メール誤送信対策ソフトの5つの基本機能

メール誤送信対策ソフトの5つの基本機能

メール誤送信対策ソフトには以下のような機能があります。

機能1.　ユーザチェック　送信前に確認画面を表示する機能

メールの誤送信を防ぐため、送信するユーザが送信前にチェックする機能があります。 メール誤送信対策ソフトを導入すると、メール送信前に強制的に確認画面が表示され、送信先が社内か社外か、添付ファイルの有無などを確認できます。 送信する直前に、宛先間違いや添付ファイルのもれがないかどうかなどを確認することができます。送信者自身でミスを未然に防ぐことが可能です。

機能2.　第三者チェック　メール保留・上長承認機能

メールを保留する機能を利用することで、送信前に上長確認や第三者確認を入れることができます。アルバイトや新入社員など、メールの送信に慣れていない送信者の場合には、事前に第三者が確認してから送信できるため、誤送信を防ぐことができます。

また、第三者チェック機能は、送信後のメールを対象とすることも可能です。この場合、送信したメールに誤りがなかったかを確認することができます。 第三者チェックを入れることは、メール誤送信を防ぐ上で重要です。

機能3.　システムブロック　添付ファイルの暗号化機能

ここからは、人を介さずシステムが自動的にブロックする機能をご紹介します。 添付ファイルの暗号化機能とは、添付ファイルを送信時に自動的に暗号化しzipファイルに圧縮、かつパスワードが自動的に生成されることで情報漏えいを防ぐ機能です。

生成された複合パスワードは別メールで送信されるため、万が一添付ファイルや宛先を間違って送ってしまってもファイルを開くことを防ぐことができます。 機密文書や取引先にのみ開示する書類など、添付ファイルは厳重に扱う必要があり、重要な機能です。

機能4.　システムブロック　宛先漏えい防止機能

複数の宛先（To、CC）へメール送信する場合、受信した側で他のアドレスを見られる状態になり個人情報漏えいとなります。これを防ぐために、一定数以上の宛先追加があった場合は、自動的にBCCに変更して送付する機能です。

ソフトによっては、宛先ごとに1通ずつのメールとして送信する機能がついている場合もあります。 これにより、手違いやリテラシー不足で複数の宛先にメール送信することを事前に防ぐことができます。

機能5.　システムブロック　特定ワードを検知する機能

一部のソフトでは、添付ファイルから特定ワードを検知できるオプションが用意されています。 例えば「見積」「請求」といった重要書類を指し示すワードが含まれるファイルを自動的に検知する機能です。

また、個人名や住所など個人情報が含まれているファイルなどを直接的に検知することも可能です。特定ワードが検知されると管理者に通知されます。重要な情報や個人情報漏えいを防ぐための管理者情報として有効活用できます。

まとめ　～ メール誤送信対策ソフトの必要性 ～

企業の情報漏えいが発覚した場合、対応するためのコストがかかるばかりでなく、社会的信頼も失墜します。この情報漏えいの問題を防ぐために、メール誤送信対策ソフトの導入が注目され始めています。 送信するユーザ自身でのチェック、第三者によるチェック、システムブロックを念頭に、メール誤送信を防ぐための機能を吟味し最適なソフトを選びましょう。