ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■データの活用目的別
- 出張費の集計と分析：AI Travel、Smart BTM、出張管理システム（BTM）、ビジネストラベルサービス、出張なび
- 出張者の安全確保と危機管理：Smart BTM、出張管理システム（BTM）
- 規程違反の検知と点検：AI Travel、Smart BTM、ビジネストラベルサービス
- ■データの受け渡し方法別
- CSVやExcelでデータを受け取れる：ビズバンスJTB出張予約
- APIで他システムとつなげる：AI Travel
- 経費精算システムと連携できる：AI Travel、ピカパカ出張DX
出張管理システム(BTM)に蓄積される出張データ
BTMのデータベースには、出張の流れに沿って、さまざまな種類のデータが蓄積されます。どのようなデータが残るのかを知ると、活用の可能性が見えてきます。
申請と承認の記録
出張の目的、日程、行き先、概算の費用、承認者と承認の日時などが、申請の記録として残ります。誰が何の目的で出張し、誰が承認したかをたどれる点が特徴です。
承認の履歴は、社内の監査や、規程の運用の確認にも使えます。記録の保存期間は製品によって異なるため、確認しておきましょう。承認の記録が残っていると、後から経緯を確認する際にも役立ちます。
予約と手配の記録
航空券や新幹線、宿泊施設の予約の内容、料金、予約の変更や取消の履歴が蓄積されます。手配した日時や、規程との差も記録される場合があります。
予約のデータは、実際の出張の費用を把握する土台です。ただし、記録される項目の範囲は、製品や手配先によって異なります。予約した内容と、実際に利用した内容に差が出る場合もあるため、どちらを基準にするかも決めておきましょう。
精算と実績の記録
出張後の精算のデータには、実際にかかった交通費、宿泊費、日当などが含まれる場合があります。申請時の概算と実績の差を比べられると、出張の計画の精度を確認できます。
精算を別の経費精算システムで行う場合は、BTM側に実績が残らないこともあります。どのデータがどこに残るかを、整理しておきましょう。分析に使いたいデータが分散していると、集計の作業が増えるため、導入前の確認が重要です。
データの質を左右するマスタの整備
BTMのデータは、元になるマスタの情報が正確でないと、集計も連携も正しく行えません。社員、規程、取引先などのマスタを、運用の仕組みとあわせて整えましょう。
社員と組織のマスタ管理
社員の氏名、所属、役職、上長などの情報は、承認の流れや集計の単位を決める基本のデータです。人事異動の反映が遅れると、承認者の誤りや、部署別の集計の誤りが起きます。
人事のシステムからデータを取り込める機能があるかを確認しましょう。手作業で更新する場合は、更新の担当者と頻度を決めておくことが重要です。異動の多い時期は、反映の漏れが出やすいため、確認の回数を増やすなどの工夫もできます。
出張規程と費用区分のマスタ
宿泊費の上限や、利用できる交通手段などの出張規程は、マスタとして登録されます。規程が改定されたときは、登録を更新しないと、古い基準のまま判定が行われます。
費用の区分や勘定科目の対応も、集計の精度に影響します。経理部門と相談して、区分の考え方をそろえておきましょう。区分が部署ごとにばらばらだと、全社の集計が難しくなります。
データの重複や欠けを防ぐ運用
同じ人物が二重に登録されたり、必須の項目が空のまま保存されたりすると、集計や連携の誤りの原因となるおそれがあります。入力の形式をそろえるルールも必要です。
定期的にデータを点検し、重複や欠けがないかを確認する担当を決めておきましょう。点検の結果は、運用の改善にも生かせます。担当者が替わっても点検を続けられるよう、手順を文書に残しておきましょう。
BTMに蓄積した出張データの分析と活用
蓄積されたデータを分析すると、出張の費用や規程の運用を、事実にもとづいて見直せます。どのような切り口で活用できるかを整理しましょう。
出張費の集計と傾向の把握
部署別、行き先別、交通手段別、期間別などで、出張費を集計できます。費用が増えている部署や、割高になりやすい時期を見つける手がかりとして使えます。
集計の切り口は、製品によって設定できる範囲が異なります。見たい切り口を、事前に整理して確認しましょう。画面で見られるだけか、ファイルとして出力して加工できるかも、運用の幅に影響します。
規程の運用状況の点検
規程を超えた予約の件数や、変更や取消の頻度を確認できると、規程が現場の実態にあっているかを判断できます。例外が続く場合は、規程の見直しも検討します。
データを根拠にすると、規程の改定の説明もしやすくなります。ただし、個人を責める目的での使い方は避け、運用の改善に生かしましょう。
緊急時に出張者の所在を探す使い方
出張の予約のデータから、誰がいつどこにいるかを把握できます。災害や事故が起きたときに、影響を受ける可能性のある出張者を探す手がかりとして使えます。
予約のデータだけでは、実際の所在までは分からない場合もあります。安否の確認の仕組みがあるかも、あわせて確認しておきましょう。海外出張では、現地の連絡先の登録を求める運用も考えられます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で出張管理システム(BTM)の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品の比較検討を進めましょう。
BTMの出張データを他システムへ渡す方法
BTMのデータは、他のシステムに引き渡して使う場面があります。データの受け渡しの方法と、注意点を整理しましょう。
ファイル出力とAPIの違い
データの受け渡しには、CSVなどのファイルで出力する方法と、API（システム同士をつなぐ仕組み）で直接つなぐ方法があります。ファイルは手軽ですが、手作業が残る場合があります。
APIは、自動で連携できる反面、設定や保守に専門的な知識が必要です。出力できる項目や形式は、製品によって異なります。どちらの方法を使うかは、社内で運用できる技術力と、連携の頻度で判断しましょう。
経費精算システムや会計システムへの引き渡し
出張の実績を経費精算システムに引き渡すと、入力の手間を減らせます。会計システムまで連携する場合は、勘定科目の対応づけも必要です。
引き渡す項目に不足や誤りがあると、後続の処理に影響します。連携の前に、項目の対応表を作り、試験的に確認しましょう。
連携の失敗を見つける仕組み
連携が止まったり、一部のデータが欠けたりしても、気づかないまま運用が続く場合があります。連携の結果を確認できる画面や、失敗の通知があるかを確かめましょう。
失敗した場合に、再実行できるかも重要です。未処理のデータを確認する手順を決めておくと、復旧が早まります。連携の状況を定期的に点検する担当も、決めておくと安心です。
出張データの保管と権限のルールづくり
出張のデータには、出張者の個人情報や行動の予定が含まれます。保管の期間、見られる人、削除の方法を、あらかじめ決めておきましょう。
保管期間と削除の考え方
データをどれだけの期間、保管するかは、社内の規程や、法令で定められた保存の要件によって決まります。経理に関わる記録は、税法上の保存期間が定められているため、経理部門に確認しましょう。
保管の期間を過ぎたデータの削除や、契約を終了するときのデータの扱いも、提供会社に確認が必要です。削除の依頼から実行までの期間や、削除の証明が得られるかも、確かめておくと安心です。
見られる範囲と操作の記録
出張者本人、承認者、総務、経理など、役割に応じて、見られるデータの範囲を分けます。同僚の行き先や日程は、必要な人だけが見られるようにすることが重要です。
誰がいつデータを閲覧、出力したかの記録が残るかも確認しましょう。大量のデータの出力は、事故の兆候となる場合もあります。通常と異なる操作を見つけたときの連絡の流れも、あらかじめ決めておきましょう。
データの保管場所とセキュリティの確認
クラウド型の場合、データは提供会社の環境に保管されます。保管される国や地域、暗号化の有無、バックアップの方法を、提供会社に確認しておきましょう。
社内の規程や取引先との契約で、保管場所に条件がある場合は、事前に確認が必要です。提供会社の第三者認証や、公開資料もあわせて確認しましょう。確認の内容は記録し、更新時にも見直せるようにしておきます。
出張データの活用で比較する管理システム
蓄積された出張データを、分析や点検、他システムへの受け渡しにどう使えるかがわかるよう、製品の特徴を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| AI Travel | 月ごとの費用内訳をグラフで把握。出張データをリアルタイムで可視化 |
| Smart BTM | すべての出張データを一元管理し、可視化と分析に生かせる |
| ピカパカ出張DX | 申込・請求履歴の確認や経費精算システムなどとのオプション連携に対応 |
| 出張管理システム（BTM） | 出張データを分析してコストを管理。海外出張者向けの危機管理にも対応 |
| ビジネストラベルサービス | 出張データを集約してレポート化し、経費の見える化を支援 |
| ビズバンスJTB出張予約 | 予約・実績・請求のデータをCSVでダウンロードできる |
| 出張なび | 申請から精算までを一元管理し、出張データを可視化 |
出張データの使いみちから選ぶ管理システム
出張費の集計、規程の点検、危機管理、他システムへの受け渡しなど、データの活用目的が確認できる製品を紹介します。
AI Travel
- 出張者：AI Travelが最適プランを自動提案。最短5分で予約完了
- バックオフィス担当：旅費規程を自動チェック。確認するだけ
- 経営層：出張データをリアルタイム可視化。コストを一目で把握
株式会社トランスファーデータが提供する「AI Travel」は、出張で生じるデータを経営層やバックオフィス担当者が確認しやすい形にするクラウド型のサービスです。出張データをリアルタイムで可視化し、月ごとの費用内訳をグラフで把握できます。旅費規程の自動チェックにも対応しています。API連携が可能で、経費精算システムや会計ソフトにデータを渡す運用を検討する場合の候補です。
Smart BTM
- 出張手配の見える化とルール化で、経費を削減！
- 国際線約400社・国内線約13社のオンライン予約が可能
- 宿泊先は世界50万件以上ものオンライン予約が可能
株式会社IACEトラベルが提供する「Smart BTM」は、すべての出張データを一元管理して、可視化と分析ができるクラウド型の出張手配システムです。手配の状況を見える化することで、規定にない予約を防ぎ、蓄積したデータをもとに規定の変更や購買の改善を提案できます。出張先で有事が発生した場合は、24時間体制でオペレーターが対応します。データを使った見直しを進めたい場合の選択肢です。
ピカパカ出張DX
- 取扱いメニューが豊富。法人一括精算で立替精算を効率化します。
- 充実の外部サービス連携機能で今の運用を変えずに導入可能です。
- 使いやすいUIと簡単な操作。安心の手配スタッフサポートも対応。
株式会社ピカパカが提供する「ピカパカ出張DX」は、申込から請求までの履歴を確認できるクラウド型の出張管理サービスです。立替精算をなくす仕組みを備え、旅費の上限設定や社員管理も管理画面で行えます。オプションで、経費精算や会計システム、人事労務システムとの外部連携を利用できます。蓄積したデータを経費精算の流れに引き継ぎたい場合の候補です。
出張管理システム（BTM） （株式会社エイチ・アイ・エス）
- 全出張データを分析しコストマネジメントを実施
- 高度な危機管理を海外出張者に提供。
- 自社開発システムで改修・提供可能
ビジネストラベルサービス （株式会社東京マスターズ）
- 規定逸脱を防ぐ出張規定準拠の予約管理
- 予約から精算データの自動出力まで一元化。手作業ミスを削減。
- 出張データの分析で経費を可視化し、コスト管理・改善が可能。
ビズバンスJTB出張予約 （株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ）
- JTBだからできる国内・海外を問わない多様なチケット対応！
- ワークフローでより効率的な出張申請承認が可能！（オプション）
- 出張データを分析しコスト削減・効率化提案を受けられる！
出張なび （株式会社日本旅行コーポレートソリューションズ）
- 出張申請・予約・精算を一元管理でき、利便性が高い。
- JRや航空券、宿泊などをワンストップで手配可能。
- 出張データの可視化で業務効率化を支援。
まとめ
出張管理システム(BTM)のデータベースには、申請、予約、精算の記録と、社員や規程のマスタが蓄積されます。マスタを正しく整え、集計や連携、保管と権限のルールまで決めると、出張費の見直しや緊急時の把握に生かせます。自社のデータ活用にあう製品を探すために、資料請求で複数のBTMを比較してみましょう。
