メール共有システムで解決できる4つの課題

チームや部署など複数のメンバーで、1つのメールアドレスを共有しているケースは多々あります。企業の代表メールやお問い合わせ対応、不在の多いスタッフのアシスタントとしてなどです。メール共有システムは、複数メンバーで共有しているメールを一元管理できるシステムです。

そこで今回は、メール共有システムを導入することで、メール共有業務における課題を、どのように解決できるのか詳しく解説します。

メールアドレス共有における4つの課題

メールアドレスの共有とは、複数のメンバーで1つのメールアドレスを共有して対応を行うケースです。info@〜、support@〜といった代表メールの対応は、複数のスタッフで協力して対応しているという場合も多いでしょう。効率的に顧客対応ができるため、便利な機能として多くの企業で活用されています。

ところが1つのメールアドレスを共有する場合、下記のような課題に直面することが数多くあります。

大切な顧客や取引先に対するメール送信ミスや送信モレは、重大な過失に発展することもあります。

このような課題を解決するための方法の1つが、メール共有システムです。これからご紹介する4つのメリットをもつメール共有システムは、メールアドレスの共有にかかわる課題を克服するソリューションです。

複数のメンバーで1つのメールアドレスを共有していると、届いたメールを複数人で効率的に対応できるメリットがあります。一方では、誰かがやってくれていると思って対応しなかった場合の対応もれや、同じメールに複数のメンバーが対応してしまう重複対応が起きる可能性がデメリットです。

メール共有システムを導入すると、メールの対応状況を一覧で確認できます。誰がいつどういった対応をしたか、などをリアルタイムで確認できるため、対応もれや重複対応をなくします。

顧客や取引先の対応の中で、以前のやりとりでどんな会話をしたか検索を行うケースがよく発生します。過去の対応履歴をその都度、手間をかけて検索することは負担がかかります。あるいは、対応は個人間で行っているのでそもそも閲覧できない、ということもあるかもしれません。

メール共有システムでは、各担当者が行ったすべての対応履歴を、ワンクリックで参照することができる点も特徴です。そのため、顧客対応にかかる時間を短縮できるだけでなく、対応した際の担当者や忙しい営業担当が不在の場合でも、別の担当者が代理で対応することが可能となります。

新入社員や新人スタッフなど業務に慣れていない担当者が業務をするとなると、どう対応すべきかを逐一指示する必要があります。その場合、ベテランスタッフや教育担当者に負担がかかります。メール共有システムは、過去の対応履歴を参照できるため、指示する負担を軽くすることができます。

また、代表的な対応例や返信文テンプレートを登録できる機能を利用すると、ナレッジ構築を簡単に実現できます。

外出先や移動中、至急メール確認が必要になることはよくあります。また、退社後や営業時間外に届いたメールの一部を閲覧するケースも発生しますし、顧客対応管理者であれば、いつでも必要に応じて状況確認できることは必須です。

メール共有システムは、インターネット環境があれば、どこからでもアクセスできます。PCやタブレット、スマートフォンなどから、閲覧・対応できるため、外出中や緊急時の対応などに大きな力を発揮します。

メール対応チームや外出の多い営業スタッフなど、複数メンバーで1つのメールアドレスを共有するメリットは大きいですが、時としてやりづらさを感じることがあります。

それを解決できるメール共有システムは、日々のメール対応業務を効率的に改善するための重要なツールです。ぜひメール共有システムを導入してみてはいかがでしょうか？

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