健康管理システムとは何か、機能の全体像を整理する
健康管理システムには複数の機能が備わっていますが、まずは全体像として何ができるのかを押さえておくと、自社に必要な機能を選びやすくなります。
システムが担う基本機能
健康管理システムの基本機能には、健康診断結果の登録・閲覧、ストレスチェックの実施と結果の集計、産業医面談記録の管理などがあります。多くの製品でこれらの情報を従業員ごとに紐づけて一覧表示できます。
製品によっては、就業制限や休職・復職の履歴を時系列で確認できる機能を備えている場合もあります。どの機能が搭載されているかは製品ごとに異なるため、自社が必要とする範囲を確認したうえで比較することが大切です。
紙・エクセル管理との違い
紙やエクセルでの管理では、健診機関から届く結果を担当者が手作業で入力し、個人ごとのファイルに整理する運用になりがちです。従業員数が増えるほど、入力や突合にかかる時間が積み上がります。
健康管理システムでは、健診機関からのデータを取り込む機能や、従業員自身が結果を確認できる画面を備えた製品があり、入力作業の一部を減らせる場合があります。ただし取り込み対応の範囲は製品や健診機関によって異なるため、事前の確認が必要です。
健診・ストレスチェックデータを一元管理する仕組み
健康管理システムの中心的な役割は、複数の情報を1つのデータベースに集約する仕組みにあります。情報が分散していると、必要なときにすぐ確認できない場合があります。
健診・ストレスチェックデータの集約方法
健診結果は、健診機関から提供されるデータをシステムに取り込む方法や、担当者が手作業で登録する方法があります。ストレスチェックについても、システム上で従業員が回答し、結果が自動的に個人データと紐づく仕組みを持つ製品があります。
集約されたデータは、部署別や年代別などの切り口で集計できる機能を備えた製品もあり、健康施策を検討する際の資料として活用できる場合があります。集計項目は製品によって異なるため、自社が確認したい切り口に対応しているかを見ておきましょう。
従業員が入力する項目と流れ
従業員本人が入力する項目には、既往歴や自覚症状、生活習慣に関するアンケートなどがあります。入力画面がパソコンとスマートフォンの両方に対応している製品であれば、従業員が入力しやすい環境を用意できる場合があります。
入力された情報は、産業医や保健師が確認できる画面に反映される流れが一般的です。入力から確認までの反映タイミングは製品によって異なるため、リアルタイム性が必要な場合は事前に確認しておくとよいでしょう。
データを可視化するレポート機能
集約したデータをグラフや一覧表で表示できるレポート機能を備えた製品があります。部署別の受診率やストレスチェックの傾向を可視化できると、健康施策を検討する担当者が状況を把握しやすくなる場合があります。
レポートの出力形式や項目のカスタマイズ範囲は製品によって異なります。既存の衛生委員会向け資料に必要な項目を出力できるかどうかは、選定時にあわせて確認しておきたいポイントです。
産業医面談や就業判定を支援する機能
健康管理システムには、産業医面談の対象者を把握しやすくする機能や、就業判定の記録を残す機能が備わっている場合があります。これらの機能は、面談対応の抜け漏れを防ぐ目的で使われます。
面談対象者の自動抽出機能
長時間労働の実績やストレスチェックの結果をもとに、面談が必要な従業員を自動で抽出できる機能を持つ製品があります。抽出条件は法令上の基準にあわせて設定できる場合があり、対象者の見落としを減らす助けとなります。
抽出された対象者への案内をシステムから送信できる機能を備えた製品もあり、担当者が個別に連絡する手間を減らせる場合があります。抽出基準や通知方法は製品によって異なるため、自社の運用に合うか確認しておきましょう。
就業判定結果の記録・共有機能
産業医が下した就業判定の内容や、就業制限の期間をシステム上に記録できる機能があります。記録が一元化されていると、人事担当者と産業医の間で情報を共有する際の確認作業を減らせる場合があります。
アクセス権限を役職や部門ごとに細かく設定できる製品もあり、機微な健康情報を必要な範囲の担当者だけが閲覧できるように制御できます。権限設計は情報システム部門とも相談しながら進めるとよいでしょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
勤怠データとの連携で広がる健康管理システムの機能
健康管理システムの中には、勤怠管理システムとデータ連携できる製品があります。連携によって、健康情報と労働時間の情報をあわせて確認できるようになる場合があります。
長時間労働者の把握につながる連携
勤怠システムと連携できる製品では、残業時間のデータを取り込み、一定時間を超えた従業員を自動的にリストアップできる場合があります。手作業での集計に比べ、確認の抜け漏れを減らせる場面があります。
連携の方法はAPI連携やファイル取り込みなど製品によって異なり、対応できる勤怠システムの範囲も限られる場合があります。導入前に、自社で使っている勤怠システムとの連携実績を確認しておくと安心です。
アラート通知の仕組み
設定した基準を超えた従業員が発生した際に、担当者へメールなどで通知する仕組みを備えた製品があります。通知先や条件を部署ごとに設定できる製品もあり、確認漏れを防ぐ工夫がされています。
通知の仕組みはあくまで気づきを支援するものであり、最終的な対応判断は人事担当者や産業医が行う必要があります。通知が来ないことをもって問題がないと判断しないよう、定期的な確認とあわせて運用することが望まれます。
導入時に確認したいシステムの動作面
健康管理システムを選ぶ際は、機能の豊富さだけでなく、既存システムとの連携やセキュリティの仕組みも確認しておく必要があります。
既存システムとのデータ連携方法
人事システムや勤怠システムとすでに別のツールを使っている場合、健康管理システムとどのようにデータを連携できるかを確認しておく必要があります。連携方法にはAPI連携やCSVでのファイル取り込みなどがあり、対応範囲は製品によって異なります。
連携できる項目が限定的な場合、一部の情報は手作業での入力が残る可能性があります。導入前に、自社で連携したい項目が対応範囲に含まれているかをベンダーへ確認しておきましょう。
セキュリティ・権限管理の仕組み
健康情報は機微な個人情報にあたるため、アクセス権限の設定やログの記録機能があるかを確認しておく必要があります。閲覧履歴を確認できる機能を備えた製品であれば、不正なアクセスがあった際の状況確認に役立つ場合があります。
データの保存場所や暗号化の対応状況は製品によって異なるため、社内の情報セキュリティ基準に合うかを情報システム部門とあわせて確認しておくと安心です。
健康管理システムとは何か、代表的な製品から理解する
健康管理システムには様々な機能・特徴を持つ製品があります。代表的な製品を紹介し、システムの役割を具体的に把握できるようにします。
Carely（ケアリィ）健康管理クラウド
- 健康労務管理の工数75％削減
- 健康情報のデータ化・可視化 により健康リスクを予防
- 国際規格のセキュリティ認証「ISO27018」を取得
株式会社iCAREが提供する「Carely（ケアリィ）健康管理クラウド」は、健診結果や産業医面談記録、ストレスチェック結果などの健康データをクラウド上で一元管理できる健康管理システムです。従業員の健康情報を人事・産業保健スタッフ間で共有しやすく、就業判定や面談対応といった業務の効率化に活用できます。
mediment
- 点在する多様な健康データをまとめて管理し、工数を大幅に削減
- 誰でも簡単に多彩な分析が可能！個人・組織の健康状態を可視化
- 健康リスクの早期把握＆幅広い支援で従業員フォローの均一化
メディフォン株式会社が提供する「mediment」は、健診データやストレスチェック結果、産業医面談記録などを一元管理できるクラウド型の健康管理システムです。労働基準監督署への提出書類の作成支援機能や産業医との連携機能を備え、健康管理業務の負担軽減を図れます。
HM-neo
- 【健康管理業務はこれひとつ】健康管理に必要なメニューが充実！
- 【健康管理のDX化】紙から電子へ、スムーズに探せる・見える
- 【健康経営を推進】健康情報のクロス分析で組織の早期改善を支援
NTTテクノクロス株式会社が提供する「HM-neo」は、健診結果管理やストレスチェック、長時間労働者の面談管理など健康管理業務に必要な機能を備えたシステムです。健診機関から届くデータの取り込みや帳票出力に対応しており、企業の健康管理担当者の日常業務をサポートします。
メディクラ健康管理 （株式会社ジャスウィル）
- 健診予約と受診予定の自動作成、フォーム対応
- CSV/XMLで即日反映・あらゆるパターンで取込可
- 多言語ストレスチェックとスマホポータル機能搭載。
Smart One Health （株式会社インテグリティ・ヘルスケア）
- 健診結果から健康リスクのある従業員を抽出・分析。
- オンライン診療でいつでも受診可能。
- 24時間チャット医療相談で健康課題をサポート
健康管理システムに関するよくある質問
健康管理システムの導入を検討する担当者から寄せられることが多い質問をまとめました。機能や仕組みを理解する参考にしてください。
- ■Q1：健康管理システムは小規模な企業でも導入できますか
- 従業員数が少ない企業向けのプランを用意している製品もあります。必要な機能が絞られている分、価格が抑えられている場合もあるため、自社の規模にあわせて機能範囲を確認するとよいでしょう。
- ■Q2：既存の健診機関のデータをそのまま取り込めますか
- 対応できる健診機関やデータ形式は製品によって異なります。自社が利用している健診機関のデータ形式に対応しているか、導入前にベンダーへ確認しておくことをおすすめします。
- ■Q3：産業医が使い慣れていないシステムでも運用できますか
- 操作画面の分かりやすさは製品ごとに差があります。導入前にデモ画面や試用期間を用意している製品であれば、実際の操作感を産業医や保健師に確認してもらったうえで選定を進められます。
まとめ
健康管理システムとは、健診結果やストレスチェックのデータを一元管理し、産業医面談や就業判定の対応を支援する仕組みです。勤怠データとの連携やセキュリティの仕組みは製品によって差があるため、自社の運用に必要な機能を整理したうえで、複数の製品を比較しながら検討を進めてみてください。担当者だけで判断が難しい場合は、産業医や情報システム部門とも相談しながら選定を進めると安心です。
