メール誤送信対策システム導入後に行う3つのこと

メール誤送信対策システム導入後の3つのステップ

ステップ1.　利用するユーザーを初期設定する

メール誤送信対策システムは、社員が毎日行うメール送信業務に関わる重要なシステムです。導入後はまずシステムを利用するユーザー、つまりメール誤送信対策を業務に組み込む社員を決定します。理由は2つあります。

予算に合わせたユーザー数を決める

システムを導入する形式には、クラウド型とパッケージ型があります。メール誤送信対策システムはクラウド型で導入した場合は、ユーザー数によって月額利用費が変わります。そのため、全社員を対象とするか一部の社員に対象を絞るか、予算に合わせて決定します。

仕様のアレンジを行う

メール誤送信対策システムは、メール送信の都度、確認画面が表示されるシステムです。ステップが組み込まれることで業務上支障をきたす場合など、部署や役職、業務ごとに多少のアレンジが必要となることもあります。パッケージ形式で導入した場合は、オプションなどでアレンジが可能なため検討してみても良いでしょう。

メール送信という日常業務に支障をきたさないよう、対象とする社員を決定することが重要です。

ステップ2.　システム面のセキュリティポリシーを策定する

メール誤送信対策では、システム面でのセキュリティポリシー策定が重要です。誤送信対策とともにセキュリティを強固にすることができるからです。2つの具体例をご紹介します。

システムで自動的にブロック・生成する機能を確認

自動的に生成する項目として、添付ファイルが挙げられます。ファイルを添付すると自動的に、暗号化したファイルに差し替えて送信します。

また、宛先やCCに大勢のメールアドレスを確認できた場合は、個人情報流出を防止するため、自動的にブロックし強制的にBCCに変更して送信できる機能もあります。

システムブロックする特定ワードを決定する

例えば「請求」「個人情報」といった重要なワードに対して、システムブロックを行う機能もあります。メールの誤送信により重要な情報が流出することを防ぐ役割があります。

システム面でのセキュリティポリシーを策定することで、企業としてのセキュリティレベルを高めることにつながります。

ステップ3.　運用面の誤送信対策ルールを策定する

最後に、メール送信業務の中でどのように対策を行うか、運用面でのルールを策定します。2つの具体例をご紹介します。

発信するユーザー自身のチェック方法

メール送信を行う際に、入力した原稿に間違いがないか確認を促す画面を表示させることができます。その際に、メールのどの部分を再確認の対象とするかを決めましょう。

第三者チェックや承認機能

第三者や上長が承認しないと送信できない機能もあります。新入社員や新人スタッフ、出入りの多い部署や業務の場合、誰かがチェックを行うことで送信できるフローにしておくと、経験不足による送信ミスを防ぐことができます。

メール誤送信対策は、毎日行うメール送信業務の効率を落とさず、なおかつどのようにすれば誤送信対策を強固に行うことできるか、運用面でのルール策定が重要です。

メール誤送信対策システムの導入で情報漏えいを防ぐ

メール送信は日々の業務の中で欠かすことができないものです。多くの社員が大量に送受信を行う中で、人為的ミスを100％防ぐことは不可能といっても過言ではありません。

メール誤送信対策システムの導入を成功に導くためには、今回ご紹介した3つのステップを念頭に、導入時から綿密に検討を行うことが大切です。セキュリティ面、運用面の2つの視点からルールを策定することで、システムが持つ優れたメリットを享受することができます。

そして、メール誤送信対策システムを導入した後は、全社員の業務に支障がないよう、そして各人が誤送信を防ぐ意識を持つことができるよう働きかけを行うことが大切です。