受発注業務における課題とは？システムの効果について徹底解説！

受発注業務によくある課題

受注・発注業務を行う中で、様々な課題が発生します。まずはどんな課題があるか、見ていきましょう。

受発注業務が煩雑になる

まず第一に、受発注業務が煩雑になってしまうという課題が挙げられます。以下の記事で紹介しているように、受注管理、発注管理ともに多くのタスクがあり、そのフローは複雑になりがちです。ただでさえ複雑なタスクを人の手で行うとなると、その仕事の分担や連携がさらに煩雑になってしまい、多くの企業が効率的な業務を構築できていません。

リソースの配置が最適でない

受発注業務が複雑になるとリソースの配置も難しくなります。特に、受注業務や発注業務を電話やFAXで行うとなると、それに対応する人員を確保する必要が出てきます。システムやWeb受発注のシステムがあれば、他の部門や業務にそのリソースを配置できるのにもかかわらず、多くの企業がリソース配置の最適化に苦戦しているのが現状です。

販売促進に手が回らない

リソースの配置に成功していない企業が次にぶつかるのが、販売促進にかけられる人員の不足です。受注してから納品するまでの業務に多くの人材を割いてしまっているため、販売促進業務を担当する人材が不足している企業も多数あります。

納品までのリードタイムが長引く

最後に、受注業務における受注から納品までのリードタイムが長引いてしまうという課題が挙げられます。受注管理には在庫管理や販売管理など関連する様々な業務が存在していますが、それぞれの間の情報共有や連携がスムーズでないと、納品までの時間が長くなってしまったり、在庫の不足が発生しまったりと、顧客企業に迷惑をかけてしまうことに繋がります。

ただ、これらの課題は、受発注システムを導入することで、全面的に解決できます。ここからは受発注システムによって実現することを紹介していきます。

リアルタイム処理：受発注業務の効率化

受発注システムのリアルタイム処理機能で受発注業務を効率化します。

受発注システムはこれらの一連の流れをリアルタイムで電子化し、商品とお金を一元管理できるようにします。手作業による伝票起票やシステムへの二重入力をなくし、大幅な効率化とスピードアップが可能となります。

従来防ぐことのできなかった、電話での勘違い、FAXの誤読、紙伝票からの転記ミスなども防止できます。

業務の自動化：コストの削減

業務の効率化は人件費削減の効果もあります。人手に頼っていた処理をシステム化することで、人員を削減できるとともに、人員の再配置が可能となり、コアコンピタンスに人材を集中することができます。

オペレーターが不要に

Webやメールでの受注を促進することでも、人件費の削減が可能となります。Webやメールでの受注はオペレータに依存することなく、24時間いつでも注文受付が可能になります。受発注システムでは、マルチチャネル対応の製品が多く、Webと店頭販売の連動を目指している企業での導入も進んでいます。

適正在庫で無駄のない在庫管理

また、受発注システムはリアルタイムに在庫を確認し、適正な在庫量の維持もできるようになります。これまでは担当者が数えていた在庫も、システムによって自動的にカウントできるため、その人員をより重要なポジションに回せるでしょう。

マルチチャネル：販路拡大

業務の効率化やコスト削減と並んで、売上の拡大もあらゆる企業に共通した課題です。この売上拡大にも、受発注システムは活躍します。

さまざまな受注方法への対応

受発注システムにはマルチチャネルに対応した製品もあり、コールセンターシステムやFAXサーバ、メールサーバと連携し、店頭、Web、メール、電話、FAXというように、複数の窓口からの受注に対応します。

たとえば、マルチチャネル対応はお客様との接点を増やし、売上拡大を期待できます。Web対応にすることで、お客様は24時間どこからでも注文できるようになります。業務の効率化によって得られた人材を販売スタッフに再配置することも可能です。

自動配信メールによるキャンペーン実施

また、Web対応の製品では、確認メールやサンクスメール配信機能を備えているので、これを利用して、メルマガの配信が可能となります。地域や性別などの属性、さらにこれまでの購入履歴から、お客様をピックアップして、新製品のお知らせやキャンペーンメールを配信できます。

納期の短縮：顧客満足度の向上

電話での受付やFAX、紙伝票からの転記作業がなくなるので、受注業務をスピードアップできます。さらに、在庫管理や出荷業務、メーカへの発注業務まで連続して自動化できるため、短納期化が可能となります。

納品までのリードタイム短縮により、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。また、一連のワークフローをシステム化しているため、作業の経過を把握でき、お客様からの問い合わせに対しても、お客様を待たせることなくその場で回答できます。

もちろん、どのような機能を搭載しているかは製品によって異なります。まずは自社に必要な機能を洗い出し、実際の製品を見て確認してみることをおすすめします。

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受発注システムを利用して業務課題の解決を！

受発注システムは、業務の効率化やコストの削減を可能にするなど、企業の受発注業務の課題を解決してくれます。

エクセルや台帳での管理は無料で行うことができますが、その分手間がかかってしまいます。一方、システム導入には費用はかかりますが、「費用対効果」は十分出すことができるはずです。競争力強化のためにも、受発注システムの導入を検討してみませんか。