メール誤送信の原因とは？４つの対策で情報漏えいを防止しよう！

メール誤送信の原因とは

まずはメールを誤送信しています原因について、よくある３つを例に上げてご紹介します。

●アドレス間違い

アドレス補完やサジェスト機能でクリックした相手は、よく似た名前の別の人だった！

●添付ミス

休日ピクニックの予定表を添付したはずなのに、財務諸表を添付していた！

●タイプミス

「よろしくお願いします」が「よろしく」で終わっていた！

マナー上の問題はもちろんありますが、例えば財務諸表などを社外の無関係な人に送信してしまったら、相手によっては悪用の恐れがあります。機密情報を漏らすと、企業の場合は顧客に迷惑がかかってしまうので、対策が必要です。

メール誤送信を防ぐ４つの方法

ミスは誰にでもありますが、ミスを最小に抑える仕組みを作ることは非常に重要です。誤送信対策には単独で以下のような施策が行われてきました。

１.送信前のポップアップの利用

送信しようとすると、小さなボックスとその中にチェック項目が表示される。意識的に内容確認を再度行うように、送信先や添付ファイル名、文書内容に関するチェックを促す。

２. クロスチェックの実施

本人確認の精度には限界があるので、上長もしくは他人に承認を得る体制をつくる。送信する時に自動的に承認者に送られるようにシステム化し、承認と同時に自動送信される。

３. 自動CC機能の利用

CC入力を忘れ、社内で案件進捗の共有ができていない、という状況を無くすために、自動でCCが設定されるようなツールを使う。

4. メール誤送信対策ツールの利用

メール誤送信対策ツールとは上記のようなミスを無くすために最終確認をする多機能ツールです。

メール誤送信対策の基本機能

ここからはメール誤送信対策ツールの基本機能について簡単にご紹介します。

• 1.ポップアップ
• 2.アルゴリズムによる誤字・脱字チェック
• 3.クロスチェック、承認後の自動送信
• 4.強制CC、BCC入力機能
• 5.送信ディレイ（送信後30秒～1分は送信を取り消せる）

特に業務システムの発達により、紙や記憶媒体による持ち出しはCSVログが残るため、持ち出されることが減ってきています。そんな時こそ、このような機能を利用しメール誤送信を防ぎましょう。

メール誤送信対策を利用しビジネスを加速させよう！

メールはテンプレート機能や、サジェスト機能によって入力の手間が省けてきましたが、便利であるがゆえに起こるミスも多く、対策が必要とされています。メールの打ち間違えは重く捉えられてきませんでしたが、重要な情報もメールでやり取りするようになった今日では、ミスが許されない場合があります。

メール内容によって商談が決まることもあり、メールマーケティングが行われるようになった今だからこそ、誤送信対策には余念なく取り組むと良いでしょう。