メール誤送信対策ツールの導入メリットとは？

「うっかりして、メールの宛先を間違えて送ってしまった」「添付ファイルを間違えて送ってしまった」というミスは、日常的に仕事をする上で誰もが体験したことがあるのではないでしょうか。

しかし、それが社内の機密文書や、個人情報を含むものである場合、外部に漏れることで生じるリスクと社会的責任は非常に大きいものになります。

そんな時に利用価値があるのが、メール誤送信対策ツールです。今回は、メール誤送信対策ツールでできることと、それがもたらすメリットをご紹介します。

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メール誤送信対策ツール利用のメリット

メール誤送信対策ツールとは、メールの宛先や添付ファイルなどの誤りを未然に防いだり、一度誤送信してしまったメールを送信中止したりすることができるツールです。このツールができることは、大きく分けて次の2つに分けることができます。

１. 送信者や第三者によるチェックの強化
２. システムによる誤送信・セキュリティの強化

それでは詳しくみていきましょう。

１. 送信者や第三者によるチェックの強化

これは主にヒューマンエラーに対する対策を指します。いくらメールソフトのルールを厳格に定め、送信前の確認を徹底しても、ヒューマンエラーをゼロにすることはできません。そこで、人のうっかりミスを防ぐためのサポートをしてくれる機能が備わっているのです。

例えば、メールを送信する前に、宛先のアドレスや本文、添付ファイルなどの情報を再度確認するための画面が立ち上がり、目視で再確認できます。また、未然に誤送信が防止できるだけでなく、送信者の誤送信防止の意識を強化することにも役立つでしょう。ツールによっては、チェックボックスにチェックを入れなくては送信できない機能を有するものもあり効果的です。

また、外部へ送信するメールについては、上長などの第三者の承認がなければ送信できない機能や、BCCに上長のメールアドレスが自動追加される機能などもあります。他には自動で送信メールの内容を総合評価し、事前に設定したキーワードが件名や本文に含まれるかの確認ができるシステムもあるのです。

２. システムによる誤送信・セキュリティの強化

メール誤送信対策ツールの中には、システム側でメールを一時保留、送信中止などの制御を行うことで、メール誤送信を予防・対策することができるものもあります。

例えば、一度送信ボタンを押して送ったメールが、指定した時間だけ一時的にサーバに保留され、送信中止が可能な時間が確保できるものや、ルール条件に応じて、ToやCcのアドレスを自動的にBcc化するものなどです。

また、添付ファイルのセキュリティ強化にも配慮がされており、自動でパスワード付きzipファイルに変換し、パスワードは別メールで送付できる機能もあります。主にこれらの2つの側面が、メール誤送信対策ツールのメリットと言えるでしょう。

メール誤送信対策ツール導入の効果

ご存知のようにメール誤送信によって起きた情報漏えい事件では、損害賠償や懲戒免職など、決して軽視できない事態に発展しています。日々の業務で欠かせないメール送信だからこそ、「明日は我が身」という意識は誰もが持たなければなりません。その意識の第一歩として、このような効果を期待できるメール誤送信対策システムを導入されてはいかがでしょうか。

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