メール誤送信対策ツールの導入メリットとは？

メール誤送信対策ツールを使用するメリット

以上のようなことがメール誤送信対策ツールで可能になることによって、次のメリットを得ることができます。

• ・セキュリティが強化され、情報漏えいが防止できる
• ・内部統制（コンプライアンス）対策になる
• ・実際にメール誤送信が起きた場合の対策として導入できる
• ・社内のセキュリティ意識が向上する

メール誤送信によって起きた情報漏えい事件では、損害賠償や懲戒免職など、決して軽視できない事態に発展しています。日々の業務で欠かせないメール送信だからこそ、「明日は我が身」という意識は誰もが持たなければなりません。

メール誤送信対策ツールでできること

メール誤送信対策ツールとは、メールの宛先や添付ファイルなどの誤りを未然に防いだり、一度誤送信してしまったメールを送信中止したりすることができるツールです。このツールができることは、大きく分けて次の2つに分けることができます。

• １. 送信者や第三者によるチェックの強化
• ２. システムによる誤送信・セキュリティの強化

できること【その１】 送信者や第三者によるチェックの強化

主にヒューマンエラーに対する対策を指します。いくらメールソフトのルールを厳格に定め、送信前の確認を徹底しても、ヒューマンエラーをゼロにすることはできません。そこで、人のうっかりミスを防ぐためのサポートをしてくれる機能があります。

例えば、メールを送信する前に、宛先のアドレスや本文、添付ファイルなどの情報を再度確認するための画面が立ち上がり、目視で再確認できるものです。未然に誤送信が防止できるだけでなく、送信者の誤送信防止の意識を強化することにも役立ちます。ツールによっては、チェックボックスにチェックを入れなくては送信できない機能を有するものもあります。

また、外部へ送信するメールについては、上長などの第三者の承認がなければ送信できない機能や、BCCに上長のメールアドレスが自動追加される機能などもあります。 また、自動で送信メールの内容を総合評価し、事前に設定したキーワードが件名や本文に含まれるかの確認ができるものもあります。

できること【その２】システムによる誤送信・セキュリティの強化

メール誤送信対策ツールの中には、システム側でメールを一時保留、送信中止などの制御を行うことで、メール誤送信を予防・対策することができるものもあります。

例えば、一度送信ボタンを押して送ったメールが、指定した時間だけ一時的にサーバに保留され、送信中止が可能な時間が確保できるものや、ルール条件に応じて、ToやCcのアドレスを自動的にBcc化するものなどがあります。

また、添付ファイルのセキュリティ強化にも配慮がされており、自動でパスワード付きzipファイルに変換し、パスワードは別メールで送付できる機能もあります。

主にこれらの2つの側面から、メール誤送信を徹底対策してくれるのがメール誤送信対策ツールです。