無料メール共有システムとは
メール共有システムとは、１つのメールアドレスを複数人で共有するための専用システムです。メール共有システムを活用すれば、複数のチャネルからの問い合わせを一元化できるほか、対応漏れや二重対応を防げます。
メール共有システムのなかには、初期費用や月額費用が無料で利用できるタイプがあります。コストがかからないため、予算が限られている中小企業やスタートアップ企業にとって導入しやすいでしょう。基本的な機能に限定されますが、小規模チームや個人での利用においては、無料のメール共有システムで十分な場合もあります。
メール共有システムの特徴やメリットについては、以下の記事にて詳しく紹介しています。あわせてご覧ください。
無料メール共有システムの選び方
無料版のメール共有システムでは、利用できる期間や機能に制限があるケースも多いため、製品選定の段階で事前確認が必要です。選び方のポイントを具体的に解説するので、確認しておきましょう。
登録可能なユーザー数
無料のメール共有システムのなかには、登録ユーザー数に制限を設けている場合があります。さらに、送信権限をもつユーザー数にも上限が設定されている場合があり、登録メンバー全員が返信対応できるとは限りません。ユーザー数も５名前後と小規模チーム向けに設定されていることが多いため、利用予定の人数をカバーできるかどうかをチェックしておきましょう。
サポート内容の充実度
無料のメール共有システムでは、十分なサポートが用意されていない可能性があります。製品によっては、Q&Aサイトやチャットでの簡易サポートは利用できても、電話や訪問による有人サポートなどは受けられない場合があります。はじめて導入する場合や、専門知識を有するメンバーが在籍していない場合は、導入前にどのようなサポートが提供されているのか内容を確認しておきましょう。
無料トライアルから有料移行した場合のコスト
有料のメール共有システムのなかには、一定期間無料で操作性を試せるトライアルを提供している場合があります。これは、有料版への移行を前提としたお試し利用であり、永続的に無料で利用できるわけではありません。無料期間の終了後、有料プランに移行した後でも、コストや機能に問題がないか事前確認のうえで使用しましょう。
無料で利用できるメール共有システムを比較
無料で利用できるメール共有システムには、さまざまな種類があります。自社のニーズにあった製品を見つけるためには、十分な製品比較が必要です。ここからは、無料プランや無料トライアルを提供しているメール共有システムを紹介します。
《メールディーラー》のPOINT
- メールの対応状況を見える化し、返信漏れを防止
- メール・電話・チャットなどの問い合わせを一元管理
- 導入実績8,000社以上！専任スタッフが最適な運用を提案
メールの対応状況を可視化し、見落としや返信漏れ防止におすすめのメール共有システムです。現在利用中のメールアドレスやメールサーバを変更せずに、Webメーラーとして利用可能です。無料トライアルでは、実際の画面で試せるほか、トライアル中に登録したデータや設定は、有料版へ移行する場合に原則そのまま引き継げます。
《Re:lation》のPOINT
- 一画面で複数チャネルのお問い合わせを対応・管理できる
- さまざまなツールと連携で、問い合わせ対応業務の効率化を実現
- 対応状況を自動で可視化
メール・電話・チャットなど複数の窓口の問い合わせを、一画面上で管理できるサービスです。またCTIやEC向けサービスのほか、CRM・SFA、シングルサインオンなどさまざまなツールとの連携性にも優れています。なお無料プランの登録ユーザー数は３名、送信権限ユーザー数は１名です。
《yaritori》のPOINT
- メールの対応状況を可視化！漏れや二重対応のない対応を実現！
- メールごとにチャットで情報共有や相談が可能！
- 顧客ごとに自動でテンプレートを利用したメールを作成！
複数メールの一元管理が可能で、対応状況を可視化できるクラウド型のメール共有システムです。メールごとにチャットで情報共有できる機能があるため、対応方針や担当者決めも行いやすいでしょう。転送や口頭確認の必要がなく、業務効率を改善できます。無料トライアルは７日間ですが、有料プラン移行後も１ユーザー1,980円～とリーズナブルな料金も魅力です。
Zoho Desk
「Zoho Desk」は、営業やカスタマーサポートへの問い合わせ対応を効率化できるヘルプデスクツールです。問い合わせを見える化することにより、情報共有しやすい環境を整備し、業務を効率化します。メール以外の問い合わせ窓口に寄せられた情報も一元管理でき、対応漏れを予防します。無料プランが提供されているほか、無料トライアルは15日間となっています。
Zendesk for service
「Zendesk for service」は、顧客一人ひとりにあわせたサポートを提供できるカスタマーサービスツールです。問い合わせメールに対して、チケット管理や転送機能、自動割り当て機能で業務効率化を実現します。顧客の悩みを瞬時に解決する環境作りができ、ニーズにあわせて拡張可能な点も評価されています。無料トライアルを利用可能です。
mi-Mail
「誰でも使えるメール共有システム」をコンセプトに、高機能かつ簡単操作を実現したツールです。専用アプリのインストールは不要で、Webブラウザ上で使用できます。1,000万件という業界最大クラスの保存容量を備え、高度な処理能力で業務をサポートしてくれるでしょう。無料トライアルの期間は、20日間です。
Grp Mail
「Grp Mail」は、グループでのメール共有に特化した専用システムです。18年間のサービス提供実績を誇り、サポートも充実しています。送信メールも受信メールと同じ一覧に、時系列で表示可能です。過去のやりとりを確認したいときでも、余計な手間は発生しません。メールの種類別にタグ付けが可能で、管理もしやすいでしょう。30日間の無料トライアルを提供しています。
無料メール共有システムの注意点
無料のメール共有システムでは、機能やユーザー数、サポートなどにおいて以下のような点で制限されている場合があります。主な注意点を以下のとおりまとめました。
- ●対応チャネル数や外部連携機能など必要最低限の機能に制限される
- ●登録できるユーザー数が数名ほどで少ない
- ●サポートは、無料利用者向けのFAQなどに限定される場合もある
無料のメール共有システムは、コストを抑えられるものの、ビジネス利用としては不十分な製品もあります。無料版に不安を感じる場合は、有料版の導入も検討してみましょう。有料版のメール共有システムは、見落としや重複対応を防ぐ機能が豊富に備わっているほか、十分なセキュリティ体制が整えられています。
以下の記事では、有料版のおすすめメール共有システムを比較紹介しているので、あわせてご覧ください。
まとめ
無料のメール共有システムにはさまざまな制限があるため、製品選定時には、登録可能なユーザー数やサポート内容、有料移行した場合のコストに着目してみましょう。また無料製品では機能やサポートが不十分に感じられる場合は、有料版も視野に入れて検討しましょう。
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