適性検査をほかのシステムと連携させる目的
適性検査を単独で使う場合、応募者情報の登録や結果の転記を手作業で行う必要があります。連携によって何を実現したいのかを明確にしておくと、必要な連携先や方式を判断しやすくなります。連携の主な目的を2つ紹介します。
転記作業と入力ミスを減らす
連携の目的の一つは、同じ情報を複数のシステムに入力する手間を減らすことです。例えば、採用管理システムに登録した応募者を、適性検査にも手作業で登録しているとします。応募者が増える時期には、この作業だけで多くの時間を使う場合があります。
手作業での転記は、氏名の表記ゆれやメールアドレスの入力ミスが起こる原因にもなります。受検案内が届かないといったトラブルを減らすためにも、連携で自動化できる部分を洗い出しましょう。自動化後も、登録内容が正しく反映されているかを定期的に確認する運用は残しておくと安心です。
採用から入社後までデータをつなぐ
もう一つの目的は、採用時の検査結果を入社後の配置や育成に活かすことです。適性検査の結果が採用の段階で止まっていると、配属先の上司が新入社員の傾向を知る機会がありません。
人事システムやタレントマネジメントシステムに結果を引き継げれば、配属の検討や面談の準備に活用できます。また、入社後の評価と採用時の結果を照らし合わせることで、自社の選考基準を見直す材料にもなります。ただし、引き継ぐ範囲は本人に示した利用目的に沿って決めることが前提です。
採用管理システムや求人媒体、Web面接との連携
採用の段階では、求人媒体から応募を受け付け、採用管理システムで選考を管理し、Web面接ツールで面接を行うといった流れをとる企業もあります。それぞれのシステムと適性検査をつなぐ際に確認したい点を解説します。
採用管理システムとの連携で自動化できる範囲
採用管理システムとは、応募者の情報や選考の進み具合を一元管理するシステムで、ATSとも呼ばれます。適性検査と連携すると、応募者の登録や受検案内の送信、結果の取り込みを自動化できる場合があります。
ただし、どの処理を自動化できるかは、組み合わせる製品によって異なります。結果の取り込みでは、総合評価だけが反映されるのか、項目ごとの点数まで反映されるのかを確認しましょう。自社で使っている採用管理システムが連携先として公開されているかも、資料請求の段階で確認しておくとスムーズです。
求人媒体経由の応募者を受検につなげる方法
求人媒体と適性検査が直接連携していない場合でも、採用管理システムを経由してつなげる方法があります。求人媒体の応募者を採用管理システムに取り込み、そこから適性検査の受検案内を送る流れです。
媒体によっては、応募の受付画面から受検ページに案内できる場合もあります。一方で、複数の媒体を使っている場合は、媒体ごとに取り込みの方法が異なることがあります。どの媒体からの応募者を自動で受検につなげたいかを整理し、連携の経路を図にしておくと、抜け漏れを確認しやすくなります。
Web面接ツールと組み合わせて使う工夫
Web面接ツールと適性検査を組み合わせる場合、面接官が面接中に検査結果を確認できるかがポイントです。面接の画面と結果レポートを別々に開く必要があると、面接官の負担が増える可能性があります。
製品によっては、採用管理システム上で面接の予定と検査結果をまとめて表示できる場合があります。直接の連携がない場合でも、面接前に結果レポートを共有する手順を決めておけば運用できます。面接官がレポートを閲覧する権限の範囲も、あわせて設定しておきましょう。
タレントマネジメントシステムとの連携で確認すること
タレントマネジメントシステムとは、社員のスキルや経歴、評価などの情報を一元管理し、配置や育成に活かすシステムです。適性検査の結果を入社後も活用するには、この連携の方法を事前に確認しておく必要があります。
入社後に引き継ぐデータ項目の選定
タレントマネジメントシステムに引き継ぐデータは、目的に沿って必要な項目に絞りましょう。全項目の点数を引き継ぐと、閲覧する管理職が読み取りにくくなる場合があります。
例えば、配属の参考にするなら行動傾向の要約、育成の参考にするなら強みや注意点の項目といった形で、使い道に応じて選びます。項目の名前や点数の形式が、連携先のシステムでどのように表示されるかも確認しておきたい点です。引き継ぐ項目と閲覧できる人の範囲は、人事部門で文書にしておきましょう。
人事データとの照合と更新のタイミング
採用時の応募者データと入社後の社員データでは、管理に使う番号が異なる場合があります。連携の際に、同じ人物のデータを正しく結びつけられるかを確認しましょう。
また、入社後に適性検査を再度受けた場合、新しい結果で上書きされるのか、過去の結果も履歴として残るのかも確認したい点です。データを更新するタイミングが自動か手動かによって、運用の手間も変わります。連携の設定は、人事部門と情報システム部門が共同で確認すると抜け漏れを減らせます。
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適性検査のAPI連携とCSV出力の使い分け
適性検査とほかのシステムをつなぐ方法には、API連携とCSVファイルの出力と取り込みがあります。どちらが適しているかは、データをやり取りする頻度や、社内で開発を担える人がいるかによって変わります。それぞれの特徴を解説します。
API連携が向いているケース
API連携とは、システム同士が決められた手順で自動的にデータをやり取りする仕組みです。応募者が多く、受検案内の送信や結果の取り込みを頻繁に行う企業では、手作業を大きく減らせる可能性があります。
一方で、連携の設定や開発には専門的な知識が必要な場合があります。APIの仕様書が公開されているか、利用に追加費用がかかるか、開発を支援してもらえるかを確認しましょう。1日に呼び出せる回数に上限が設けられている場合もあるため、想定するデータ量を伝えて確認しておくと安心です。
CSV出力が向いているケース
CSV出力は、検査結果を表形式のファイルとして書き出し、ほかのシステムに取り込む方法です。データのやり取りが月に数回程度であれば、開発をせずに連携できる現実的な方法です。
CSV出力の使いやすさを比べる際は、出力できる項目を選べるか、項目の並び順を固定できるか、期間や部署で絞り込んで出力できるかを確認しましょう。取り込み先のシステムが求める形式にあわせやすいかどうかで、毎回の加工の手間が変わります。文字コードの指定ができるかも確認しておきたい点です。
2つの方法の違いは、次のように整理できます。
| 方法 | 向いているケース | 確認したい点 |
|---|---|---|
| API連携 | データのやり取りが頻繁で自動化したい | 仕様書の公開、追加費用、呼び出し回数の上限 |
| CSV出力 | やり取りが月に数回程度で開発を避けたい | 出力項目の選択、並び順の固定、文字コード |
連携を前提に適性検査を選ぶ際の進め方
連携性を重視して適性検査を選ぶ場合は、製品を比べる前に自社のシステム構成と必要なデータを整理しておくことが大切です。連携がうまくいかなかった場合の対応も、契約前に確認しておきましょう。進め方を2つの段階で紹介します。
連携先の一覧と必要なデータの整理
まずは、自社で使っている採用管理システムや人事システム、求人媒体、Web面接ツールを一覧にしましょう。それぞれについて、適性検査とどのデータをやり取りしたいかを書き出します。
一覧ができたら、候補の製品に対して、各連携先との連携実績や方式を問い合わせます。直接の連携がない場合でも、CSV出力で代わりに対応できるかを確認しておくと、選択肢を広げられます。一覧は情報システム部門とも共有し、既存のシステムの更新予定がないかも確認しておきましょう。
連携トラブル時の対応と責任範囲の確認
システム連携では、認証エラーによる同期の停止や、一部の項目の欠損、データの重複登録などが起こる場合があります。原因は、適性検査側と連携先側のどちらの設定や仕様変更にもありえます。
そのため、エラーが起きた際に、どちらのベンダーに問い合わせるのか、誰が原因を調べるのかを事前に確認しましょう。エラーを通知する機能や、連携の履歴を確認できる画面があるかも重要です。失敗した処理を手動で再実行できるかも確認しておくと、復旧までの時間を短くできます。
人事システムとのデータ活用を見据えた適性検査
採用管理システムやタレントマネジメントシステムとの連携、人材データとの掛け合わせを基準に選びました。検査結果を選考後にも活用したい企業に向けて製品を紹介します。
カオナビ適性検査
- 人材データ×性格データで、根拠ある適材適所を実現
- 応募者だけでなく従業員も受検。相性まで見える
- 結果を“活かす”ところまで。AIに相談できる
株式会社カオナビが提供する「カオナビ適性検査」は、応募者だけでなく従業員にも性格検査を実施できる適性検査です。人材データと性格データを掛け合わせて見られるため、採用時の結果を入社後の配置やマネジメントにもつなげられます。従業員も受検すれば上司や部署との相性まで確認でき、チーム編成の判断材料になるでしょう。結果を活かす場面ではAIに相談でき、職務適性診断や性格診断、モチベーション分析、レポート生成に対応しています。
Jobgram （グラム株式会社）
- ビッグファイブ理論に基づく、科学的信頼性の高い性格診断
- 候補者の入社後活躍可能性を85%予測した実績あり
- 採用担当者ゼロでも年間30名採用を実現
SPI3 （株式会社リクルートマネジメントソリューションズ）
- 年間18,100社、257万人が受検。多くの企業で採用されています。
- 企業規模や業種を問わず採用から配属まで幅広く活用可能
- Webテストやテストセンターなど受検形式が豊富
MiKiWaMe （株式会社HRRT）
- 弁護士監修でコンプライアンス遵守、安心して利用可能
- 数万件の実績があり、上場企業も利用中。
- 初期費用0円、1件2万円（税抜）の料金設定
まとめ
適性検査の連携性を比べる際は、転記作業の削減や入社後の活用といった目的を明確にし、連携先ごとに自動化できる範囲を確認することが大切です。データのやり取りが頻繁ならAPI連携、月に数回程度ならCSV出力が現実的な選択肢です。連携トラブル時の対応窓口や再実行の方法も契約前に確認しましょう。自社のシステム構成にあう製品を、資料請求で比較してみてください。
