メール誤送信対策システム導入における3つの失敗例とは？

メール誤送信対策システム導入の失敗例

メール誤送信対策システム導入で引き起こされる失敗としては、具体的に以下のものがあります。

• 1.コミュニケーションの不透明化につながる
• 2.承認待ちメールの滞留や誤送信が発生する
• 3.管理者の業務負担が増える

それでは一つずつ確認していきましょう。

1.コミュニケーションの不透明化につながる

メール誤送信対策システムでは、第三者による承認機能や送信前の確認画面の表示を通じてメールの誤送信を防止します。またメール誤送信対策システムの中には、送信保留機能などで誤送信の防止をはかっているものもあり非常に便利です。

とはいえ、こうしたメール誤送信対策の機能を疎ましく感じるユーザーも少なくありません。なぜならシステムの導入により、電子メールの送信に至るまでにさまざまなプロセスが追加されるからです。

そのため、メール誤送信対策システムを導入したことによって「システムの影響を受けない私的なメールアドレスやSNSのメッセンジャーなどで、客先と連絡を取ろう」という社員が現れる可能性があります。このような場合、私的な連絡手段の業務利用により情報セキュリティリスクの増加につながってしまうでしょう。

2.承認待ちメールの滞留や誤送信が発生する

上長などメール作成者以外による承認機能はメール誤送信システムに搭載されているポピュラーな機能のひとつです。

しかし誤送信対策として承認機能を利用する場合、承認権限を持つ上長が多忙であり承認待ちメールをチェックできない場合にはメールの送信が滞ってしまいます。また大量の承認待ちメールを短時間で処理しようとするあまり、十分なチェックの行われないまま承認と送信が行われてしまうこともあるでしょう。

その結果、メール誤送信対策システムを導入した企業の中には「上長がなかなか承認を進めてくれず、取引先との連絡が滞ってしまった」、「上長がメール内容を十分確認していなかったため、誤送信を発生させてしまった」といった問題に直面するケースがあるため注意しましょう。

3.管理者の業務負担が増える

通常メールを作成・送信する場合、本来メールの作成者自身がメールの内容を十分にチェックして誤りを起こさないように努めなければなりません。

しかしメール誤送信対策システムで承認機能を利用すると、こうしたメール作成者の持つべき誤送信防止に対する危機意識を薄れさせてしまうことも。システムに依存するあまり、「どうせ上長がチェックするから」という考えを持つ社員を生み出してしまう可能性もあるのです。

こうした社員の数が多くなると、誤送信につながるような内容のメールも多くなってしまいます。すると当然、メール内容の修正作業や差し戻し作業も増加します。結果として、承認権限を持つ上長の業務負担は一層大きくなってしまうのです。

発生する作業や業務負担に関する読みの甘さが生む失敗

今回ご紹介したようにメール誤送信対策システムを導入した場合、「他ツールの無断利用」「承認者の業務多忙による送信遅延や誤送信の発生」「承認者の業務負担の増大」という3つの失敗に陥ってしまうケースが珍しくありません。

そしていずれの失敗も、システムの導入によってこれまでになかったいかなる作業が発生し、どの程度業務負担が増えるのかを組織全体として把握しきれないまま利用を開始してしまうことによって引き起こされます。

メールの誤送信を防ぎ情報セキュリティ上の安全性を向上するメール誤送信対策システムですが、事前の十分な検討無しに導入すると、思わぬ失敗が起きてしまうため注意しましょう。