電子帳票システムアプリとは
電子帳票システムアプリとは、業務で使う帳票を電子データとして作成・配信・保存するためのシステムです。紙や表計算ソフト中心の帳票業務を見直し、経理や営業、情報システム部門の負担を減らしたい企業に向いています。
帳票を電子化して扱う仕組み
電子帳票システムアプリでは、基幹システムや販売管理システムのデータをもとに、請求書や納品書などを電子帳票として出力します。帳票のレイアウトを統一できるため、部門ごとの書式のばらつきを抑えやすくなります。
紙に印刷して送る運用から、メール配信やWeb配信へ移行したい場合にも役立つでしょう。
紙帳票との違い
紙帳票は、印刷や封入、郵送、ファイリングなどの作業が発生します。電子帳票システムアプリを使うと、これらの作業をシステム上で処理しやすくなります。
ただし、電子化すればすべての業務が自動化されるわけではありません。承認ルールや保存方法、取引先への送付方法を整理したうえで導入することが重要です。
電子帳簿保存法との関係
電子帳票を保存する場合は、電子帳簿保存法の要件も確認しましょう。国税庁では、税務関係帳簿書類のデータ保存や、電子取引データの保存方法について情報を公開しています。
電子帳票システムアプリを選ぶ際は、検索機能や改ざん防止、保存期間への対応を確認すると安心です。
電子帳票システムアプリでできること
電子帳票システムアプリは、帳票の作成だけでなく、配信や検索、保存、承認まで対応する製品があります。自社の帳票業務のどこに手間がかかっているかを整理すると、必要な機能を判断しやすくなります。
| 機能 | 主な内容 |
|---|---|
| 帳票作成 | 請求書や納品書などを決まった形式で出力します。 |
| 電子配信 | メールやWeb画面から取引先へ帳票を送付します。 |
| 検索と保存 | 日付や取引先名などで帳票を探し、電子保存します。 |
| 承認管理 | 発行前の確認や承認ルートをシステム上で管理します。 |
帳票を作成して出力する
販売管理システムや会計システムのデータを取り込み、決まったレイアウトで帳票を作成します。請求書や納品書、見積書、支払通知書などをまとめて出力できる製品もあります。
手入力を減らせるため、転記ミスや作成漏れの抑制につながります。
取引先へ電子配信する
作成した帳票を、メールやWeb上の専用画面から取引先へ配信できます。郵送作業を減らしたい企業や、月末月初に帳票発行が集中する企業に有用です。
送付履歴や開封状況を確認できる製品なら、取引先への再送や問い合わせ対応も進めやすくなります。
帳票を検索して保管する
電子帳票システムアプリでは、取引先名や日付、金額、帳票種別などで帳票を検索できます。紙のファイルを探す必要が減り、監査や問い合わせ時の確認作業を短縮しやすくなります。
保存ルールを統一すれば、部門ごとの管理ばらつきも抑えられます。
承認や権限を管理する
帳票の発行前に上長承認を入れたり、閲覧可能な帳票を担当者ごとに制限したりできます。金額や部門に応じて承認ルートを分けたい企業にも向いています。
操作履歴を残せる製品であれば、誰がいつ帳票を確認・修正・配信したかを追跡しやすくなります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「電子帳票システム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。
電子帳票システムアプリの利用場面
電子帳票システムアプリは、請求書発行だけでなく、社内帳票や取引先向け帳票の管理にも活用できます。紙の量や郵送費だけで判断せず、業務の流れ全体でどの作業を減らしたいかを考えましょう。
請求書発行を効率化したい場合
毎月多くの請求書を発行する企業では、作成や確認、送付、控えの保管に時間がかかります。電子帳票システムアプリを使うと、請求データから帳票を作成し、取引先へ配信する流れを整えやすくなります。
締め日に業務が集中する企業ほど、処理状況の可視化が役立つでしょう。
帳票の保管場所を減らしたい場合
紙の帳票を保管していると、ファイル棚や倉庫の管理が必要です。電子保存へ移行すれば、保管場所を見直しやすくなります。
過去帳票を探す場面でも、検索条件からすぐに確認できるため、経理や営業部門の問い合わせ対応を効率化しやすいでしょう。
複数拠点で帳票を共有したい場合
本社や支店、工場、店舗などで帳票を扱う企業では、拠点ごとに保存方法が分かれがちです。電子帳票システムアプリを使うと、帳票データを一元管理しやすくなります。
遠隔地の帳票も同じ画面で確認できるため、管理部門のチェック作業が標準化されます。
電子帳票システムアプリの比較ポイント
電子帳票システムアプリは、対応できる帳票や連携範囲、保存機能が製品ごとに異なります。料金だけで選ばず、現在の業務と将来の運用にあうかを確認することが大切です。
対象帳票に対応できるか
まず確認したいのは、自社で電子化したい帳票に対応できるかです。請求書中心の製品もあれば、納品書から支払通知書、給与明細、社内帳票まで扱える製品もあります。
帳票名だけでなく、作成・配信・保存のどこまで対応するかを確認しましょう。既存レイアウトを使いたい場合は、帳票設計の自由度も重要です。
既存システムと連携できるか
電子帳票システムアプリは、会計システムや販売管理システム、基幹システムとの連携が重要です。データ連携が弱いと、結局は手入力やファイル加工が残る可能性があります。
連携方法は、API連携やCSV取り込み、専用コネクタなど製品により異なります。自社のシステム環境にあう方法を確認してください。
配信方法が取引先にあうか
電子配信を進める場合は、取引先が受け取りやすい方法かを確認しましょう。メール添付やダウンロードURL、専用ポータルなど、製品によって配信方法は異なります。
取引先によっては、紙の郵送が残る場合もあるでしょう。電子配信と郵送代行を使い分けられると、段階的に移行しやすくなります。
保存要件を満たせるか
税務関係書類を電子保存する場合は、検索性や真実性の確保が求められます。タイムスタンプや訂正削除履歴、検索項目、アクセス権限などを確認しましょう。
電子帳簿保存法への対応範囲は製品ごとに異なります。自社の保存対象と照らしあわせ、必要に応じて税理士や社内の法務担当者にも確認すると安心です。
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▶請求書発行を効率化する電子帳票システムアプリ
ここからは、ITトレンドに掲載されている電子帳票システムを紹介します。まずは、請求書の作成や送付、発行後の管理に使いやすい製品です。請求データの取り込みや承認、送付履歴の管理に対応しているかを確認し、月末月初の経理業務を効率化できるか比較しましょう。
マネーフォワード クラウドインボイス
- 請求書や納品書、支払明細書などあらゆる帳票送付業務を自動化
- あらゆる帳票フォーマットに対応しているためスムーズに導入可能
- 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
株式会社マネーフォワードが提供する「マネーフォワード クラウドインボイス」は、請求書の発行や送付、受領関連業務を支援する電子帳票システムアプリです。クラウド上で請求業務を進めたい企業や、経理業務全体のデジタル化を検討する企業に向いています。会計や債務管理との連携も視野に入れたい場合に比較しやすい製品です。
freee請求書
- 主要機能を網羅しながら納得の低価格を実現
- 債権管理・入金消込・仕訳の自動作成まで対応
- 24.5万社に選ばれている、確かな信頼 ※
フリー株式会社が提供する「freee請求書」は、請求書や見積書などの作成、送付を支援する電子帳票システムアプリです。クラウド上で請求関連書類を管理し、経理や営業担当者の作業を効率化したい企業に向いています。請求書発行から入金確認までの流れを整理したい場合に比較候補となります。
バクラク請求書発行
- 帳票の個別作成や複数帳票の一括作成も自由自在に簡単作成
- 帳票作成～保存まで、デジタルで一本化でき手間を軽減
- 帳票に合わせ柔軟に項目やレイアウトのカスタマイズが可能
株式会社LayerXが提供する「バクラク請求書発行」は、請求書の作成から送付までを効率化したい企業向けの電子帳票システムアプリです。請求書発行の承認や送付状況を整理し、月末月初の作業負担を減らしたい場合に検討できます。請求業務の属人化を見直したい企業にも適しています。
▶取引先への帳票配信に強い電子帳票システムアプリ
次に、請求書や納品書などを取引先へ電子配信したい企業向けの製品を紹介します。メール送信やWeb配信、配信状況の確認に対応していれば、紙の郵送や個別送信の手間を減らしやすくなります。取引先が受け取りやすい方法かどうかも確認しましょう。
EdiGate/POST
- 購買業務に関わる手間・コストを大幅削減！！
- Web画面で納期の回答・照会、データの二次活用も可能！
- 操作がシンプルで簡単に電子化をスタートできる！
DAIKO XTECH株式会社が提供する「EdiGate/POST」は、帳票の電子配信を支援する電子帳票システムアプリです。請求書や納品書などを取引先へ送付する業務を見直したい企業に向いています。紙の郵送や個別メール送信にかかる手間を減らし、帳票配信の状況を管理したい場合に検討できます。
eCubenet 帳票配信サービス
- 送付手段を集約し郵送・FAX・メール・Webを自動配信
- ERP連携でPDF/CSVを取り込み宛先別の送付と未DL追跡を自動化
- 送信履歴を一元管理し監査対応や再送を迅速化
株式会社オージス総研が提供する「eCubenet 帳票配信サービス」は、取引先向け帳票の配信を支援するサービスです。帳票の送付作業を標準化し、配信状況を確認しながら運用したい企業に向いています。既存の帳票データを活用し、段階的に電子配信へ移行したい場合に比較しやすい製品です。
▶帳票基盤を整備する電子帳票システムアプリ
続いて、基幹システムや業務システムから出力する帳票をまとめて管理したい企業向けの製品を紹介します。帳票設計の自由度や大量出力への対応、既存システムとの連携性を確認し、全社的な帳票運用を整えられるか比較しましょう。
SVF
- 累積導入38,000社以上、国内シェアNo.1の帳票ソフトウェア
- 様々な上位システムと連携、社内に散在する帳票システムの統一化
- オンプレミス・クラウド対応・電子帳簿保存法も対応
ウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供する「SVF」は、業務システムからの帳票出力を支援する帳票基盤製品です。請求書や納品書、各種管理帳票などを安定して出力したい企業に向いています。既存システムの帳票出力を見直し、レイアウトや出力形式を統一したい場合に比較しやすい製品です。
電子帳票基盤システム Paples
- 電子帳簿保存法の4区分に活用でき、システム対応実績も多数あり
- 帳票の取込から電子保存・配信までをワンパッケージで一元管理
- 各種業務システム連携し多彩なソリューションで帳票運用を効率化
日鉄日立システムソリューションズ株式会社が提供する「電子帳票基盤システム Paples」は、帳票の作成・保存・活用を支援する電子帳票システムです。多くの帳票を部門横断で管理したい企業や、基幹システムから出力される帳票を一元管理したい企業に向いています。帳票基盤を整備したい場合に検討できます。
PaplesReports(パピレスレポーツ)
- 様々なレイアウトの帳票を簡単にノンプログラミングで作成可能
- 印刷・PDF・Excelの帳票出力、WebAPI連携もワンパッケージで
- 帳票開発を効率化、インボイス制度に対応、OEM提供も可能
日鉄日立システムソリューションズ株式会社が提供する「PaplesReports(パピレスレポーツ)」は、帳票出力やレポート作成を支援する電子帳票システムアプリです。業務システムから出力する帳票を整備し、帳票作成や配布の流れを見直したい企業に向いています。既存システムとあわせた帳票運用を検討する場合に有用です。
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電子帳票システムのアプリ利用に関するFAQ
電子帳票システムアプリを検討する際は、導入効果だけでなく、取引先対応や既存システム連携も気になるところです。ここでは、比較検討時によくある疑問を整理します。
- Q１：電子帳票システムアプリはスマートフォンでも使えますか？
- 製品によって対応範囲は異なります。承認や閲覧をスマートフォンで行える製品もありますが、帳票設計や大量処理はパソコン利用を前提とする場合があります。外出先での承認を重視するなら、モバイル対応の範囲を確認しましょう。
- Q２：紙の帳票をすぐに廃止できますか？
- 取引先の受け取り方法や社内規程によっては、紙の帳票が残る場合があります。最初から全面移行を目指すより、請求書や納品書など対象を絞って始めると運用しやすくなります。郵送代行に対応する製品も比較候補です。
- Q３：電子帳簿保存法に対応できますか？
- 対応できる機能や対象書類は製品ごとに異なります。検索機能や訂正削除履歴、タイムスタンプ、権限管理などを確認しましょう。法令対応は社内ルールにも関係するため、税理士や経理責任者と確認しながら進めることが大切です。
- Q４：導入前に準備することはありますか？
- 対象帳票や発行件数、承認ルート、配信方法、保存期間を整理しましょう。既存システムから出力しているデータ形式も確認が必要です。事前に業務フローを可視化しておくと、製品比較やベンダーへの相談が進めやすくなります。
- Q５：小規模企業でも導入できますか？
- 小規模企業でも導入可能です。請求書発行や帳票保存など、特定業務に絞って使えるクラウド型製品もあります。最初は必要機能を絞り、利用人数や帳票件数にあう料金体系かを確認すると選びやすくなります。
まとめ
電子帳票システムアプリは、帳票の作成や配信、保存、承認を効率化し、紙中心の業務を見直すための仕組みです。製品を選ぶ際は、対象帳票や既存システム連携、配信方法、保存要件を確認しましょう。自社にあう製品を比較したい方は、ITトレンドの一括資料請求を活用してください。
