今さら聞けないメール誤送信対策の話

メール誤送信とは

間違えたメールを、誤った相手に送ってしまったなんてことがありませんか？それを防止するためには、まずメール誤送信が起きる原因を探りましょう。

メール誤送信の原因

メール誤送信の原因はさまざまですが、特によくある３つを例に上げて紹介します。

アドレス間違い

アドレス補完やサジェスト機能でクリックした相手は、よく似た名前の別の人だった！

添付ミス

休日ピクニックの予定表を添付したはずなのに、財務諸表を添付していた！

タイプミス

「よろしくお願いします」が「よろしく」で終わっていた！

マナー上の問題はもちろんありますが、例えば財務諸表などを社外の無関係な人に送信してしまったら、相手によっては悪用の恐れがあります。機密情報を漏らすと、企業の場合は顧客に迷惑がかかってしまうので、対策が必要です。

メール誤送信　３つの対策方法

ミスは誰にでもありますが、ミスを最小に抑える仕組みを作ることは非常に重要です。誤送信対策には単独で以下のような施策が行われてきました。

１.送信前のポップアップ

送信しようとすると、小さなボックスとその中にチェック項目が表示される。意識的に内容確認を再度行うように、送信先や添付ファイル名、文書内容に関するチェックを促す。

２. クロスチェック

本人確認の精度には限界があるので、上長もしくは他人に承認を得る体制をつくる。送信する時に自動的に承認者に送られるようにシステム化し、承認と同時に自動送信される。

３. 自動CC 機能

CC入力を忘れ、社内で案件進捗の共有ができていない、という状況を無くすために、自動でCCが設定されるようなツールを使う。

情報漏えいの原因は社内に8割ある！

外部からのハッキング被害が警戒される一方、情報漏えいの原因のほとんどが社内の人間のミスあるいは内部工作によるものです。そのうち、メールによる外部への情報漏えいは、およそ約10％、紙が約70％、USBメモリなどの記憶媒体が約15％、というようになっています。

この中でも、メールによる漏えいは特に「ミス」によることが多く、意図しない持ち出しとなって責任を負う事態となっています。

メール誤送信対策ツールを利用しよう

メール誤送信対策ツールの基本機能

• 1）ポップアップ
• 2）アルゴリズムによる誤字・脱字チェック
• 3）クロスチェック、承認後の自動送信
• 4）強制CC、BCC入力機能
• 5）送信ディレイ（送信後30秒～1分は送信を取り消せる）

業務システムの発達により、紙や記憶媒体による持ち出しはCSVログが残るため、持ち出されることが減ってきています。メールの誤送信は、セキュリティ上重要な課題であり、悪意のない誤送信といえど加害者になり得るので、しっかり管理したいですね。

まとめ

メールはテンプレート機能や、サジェスト機能によって入力の手間が省けてきましたが、便利であるがゆえに起こるミスも多く、対策が必要とされています。メールの打ち間違えは重く捉えられてきませんでしたが、重要な情報もメールでやり取りするようになった今日では、ミスが許されない場合があります。

メール内容によって商談が決まることもあり、メールマーケティングが行われるようになった今だからこそ、誤送信対策には余念なく取り組むと良いでしょう。