ヒューマンエラーによるメール誤送信対策
メール誤送信はヒューマンエラーが原因で発生しやすいです。まずはヒューマンエラーによるメール誤送信の対策を見ていきましょう。
メール送信時に確認する工程を設ける
シンプルですが、メールを送信する前に一度確認する工程を設けることで誤送信を防げます。
メールの誤送信は、十分な確認ができないほど急いでいるときや、忙しいときに発生しやすいです。送信前に宛先や内容、添付ファイルを確認するように社内でルール化しましょう。特にミスが起きやすいポイントを重点的に確認してください。
しかし、意識してメールを確認するだけでは誤送信を防ぎにくいです。そのため、メールの設定を変更して送信ボタンを押しても一度別のフォルダに保存されるようにしましょう。システムの設定を活用して強制的に確認する工程を設けることが大切です。
このように、確認してからでないと送信できない仕組みにすれば、誤送信を効果的に防げます。
添付ファイルにパスワードを設定する
重要なファイルを添付したメールを誤送信してしまうことで、深刻な情報漏えいが起きるケースが多いです。そのため、重要度が高い資料や個人情報が含まれた書類、契約書や請求書をメールでやり取りするときには注意が必要です。
このような場合には添付ファイルにパスワードを設定し、第三者に見られないようにしましょう。
一般的にパスワードを別のメールで送信することで、添付ファイルの秘匿性は高まります。しかし、ファイルを添付したメールと、パスワードを記したメールを誤送信してしまうと意味がありません。メールを送信するときは最低限、内容を確認してください。
メールセキュリティツールを使う
メールの誤送信は「社会人であれば誰でも１度は経験がある」といわれています。
しかし、メール誤送信による被害は大きくなる可能性が高く、十分注意しなければなりません。メールを確認する工程を設けたり、添付ファイルにパスワードをかけたりしても防ぎきれないことも多いです。
このような場合はメール誤送信対策を実施できるメールセキュリティツールを使うのが効果的です。セキュリティツールを利用すれば、添付ファイルを自動で暗号化したり、送信ボタンを押すと確認画面が出るものもあります。
このようなツールを使うことで、強制的に確認する必要が生まれるため、誤送信を防ぎやすくなるでしょう。
ヒューマンエラーによるメール誤送信の原因
ヒューマンエラーによるメール誤送信を防ぐためには、原因を追究することも大切です。原因はいくつか考えられますが、代表的なものを紹介していきます。
経験値不足
代表的なヒューマンエラーの原因に経験不足があり、メールの使い方が分かっていないことで起きます。
初めて会社のメールを使う新人に多い原因で、送信前に確認するポイントを把握していないことが大半です。経験不足だと実際にミスが起きることを予測できないでしょう。
業務に対して無知であることや、学習不足がミスを引き起こしているため、十分に理解を深める必要があります。メール以外の業務にもいえることなので、業務の進め方を適切に教育するといった体制が求められます。
決まった手順の省略
確認する作業や添付ファイルのパスワード設定など、慣れや効率化する意識によって省略してしまうケースもあります。経験不足によってヒューマンエラーが発生することもありますが、逆に業務に慣れることで発生するミスもあります。
業務に慣れてくると決まった手順を省略して効率化を図ろうとする人は多いです。結果として、確認する工程を省いてしまい、ミスが起きやすくなります。例えば、「本来暗号化しなければならない重要な添付ファイルを、パスワードを設定せずに送信する」などです。
手順の省略はコンプライアンスに関わる重要な問題に発展する可能性があるため、徹底した社員への教育が必要です。まずは慣れや効率化する意識によってミスが発生していることを理解しましょう。
注意力散漫
ヒューマンエラーは従業員の体調や状態にも大きく関わっています。
例えば、上司・先輩からのプレッシャーを感じているときや、連日の残業で疲れているときはミスしやすいでしょう。プレッシャーが強いとパニックになり正しい判断ができず、疲れていると集中力が低下します。
このようなコンディションだと注意力が散漫になるため、簡単な作業でもミスが多くなるでしょう。したがって、注意力が欠けているときは、特にメール送信前に入念なチェックが必要となります。
ヒューマンエラーによる情報漏えいのリスク
ヒューマンエラーによるメール誤送信を防ぐためには、リスクの適切な把握が重要です。JNSA社の2017年の調査によると、メール誤送信を含むヒューマンエラーによる情報漏えいの割合は以下のとおりです。
- 誤操作
- 97件（25.1%）
- 紛失・置き忘れ
- 84件（21.8%）
- 管理ミス
- 50件（13.0%）
※n=386
このように、情報漏えいの原因の約60％はヒューマンエラーによるものです。情報漏えいを起こしてしまうと、損害賠償や社会的な信用の失墜などさまざまな被害が発生するでしょう。まずは、発生しやすいメール誤送信に適切な対策を行い、予防することが求められます。
参照：2018年 情報セキュリティインシデントに関する調査報告書【速報版】｜NPO日本ネットワークセキュリティ協会
適切な対策でヒューマンエラーによるメールの誤送信を防ごう
ヒューマンエラーによってメールを誤送信してしまうケースは多いため、原因を押さえてください。主なヒューマンエラーの原因は以下のとおりです。
- ■経験値不足
- ■決まった手順の省略
- ■注意力散漫
ミスを防ぐためにも、送信前に確認することを義務化したり、添付ファイルにパスワードを設定してください。メールのセキュリティツールの導入も効果的です。適切な対策を行い、ヒューマンエラーによるメール誤送信を防ぎましょう。
