ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- クラウド型：ピカパカ出張DX、Smart BTM、AI Travel、Concur Travel、ビズバンスJTB出張予約
- 承認の部分は自社のワークフローで管理する型：1Approval for kintone
- ■社内システムとの連携別
BTMをオンプレミスで運用するときの前提
BTMは、申請や承認の機能と、交通や宿泊の手配の機能で成り立っています。オンプレミスで考える際は、自社環境に置ける部分と、外部との連携が必要な部分を分けて整理しましょう。
手配の機能は外部サービスとの連携が前提
航空券、新幹線、宿泊施設の空き状況や料金は、旅行会社や予約システムが持つ情報です。BTMでこれらを検索して予約するには、外部のサービスとの接続が必要です。
自社のサーバーだけで手配まで完結することは難しいため、オンプレミスの場合も、外部への通信を許可する設定が必要になるケースがあります。社内のネットワークの方針と、あわせて確認しましょう。通信を許可する宛先の範囲は、情報システム部門と事前に相談しておくと安心です。
自社環境に置く範囲の考え方
自社環境に置く対象には、申請と承認の機能、出張規程の設定、出張の実績データなどが考えられます。手配の部分は外部のサービスを使い、社内のデータは自社で保管する構成もあります。
どこまでを自社に置けるかは、製品の構成によって異なります。提供会社に、システムの全体図を見せてもらい、データの流れを確認しましょう。どのデータが社内に残り、どのデータが外部に渡るかを図にすると、社内の説明にも使えます。
オンプレミス対応の有無の確かめ方
BTMの提供形態は、製品の紹介ページに記載されている場合があります。ただし、記載が簡潔なことも多く、オンプレミスの対応や条件は、提供会社へ直接問い合わせて確認するのが確実です。
問い合わせの際は、設置できる環境、必要なサーバーの条件、保守の範囲、更新の方法を、あわせて聞いておきましょう。制度や運賃の変更に伴う更新を、誰がいつ適用するかも確認しておくと安心です。
自社環境でBTMを動かす運用の負担
オンプレミスでは、システムの稼働を維持するための管理が必要です。出張管理は業務の基盤の一つであるため、止まったときの影響も考えて準備しましょう。
サーバーの用意と保守の担当
BTMを動かすサーバーの準備や、OSやデータベースの更新、セキュリティの修正の適用などが必要です。これらの作業を自社で行うか、外部事業者に委託するかを決めておきましょう。仮想環境やクラウド上のサーバーを使う場合も、構築と保守の役割分担を明確にすることが重要です。
担当者が一人に限られると、異動や退職で保守が止まるおそれがあります。複数人で対応できる体制と、手順書の整備が重要です。サーバーの保守は、出張管理の担当部門ではなく情報システム部門が担う場合もあるため、役割分担も決めておきましょう。
障害時の復旧とバックアップ
システムが止まると、出張者が予約や申請を行えなくなります。急な出張や、変更の手続きに影響が出るため、復旧にかかる時間の目標を決めておきましょう。
バックアップは、取得するだけでなく、実際に戻せるかの確認も必要です。保管する場所を本番のサーバーと分ける工夫も有効です。障害が起きた際に、予約済みの出張をどう確認するかの代替の手段も決めておきましょう。
外出先からの利用とネットワークの設計
出張者は、社外や海外から、スマートフォンやパソコンでBTMを使います。オンプレミスの場合、社外から安全にアクセスできる経路を確保する必要があります。
VPNなどを使う場合は、接続の方法が出張者の負担にならないかも重要です。海外のネットワークでも接続できるかを、事前に試して確かめておきましょう。接続できない場合に、電話などで手配を相談できる窓口があるかも確認が必要です。
出張者の個人情報をオンプレミスで守る
BTMには、出張者の氏名や予定、場合によっては旅券の情報などが集まります。自社でデータを管理する場合は、守る責任も自社に生じます。
BTMに蓄積される情報の種類
BTMには、社員の氏名、所属、出張の日程、行き先、宿泊先、決済に使うカードの情報などが蓄積されます。海外出張では、旅券の番号や有効期限を登録する場合もあります。
行き先や日程の情報は、不正に取得されると、出張者の安全にも関わります。取り扱いの範囲を決め、必要な人だけが見られるようにしましょう。旅券などの重要な情報は、見られる人をさらに絞る運用も検討できます。
アクセス権とログの管理
総務、経理、上長、出張者本人など、役割ごとに見られる情報を分ける設定が必要です。管理者の権限を持つ人が増えすぎないよう、範囲を絞ることも大切です。
誰がいつ情報を閲覧、変更したかのログが残る仕組みも確認します。ログを確認する担当と頻度を決めて、定期的に点検しましょう。退職や異動に伴う権限の見直しも、点検の項目に加えておきます。
自社保管のよい点と守る責任
データを自社に置く場合、社内の規程に沿って、保管場所やアクセスを自社で決められます。外部にデータを預けることに制限のある企業にとって、選択肢の一つです。
一方、データの保護については、自社が管理責任を負うため、保守を委託する場合も適切な管理が必要です。脆弱性への対応や、不正アクセスの監視を継続して行えるかを、導入前に確認することが重要です。社内に専門の担当者がいない場合は、保守の委託先も含めて検討しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で出張管理システム(BTM)の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
BTMと社内の既存システムをつなぐ
オンプレミスの強みの一つは、社内のシステムと近い環境で連携を作り込める点です。連携の対象と、その方法を整理しておきましょう。
人事マスタとの連携
社員の所属や役職、上長の情報は、人事のシステムが持つマスタです。BTMへ自動で反映できると、異動のたびに手作業で更新する負担を減らせます。
連携の方式には、ファイルでの受け渡しと、システム同士の直接の接続があります。更新の頻度と、連携が失敗したときの確認方法も決めておきましょう。連携が止まると、古い所属情報のまま承認が進むおそれがあるため、エラーの通知先も重要です。
経費精算システムや会計との連携
出張の実績を経費精算システムに引き継ぐと、精算時の入力の手間を減らせます。申請と精算の内容を照合できるため、確認の作業も軽くできます。
連携できる項目や形式は、製品によって異なります。自社で使う経費精算システムとの連携方法を、提供会社に確認しましょう。出張の予定と実績の差を精算でどう扱うかも、あわせて決めておくと運用がそろいます。
認証基盤とシングルサインオンの扱い
社内の認証の仕組みと連携し、ログインを共通化できるかも確認点です。出張者がBTM専用のパスワードを管理する負担を減らせます。
オンプレミスでは、社内の認証基盤との接続が行いやすい場合があります。ただし、社外からの利用を含めた設計になっているかを確かめておくことが重要です。シングルサインオンが使えない場合に、別の認証を使う手順も決めておきましょう。
クラウド型と自社設置型のどちらで進めるか
BTMの提供形態は、クラウド型と自社設置型のどちらにもそれぞれ特徴があります。自社の条件に照らして、判断の材料を整理しましょう。
自社設置を検討するのが向く条件
社内の規程で、データを外部に預けることが制限されている場合や、社内システムとの連携を細かく作り込みたい場合は、自社設置を検討する理由として挙げられます。
ただし、対応する製品が限られる場合があります。要件にあう製品が見つからなければ、クラウド型でのデータの扱いを、社内で見直す方法もあります。
クラウド型が向く条件
サーバーの運用を自社で担う余裕がない場合や、出張者が多様な場所から使う場合は、クラウド型が向きます。更新や障害の対応を提供会社が担うため、運用の負担を抑えられます。
データを預ける提供会社のセキュリティ体制は、確認が必要です。第三者の認証や、データの保管場所を確かめておきましょう。
導入前に整理しておく要件
提供形態を決める前に、データの扱いに関する社内の規程、運用できる人員、必要な連携を整理します。出張者の人数や、国内出張と海外出張の比率も判断材料です。
要件を書き出して複数の製品に同じ条件で問い合わせると、違いが見えやすくなります。比較の結果は、社内で共有して合意をとりましょう。
提供形態と連携先で比較する出張管理システム
オンプレミス対応を気にする読者に向けて、クラウド型を中心とした出張管理システムの特徴と連携先を一覧にまとめました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 1Approval for kintone | kintoneの承認後に航空券やホテルの購入を自動化。会社一括請求に対応 |
| ピカパカ出張DX | 立替精算をなくすクラウド型。シングルサインオンやオプション連携に対応 |
| Smart BTM | オペレーターが手配に対応。出張データの一元管理と立替精算の不要化 |
| AI Travel | 経費精算システムや会計ソフト、労務管理システムとの連携に対応 |
| Concur Travel | 出張手配から経費精算までをスマホアプリで完結できる |
| ビズバンスJTB出張予約 | 予約実績から出張精算書を自動作成。支払いは企業へ一括請求 |
社内システムとの連携から選ぶ出張管理システム
承認の仕組みを自社に残せる製品や、経費精算・人事・認証との連携が確認できる製品を紹介します。オンプレミスでの提供の有無は、資料請求の際に各社へ確認してください。
1Approval for kintone
- kintoneの承認後に購買を自動化
- 航空券・ホテル・新幹線を横断検索
- 会社一括請求で立替精算を削減
株式会社エイチが提供する「1Approval for kintone」は、kintoneの承認ワークフローと出張・購買手配をつなぐプラグインです。承認者が承認した後に、航空券やホテル、新幹線などの購入を自動化し、会社への一括請求にも対応します。承認の仕組みは自社で運用しているkintoneに置いたまま、手配と精算の部分を組み合わせたい場合の選択肢です。
ピカパカ出張DX
- 取扱いメニューが豊富。法人一括精算で立替精算を効率化します。
- 充実の外部サービス連携機能で今の運用を変えずに導入可能です。
- 使いやすいUIと簡単な操作。安心の手配スタッフサポートも対応。
株式会社ピカパカが提供する「ピカパカ出張DX」は、立替精算をなくすことを軸にしたクラウド型の出張管理サービスです。出張申請や承認、旅費上限の設定、社員管理といった管理機能があり、シングルサインオンやワンタイムパスワードにも対応しています。オプションで、ワークフローや人事労務、経費精算、会計システムとの外部連携を利用でき、社内システムとのつなぎ方を確認したい場合の候補です。
Smart BTM
- 出張手配の見える化とルール化で、経費を削減！
- 国際線約400社・国内線約13社のオンライン予約が可能
- 宿泊先は世界50万件以上ものオンライン予約が可能
株式会社IACEトラベルが提供する「Smart BTM」は、法人向けのクラウド出張手配システムです。自社の出張ルールや特例を把握したオペレーターが、チャットや電話での手配にも対応します。すべての出張データを一元管理して可視化でき、立替精算も不要です。自社環境への設置や保守を前提にせず、手配の実務を外部のオペレーターに任せたい場合の候補です。
AI Travel
- 出張者：AI Travelが最適プランを自動提案。最短5分で予約完了
- バックオフィス担当：旅費規程を自動チェック。確認するだけ
- 経営層：出張データをリアルタイム可視化。コストを一目で把握
株式会社トランスファーデータが提供する「AI Travel」は、出張の申請と承認から予約、精算までをまとめて扱うクラウド型のサービスです。楽楽精算やConcur Expenseなどの経費精算システム、freee会計やマネーフォワード クラウド会計といった会計ソフト、SmartHR労務管理との連携に対応しています。導入ミーティングや利用者向けの説明会も用意されており、既存システムとのつなぎ方から相談できる製品です。
Concur Travel （株式会社コンカー）
- アプリで出張手配・予約・変更・共有が可能
- レシート添付・自動送信で経費精算を簡素化
- 申請・プランニングで出張ポリシー遵守を徹底
ビズバンスJTB出張予約 （株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ）
- JTBだからできる国内・海外を問わない多様なチケット対応！
- ワークフローでより効率的な出張申請承認が可能！（オプション）
- 出張データを分析しコスト削減・効率化提案を受けられる！
まとめ
出張管理システム(BTM)のオンプレミス運用は、製品によって対応が異なり、手配の機能は外部サービスとの連携が前提です。サーバーの保守、データの保管、既存システムとの連携について、自社対応と外部委託の範囲を整理することが重要です。自社の条件にあう製品を探すために、資料請求で複数のBTMを比較してみましょう。
