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請求書5,000通の印刷・封入・投函をゼロへ。年1,200時間を削減

浄化槽・産業排水処理ユニットの製造販売を手がけるフジクリーン株式会社様では、全国30拠点で毎月4,000〜5,000通にのぼる請求書発行が大きな業務負荷となっていました。月末の残業常態化を改善するため、同社は『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。基幹システムとの連携や拠点ごとの移行を進め、請求書発行の電子化率60%超を実現しました。

導入担当者

この事例のポイント

01

月末の請求書発行に270時間を要していた

拠点で作業負荷が偏り、残業が常態化。紙の印刷や封入作業に多大な手間とコストが発生していました。

02

基幹システムとCSV連携ができ、運用に適合

削減時間と費用対効果が明確に算出できたことや、段階導入が可能で全国展開の負担が小さいのが決め手です

03

月100時間、年間で1,200時間の削減

請求書発行が5〜10分となり作業が大幅短縮。電子化率60%を達成し月末残業が目に見えて減少しました。

導入企業プロフィール

社名フジクリーン株式会社
業種メーカー/製造
部署区分経理・財務
従業員規模500名以上 750名未満
事業内容浄化槽・産業廃水処理ユニット・ブロワの製造販売、設計、施工、メンテナンス

導入前の課題

取引先は約3,000社、メンテナンス契約の3,000件を含めると、毎月4,000〜5,000通の請求書が発生します。各拠点で印刷から押印、封入、投函まで行う必要がありました。
東京支店だけでも1,000通。それ以外の拠点も100〜300通をこなし、全国合計で月270時間もの作業負荷がかかっていました。最大の課題は「月末の残業」です。

導入を決めた理由

もともと支払手形を早い段階で電子化しており、電子化のメリットを理解していました。他社と比較検討もしましたが、インフォマートが最も使いやすいと判断し、導入することにしました。
社内調査から、削減できる作業時間を「年間1500時間」、費用換算した効果を「約700万円」と試算しました。削減効果を明確に提示でき、稟議がスムーズに通ったことも決め手です。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

電子化率60%超。発行時間は5〜10分に、残業も大幅削減

これまで負担だった紙の印刷・封入・投函作業がなくなり、基幹システムからCSVを出力して取り込むだけで発行できるため、作業は5〜10分で終わります。
請求書の電子化率は全社平均で約60%、東京では8割にのぼります。月100時間、年間で1,200時間の削減です。月末の残業も明らかに減りました。

活用している主な機能・工夫点

基幹システムとの連携や拠点ごとの移行

売上管理は基幹システムで行い、最終の請求書発行だけ各拠点で実施していました。基幹システムからCSVを出力して取り込むだけで発行できます。
東京支店のような1,000件超の大規模拠点から始め、各支店を6グループに分けて段階的に展開し、今では全国で稼働しています。
取引先にはまず、ハガキを送ってメールアドレスを回収し、その後招待メールを送ることで移行を進めました。

営業所ごとに電子化率の目標を設定して取り組んだこと

経理の現場でも、ワークライフバランスへの意識から「電子化すれば残業が減る」という理解が浸透し、前向きに進めてもらえました。
各営業所が「電子化率の目標値」を設定し、自主的に取り組んでくれたのも大きかったです。目標を設定して取り組んだことが成果につながりました。
大阪支店では招待キャンペーンを積極的に活用した結果、電子化率が全拠点の中で1位となり、現場から非常に喜ばれました。

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