入退室管理における共連れ・不正入退室の課題
入退室管理を導入していても、共連れなどによって想定外の入退室が起こる場合があります。まずは不正入退室にまつわる課題を確認していきましょう。
共連れによる認証すり抜けの発生要因
共連れとは、認証した1人のあとに別の人がドアを通り抜けてしまう状態を指します。ドアの開放時間が長く設定されている場合や、混雑する時間帯に発生しやすい傾向があります。認証と入室を別の担当者が管理していないオフィスでは、発生に気づきにくいことも課題です。特に来客の多い受付付近では、社員以外の入室にも注意を払う必要があります。
対策としては、1人ずつしか通れないフラッパーゲートの設置や、入退室の記録と映像を照合できるカメラ連携の活用が挙げられます。共連れを完全に防ぐことは難しい場合もあるため、発生時に気づける仕組みとあわせて検討することが重要です。オフィスの出入口が複数ある場合は、すべての扉に同じ水準の対策を講じられているかも確認しましょう。
| 認証方式 | 共連れ対策の特徴 |
|---|---|
| ICカード＋フラッパーゲート | 1人ずつしか通過できず、共連れの発生を物理的に抑えやすくなります |
| 顔認証＋カメラ記録 | 入室者の映像を記録できるため、事後の確認や検知に活用しやすくなります |
退職者や委託先アカウントの権限残存
退職者や契約終了した委託先の認証情報が削除されずに残っていると、権限のない人物が入室できてしまうリスクがあります。特に複数拠点を運営する企業では、権限の削除作業が各拠点の担当者に委ねられ、対応にばらつきが出る場合があります。手作業での削除に頼っている場合、対応漏れが発生しやすくなります。
この課題への対応には、人事システムと連携して退職情報を自動反映させる仕組みや、定期的な権限の棚卸しが有効です。権限の付与・削除を記録し、誰がいつ変更したかを確認できるログ機能があると、管理の抜け漏れを把握しやすくなります。担当者の異動や退職があっても運用が滞らないよう、複数人で権限管理を確認できる体制にしておくことも重要です。
既存システムとの連携で生じる入退室管理の課題
入退室管理システムを勤怠管理やセキュリティシステムと連携させる際に、想定外のトラブルが発生することがあります。連携面で起こりやすい課題を確認していきましょう。
勤怠システムとのデータ反映の遅延
入退室記録を勤怠管理システムの打刻データとして活用する場合、システム間の連携方式によってはデータの反映に時間差が生じる場合があります。反映が遅れると、勤怠の集計作業に支障が出ることもあります。
連携エラーが発生した際にログで確認できるか、手動での再連携が可能かをあらかじめ確認しておくと安心です。連携先のシステムがアップデートされた際に、対応関係が崩れることもあるため、定期的な動作確認も欠かせません。反映エラーに気づかないまま給与計算まで進んでしまうと、修正の手間が増えるため、早期に異常を検知できる通知の仕組みも確認しておきたい項目です。
複数拠点間でのID管理の複雑さ
拠点ごとに異なる入退室管理システムを導入している場合、社員のIDや権限情報を一元管理できず、拠点間の異動時に設定変更の手間が増えることがあります。統一されていない環境では、設定ミスによる入室トラブルも起こりやすくなります。拠点ごとに管理者が異なると、設定ルールに差が生じ、セキュリティ水準が拠点によってばらつくおそれもあります。
複数拠点をまとめて管理できるクラウド型のシステムを導入すると、ID管理を一元化しやすくなる場合があります。導入時には、既存の入退室記録やICカードをそのまま引き継げるかも、あわせて確認しておきたい項目です。
認証方式の選定で直面する入退室管理の課題
ICカード、顔認証、指紋認証など、入退室管理の認証方式にはいくつかの種類があります。それぞれの方式で起こりやすい課題を、あらためて確認しておきましょう。
ICカードの紛失・貸し借りへの対応
ICカード方式は導入しやすい一方、カードの紛失や、社員同士でカードを貸し借りしてしまう課題が生じる場合があります。紛失時の再発行手続きが煩雑だと、対応が後回しになり、セキュリティリスクが残ったままになることもあります。来客や委託業者に一時的なカードを貸与している場合、返却漏れが起こることもあるため、貸出管理の仕組みも確認しておく必要があります。
対応策としては、紛失時に即座にカードを無効化できる仕組みや、生体認証との組み合わせによる二段階認証の導入が考えられます。カードの利用ルールを明文化し、貸し借りを禁止する社内周知もあわせて行うことが重要です。紛失に気づいた際にすぐ連絡できる窓口を明確にしておくと、無効化までの時間を短縮できます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で入退室管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
生体認証を導入する際に確認したい課題
顔認証や指紋認証などの生体認証は利便性が高い一方、精度や運用面での確認事項があります。導入前に押さえておきたいポイントを整理して紹介します。
認証精度が環境に左右される可能性
顔認証は照明条件やマスクの着用状況によって、認証精度が変わる場合があります。指紋認証も、手荒れや汗の状態によって読み取りにくくなることがあります。認証エラーが多発すると、かえって入退室に時間がかかってしまうこともあります。冬場に手が乾燥しやすい環境では、指紋認証の読み取りエラーが増える傾向も見られます。
導入前には、実際の利用環境に近い条件でデモを依頼し、認証精度を確認しておくと安心です。認証エラー時の代替手段（ICカードや暗証番号との併用など）を用意しておくことも、運用の安定につながります。
生体情報の管理と社員への説明
顔認証や指紋認証は、個人情報にあたる生体情報を扱うため、データの保管方法や利用目的について社員へ丁寧に説明する必要があります。同意を得ずに導入すると、社員から不安の声が上がる場合もあります。導入前の説明会やアンケートを通じて、目的や管理方法への理解を得ておくことが、円滑な運用につながります。
データを社内サーバーで管理するかクラウドで管理するかによって、セキュリティ対策の考え方が異なります。生体情報を画像として保存せず、数値化した特徴量のみを扱う仕組みかどうかも、確認しておきたい項目です。退職時に生体情報が確実に削除される運用になっているかも、あらかじめ確認しておくと安心です。
入退室管理の導入・運用コストに関する課題とは
入退室管理システムの導入や維持には、機器費用や運用の手間がかかります。コスト面で確認しておきたい観点をあらためて整理します。
初期費用と拠点数に応じた拡張性
ドアの数や拠点数が増えるほど、機器の設置費用がかさむ傾向があります。将来的な拠点拡大を見込んでいる場合は、あとから機器を追加しやすい構成かどうかを確認しておくことが重要です。既存のドアの形状によっては、追加工事が必要になるケースもあるため、見積もり段階で確認しておきましょう。
クラウド型のシステムであれば、初期費用を抑えつつ拠点追加にも対応しやすい場合があります。既存の建物設備との兼ね合いで、配線工事が必要になるケースもあるため、導入前の現地調査で確認しておきましょう。賃貸オフィスの場合は、原状回復の条件によって設置できる機器の範囲が制限されることもあります。
運用担当者の負担軽減
入退室記録の確認や権限管理を特定の担当者に任せきりにしていると、業務の属人化が進み、担当者不在時に対応できなくなるおそれがあります。管理画面の操作が複雑だと、担当者の負担がさらに増える場合もあります。緊急時に権限設定を変更できる担当者が1人しかいないと、対応の遅れにつながることもあります。
複数人で管理できる権限設定や、直感的に操作できる管理画面を備えた製品を選ぶことで、運用の負担を軽減しやすくなります。操作手順を文書化し、担当者間で引き継げる体制を整えておくことも大切です。管理画面をスマートフォンからも確認できる製品であれば、外出中や休日でも状況を把握しやすくなります。
入退室管理の課題を解決する製品を比較
入退室管理では、鍵の紛失や共連れ、権限管理の煩雑さといった課題が起こりやすく、システム選定時にはこれらをどう解消できるかが重要な判断材料になります。ここでは特徴の異なる入退室管理システムを紹介します。
Safie Entrance
- 顔認証による高セキュリティ・高速解錠を実現
- 〔拠点・ドア・人・時間〕、複雑な権限も、柔軟に一元管理可能
- Safieカメラ連携による、ログ×映像の確かな証跡管理
セーフィー株式会社が提供する「Safie Entrance」は、顔認証によってドアの解錠を行うクラウド型入退室管理システムです。ICカードなど物理的な鍵を使わずハンズフリーで本人確認ができ、専用ソフトのインストールなしにブラウザからユーザー登録や権限設定、入退室履歴の確認を行えます。クラウド録画サービス「Safie」の映像データと連携させることも可能です。
ALLIGATE（アリゲイト）
- いろいろな扉・既存システムからのリプレイスに対応
- 設置工事から24時間365日の保守窓口まで、一気通貫のサービス
- 社内ネットワークの構築不要で導入コストを軽減
株式会社アートが提供する「ALLIGATE（アリゲイト）」は、オフィスや倉庫、店舗など幅広い用途に対応するクラウド型の入退室管理システムです。電池式の錠から電気錠タイプまで製品ラインナップがあり、ICカードやスマートフォンアプリ、機種によっては顔認証やテンキーでも解錠できます。共連れ防止機能や複数拠点の一元管理にも対応しています。
セサモTRII （セコム株式会社）
- 最大50拠点の入退室をブラウザで集中管理。
- 共連れ防止や動線管理など多彩な出入管理機能。
- オンラインセキュリティ連動で防犯管理に拡張可能。
カギカン （Qrio株式会社）
- 国内80%以上のドアに対応
- 合カギの即時発行・削除に対応。
- ドアの開閉を検知し自動施錠
まとめ
入退室管理の課題は、共連れなどの不正入退室、既存システムとの連携、認証方式の精度、コストや運用体制など、幅広い観点から確認する必要があります。自社のオフィス環境や運用体制にあわせて、認証方式や連携範囲を比較検討しましょう。課題が複数重なっている場合は、影響の大きいものから優先的に対応することをおすすめします。複数の製品を比較する際は、資料請求を通じて具体的な機能や費用を確認していきましょう。
