クラウド請求書システムの無料プランで対応できる範囲
クラウド請求書システムの無料プランは、請求書の作成や発行、簡易的な管理などの基本機能を試せる場合が多くあります。ただし製品によって無料で使える範囲は異なるため、自社の請求書発行数や業務フローに合うか事前に確認することが重要です。
請求書の作成・発行機能
無料プランでも、請求書のテンプレートを使って書類を作成し、PDFで出力できる機能は搭載されている場合が多くあります。取引先へメールで直接送付できる製品もあり、印刷や郵送の手間を減らせる可能性があります。
一方で、発行できる請求書の枚数や取引先の登録数に上限が設けられている場合があります。例えば月間の発行件数が数十件までに制限されているケースもあるため、自社の発行頻度に合うかを事前に確認しておくと安心です。また、複数の担当者で同時に入力作業を進める場合は、同時にログインできるアカウント数の制限も確認しておくとよいでしょう。あらかじめ確認しておけば、業務の途中で作業が止まる事態を避けやすくなります。
データの保存・管理機能
作成した請求書や取引先情報をクラウド上に保存し、過去の発行履歴を検索できる機能も無料プランで利用できる場合があります。複数の担当者で情報を共有しやすくなる点は、紙の請求書管理と比べた利点といえます。
ただし無料プランではデータの保存期間や保存件数に制限が設けられている場合があります。長期保存が必要な書類については、保存期間の条件を契約前に確認しておくことが大切です。契約を解約した場合にデータを書き出せるかどうかも、保存管理を検討するうえで見落としやすい点といえます。
無料プランを選ぶ際に確認しておきたいポイント
無料のクラウド請求書システムを選ぶ際は、機能の範囲だけでなく法対応の状況や操作のしやすさも確認しておくと、後から有料プランへ移行する際の判断がしやすくなります。ここでは主な確認ポイントを紹介します。
電子帳簿保存法やインボイス制度への対応状況
電子帳簿保存法は、電子的に授受した取引情報を一定の要件で保存することを求める法律です。無料プランでもインボイス制度に対応した適格請求書の形式で発行できる製品がありますが、対応範囲は製品によって異なります。
検索性の確保などの保存要件を満たす機能が有料プランのみで提供されている場合もあるため、自社が対応すべき保存要件を整理したうえで、無料プランの対応範囲を確認することが重要です。取引先が発行した請求書を受け取って保存する業務まで対応する必要があるかどうかも、あわせて整理しておくと確認漏れを防ぎやすくなります。
操作画面のわかりやすさ
クラウド請求書システムは、経理担当者だけでなく営業担当者など複数の従業員が操作する場合があります。無料プランのうちに実際の画面を触ってみることで、入力のしやすさや項目の見やすさを確認できます。
無料トライアル期間を設けている製品では、実際の業務データに近い内容を入力して操作感を試すことができます。契約前に複数の製品を比較し、自社の担当者が扱いやすいかどうかを確認しておくと安心です。
無料プランでできることとできないこと
無料プランは初期費用をかけずに導入できる一方、機能や利用範囲には一定の制約があります。ここでは無料プランで対応しやすい範囲と、対応が難しい場合がある範囲を整理します。
対応しやすい業務範囲
請求書の作成や発行、簡易的な取引先管理といった基本的な業務は、無料プランでも対応できる場合が多くあります。少人数の事業者や、請求書の発行件数が少ない企業にとっては、無料プランのみで運用できる可能性があります。
また、見積書や納品書など請求書以外の書類を作成できる機能を無料の範囲で提供している製品もあります。まずは無料プランで基本的な書類作成の流れを確認してみるとよいでしょう。
対応が難しい場合がある業務範囲
会計ソフトや販売管理システムとの連携、複数拠点でのアカウント管理、承認フローの設定などは、有料プランでのみ提供されている場合があります。取引先数や発行件数が増えると、無料プランの上限に達する可能性もあります。
連携機能が利用できない場合、請求データを手作業で会計ソフトへ入力し直す必要が生じることがあります。業務量が増えてきた段階で、対応範囲を改めて確認することが望ましいといえます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でWeb請求書・クラウド請求書ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
無料プランから有料プランへの切り替えを検討すべきタイミング
事業の拡大に伴って請求書の発行件数や取引先が増えると、無料プランの範囲では対応しきれなくなる場合があります。切り替えを検討する目安となる状況を整理します。
発行件数や取引先数が上限に近づいたとき
無料プランには月間の発行件数や登録できる取引先数に上限が設けられている場合が多くあります。上限に近づくと、月をまたいで発行作業を分散させるなどの調整が必要になることがあります。
こうした調整が業務の負担になってきた場合は、有料プランへの切り替えを検討する時期といえます。発行件数の推移を定期的に確認し、上限に達する前に比較検討を始めておくと、切り替え作業を余裕を持って進めやすくなります。
他システムとの連携が必要になったとき
会計ソフトや販売管理システムとのデータ連携が必要になった場合、無料プランでは対応できないことがあります。連携機能がないと、請求データの入力を手作業で行う必要が生じ、入力ミスにつながる可能性があります。
連携の要否は事業の成長段階によって変わります。将来的に連携が必要になりそうな場合は、あらかじめ有料プランの連携機能の範囲や対応できる会計ソフトの種類を確認しておくとよいでしょう。
無料のクラウド請求書システムを導入する際の注意点
無料プランを導入する際は、費用面だけでなくセキュリティやサポート体制についても確認しておくことが望ましいといえます。ここでは導入時に注意したい点を紹介します。
セキュリティ対策の確認
クラウド請求書システムでは取引先の名称や金額など機密性の高い情報を扱います。無料プランであっても、通信の暗号化やアクセス制限といった基本的なセキュリティ対策が講じられているかを確認することが重要です。
誤操作や第三者からの不正アクセスによって情報が外部に流出する可能性はゼロではありません。利用規約やセキュリティに関する説明を事前に確認し、自社の情報管理方針に合うかを検討しておくと安心です。担当者ごとに閲覧や編集の権限を分けられる機能があるかどうかも、情報管理の観点から確認しておきたいポイントです。
サポート体制の範囲
無料プランでは、電話やチャットでのサポートが有料プランに比べて限定されている場合があります。操作方法で不明な点が生じた際に、どのような手段で問い合わせができるかを事前に確認しておくと安心です。
ヘルプページやFAQが充実している製品であれば、サポート窓口を利用しなくても自己解決しやすくなります。導入前にサポートページの内容を確認し、問い合わせから回答までの目安の時間についても把握しておくことをおすすめします。
無料プランや無料トライアルを提供しているクラウド請求書システムの例
ここでは、無料プランやトライアルを用意しているクラウド請求書システムを紹介します。自社の発行件数や必要な機能に照らして比較する際の参考にしてください。
マネーフォワード クラウド請求書
- 請求書・見積書・納品書をテンプレートで作成
- 見積書→納品書→請求書→領収書の流れで書類をカンタン変換
- 郵送やメール送付が2ステップで完了
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウド請求書」は、請求書をはじめとする各種帳票の作成・発行に対応するクラウドサービスです。テンプレートを用いた書類作成やメール送付機能を備え、インボイス制度に対応した形式での発行にも対応しています。会計ソフトなど同社の他サービスと連携できる点も特徴で、経理業務全体を一つの環境でまとめて管理したい企業に向いています。1ヶ月間の無料トライアルも用意されており、実際の操作感を確認したうえで有料プランへの移行を検討できます。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、請求書の作成・発行・管理をクラウド上で行えるサービスです。テンプレートを使った書類作成やインボイス制度に対応した適格請求書の発行機能を備え、取引先ごとの発行履歴も管理できます。同社が提供する会計サービスと連携させることで、請求データの入力作業を省力化できる点も特徴です。無料プランでも請求書を発行できますが、一定の制限が設けられているため、事業規模の拡大に応じて有料プランへの切り替えを検討できます。
バクラク請求書発行
- 帳票の個別作成や複数帳票の一括作成も自由自在に簡単作成
- 帳票作成～保存まで、デジタルで一本化でき手間を軽減
- 帳票に合わせ柔軟に項目やレイアウトのカスタマイズが可能
株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書発行」は、請求書の作成から発行、送付までをクラウド上で完結できるサービスです。インボイス制度に対応した形式での発行に加え、承認フローの設定や取引先情報の管理機能を備えており、複数の担当者が関わる請求業務でも運用しやすい設計になっています。会計システムとのデータ連携にも対応しており、発行済み請求書の管理から入金確認までを一連の流れで進めやすい点が特徴です。
invox発行請求書
- 郵送でもメールでも、インボイス制度に対応した請求書を発行可能
- 請求書だけでなくさまざまな書類を自由なレイアウトで発行できる
- 月契約で業界最安水準、使った分だけのムダのない料金
株式会社invoxが提供する「invox発行請求書」は、請求書の作成・発行業務をクラウド上で効率化するサービスです。テンプレートを利用した書類作成やPDF出力、メールでの送付に対応し、インボイス制度で求められる適格請求書の形式にも対応しています。取引先情報や発行履歴をクラウド上で一元管理できるため、複数拠点や複数担当者での運用にも適しています。無料プランも用意されており、利用できる機能や条件を確認したうえで試すことができます。
Square請求書 （Square株式会社）
- 請求書・見積書を無制限作成でき、無料プランあり。
- 送信後1日以内の決済で迅速な回収を支援。
- インボイス・電帳法対応で請求〜会計を連携。
RAKUDA （株式会社SoLabo）
- 基本設定から簡単に印影を挿入可能。
- 取引先登録で、請求書・見積書・納品書に自動反映。
- 見積書から請求書・納品書へカンタン変換。
Web請求書・クラウド請求書の無料プランに関するFAQ
クラウド請求書システムの無料プランに関して、よく寄せられる質問をまとめました。導入検討の参考にしてください。
- Q1：無料プランはずっと無料で使い続けられますか？
- 製品によって条件は異なります。無料プランを恒久的に提供している製品もあれば、一定期間のみ無料で利用できるトライアル形式の製品もあるため、契約条件を事前に確認することが重要です。
- Q2：無料プランでもインボイス制度に対応できますか？
- 適格請求書の形式で発行できる無料プランもありますが、対応範囲は製品によって異なります。自社が発行する請求書の要件を整理したうえで、対応状況を確認することをおすすめします。
- Q3：無料プランから有料プランへの切り替えは簡単にできますか？
- 多くの製品では管理画面からプランを変更できますが、切り替えのタイミングによってはデータの移行作業が発生する場合があります。事前に切り替え手順を確認しておくと安心です。
まとめ
クラウド請求書システムの無料プランは、請求書の作成や発行など基本的な業務に活用できる場合が多くありますが、発行件数や連携機能には制限があります。自社の発行件数や将来的な拡張の必要性を踏まえ、無料プランと有料プランの対応範囲を比較したうえで導入を検討することが大切です。
