メール共有システムの特徴とメリット
メール共有システムとは、1つのメールアドレスを複数人で共有するための専用システムです。メールによる問い合わせを受けつける企業が増えていますが、対応する社員の負担は増加しています。メール共有システムで窓口を一元化できれば、業務効率改善につながるでしょう。
メール共有システム導入によって得られるメリットは、以下のとおりです。
- ●対応漏れや二重対応を防ぐ
- ●作業の属人化を防ぐ
- ●複数のチャネルからの問い合わせも一元管理できる
メール共有システムの特徴やメリットについては、以下の記事にて詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。
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2023.09.08
メール共有システムとは?メリット・デメリットを徹底解説
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無料メール共有システムの注意点3つ
メール共有システムには、大きく分けて「有料版」と「無料版」の2種類があります。コストが気になる場合に魅力的なのは、やはり「無料版」でしょう。ただし、利用できる期間や機能に制限があるケースも多いため、事前確認のうえで利用を検討してください。
ほかにも、無料版システムには有料版にはない注意点があります。3つのポイントを具体的に解説するので、導入前に確認しておきましょう。
制限内容を確認する
一部機能を制限した「フリープラン」として、サービスを提供している無料メール共有ソフトがあります。こちらのタイプで目立つのは、登録できるユーザー数や送信権限を持つ人の数に上限が設定されているケースです。
メール共有できる人数や、返信できる人に制限があると、システム導入のメリットを実感できないケースが見られます。業務内容や希望する条件によっては、実用に向かない可能性もあります。制限内容や、自社の業務にどういった影響が出るのか、事前に確認しておきましょう。
サポート内容を確認する
有料版と無料版で違いが出やすいのが、サポート内容です。有料版では当たり前のように利用できるサポート対応も、無料版には用意されていない可能性があります。利用前に、いざというときにどのようなサポートを受けられるのか、チェックしておきましょう。
無料版では利用できないケースも多いのが、「電話や訪問による有人サポート対応」です。Q&Aサイトやチャットでの簡易サポートの利用はできても、人の手による援助体制は用意されていない可能性があり、いざというときには、自分たちで対応し解決する必要があります。
はじめてメール共有システムを導入する場合、「運用に自信がない」というケースも多く見られます。どういったサポートがあると安心なのか、そのサポートを無料で利用できるのか、確認しましょう。
無料トライアルは有料移行後のコストを確認する
「無料トライアル」では、メール共有システムを期間限定で無料使用できます。「フリープラン」とは違って、有料版と同じ機能を使用可能です。
ただし、あくまでも「有料版への移行を前提としたお試し利用」です。永続的に無料で利用できるわけではないという点に注意してください。無料トライアル終了後、有料になったあとでもコストや機能に問題がないか、事前確認のうえで使用するのがおすすめです。
無料メール共有システムでできる範囲と活用方法
メール共有システムを無料で使いつづけたいなら、期間に制限のない無料プランを検討しましょう。ただし、さまざまな制限があるため、誰にでも向いているわけではありません。まずは自身の利用環境が、無料版で対応できる範囲で十分なのか確認しましょう。
- ●必要最低限の機能のみ使いたい
- ●共有する人数が少ない(将来的に増える可能性が低い)
- ●トラブル発生時に対応できるスタッフが在籍している
これらの条件すべてに当てはまる場合、無料版のメール共有システムでも対応できる可能性があります。将来的な変化も考慮すると、条件すべてをクリアできる企業は意外に少ないでしょう。無料版では不十分だと予想される場合、最初から有料版を検討するのがおすすめです。
無料版ではできない対応とは
無料版のメール共有システムなら、コストはほとんどかかりません。有料版にはない、非常に大きなメリットだといえるでしょう。一方で、活用方法について考えた場合、有料版よりもかなり制限を受けてしまいます。
無料プランで登録できるユーザー数が限られている場合、メール関連業務が一部社員に集中してしまいます。業務効率化のためのシステム導入であっても、機能を十分に活かせない可能性も高いでしょう。
また送信人数が制限されれば、メール集中時に遅延が発生するケースも見られます。問い合わせメールへの対応が遅れれば、会社全体への信用を損ねてしまう恐れがあります。
無料プランは「お試し」がおすすめ
メール共有システムの無料プランは、「お試し」感覚で導入するのがおすすめです。無料版では対応できないシーンも決して少なくありません。業務効率改善のためには、必要機能を搭載した有料プランを使うほうが有利です。
無料プランで各種機能の使用感や操作性を確認したのちに、有料プランへの移行を検討してみてください。有料版への移行を前提に無料プランを利用するなら、契約前の詳細確認は必須です。まずは資料請求をして、システムに関する情報を収集しましょう。
無料でスタートできるメール共有システム
無料版が利用できるメール共有システムには、さまざまな種類があります。自社のニーズにあった製品を見つけるためには、コスト以外のポイントにも注目しましょう。無料でスタートできるシステムのなかでも、おすすめ7つを紹介します。
《メールディーラー》のPOINT
- 共有メールアドレス宛のメールをチームで効率的に管理
- 要対応メールがすぐわかる!対応状況ごとに表示される見やすいUI
- 選ばれ続けて14年連続売上シェアNo.1※!8,000社を超える導入実績
《メールワイズ》のPOINT
- 1ユーザー月額500円(税抜)、2ユーザーからご利用可能
- 業界や業種を問わず、約13,000社以上の導入実績
- チームでのメール共有に必要な汎用的な機能を網羅
Zoho Desk
「Zoho Desk」は、営業やカスタマーサポートへの問い合わせ対応を効率化できるヘルプデスクツールです。問い合わせを「見える化」することにより、情報共有しやすい環境を整備し、業務の効率化を可能にします。メール以外の問い合わせ窓口に寄せられた情報も一元管理でき、対応漏れを予防。品質向上に役立つ機能を利用できるのも魅力です。
Zendesk for service
「Zendesk for service」は顧客一人ひとりにあわせたサポートを提供できるカスタマーサービスツールです。問い合わせメールに対して、チケット管理や転送機能、自動割り当て機能で効率化を実現します。顧客の悩みを瞬時に解決する環境作りができ、ニーズにあわせて拡張可能な点も評価されています。
yaritori
「yaritori」はクラウド型のメール共有システムです。複数メールの一元管理が可能で、対応状況を可視化。「使いやすさ」にこだわったシステムで、対応漏れを予防できます。メールごとにチャットで情報共有できる機能があるため、対応方針や担当者決めといった対応も簡単です。転送や口頭確認の必要がなく、業務効率を改善できます。
mi-Mail
「誰でも使えるメール共有システム」をコンセプトに、高機能かつ簡単操作を実現している「mi-Mail」。直感的に操作できるため、はじめてでも安心です。専用アプリのインストールは不要で、普段使っているWebブラウザ上で使用できます。1,000万件という業界最大クラスの保存容量を備え、高度な処理能力で業務をサポートしてくれるでしょう。
Grp Mail
「Grp Mail」は、グループでのメール共有に特化した専用システムです。18年間のサービス提供実績があり、サポートも充実しているため、安心して導入できます。送信メールも受信メールと同じ一覧に、時系列で表示可能です。過去のやりとりを確認したいときでも、余計な手間は発生しません。メールの種類別にタグ付けが可能で、管理も容易です。
メール共有システムは自社にあったものを選択しよう
無料のメール共有システムは、コスト面で非常に魅力的です。しかし、実際に導入しようとすると、さまざまな制限を受ける可能性があります。
自社にあったシステムを導入するためには、まずは有料版も含めて比較検討するのがおすすめです。情報収集のためにも、資料請求してみましょう。