メール誤送信の原因とは？４つの対策で情報漏えいを防止しよう

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いつでもどこからでもコミュニケーションをとることができる電子メールですが、その便利さの陰には情報漏えいのリスクが潜んでいます。そんなリスクの中でも、特に危険性が高いメール誤送信。社内・社外問わず、メール誤送信が引き起こす問題は枚挙にいとまがありません。そこでこの記事では、メール誤送信の原因と対策方法について詳しく解説していきます。

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よくあるメール誤送信の例

まずはメール誤送信のよくある例を３つ紹介します。

●アドレス間違い: 例）メールソフトのアドレス補完やサジェスト機能でクリックした宛先が、よく似た名前の別の人だった
●添付ファイルのミス: 例）休日ピクニックの予定表を添付したはずなのに、財務諸表を添付していた
●タイプミス: 例）「よろしくお願いします」が「よろしく」で終わっていた

マナー上の問題はもちろんありますが、例えば財務諸表などを社外の無関係な人に送信してしまったら、相手によっては悪用の恐れがあります。個人情報や機密情報を漏らすと、企業の場合は顧客に迷惑がかかってしまうので、対策が必要です。

メール誤送信を防ぐ４つの方法

ミスは誰にでもありますが、ミスを最小に抑えるために運用ルールを設定することは非常に重要です。誤送信防止対策には単独で以下のような施策が行われてきました。

メール送信前のポップアップの利用: 送信しようとすると、小さなボックスとその中にチェック項目が表示される。意識的に内容確認を再度行うように、送信先や宛先、添付ファイル内容、文書内容に関するチェックを促す。
クロスチェックの実施: 本人確認の精度には限界があるので、上長もしくは他人に承認を得る体制をつくる。送信する時に自動的に承認者に送られるようにシステム化し、承認と同時に自動送信される。
自動CC機能の利用: CC入力を忘れ、社内で案件進捗の共有ができていない、という状況を無くすために、送信メールに自動でCCが設定されるツールを使う。
メール誤送信対策ツールの利用: 上記のようなヒューマンエラーを無くすために最終確認をする多機能ツールを使う。

メール誤送信対策の基本機能

ここからは、メール誤送信対策ツールの基本機能について簡単に紹介します。

・ポップアップ
・アルゴリズムによる誤字・脱字チェック
・クロスチェック、承認後の自動送信
・強制CC、BCC入力機能
・送信ディレイ（送信後30秒～1分の間は送信を取り消せる）

特に業務システムの発達により、紙や記憶媒体による持ち出しはCSVログが残るため、持ち出されることが減ってきています。そんな時こそ、メール誤送信防止ツールの機能を利用しメール誤送信を防ぎましょう。

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メールはテンプレート機能や、サジェスト機能によって入力の手間が省けてきましたが、便利であるがゆえに起こるミスも多く、対策が必要とされています。メールの打ち間違えは重く捉えられてきませんでしたが、重要な情報もメールでやり取りするようになった今日では、ミスが許されない場合があります。

メール内容によって商談が決まることもあり、メールマーケティングが行われるようになった今だからこそ、誤送信防止策は余念なく取り組むとよいでしょう。

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