イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベントの計画・運営・管理を効率的に行うためのシステムです。イベントの企画段階から実行、後処理までをサポートし、さまざまな側面でイベントの成功を支援する役割を果たします。
具体的には、以下のような機能が搭載されています。
- ●予算管理
- ●会場手配
- ●出席者登録
- ●スケジュール管理
- ●広報活動
イベント管理システムを導入することで、業務を効率的に進められるようになるため、よりよいイベントの実現や従業員の負担軽減につながるでしょう。
また、イベント管理システムは、近年シェアが拡大しているといわれています。企業や団体は顧客や参加者との関係強化やブランドの構築、情報発信の手段としてイベントを積極的に活用するようになり、日本でもイベントの開催が増加しています。さらに、コロナ禍以降はオンラインでのイベント開催も増え、イベント運営や管理のデジタル化も促進しました。このようなイベントの重要性の高まりやデジタル技術の進歩にともないイベント管理システムの需要も拡大し、市場動向は伸長傾向にあります。
イベント管理システムの機能
イベント管理システムには、以下のような機能が搭載されています。
- ■イベントページ作成機能
- イベント開催情報の掲載や参加申込ができるWebページを作成する機能。
- ■受付管理機能
- QRコードなどでチケットを発行し、来場受付ができる機能。来場状況の把握など来場者管理も可能。
- ■参加者管理機能
- イベント参加者の名前・連絡先や参加費の集金状況などを管理する機能。
- ■チケット販売・決済機能
- イベントのチケットをシステム内で販売する機能。チケット代・参加費の決済も可能。
- ■プロモーション機能
- SNSなどでイベントの情報を拡散し宣伝する機能。
- ■参加者へのお知らせ・メール配信機能
- 参加者に向けたイベント情報のお知らせや、イベント開催後のフォローアップメールを配信する機能。
- ■データ分析・レポート作成機能
- 参加者の登録情報や出席状況、購買データやフィードバックなどのデータを分析し、レポートを作成する機能。
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イベント管理システムの導入のメリット
イベント管理システムを導入する主なメリットは、以下のとおりです。
- ●管理スタッフの人員削減
- ●データ管理による業務効率化
- ●顧客満足度の向上
それぞれ詳しく解説します。
管理スタッフの人員削減
イベント管理システムは参加者の登録や入場管理、スケジュールの調整など、イベント運営に関するさまざまなプロセスを自動化することで、従来手作業で行われていた多くの業務を効率化します。これにより管理スタッフの業務負担軽減や、人員削減による人件費の節約が実現できるでしょう。
データ管理による業務効率化
さまざまな機能をもつイベント管理システムですが、なかでもデータ管理機能は業務効率化に大きなメリットをもたらします。データ管理機能を使うことで、予算や参加者情報、会場の詳細など、さまざまな情報を一元化し整理できます。イベント情報が一元管理されることで、情報の見落としや入力の重複などを防げるため、業務効率化が図れるでしょう。また、過去のイベントデータを分析し、参加者の嗜好や傾向を把握することで、次回のイベントの企画にも活かせます。
顧客満足度の向上
イベント管理システムは過去のイベント参加者のデータを保存できるため、顧客管理にも活用が可能です。参加者情報を分析し参加者の属性や特徴などを把握することで、参加者ごとに適切なアプローチを行えるでしょう。
また、参加者のフィードバックも収集・分析できるため、イベントの満足度や課題を明確にし、改善も可能です。このように、イベントに関するデータ収集と分析を有効に活用することが、顧客満足度の向上につながります。
イベント管理システムのメリットは以下の記事でも解説しているので、より理解を深めたい方はあわせてご覧ください。
無料のイベント管理システムを選ぶ際に考慮すべきポイント
各システムで特徴や品質などが異なるため、自社に合ったイベント管理システムを選ぶことが重要です。無料のイベント管理システムを選ぶ際は、以下のポイントに着目しましょう。
- ●機能性・使いやすさ
- ●セキュリティ性
- ●無料プラン終了後の費用
機能性・使いやすさ
機能性・使いやすさを考慮してイベント管理システムを選ぶことは、今後スムーズにイベントを運営していくために重要です。まずは自社の利用目的や課題解決に適した機能が搭載されているか確認しましょう。無料版や無料トライアルでは機能が制限されている場合があるため、注意が必要です。また、従業員が使いこなせなければ、機能が充実していてもスムーズに活用できず、期待した導入効果を得られない可能性があります。わかりやすいUIに設計されているかなど、実際にシステムを活用する従業員の意見も取り入れて選定するとよいでしょう。
セキュリティ性
イベント管理システムはイベント参加者の個人情報や決済情報など、機密データを取り扱うシステムです。セキュリティ性が低いシステムは不正アクセスやデータ漏えいのリスクが高まるため、十分なセキュリティ対策が行われているか確認してから導入を検討しましょう。
システムのセキュリティ性の高さは以下のような認証で確認できるため、製品選定の参考にしてください。
- ■プライバシーマーク
- 企業や団体が個人情報を適切に管理し、適法かつ適切な方法で取り扱っていることを証明するもの。
- ■ISO
- さまざまな業界や分野で共通の基準を策定し、国際的な品質、安全性、効率性などの基準を確立していることを証明するもの。
- ■ISMS
- 組織が情報資産を適切に保護し、情報セキュリティに関連するリスクを適切に管理するための体系的なアプローチや手法のこと。
無料プラン終了後の費用
無料プランの利用期間が定められている製品は、期間終了後に料金が発生する場合があります。また、将来的に有料プランに移行する可能性がある場合は、料金プランを確認しておくとスムーズに移行できるでしょう。
イベント管理システムの料金を比較する際は、月額費用と初期費用のバランスを考慮し、継続的な利用における総コストを見据えることが重要です。費用はイベントの開催回数や規模によって異なるため、自社で開催するイベントにあったシステムを選定するとよいでしょう。
無料プランがあるおすすめのイベント管理ツール
ここからは、無料プランがあるおすすめのイベント管理ツールを紹介します。活用できる機能や特徴に違いがあるので、気になる製品は資料請求をして比較してみてください。
Event Bundle
- 受付の省力化・無人化を実現する独自の受付用スマホアプリ
- システムに精通したスタッフの派遣を受けられる独自サービスも
- システムによるイベント運用だけでなく充実の企画運営支援が可能
「Event Bundle」は、株式会社VividWorksが提供するイベント管理システムです。スマホアプリで活用でき、人的リソースを削減した非接触での受付を可能にします。無料プランではイベント登録やチケット販売など基本的な機能にくわえ、イベントサイト自動生成やクレジットカード決済・領収書発行などの機能も活用できます。
イベントレジスト
- 告知・決済・申込・参加者管理など基本機能を網羅的にカバー
- 通知メールやトラッキングなど法人利用向けプレミアム機能も充実
- 企画・集客・運営における隙のないサポート体制
「イベントレジスト」は、イベントレジスト株式会社が提供するイベント管理システムです。規模を問わずセミナーや展示会など幅広いイベントに対応できます。イベントページの作成やプロモーション・チケット販売など、無料のBasicプランでも基本的なイベント開催に十分な機能が搭載されています。プレミアムプランでは共同管理者権限付与や申込数の上限設定など、より高度な機能が利用可能です。
Peatix
- 840万人以上が利用！日本最大級のイベントメディア
- イベントの申込受付や販売開始が最短５分で可能に！
- 特別なスキルは一切不要だから、初心者でも操作は簡単！
「Peatix」は、Peatix Japan株式会社が提供するイベント管理システムです。必要な項目を入力するだけで誰でも簡単にイベント告知ページの新規作成ができ、無料・当日払いのイベント開催、告知だけの利用も可能です。無料のイベントであればイベントページ作成から当日の受付まで完全無料で利用できます。
formrun
「formrun」は、株式会社ベーシックが提供するイベント管理システムです。無料プランではフォーム作成や決済などの基本的な機能にくわえ、住所補完やiframe埋め込みといった機能も活用できます。また、申込フォームのテンプレートが100種類以上あり、イベントにあわせたデザインで簡単に作成が可能です。
everevo
ソーシャルワイヤー株式会社が提供する「everevo」は、イベント運営をサポートするトータルサービスです。イベントページ作成からチケット決済、来場受付管理などの機能を搭載しており、無料イベントを開催する場合はシステムを無料で活用できます。
無料トライアルがあるおすすめのイベント管理ツール
ここからは、無料トライアルが利用できるイベント管理ツールを紹介します。無料トライアル中は機能のすべてを活用できる製品が多くあるので、無料プランのある製品との比較にもぜひお役立てください。
Q-PASS
- 最短3日でWEB申込フォームが完成！即時に紙からの脱却を実現！
- 効果的なオンラインセミナーで営業活動を効率化！
- 人的支援も行いイベントをトータルサポート！
「Q-PASS」は株式会社コプロシステムが提供するイベント管理システムです。来場者の管理や営業活動の効率化を実現する機能に特化し、来場者情報は即時にマーケティング用のデータとして活用・分析ができます。２週間の無料トライアルが利用可能です。
イベントクリエイト
- 簡単操作のため学習コストがかからない
- 自社サイトにマッチする告知用ページを作成可能
- 来場受付時には担当者に自動で通知メールを送信
「イベントクリエイト」は、ソーシャルワイヤー株式会社が提供するイベント管理システムです。ITに詳しくなくても安心して扱えるよう設計されており、簡単操作で申込フォームや名簿作成、申込受付や来場者受付業務を効率化します。無料トライアル期間は30日間です。
「イーベ！」は、株式会社フラッグシステムが提供するイベント管理システムです。QRコード受付や告知ページ・申込フォーム作成など、対面・オンラインを問わずイベント開催に必要な機能がクラウドで一元管理できます。アカウント作成後、30日間の無料トライアルが利用可能です。
ネクプロ
- ネクプロ1つであらゆるオンライン・ハイブリッドイベントを開催
- ユーザーデータを蓄積・分析でき、CRMとも連携可能
- ネクプロのイベントサポートでさらにリッチに
「ネクプロ」は、株式会社ネクプロが提供するイベント管理システムです。あらゆるオンラインイベントを開催・管理でき、イベントマーケティングの効果向上に貢献する機能を搭載しています。デモアカウントで30日間の無料トライアルが可能です。
Doorkeeper
「Doorkeeper」は、Doorkeeper株式会社が提供するシステムです。誰でも使えるわかりやすいインターフェースと、最初のイベントは無料で利用できる点が大きな特徴です。プロモーションノウハウが充実しており、事前にイベント案内を配布する際に、フォトギャラリーや画像などを利用して、参加の促進が図れます。無料トライアルでイベントを一回開催できます。
以下の記事では、ITトレンド編集部がおすすめするイベント管理システムを紹介しています。より多くの製品を比較して導入を検討したい方は、あわせて参考にしてください。
無料イベント管理システムの特徴を知り最適な製品を選ぼう
イベント管理システムを導入することで、スタッフの業務負担の軽減や顧客満足度の向上などのメリットがあります。自社のイベント運営・管理を改善したいと考えている方は、この機会にイベント管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
自社に合うイベント管理システムを選ぶ際は、資料請求や無料トライアルなどで機能性や操作性などを確認し、ミスマッチを防ぎましょう。下のボタンから各社製品資料を一括請求できるので、イベント管理システムの比較検討にぜひご活用ください。
