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紙と人手頼りの請求書発行業務を刷新。デジタルなら少人数でも効率的な発行が可能です。

愛知県名古屋市の医療機器専門商社、株式会社八神製作所様。規模の大小を問わず多くの医療現場に必要な医療機器や医療材料を届けています。医療機関へ発行する請求書は専用フォーマットを求められることも多く、膨大な作業コストが課題に。基幹システムの刷新を機に、請求書発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、少人数でも効率的な請求書の発行が可能になりました。

導入担当者

この事例のポイント

01

月8,000通の処理と作業コスト

全営業拠点の請求書発行を集約し、月8,000通の処理に追われ、繁忙期は他チームの応援が必要でした。

02

データ活用と法令対応

データtoデータのメリットを実感。法制度に対応し、法令改正時も任せられるのが決め手です。

03

別業務への注力と少ない人手での対応

作業時間に余裕が生まれ、与信管理等の別業務に注力可能に。在宅ワークなど少ない人手で対応できます。

導入企業プロフィール

社名株式会社八神製作所
業種卸売/小売/商社
部署区分経理・財務
従業員規模1,000名以上 5,000名未満
事業内容医療機器の販売、メンテナンス及びレンタル・介護用品・福祉用具の販売及びレンタル/住宅改修・健康関連製品、サービスの販売

導入前の課題

多くの病院では月末使用分を当月請求に含める必要があり、末日夜の使用分も急いで入力します。売掛側で印刷・発送しますが、末締め翌第一営業日の印刷は大量です。
ミス防止のため、ダブルチェックの徹底は欠かせません。売掛グループだけでは人手が足りず、第一営業日は、買掛グループから応援を得て対応していました。

導入を決めた理由

先行して導入していた買掛側の視点に立つと、紙ではなくデータがあるからこそ、業務が増えても支払業務を乗り越えられたという感覚がありました。
請求書のデータが活用できる点は、受け取るお得意先にもメリットがあるはずです。データそのものをやりとりすることは、弊社とお得意先、双方にとっての魅力になると考えました。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

作業時間に余裕が生まれ、与信管理等の別業務に注力できる

以前まではその日のうちに処理しきれず翌朝に持ち越していた業務も、定時内で完了するようになりました。買掛グループに頼んでいた応援も不要になっています。
これまでレターパックで送っていたものもデータで即時発行できるようになりました。郵便料金改定で値上がりしているので助かります。紙代や郵便代も大きく削減できました。

活用している主な機能・工夫点

基幹システムからの操作と通知書機能の利用

基幹システムからボタンひとつで操作でき、どれだけ件数が増えても紙の時のように白紙が混ざってないかといったチェックは不要です。少人数でも対応でき、在宅ワークでも発行業務が可能になりました。
つながっている関連会社に、納品書発行時に「通知書機能」を利用してもらうよう準備を進めています。原本として税法上保管が義務付けられているため、ペーパーレス化するのが目的です。
一部のお得意先にはオプション機能の「郵送代行サービス」を利用しています。導入にあたって基幹システムと連携できるよう改修などを行いましたが、相当コストを下げることができています。

データ活用による双方のメリットと専用帳票の作成

弊社で発行する請求書のデータが活用できる点は、受け取るお得意先にもメリットがあるはずです。データそのものをやりとりするDtoDは、双方にとっての魅力になると考えました。
独自のフォーマットや押印が定められている場合は、基幹システムから請求データを抽出して専用の帳票作成システムに連携させ、各お得意先のフォーマット要件に準拠した請求書を作成しています。
開業医のお得意先には、在宅レンタルの取引も多いので、そうしたところに通知書を使っていきたいと思っています。

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