生します。まずはどのような課題があるか、確認しましょう。
受発注業務が煩雑になる
まず第一に、受発注業務が煩雑化しやすいという課題が挙げられます。受注管理、発注管理ともに多くのタスクがあるため、フローは複雑になりがちです。ただでさえ複雑なタスクを人の手だけで処理しようとすると、業務分担や連携がより煩雑化するためうまくいかないでしょう。多くの企業が効率的な業務フローを構築できていません。
人員の配置が最適でない
受発注業務が複雑になると人的リソースの配置も難しくなります。特に、受注業務や発注業務を電話やFAXで行うとなると、対応するための担当者が必要です。多くの企業がリソース配置の最適化に苦戦しているのが現状です。
販売促進や営業に手が回らない
リソースの配置がうまくいかないと、営業担当者などが受発注の手配に時間をとられることで、販売促進にかけられる人員が不足する課題にもぶつかります。取引先との対応に追われてしまい、本来やるべき販売促進業務に十分な人手をかけられない企業も少なくありません。
納品までのリードタイムが長引く
受注業務において受注から納品までのリードタイムが長引いてしまうのも課題の一つです。受注管理には在庫管理や販売管理など関連する業務が存在します。各部門間の情報共有や連携がスムーズでないと、納品までの時間が長くなる、在庫不足が生じるなど、取引先に迷惑をかける可能性があります。
以下の記事でも受発注業務の改善ポイントを紹介しているので、あわせて参考にしてください。
受発注システム導入による解決と効果
前項で述べた受発注業務の課題は、受発注システムの導入によって、解決へと導けます。機能と効果を解説します。
リアルタイム処理：受発注業務の効率化
受発注システムのリアルタイム処理機能により、受発注業務の効率化が可能です。
受発注システムは受注・発注処理における一連の業務を電子化するとともに、商品とお金の流れをリアルタイムで可視化し一元管理します。手作業による伝票起票やシステムへの二重入力が不要になるため、大幅な効率化とスピードアップが見込まれるでしょう。
従来防ぐのが難しかった、電話での勘違い・FAXの誤読・紙伝票からの転記ミスなども防止できます。
業務の自動化：コストの削減
業務の効率化は人件費削減の効果もあります。人手に頼っていた処理をシステム化することで、人員を削減できるとともに、人員を再配置できます。コアコンピタンスに人材を集中させられるでしょう。
オペレーターが不要に
Webやメールでの受注を促進することでも、人件費の削減が可能です。Webやメールでの受注はオペレーターが不要で、24時間いつでも注文を受けつけられます。マルチチャネル対応の受発注システムも多く、Webと店頭販売の連動を目指している企業での導入が進んでいます。
適正在庫で無駄のない在庫管理
受発注システムは在庫の確認もリアルタイムで行え、適正な在庫量の維持にも貢献します。これまでは担当者が数えていた在庫も、システムによって自動的にカウントできるため、在庫確認に要していた人員をより重要なポジションに回せるでしょう。
マルチチャネル：販路拡大
複数の受注チャネルに対応した受発注システムを導入することで、売上拡大にも活躍します。
マルチチャネルに対応した受発注システムであれば、コールセンターシステムやFAXサーバ、メールサーバと連携し、複数の窓口（店頭・Web・メール・電話・FAXなど）からの受注に対応可能です。従来、受注方法が増えることで手間が増えてしまうことを懸念していた企業でも、一元管理できるシステムがあれば安心して拡大できるでしょう。
また、Web対応の受発注システムの多くが、確認メールやサンクスメール配信機能を備えており、メルマガの配信も可能です。地域や性別などの属性、購入履歴から、お客様をピックアップして、新製品のお知らせやキャンペーンメールを配信できます。
納期の短縮：顧客満足度の向上
電話での受付やFAX、紙伝票からの転記作業がなくなるため、受注業務をスピードアップできます。さらに、在庫管理や出荷業務、メーカへの発注業務までを自動化することで、短納期化も可能です。
納品までのリードタイム短縮により、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。また、作業の進捗状況も把握できるため、お客様からの問い合わせに対しても、その場で回答できます。
もちろん、どのような機能を搭載しているかは製品によって異なります。まずは自社に必要な機能を洗い出し、製品を比較するところからはじめてみましょう。
受発注システムを利用して業務課題の解決を！
受発注システムは、業務の効率化やコストの削減を可能にするなど、企業の受発注業務の課題を解決へと導きます。
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