健康管理システムに搭載される基本機能
健康管理システムの中心となるのは、従業員の健康情報を記録・管理する機能です。これらの機能をどこまで自動化できるかによって、人事・労務担当者の業務負担は大きく変わります。まずは基本となる2つの機能を確認しましょう。
健康診断結果を一元管理する機能
健康診断結果の管理機能は、従業員ごとの受診結果をシステム上にまとめて記録する機能です。紙やエクセルで管理していたデータを一元化することで、必要な情報を検索しやすくなります。過去数年分の推移をグラフで確認できる機能があると、経年変化を把握する材料としても活用できます。
健診結果のデータ形式は、医療機関や健診機関によって異なる場合があります。取り込みに対応しているファイル形式や、手入力が必要な範囲を事前に確認しておくと、運用開始後の作業負担を見積もりやすくなります。
再検査・要治療者を管理する機能
再検査対象者の管理機能は、健診結果から再検査や治療が必要な従業員を抽出し、対応状況を記録する機能です。産業医への情報共有や、面談実施の履歴を残せるシステムもあります。
対応が漏れると、法令で定められた事後措置が遅れる場合があります。担当者が変わっても対応状況を引き継げるよう、進捗を一覧で確認できる機能があるかどうかを確認しておきましょう。対応期限が近づいた対象者に自動でリマインドを送れる機能があれば、対応漏れを防ぐ一助となります。
メンタルヘルスに関わる健康管理システムの機能
健康管理システムには、身体面の健康情報だけでなく、メンタルヘルスに関する機能も搭載されています。従業員数が一定規模を超える企業では、法令にもとづく実施義務が生じる機能でもあります。ここでは代表的な2つの機能を紹介します。
ストレスチェックを実施・集計する機能
ストレスチェック機能は、法令にもとづく調査票の配信から回答の回収、集計までを一括して行う機能です。高ストレス者を自動で抽出できるシステムもあります。実施時期を年度単位で管理できる機能があると、実施漏れが起こりやすい部署の把握にも役立ちます。
集団分析の結果を部署別に確認できる機能があると、職場環境の改善に向けた検討材料として活用しやすくなります。回答結果の取り扱いには機微な個人情報が含まれるため、閲覧権限の設定範囲もあわせて確認することが重要です。個人が特定されない形での集計に対応しているかも、従業員が安心して回答できる環境づくりに関わります。
面談記録・産業医連携の機能
面談記録機能は、産業医面談や保健師面談の内容を記録し、必要な担当者間で共有する機能です。面談の実施履歴を蓄積できると、継続的なフォローがしやすくなります。
記録の閲覧範囲は、従業員のプライバシーに配慮して制限されている場合が一般的です。情報を共有できる担当者の範囲は、システムの設定だけでなく社内規程とあわせて整理しておく必要があります。産業医が非常勤の場合は、遠隔からでも記録を確認できる仕組みが役立つ場面もあります。
勤怠・労務データと連携する機能
健康管理システムは、勤怠システムや人事システムと連携することで、より幅広い活用ができます。連携範囲が広いほど、担当者による手作業でのデータ突合を減らしやすくなります。連携によって得られる機能を紹介します。
労働時間データとの連携機能
労働時間の連携機能は、勤怠システムの残業時間データを取り込み、長時間労働者を自動で抽出する機能です。一定の基準を超えた従業員に対して、面談の案内を自動化できるシステムもあります。抽出基準を部署や役職ごとに調整できるシステムであれば、実態に即した運用がしやすくなります。
連携先の勤怠システムによっては、データ形式や更新タイミングが異なる場合があります。導入前に、自社で利用している勤怠システムとの連携実績を確認しておくと安心です。更新頻度がリアルタイムに近いほど、長時間労働の兆候を早期に把握しやすくなります。
人事情報との連携による対象者管理
人事システムとの連携機能は、異動や入退社に伴う従業員情報の変更を、健康管理システム側にも反映する機能です。情報の二重入力を減らせる点がメリットとして挙げられます。
連携範囲が限定的な場合は、一部の情報を手作業で更新する必要が残ることもあります。どの項目まで自動で連携されるのか、契約前に具体的な範囲を確認しておきましょう。連携のタイミングによっては、異動直後の一時的な情報不一致が生じる場合もあるため、運用ルールとあわせて確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
健康管理システムの機能を選ぶ際に確認したい観点
搭載機能の多さだけでなく、自社の運用体制に合っているかを確認することが選定の重要な観点です。同じ機能でも、企業の従業員数や業種によって求められる仕様は変わります。ここでは2つの観点を紹介します。
個人情報保護への対応範囲
健康情報は要配慮個人情報にあたるため、アクセス権限の細かな設定や、通信の暗号化に対応しているかを確認しておくことが重要です。閲覧できる担当者の範囲を役職や部署ごとに分けられるかも確認しましょう。
提供会社がどのようなセキュリティ対策を講じているかは、公式サイトの情報や資料請求を通じて確認できます。詳細な仕様は、個別に問い合わせることで確認できます。第三者認証の取得状況を確認できると、社内での稟議や説明資料としても活用しやすくなります。
運用担当者にとっての操作のしやすさ
健康管理システムは、人事や産業保健スタッフなど、専門知識のレベルが異なる担当者が利用する場面があります。専門用語に不慣れな担当者でも操作しやすい画面構成かどうかを確認しておくとよいでしょう。担当者の異動が多い部署では、操作に慣れるまでの学習コストも選定時の考慮点になります。
導入前にデモ環境を利用し、実際の入力作業や検索作業を試しておくと、運用開始後の操作教育にかかる負担を見積もりやすくなります。操作研修の実施回数や資料の提供範囲など、提供会社によるサポート内容もあわせて確認しておきましょう。
健康管理システムの機能を運用に定着させるポイント
機能を導入しても、社内での運用が定着しなければ、健康管理の効果を十分に発揮しにくくなります。導入初期の運用が軌道に乗るかどうかは、その後の継続的な活用にも影響します。定着に向けた2つの工夫を紹介します。
入力・更新ルールの明確化
健診結果や面談記録の入力タイミングが担当者ごとにばらつくと、情報の抜け漏れが生じる場合があります。入力ルールをあらかじめ明文化し、関係者間で共有しておくことが大切です。入力期限を決めておくと、繁忙期に記録が後回しになる事態を防ぎやすくなります。
特定の担当者だけに運用を依存させると、異動や退職の際に引き継ぎが難航するおそれがあります。複数人で状況を把握できる体制を整えておくと、長期的に安定した運用につながります。
従業員への周知と利用促進
健康管理システムの一部機能は、従業員自身が入力や確認を行う仕組みになっている場合があります。利用目的やメリットを丁寧に説明し、抵抗感を減らす工夫が定着には欠かせません。
操作方法の説明会やマニュアルの配布に加え、問い合わせ窓口を明確にしておくと、従業員が疑問を感じたときにすぐ相談できる体制を整えられます。導入初年度は利用状況を定期的に確認し、入力率が低い部署には個別に声かけを行うといった工夫も効果的です。
健康管理システムの機能を比較する際に参考になる代表製品
自社にどのような機能が必要かを見極めるには、実際に提供されている健康管理システムの特徴を知ることが近道です。ここでは代表的な製品を紹介します。
Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 健康労務管理の工数75％削減
- 健康情報のデータ化・可視化 により健康リスクを予防
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
株式会社iCAREが提供する「Carely（ケアリィ）健康管理クラウド」は、健康診断結果やストレスチェック、産業医面談の情報を一元管理できる健康管理システムです。有所見者への就業判定や再検査勧奨をシステム上で管理でき、労務・産業保健スタッフの業務負担軽減につなげられます。企業の健康経営の推進に向けたデータ分析機能も備えています。
mediment
- 点在する多様な健康データをまとめて管理し、工数を大幅に削減
- 誰でも簡単に多彩な分析が可能！個人・組織の健康状態を可視化
- 健康リスクの早期把握＆幅広い支援で従業員フォローの均一化
メディフォン株式会社が提供する「mediment」は、健康診断結果を独自のOCR技術でデータ化し、部署別・年齢別・健診項目別に分析できるクラウド健康管理システムです。受診勧奨や産業医連携、労働基準監督署への報告書作成まで健診関連業務をシステム内で完結でき、ストレスチェックや健康相談の機能も備えています。
健康管理システム「HealthCore」
- タスクや実施状況を一目で把握でき法定業務の抜け漏れをなくせる
- 多重リスク管理機能でリスク予備軍をいち早くフォローアップ
- 充実したストレスチェック、エンゲージメントサーベイを標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する「健康管理システム『HealthCore』」は、従業員の健康診断結果やストレスチェックの結果を一元化できる健康管理システムです。多重リスクの分析や疾病リスクの予測にも対応しています。従業員向けのマイページも用意されており、個々のヘルスリテラシー向上を支援します。
ポケットセラピスト （株式会社バックテック）
- 国家資格を持つ医療職約400名が在籍。
- 身体の不調からメンタルヘルスへアプローチ
- 継続率99.8%。大手企業多数導入。
REMONY （株式会社MEDIROMMOTHERLabs）
- Matrix社の温度差発電技術で充電不要。
- コンセント設置のGatewayがデータを自動取得。
- 心拍異常、転倒検知、熱中症アラート機能を提供。
まとめ
健康管理システムには、健診結果の一元管理やストレスチェック、勤怠データとの連携など、企業の健康管理業務を支えるさまざまな機能が搭載されています。個人情報保護への対応や操作のしやすさを確認し、入力ルールを整えたうえで導入することが重要です。機能の一覧だけで判断せず、実際の運用担当者にとって使いやすいかまで確認したうえで、自社の運用体制に合ったシステムを比較検討してください。
