ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■使い方の場面別
- 申請から予約までを同じシステム内で進められる：AI Travel、BORDER、BTOL、1Approval for kintone
- 出張規程に外れた予約を自動で止められる：AI Travel、Racco、ビジネストラベルサービス
- 経費精算まで引き継げる：AI Travel、ピカパカ出張DX
- ■導入時の支援別
BTMを使い始める前の初期設定
BTMを使うには、最初に自社の出張のルールをシステムへ登録します。この設定が、日々の予約や承認の動きを決めるため、時間をかけて整えることが重要です。
出張規程と宿泊費や交通費の上限の登録
出張規程にもとづいて、利用できる交通手段、宿泊費の上限、役職ごとの条件などを登録します。規程にあわない予約を警告したり、止めたりできる製品もあります。
規程が曖昧なままだと、システムの設定も決められません。登録の前に、社内の規程を見直して、例外の扱いも整理しておきましょう。例えば、急な出張や、上位の役職者に同行する場合の扱いを決めておくと、設定後の問い合わせを減らせます。
利用者と部署、承認ルートの設定
出張者となる社員の情報を登録し、所属する部署や上長を設定します。承認の流れは、部署や役職、出張の費用の大きさによって変えられる場合があります。
人事異動のたびに更新する作業が生じるため、人事のデータを取り込める機能があるかも確認しましょう。承認者が不在の場合の代理も、あわせて設定します。
連携の設定と試験的な運用
経費精算システムや、スケジュールの管理ツールと連携する場合は、この段階で設定します。連携できる項目や形式は、製品によって異なります。
本格的に使い始める前に、少人数で試験的に使い、設定の誤りがないかを確認しましょう。試験の結果を受けて、規程や承認ルートの設定を調整します。調整した内容は記録し、本格的な運用の開始前に、利用者へ知らせましょう。
出張者の使い方｜申請から予約まで
出張者がBTMで行う操作は、出張の申請、手段の検索、予約の三つが中心です。操作の流れを順に見ていきましょう。
出張の目的と日程を入力して申請する
出張者は、出張の目的、行き先、日程、概算の費用などを入力して申請します。入力の項目は、会社の運用にあわせて設定できる場合があります。取引先の訪問や研修など、出張の種類ごとに項目を変えられる製品もあります。
申請の内容は、承認者に通知されます。入力の漏れがあると、確認の往復が増えるため、必須の項目を設定しておくと運用がそろいます。出張の目的は、承認者が判断しやすいよう、具体的に書く運用が望ましいでしょう。
交通や宿泊を検索して予約する
承認の後、または申請とあわせて、交通手段と宿泊施設を検索し、予約を行います。出発の時刻や価格、規程の範囲内かどうかを見比べて選ぶ流れです。複数の経路を並べて比べられると、乗り換えの回数や所要時間も判断しやすくなります。
規程の上限を超える場合に、理由の入力を求める製品もあります。予約の内容は、後から変更や取消ができるかも確かめておきましょう。航空券や宿泊の変更には、条件や費用が定められているため、画面で確認できるかも大切です。
スマートフォンでの確認と変更
出張中は、スマートフォンで予約の内容を確認したり、変更を行ったりする場面があります。対応する画面や機能は、製品によって異なります。
電車の遅れなどで予定が変わったときに、すぐに変更できるかが便利さにつながります。変更の際に、承認が必要か、手数料がかかるかも確認しておきましょう。海外出張では、現地での手配の相談先が案内されるかも確認点です。
承認者と総務担当者の使い方
BTMでは、出張者だけでなく、承認者や総務の担当者も操作します。それぞれの役割で確認する内容と、画面の使い方を整理しましょう。
承認者が申請の内容を確認する
承認者は、通知を受けて、出張の目的、日程、費用が適切かを確認し、承認または差し戻しを行います。予約の内容や、規程との差も画面で確認できる場合があります。
不在時の承認の遅れを避けるため、代理の承認者を設定しておきましょう。承認の期限を決めておくと、出張の直前に慌てることを減らせます。承認の状況が一覧で確認できると、遅れている申請にも気づけます。
総務担当者が手配の状況を把握する
総務の担当者は、誰がいつどこへ出張しているかを一覧で確認できます。災害や事故があったときに、出張中の社員の所在を把握する手がかりにもなります。
手配の代行を行う場合は、出張者に代わって予約を入力する機能も使います。代行できる範囲と、権限の設定は製品によって異なります。代行した場合に、出張者本人へ通知されるかも、運用の透明性のために確認しておきましょう。
規程の外れや変更の履歴を点検する
規程を超えた予約や、変更や取消の履歴を、定期的に点検します。変更が続いている場合は、規程や運用を見直すきっかけとして活用できます。
出張の件数や費用を集計できる機能があれば、部署ごとの傾向も確認できます。集計の項目は、事前に必要なものを提供会社へ伝えておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で出張管理システム(BTM)の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
出張後の精算とデータの使い方
出張が終わった後も、BTMで行う作業があります。精算の手続きと、蓄積されたデータの活用を押さえておきましょう。
精算の手続きと経費精算システムへの引き継ぎ
出張後は、予約の実績を使って精算の手続きを進めます。経費精算システムと連携していれば、実績が自動で引き継がれ、入力の手間を減らせます。
連携がない場合は、予約の情報を出力して、手作業で転記します。転記の誤りを防ぐため、確認の手順を決めておきましょう。転記する担当と、確認する担当を分けると、誤りに気づきやすくなります。
領収書や証憑の扱い
出張の費用に関する領収書や証憑の扱いは、会社のルールと、法令の要件によって決まります。BTMで取得した予約の記録が、証憑として使えるかは、経理部門や税理士に確認しましょう。
電子データで保管する場合は、検索できる形で残すなどの要件があります。要件の詳細は、国税庁などの公式情報で確かめることが重要です。制度の改正で内容が変わる場合もあるため、定期的に確認しましょう。
出張データの集計と見直しへの活用
BTMに蓄積された出張のデータを、費用の確認や規程の見直しに使います。行き先別、部署別、手段別など、見たい切り口で集計できるかは、製品によって異なります。
データを見て、よく使われる経路や、費用が膨らむ傾向を把握できます。見直しの結果は、出張者へ共有し、次回の出張に生かしましょう。集計の結果をもとに規程を改める場合は、改定の理由もあわせて伝えると、理解が得られやすくなります。
BTMの使い方を社内に定着させる工夫
BTMは、導入しても、使われなければ効果が出ません。出張者や承認者が迷わず使える環境を整え、定着を支える運用をつくりましょう。
利用者向けの説明と問い合わせ窓口
操作の手順を、画面の画像つきの資料にまとめて共有します。説明会を開く、動画で説明するなど、社内の状況にあわせた方法を選びましょう。
操作に迷ったときの問い合わせ先を、社内に設けておきます。出張の機会が少ない社員ほど、操作を忘れやすいため、案内を見つけやすい場所に置くことが重要です。よくある質問は一覧にして、社内の掲示板などに載せておくと、問い合わせの負担を減らせます。新しく入社した社員にも、同じ資料を渡せるようにしておきましょう。
旅行会社での個別手配との併用ルール
導入の初期は、BTMを使わずに旅行会社へ直接手配する出張者が残る場合があります。どの出張をBTMで手配するか、例外をどう扱うかを決めておきましょう。
併用の期間が長引くと、出張の実績が分散して把握しにくくなります。移行の期限と、例外の条件を明示することが重要です。例外が続く場合は、その理由を調べ、システム側の設定で解決できないかも検討しましょう。
運用の定期的な見直し
利用の状況や、利用者からの要望を、定期的に確認します。使われていない機能や、設定の見直しが必要な規程がないかも点検しましょう。
運用の担当が一人に偏らないよう、手順書を整えておくことも大切です。提供会社の機能の更新も確認し、有用な機能があれば取り入れましょう。見直しの結果は議事録などに残し、次の担当者にも引き継げるようにしておきます。
操作の流れで確認する出張管理システム
申請から予約、承認、精算まで、使い方の場面ごとに特徴のある出張管理システムの特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| AI Travel | 申請・承認から予約まで1つのサービスで完結。規程の自動チェックも |
| ピカパカ出張DX | 申請・承認から旅費上限の設定、立替精算の削減までを管理画面で |
| Smart BTM | オンライン予約のほか、チャットや電話でもオペレーターに依頼できる |
| 1Approval for kintone | カートで選んだ手配内容を申請レコードへ自動反映 |
| BORDER | チャットで相談して手配。申請から承認、決済までをシステム内で完結 |
| BTOL | 申請承認フローと社内規定のチェックをシステム内で行える |
| ビジネストラベルサービス | 出張規定に沿った予約管理と、精算データの自動出力 |
| Racco | 予約制御機能で出張規程にあわせた内部統制を強化 |
使い方の場面別に見る出張管理システム
申請や予約の画面、規程のチェック、精算への引き継ぎ、導入時の支援といった使い方の観点から、製品を紹介します。
AI Travel
- 出張者：AI Travelが最適プランを自動提案。最短5分で予約完了
- バックオフィス担当：旅費規程を自動チェック。確認するだけ
- 経営層：出張データをリアルタイム可視化。コストを一目で把握
株式会社トランスファーデータが提供する「AI Travel」は、出張の事前申請と承認が1つのサービス内で完結するクラウド型の出張管理システムです。旅費規程を検索のロジックに反映して予約を制御し、バックオフィス担当者は規程のチェックを任せられます。導入ミーティングや利用者向けの説明会、利用開始後のサポートも用意されているため、社内への定着まで見据えて使い方を整えたい場合の候補です。
ピカパカ出張DX
- 取扱いメニューが豊富。法人一括精算で立替精算を効率化します。
- 充実の外部サービス連携機能で今の運用を変えずに導入可能です。
- 使いやすいUIと簡単な操作。安心の手配スタッフサポートも対応。
株式会社ピカパカが提供する「ピカパカ出張DX」は、旅行会社の手配のノウハウを活かしたクラウド型の出張管理サービスです。立替精算をなくす仕組みを備え、出張申請と承認、代理手配の申込、旅費の上限設定、申込・請求履歴の確認などを管理画面から行えます。国内のホテルは宿泊規定に沿った予約ができ、システムが稼働に乗るまでのサポートも用意されています。担当者の操作を整理しながら始めたい場合の選択肢です。
Smart BTM
- 出張手配の見える化とルール化で、経費を削減！
- 国際線約400社・国内線約13社のオンライン予約が可能
- 宿泊先は世界50万件以上ものオンライン予約が可能
株式会社IACEトラベルが提供する「Smart BTM」は、航空券や宿泊先をオンラインで予約できるクラウド型の出張手配システムです。自分で予約する方法に加えて、チャットや電話でオペレーターに依頼する方法も選べます。登録した社内規定や出張者の好みにあわせた予約ができ、出張中の予定変更も、チャットや電話1本で対応できます。操作に不慣れな出張者がいる場合の候補です。
1Approval for kintone
- kintoneの承認後に購買を自動化
- 航空券・ホテル・新幹線を横断検索
- 会社一括請求で立替精算を削減
株式会社エイチが提供する「1Approval for kintone」は、出張予約サイトで選んだ手配内容をkintoneの申請につなげるプラグインです。カートに入れた内容が申請のレコードに自動で反映されるため、申請時の転記や入力ミスを防げます。承認された後に購入が進み、会社への一括請求にも対応します。申請から承認、購買までをkintoneの画面で進めたい場合の選択肢です。
BORDER （ボーダー株式会社）
- チャット相談だけで最適な経路・宿泊施設の提案が受けられる！
- 社内規定やスケジュールを考慮した最安・最短経路を提案可能！
- 出張の申請から承認、手配、決済まですべてを完結！
BTOL （株式会社南海国際旅行）
- 24時間対応！スマホやタブレット一つで簡単に予約可能
- 現物チケット不要！チケットレスでスムーズな出張を実現
- 出張料金は会社に一括請求！立替払いをする必要なし
ビジネストラベルサービス （株式会社東京マスターズ）
- 規定逸脱を防ぐ出張規定準拠の予約管理
- 予約から精算データの自動出力まで一元化。手作業ミスを削減。
- 出張データの分析で経費を可視化し、コスト管理・改善が可能。
Racco （楽天グループ株式会社）
- 法人限定のシークレットプランあり
- 初期費用・月額利用料0円で導入可能
- 予約制御機能で出張規程に合わせた内部統制強化
まとめ
出張管理システム(BTM)の使い方は、初期設定、出張者の申請と予約、承認と手配の確認、精算とデータの活用の順に進みます。役割ごとの操作と運用ルールを整え、社内への説明を続けることが定着の近道です。自社の運用にあう製品を探すために、資料請求で複数のBTMを比較してみましょう。
