メール誤送信対策で解決できる課題と導入メリットとは

メール誤送信対策前にみられる4つの課題

業務上の連絡手段のほとんどをメールで行うようになり、多くの企業がなんらかのメール誤送信対策を取るようになっています。ところがその対策は、「ひとりひとりが細心の注意を払う」といった人任せのものが多いのが現状です。そのような状況の中で、以下のような課題が発生しています。

• ■課題１：「BCC」設定のミスによるアドレス情報の漏えい
• ■課題２：クロスチェックためのタイムロスの発生
• ■課題３：添付書類のパスワード設定の煩わしさ
• ■課題４：トラブル発生時の情報確認作業の遅れ

■課題1　「BCC」設定のミスによるアドレス情報の漏えい

多くの人は「BCC」の役割も重要性も認識していますが、「急いでいてつい」「うっかり確認ミスで」といった人的要因で「TO」発信してしまうケースが後を絶ちません。発信側にとっては担当者の確認ミスであっても、企業の信用の失墜につながることもしばしばあります。

■課題2　クロスチェックのためのタイムラグ発生

誤送信を防ぐためのクロスチェックを行う場合、承認を受けた後に送信するため、メール作成から承認を得るまでの時間に加え、担当者が実際に送信するまでの時間も必要となり、ダブルで時間のロスが生じます。

■課題3　添付書類のパスワード設定の煩わしさ

重要書類をメールで受け渡しする際は、トラブルを防ぐためパスワードを設定したファイルを作成してから送信しなければなりません。また添付書類とパスワードは別のメールで送るのが常識化してくる中で、アドレスの送信忘れや伝達ミスのためにトラブルになるケースが増えています。

■課題4　トラブル発生時の情報確認作業の遅れ

担当者間だけで業務のやり取りを行っている場合、トラブルが発生した時に事態の把握ができず、対応が遅れます。手動で「CC」に上長を入れている場合でも、モレが発生することが多く、得られる情報が断片的となり、間違った対応策を選択することにつながります。

メール誤送信対策システムの導入メリット

これらのメールトラブルは細心の注意を払っているにも関わらず発生してしまい、時として企業の信用問題に発展します。そのため“人的ミスは発生する”という前提に立った手法をとることで課題をクリアするしかありません。

そのベストな選択がメール誤送信対策システムの導入といえます。確認作業を効率化するだけでなく、自動化できる部分はシステムに任せ、さまざまな方向からミスを防止し、業務の効率化にも貢献します。それではここからメール誤送信対策システムの導入メリットについてご紹介します。

メリット1　送信前の再確認を容易にできる

例えばメール送信先の選択ミスや「CC」「BCC」設定を確認するために、送信時にポップアップウィンドウを立ち上げることで、意識的に再確認を促します。必要項目にチェックを入れて初めて送信ができるようになるため、否が応でも再確認をすることになります。

またシステムによっては、[BCC]設定で送信したメールを自動的に1送信先ごとのメール送信に変換できるものもあります。こうして確認作業を簡便かつ強制的に行うことでミスを確実に減らすことができます。

メリット2　上長承認もタイムロスなしでスピーディに送信できる

メール送信の際に、上長や情報管理者がメール内容をクロスチェックして送信する場合、どうしても時間のロスがでてしまいます。そこで承認後、自動的に送信できるよう設定することで時間のロスは最小に抑えることができ、連絡や商談のスピードを落とすことがありません。

また、送信先アドレスを自動判別して、承認後送信するものとそのまま送信とに振り分けるシステムを使えば、確認作業にモレがなくなり、取引先との信頼関係に傷がつくこともなくなります。

メリット3　添付ファイルは自動的にパスワードをつけて手間いらず

メール送信にありがちな添付ファイル関連の煩わしさは、自動化することで排除できます。送信時にパスワード付ファイルに変換し、そのパスワードは自動的に別メールで送信する機能を使えば、手間をかけず、セキュリティに最大限の配慮ができます。

さらに添付ファイルを自動的に暗号化することもでき、取引先の信頼向上にもつながるでしょう。

メリット4　自動CC機能による誤送信などのトラブル対応ができる

メール送信時の「CC」設定は、なかなか実践されないルールで、トラブル発生時の対応遅れや、顧客からの問合せに速やかに対応できない事態につながります。メール誤送信対策システムを使えば、自動で「CC」にアドレスを挿入するため、業務の流れを第三者がいつでもチェックできるようになります。メールのやりとりを監視することでクレーム要因をあらかじめ把握し、先んじて対応できることもあるでしょう。

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付加機能の活用でさらに業務効率アップ

メール誤送信対策ツールには、他にも関連する便利な機能が多く搭載されています。例えばメールそのものを暗号化して送信したり、受信者の開封状況が分かる機能等です。これらを活用することで、ただメール誤送信を防止するだけでなく、業務効率アップにつながるメール運用を実現します。

1日に何十通も送受信をするメール。誤送信対策が甘いために起こる昨今のイメージダウン要因や業務のムダを排除するのは、企業にとって喫緊の課題です。一刻も早く複数のシステムを検証し、全社に導入することをお勧めします。