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請求書・納品書の95%以上をデジタルで発行。年間600万円のコスト削減を実現

東京・上野に本社を置く、遊技場向けの総合専門商社、株式会社大平商会様。全国のパチンコホールに遊技機以外のあらゆる設備機器・部備品を販売し、月に約1,400通の請求書と3,000通あまりの納品書を発行しています。早くから『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書発行をペーパーレス化しており、新たに納品書の発行にも導入、95%以上をデジタル化。業務の効率化と標準化を実現しました。

導入担当者

この事例のポイント

01

発行業務の手間とコスト削減

請求書や納品書の発行にかかる時間とコストを削減し、担当者しか対応できない業務の属人化を改善します。

02

先手を打ったデジタル化で一元化

コストを削減し業務効率化を実現。請求書と同じプラットフォームで納品書も発行できるのが決め手です。

03

約80%の時間短縮とコスト削減

処理時間が約80%減、郵送コスト年間600万円を削減。通知書機能で納品書の電子化も実現しました。

導入企業プロフィール

社名株式会社大平商会
業種卸売/小売/商社
部署区分情報システム
従業員規模50名以上 100名未満
事業内容遊技場用部備品の製造販売・遊技場内装工事の請負・前各号に附帯する一切の業務

導入前の課題

月1,400通の請求書発行は3名が担い、最も発行数が多い末日は、請求書の封入作業だけで一日を費やす状態でした。手作業である以上、人的ミスのリスクはゼロではありませんでした。
請求書や納品書に独自の様式がある取引先が多く、お客様ごとに発行方法がバラバラでした。ベテランの担当者がそれぞれのやり方で対応しており、作業手順はマニュアル化できず、サポートしづらい状況でした。

導入を決めた理由

複数ある電子請求書サービスの中で大きかったのはコスト面です。営業担当と話し合いを重ねてコスト試算もし、使い続ければ費用対効果が得られると判断できたので、社長決裁を仰ぎました。
シミュレーションしてみると、電子化率が上がればイニシャルコストとランニングコストを合わせても、紙で請求書を発行する印刷代や切手代、人件費と比べ明らかに安くなります。

導入後の効果

※導入から6ヶ月の成果

処理時間が約80%減、年間600万円のコスト削減を実現

紙の時は3人がかりで終日発行作業を行っていましたが、今は1人で対応できています。年間870時間近くかかっていた作業時間が110時間足らずと、約80%削減できました。
納品書の発行にかかっていた約1,200時間が、120時間ほどと、90%短縮できています。金額にして年間約400万円、請求書と合わせて約600万円の削減効果です。

活用している主な機能・工夫点

請求書の発行と通知書機能による納品書のデジタル化

基幹システムから売上確定した請求データをCSVで出力し、アップロードして画面上で確認して発行するだけなので、30分もあれば対応完了です。標準化が実現してマニュアル整備もできました。
「通知書機能」を利用して納品書のデジタル化にも取り組んでいます。請求書と同じプラットフォーム上で納品書の通知ができるので、取引先との連携もスムーズです。
紙の納品書の時はある程度まとめてお送りしていましたが、今は売上が上がり次第日次で通知できます。早く数字がほしい取引先にも喜ばれていると思います。

取引先への丁寧な説明と、オプション機能の併用

デジタル化は、発行から即日受取が可能ですし、PDFやCSVのダウンロードもできます。取引先にとってもメリットがあることを説明しました。
「原則として、今後はデータで発行します」とご案内して、どうしても紙の請求書が必要という取引先にはオプション機能の「郵送代行サービス」を併用しました。
導入当初は戸惑いもありましたが、2カ月もすれば慣れてすんなりと移行できました。現在は請求書の約96%をデータで発行しており、郵送にかかる負担は一切ありません。

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