メール誤送信対策の必要性
適切にメールの誤送信を防ぐために、メール誤送信をしなければ何が起こるのか、その必要性を見ていきましょう。
情報漏えいの大きな原因となっている
人為的なミスは情報漏えいの大きな原因となるため、予防しなければなりません。
特にメール誤送信はうっかりミスによって起こることがほとんどで、対策すれば防ぐことができます。逆に防げるはずのメール誤送信の発生件数が多いと、セキュリティ意識が低い会社だと思われるでしょう。
実際に情報漏えいを起こすと、多額の損害賠償を請求されたり、社会的な信用を失ったりする可能性が高いです。特にメールは普段から利用する頻度が多いため、細心の注意が求められます。
日常業務から情報漏えいを起こさないためにも、効果的な対策を実施しましょう。
誰でもメールの誤送信は起き得る
万全なメール誤送信対策を行っていても、最終的には人の手で送信するため、誤送信をゼロにすることは難しいです。
何らかの誤送信対策を行っている企業でも、誤送信対策は起きています。実際に、社会人経験が長く普段からメールでやり取りを行っている人であれば、一度は誤送信を経験しているでしょう。
特に急いでいるときや、プレッシャーを抱えているとき、体調不良で集中力が低下しているときに起きやすいです。しかし、どのような状態・状況であったとしても、情報漏えいを起こしていいわけではありません。
このようにメール誤送信は防ぐことが難しい課題であるため、できる限りの対策の強化が求められています。
メール誤送信の原因
メール誤送信対策をするときは、なぜ誤送信が起きてしまうのか原因を押さえておくことも大切です。では、メール誤送信対策にはどのような原因があるか見ていきましょう。
アドレスの入力ミス
メール誤送信は、アドレスの入力ミスによるものがもっとも多いといわれています。
例えば、スペルを間違えれば送信メールエラーになるのが普通ですが、全く違う相手に届く場合もゼロではありません。そのため、アドレスのスペルミスがないように送信前に確認するようにしてください。
また、アドレスの入力ミスはメールに備わっている「オートコンプリート」という機能が原因になることも多いです。オートコンプリートとは、頭文字を入力しただけで該当するアドレスを予測し候補を表示する機能です。
送信先のアドレス以外も候補に出ることが多く、頭文字が同じの似たアドレスが表示されやすいでしょう。このように表示されたアドレスの見間違いによって誤送信が起きる可能性は高いです。
TO、CC、BCCの使い方のミス
メール誤送信ではアドレスのミスと同様に宛先のTO、CC、BCCの使い方を間違えることで起きるミスも多いです。
例えば、本来BCCに設定するべき宛先をTOやCCにしてしまうことで、他の送信者に宛先が漏えいします。このような誤送信はメルマガにように大量送信するときに規模が大きな情報漏えいとなります。社内のルールなどでBCCを活用している場合は、特に注意が必要です。
アドレス入力ミスの場合と同様、送信前によく確認するようにしましょう。
添付ファイルのミス
重要な資料や個人情報が含まれる契約書・請求書をメールで送信するときも注意しましょう。
特にデスクトップや管理フォルダを整理できていない人は、本来送る資料とは別のファイルを送ってしまうことが多いです。誤って社内の機密資料や顧客リストを送ってしまえば、重大な情報漏えい事故になります。
電子データにより資料や伝票のやり取りは簡単になりましたが、誤送信する可能性があることを忘れてはなりません。ファイルを添付する場合は特に注意してメールを送るようにしましょう。
メール誤送信対策
メールの誤送信を防ぐためには、どのような対策をすれば良いのか見ていきましょう。
送付前に確認するルールを作る
まずは、どのようなメールであっても送信前に確認するように社内ルールを設定しましょう。送信前に確認することは当たり前ですが、改めて社内ルールに盛り込み周知するだけでも誤送信は防げます。
他にもメール作成者とは別のユーザーが確認することを義務付けると効果的です。しかし、全てのメールをダブルチェックするような体制だと時間がかかるため、一定の水準を設けると良いでしょう。
例えば、新人社員がメールを送信する場合や、重要な添付ファイルがある場合に実施するのがおすすめです。また、焦っていると簡単なミスで誤送信が起きやすいです。慌ただしいタイミングではメールを送らないようにルール化するのも良いでしょう。
添付ファイルを保護する
添付ファイルを送信するときは、ファイルを暗号化してパスワードがないと受け取れない形式で保護しましょう。添付ファイルの誤りによる誤送信の件数は多いため、間違った相手が受け取っても見れない仕組みにすることが大切です。
一般的な添付ファイルの保護方法は、ファイルを圧縮してパスワードを設定することです。先に添付ファイルを送信し、後からパスワードを相手に送ってください。
他にも、ファイルアップロードサービスにパスワードを設定した状態のファイルをアップする方法もあります。URLをメールの本文に入れて送信し、別のメールでダウンロードできるパスワードを送ってください。
この方法であれば、間違ったファイルをアップしても、送信後に削除できます。自社の体制や相手先に合わせてファイルの保護方法を変えると良いでしょう。
メール誤送信対策ツールを導入する
以上のような対策も重要ですが、アナログな方法だとミスが起こりやすいです。そこで、メール誤送信対策ツールを導入すれば、より確実に誤送信を予防できます。専用のツールを使うと、送信前に宛先や本文、添付メールを確認しないと送信できなくなります。
また、添付ファイルは自動で暗号化されるため、安全性はより高まるでしょう。他にも、一時的に送信を保留する機能や、社内と社外に時間差を設けて送信し、誤送信に気づきやすくするツールもあります。
システムを導入すると費用がかかりますが、ユーザーの負荷なく誤送信を防げる体制を構築できるでしょう。
メール誤送信対策を実施する際の注意点
メール誤送信対策を万全に行っても誤送信の可能性は完全にはなくなりません。よりセキュリティを強化するために、どのような点に注意すべきか見ていきましょう。
ツールを導入しても社員教育は必要
メール誤送信対策のシステムを利用していても、誤送信をゼロにすることはできません。
これは、送信前の確認画面があっても最終的にはユーザーが送信ボタンを押すからです。実際にツールを導入しても、しっかりと確認せずに送信してしまう人は少なくありません。特に急いでいるときは、形だけの確認となってしまうでしょう。
このような事態を防ぐためには、誤送信対策に関する取り組みを教育することが大切です。ツールを導入しても安心せず、起こり得る事態に備えて定期的に研修を実施してください。
新入社員を対象にすることが多いですが必要な工程を省く社員も多いため、既存の社員にも研修を行いましょう。
総合的なセキュリティ対策も必要
メール誤送信は情報漏えいの大きな原因となっていますが、誤送信以外にも情報漏えいするリスクは多くあります。例えば、通信を傍受されればメールの内容を盗み見られてしまうでしょう。
他にも不正アクセスやウイルスによる攻撃の被害に遭うことで情報漏えいする場合もあります。つまり、情報漏えい対策を行うためには、誤送信対策以外だけでなく総合的なセキュリティ対策が求められます。
メールに利用している通信の暗号化や、アンチウイルス・アンチスパムを導入して、情報漏えいの原因を排除しましょう。
メール誤送信が起きた場合の対応
メールの誤送信が起きた場合は、なるべく迅速に対処しなければなりません。基本的には、まず、メールの送信先に電話をかけて謝罪します。どのような内容のミスなのか、経緯や発生理由を説明してください。その上で、誤送信したメールの削除を依頼しましょう。
もし大規模な情報漏えいをした場合は、情報漏えいした先に連絡をするだけでなく、問い合わせ窓口の設置も検討してください。企業の信頼を損なわないためにも、正しく素早い対応が求められます。
また、対企業だけでなく、情報漏えいした旨を社内にも公表し、再発防止に努めてください。情報漏えいの原因を明らかにし、再発防止策を考え、社内に共有しましょう。
メールの誤送信対策を行って情報漏えいを予防しよう
メールの誤送信は誰にでも起こり得ることであるため、対策を行ってください。
誤送信を起こしたことがない場合でも、今後に備えて万全に対策する必要があります。誤送信はアドレスの入力ミスやBCCの使い間違い、添付ファイルの選択ミスが原因で発生します。予防するには、送信前に確認する工程を設け、添付ファイルを暗号化しましょう。
ツールを使った対策も有効なため、自社に合った対策で情報漏えいを予防しましょう。
