健康管理システムとはどのような仕組みか
メリットを判断する前に、何を扱う仕組みなのかを押さえておきましょう。健診の結果を保管するだけでなく、そこから必要な対応につなげる流れまでを支えます。ここでは役割と、既存の管理方法との違いを確認します。
健康管理システムの基本的な役割
健康管理システムとは、従業員の健康診断の結果や面談の記録、就業上の措置に関する情報をまとめて管理するための仕組みです。人事部門や衛生管理を担う担当者が使うことを想定して作られています。
備わっている機能は製品によって異なりますが、健診結果の取り込みと保管、再検査が必要な人の抽出、受診勧奨の連絡、産業医面談の記録、報告書の作成といった要素が中心です。長時間労働の状況や、ストレスチェックの結果とあわせて管理できる製品もあります。
表計算ソフトでの管理との違い
健診結果を管理するだけであれば、表計算ソフトでも対応できます。ただし従業員数が増えると、健診機関ごとに異なる形式のデータを整える作業に時間がかかり、年度をまたいだ推移を追うことも難しくなります。
健康管理システムでは、条件を指定して対象者を抽出したり、個人ごとの経年の変化を確認したりする操作を画面上で行えます。誰がどの情報を閲覧したかの記録が残る点も違いです。健康に関する情報は取り扱いに配慮が求められるため、閲覧できる範囲を制御できることは実務上の意味を持ちます。
健康管理システムを導入するメリット
ここからは、実際の業務でどのような効果が見込めるのかを整理します。集計、連携、可視化という三つの面から確認します。
健診結果の集計と受診勧奨を効率よく進められる
健診の時期には、受診状況の確認、未受診者への案内、結果の取りまとめといった作業が集中します。複数の健診機関を利用している場合、届く結果の形式がそろわず、整える作業だけで日数を要することもあります。
システムに取り込む形にすれば、集計の手間を抑えられます。再検査や精密検査が必要な人を条件で抽出し、案内をまとめて送る運用も組めます。対応の状況を記録として残せるため、誰に連絡済みで誰が未対応かを担当者間で共有しやすくなる点も助けになります。
産業医との連携を進めやすくなる
産業医は多くの場合、常時在席しているわけではありません。限られた時間のなかで面談や意見を求めるには、必要な情報を事前に整理しておく必要があります。
健診結果や勤務時間の状況を一つの画面で確認できれば、面談の対象者を選ぶ作業を進めやすくなります。面談の記録や就業上の措置に関する意見を同じ場所に残せるため、翌年以降の対応にも引き継げます。産業医が閲覧できる範囲をどう設定するかは、社内の運用と権限設定にあわせて決めましょう。
健康経営の取り組みを数値で示せる
従業員の健康づくりに取り組む姿勢を、社内外へ説明する場面が増えています。取り組みを示すには、受診率や再検査の実施状況、面談の件数といった数値が求められます。
システムに情報が集まっていれば、こうした数値を取り出す作業を短くできます。年度ごとの推移を示せれば、取り組みが進んでいるかどうかを確認する材料にもなります。集計できる項目は製品によって異なるため、社内で報告している指標や、対外的に説明したい内容を整理したうえで確認しましょう。
健康管理システムで扱う情報と配慮したい事項
取り扱うのは、従業員本人にとって機微な情報です。仕組みを入れる前に、社内の運用面で整えておきたい点を確認します。
健康情報の取り扱いに関する配慮
健診結果や面談の記録は、本人の同意なく広く共有してよい情報ではありません。誰がどの範囲まで閲覧できるかを、あらかじめ決めておく必要があります。上長が閲覧できる範囲についても、社内で整理しておきたい部分です。
取り扱いの手順や保存の期間については、社内規程として文書にしておくことが望まれます。関係する法令や指針の内容は改正される場合があるため、具体的な運用は社内の労務担当や産業保健の専門職、必要に応じて所管の窓口に確認しながら進めましょう。
ストレスチェックとの関係
ストレスチェックの結果は、実施者が管理し、本人の同意なしに事業者へ提供しない扱いが基本とされています。健診結果と同じ画面で扱う場合でも、閲覧できる人を分ける設計が必要です。
製品によっては、ストレスチェックの実施機能を備えるものと、外部で実施した結果を集計として取り込むものがあります。どちらの運用を想定するかによって選ぶ製品が変わるため、現在の実施方法を整理したうえで確認しましょう。集団分析の結果を職場改善に生かす場合も、個人が特定されない形での扱いが前提です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
健康管理システム導入前の注意点
運用が始まってから想定外の負担が生じないよう、検討段階で押さえておきたい点を二つ挙げます。
既存データの移行にかかる手間
これまで蓄積してきた健診結果を移す作業には、一定の時間がかかります。健診機関ごとに項目名や単位の表記が異なる場合、そろえる作業が必要です。紙で保管している年度分をどう扱うかも決めておく必要があります。
過去何年分を移行するのかを先に決めると、作業量の見通しが立ちます。経年の変化を確認したい期間を基準に判断するとよいでしょう。移行作業を支援するサービスを提供する事業者もあるため、社内の工数と費用を比べたうえで依頼の可否を検討しましょう。
運用の担い手と社内体制の確保
導入後は、健診結果の取り込み、対象者の抽出、案内の送付、記録の更新といった作業が続きます。担当者が一人だけの体制では、休暇や異動の際に対応が止まる要因になります。
複数人で扱える体制を整え、手順を文書として残しておきましょう。産業医や保健師など社外の専門職が関わる場合は、どこまでの情報を共有するかを含めて役割を整理しておく必要があります。専門的な判断を求められる部分は、社内で抱え込まず相談できる先を確保しておくことが望まれます。
健康管理システムの選び方
製品によって対応する業務の範囲も、連携の方法も異なります。比較の段階で確認しておきたい基準を三つ挙げます。
対象人数と管理したい業務の整理
最初に、対象となる従業員の人数と、管理したい業務の範囲を整理します。健診結果の管理だけでよいのか、長時間労働者への対応やストレスチェック、面談の記録まで含めたいのかによって、必要な機能が変わります。
あわせて、拠点や雇用形態の広がりも確認しておきましょう。事業場ごとに産業医が異なる場合や、拠点別に集計したい場合は、その運用が可能かを事前に確かめます。人数に応じた料金体系を採る製品が多いため、対象範囲の想定は費用の試算にも関わります。
健診機関や既存システムとの連携
健診機関から届く結果を、どのような形式で取り込めるかを確認します。対応する形式が限られていると、毎年の取り込み作業に手間がかかります。利用している健診機関の名称を伝えたうえで、取り込みの実績を尋ねる方法が確実です。
人事システムとの連携も見ておきましょう。従業員情報を手作業で登録し直す運用は、入退社や異動のたびに負担が生じます。連携できる場合は、更新の頻度や退職者の情報の扱いまで確認しておくと、運用開始後の手戻りを防げます。
セキュリティとサポート範囲の確認
機微な情報を扱うため、データの保管場所、通信の暗号化、アクセス権限の細かさ、操作履歴の記録を確認します。第三者による認証の取得状況もあわせて確かめ、社内のセキュリティ基準を満たすか判断しましょう。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、初期設定やデータ移行を支援してもらえるのか、運用設計を相談できるのかは製品ごとに差があります。健診の時期は問い合わせが集中しやすいため、繁忙期の対応体制も確認しておきましょう。
健診結果と産業医連携を支える健康管理システム
健診データの集計や産業医との情報共有にあわせて検討できるシステムを紹介します。
Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 健康労務管理の工数75％削減
- 健康情報のデータ化・可視化 により健康リスクを予防
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
株式会社iCAREが提供する「Carely（ケアリィ）健康管理クラウド」は、健診結果の管理と産業医との連携を扱うシステムです。健診機関から届く結果を取り込んで集計でき、再検査が必要な従業員を抽出する機能を備えています。産業医面談の記録もあわせて管理できる構成になっています。
mediment
- 点在する多様な健康データをまとめて管理し、工数を大幅に削減
- 誰でも簡単に多彩な分析が可能！個人・組織の健康状態を可視化
- 健康リスクの早期把握＆幅広い支援で従業員フォローの均一化
メディフォン株式会社が提供する「mediment」は、健診結果の一元管理と産業保健業務を支えるシステムです。従業員ごとの健康情報を蓄積し、対応が必要な従業員を把握しやすくする機能を備えています。産業医や保健師との連携を前提とした運用に対応しています。
HM-neo
- 【健康管理業務はこれひとつ】健康管理に必要なメニューが充実！
- 【健康管理のDX化】紙から電子へ、スムーズに探せる・見える
- 【健康経営を推進】健康情報のクロス分析で組織の早期改善を支援
NTTテクノクロス株式会社が提供する「HM-neo」は、健康診断の結果とストレスチェックの情報を扱う健康管理システムです。取得したデータを集計し、就業上の措置に関する判断材料として活用できます。企業の産業保健体制にあわせた運用の設計に対応しています。
産業医コンシェルジュ （株式会社Dr.健康経営）
- プロ産業医がメンタル・休復職・感染対策を幅広く対応
- 実務支援や各種フォーマット提供など充実のサポート。
- 月額3万円の安心料金。産業医の交代費なし。
Smart One Health （株式会社インテグリティ・ヘルスケア）
- 健診結果から健康リスクのある従業員を抽出・分析。
- オンライン診療でいつでも受診可能。
- 24時間チャット医療相談で健康課題をサポート
健康管理システムに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 従業員数が少ない企業でも導入する意味はありますか？
- 人数が少なくても、健診結果の整理や産業医との連携に時間がかかっている場合は効果が見込めます。小規模向けのプランを用意する製品もあります。まずは現在の作業時間と、扱っている情報の範囲を整理して検討するとよいでしょう。
- Q2： 紙で保管している過去の結果はどうすればよいですか？
- すべてを取り込む必要はなく、経年の変化を確認したい期間を決めて対象を絞る方法が現実的です。取り込みを支援するサービスを提供する事業者もあります。保存期間の扱いについては、社内規程や関係する指針を確認しながら判断しましょう。
- Q3： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 対象人数やデータ移行の範囲、人事システムとの連携有無によって幅があります。標準機能で始める場合は短期間で立ち上げられるケースもある一方、過去データの整備や連携設計を伴う場合は準備に時間を要します。健診の時期を踏まえ、余裕を持った計画を立てましょう。
- Q4： 従業員本人も自分の結果を確認できますか？
- 本人向けの画面を用意する製品もあります。自分の結果を確認できる仕組みがあれば、再検査の案内にも気づきやすくなります。ただし表示する範囲や通知の方法は社内の運用方針に関わるため、導入時に整理したうえで設定しましょう。
まとめ
健康管理システムは、健診結果や面談の記録をまとめて管理し、必要な対応につなげるための仕組みです。集計や受診勧奨の作業を効率化できるほか、産業医との連携を進めやすくなり、取り組みを数値で示せる点も利点といえます。一方で、扱う情報は機微であり、閲覧範囲の設計や運用体制の確保が欠かせません。対象人数と管理したい業務を整理し、連携やセキュリティ、サポートまで比べて選びましょう。まずは資料請求から検討を進めてみてください。
