メールアドレス共有における3つの課題
メールアドレスの共有を行うことで、複数のメンバーでそのメールアドレスを使った顧客対応を行うことができます。特にinfo@〜、support@〜といった代表メールの対応は、複数のスタッフで協力して対応しているという場合が多いと思います。 メールアドレス共有なら、効率的に顧客対応ができるため、企業のカスタマーサポートなどで活用されています。
ところが1つのメールアドレスを共有する場合、下記のような課題に直面することが数多くあります。
- ・複数メンバーで対応しているものの、対応漏れや重複対応が発生している
- ・別の担当者が対応した顧客や営業先との過去のやりとりを検索するのに手間がかかる あるいは検索できない
- ・新入社員や新人スタッフが対応する際、どう対応すればよいか逐一指示する必要がある
顧客や取引先に対するメール送信ミスや送信漏れ、二重対応による混乱は、企業の信用を落としビジネス上重大な損害を生む危険性があります。
このような課題を解決する方法の1つが、メール共有システムです。これからご紹介するメール共有システムを使えば、メール業務をにおいて生じる様々な問題解決できます。
メール共有システムによる課題解決策
ではここからメール共有システムがどのように課題解決を行うのか見ていきましょう。 この項目では以下の機能に関して解説していきます- ●対応状況の一覧確認機能
- ●過去対応履歴のワンクリック確認機能
- ●返信文テンプレート機能
- ●オンライン接続機能
1. 対応状況を一覧で確認し、対応漏れ・二重対応を防ぐ
メール共有システムを導入すれば、メールの対応状況を一覧で確認することができ、誰がいつどういった対応をしたかなどを、リアルタイムで確認できるため、対応もれや重複対応をなくすことができます。
2. 過去の対応履歴をワンクリックで確認できる
顧客や取引先への対応の中で、サポートの現状把握のためにこれまでの対応履歴を確認することがあります。過去の対応履歴をその都度、手間をかけて検索するのは、従業員に負担がかかります。 あるいは、対応は個人間で行っているのでそもそも閲覧できない、ということもあるかもしれません。
メール共有システムでは、各担当者が行ったすべての対応履歴を、ワンクリックで参照することができる点も特徴です。そのため、顧客対応の状況把握にかかる時間を短縮できるだけでなく、対応した際の担当者や営業担当が不在の場合でも、別の担当者が代理で対応することが可能になります。
3. 対応例や返信文テンプレートなど簡単にナレッジ化可能
新入社員や新人スタッフなど業務に慣れていない担当者が業務をするとなると、どう対応すべきかを逐一指示する必要があります。その場合、ベテランスタッフや教育担当者に負担がかかってしまいます。 メール共有システムは、過去の対応履歴を参照できるため、履歴から学ぶことができ指示する負担を軽くすることができる上、対応例や返信文テンプレート機能を利用することで、だれが対応を行ってもサポートの質を高く保っておくことができます。
メール共有システムでメール対応業務を効率化
メール対応チームや外出の多い営業スタッフなど、複数メンバーで1つのメールアドレスを共有するメリットは大きいですが、時としてやりづらさを感じることもあるでしょう。
そうした課題を解決できるメール共有システムは、日々のメール対応業務を効率的に改善するため非常に重要なツールです。ぜひメール共有システムの導入をご検討ください！
