健康管理システムの選定で最初に整理したい条件
製品を比較する前に、自社が管理したい情報の範囲や対象人数を整理しておくと、選定作業を進めやすくなります。まずは条件の洗い出し方を確認しましょう。
管理したい健康情報の範囲の整理
健康診断結果だけを管理したいのか、ストレスチェックや長時間労働の情報もあわせて管理したいのかによって、必要な機能は変わります。範囲を決めずに比較を始めると、機能が過不足なく揃っているかを判断しにくくなる場合があります。担当部署が複数にまたがる場合は、情報の持ち方も含めて整理しておくことが重要です。人事、総務、産業保健スタッフのそれぞれが求める情報を洗い出すと、抜け漏れを防ぎやすくなります。
対応策として、現在の管理方法を書き出し、システム化したい業務に優先順位をつける方法が挙げられます。優先順位が明確であれば、製品ごとの機能一覧と照らし合わせやすくなり、選定の精度も高めやすくなります。将来的に管理範囲を広げる可能性も踏まえて検討しましょう。
対象となる従業員数と拠点数の確認
従業員数や拠点数によって、必要な管理機能や権限設計は異なります。拠点が複数ある場合は、拠点ごとの産業医や保健師が個別にデータを確認できる仕組みが求められる場合があります。全社一律の権限では、拠点特有の運用に対応しにくいこともあり、拠点間での対応差が生じる要因にもなります。
選定の際は、現在の従業員数だけでなく、今後の増減の見込みもあわせて確認しておくとよいでしょう。人数規模に応じて料金体系が変わる製品もあるため、将来的な拠点展開の計画も含めて条件を整理しておくことが重要です。契約前に見積もりの前提条件を確認しておくと安心です。
健康管理システムの機能面で確認したい項目
健康管理システムには健診データの管理だけでなく、ストレスチェックや面談管理などさまざまな機能があります。ここでは比較時に確認したい主な機能を紹介します。
健診データの取り込みと管理のしやすさ
健康診断結果の取り込み方法は製品によって異なり、紙の結果を手入力する形式や、健診機関のデータを自動で取り込める形式があります。取り込み方法によって、担当者の入力負担は大きく変わる場合があります。取り込み後のデータ確認にかかる工数も、あわせて考慮しておきたい点です。
選定時は、現在契約している健診機関のデータ形式に対応しているかを確認することが欠かせません。対応していない場合、結局手入力の作業が残ってしまう可能性があるため、事前にベンダーへ確認しておくと安心です。対応形式は健診機関によって異なるため、複数機関との契約がある場合は個別の確認が必要です。
ストレスチェックと面談管理の機能
ストレスチェックの実施から結果の集計、高ストレス者への面談案内までを一つの画面で管理できるかどうかは、担当者の負担に直結する項目です。機能が分かれていると、複数のツールを行き来する手間が発生する場合があります。実施時期が重なる部署が多い企業では、この負担がより大きくなりやすい傾向にあり、繁忙期の業務量にも影響します。
比較する際は、ストレスチェックの結果と面談記録がひもづけて管理できるか、面談の予約調整機能があるかを確認しましょう。集団分析のレポートが自動作成できる製品であれば、職場環境の改善検討にも活用しやすくなります。
健康管理システムの導入形態と連携範囲
クラウド型かオンプレミス型か、他システムとの連携が可能かといった点も、選定を左右する重要な条件です。導入形態ごとの特徴を整理します。
クラウド型とオンプレミス型の違い
クラウド型は初期費用を抑えやすく、複数拠点からアクセスしやすい特徴があります。一方でオンプレミス型は自社のサーバーで運用するため、社内のセキュリティ基準に合わせた運用がしやすい場合があります。どちらが適するかは社内のIT環境や運用方針によって異なり、一概にどちらが優れているとは言い切れません。
選定にあたっては、社内の情報システム部門とセキュリティ要件をすり合わせることが求められます。個人の健康情報という機微な情報を扱うため、どちらの形態でもアクセス制御やログ管理の仕組みを確認しておく必要があります。導入形態を決める前に、社内の既存システムとの親和性も確認しておくとよいでしょう。
勤怠管理・人事システムとの連携
健康管理システムを単独で運用するのではなく、勤怠管理や人事システムと連携させることで、長時間労働者の抽出や異動履歴の管理を効率的に行える場合があります。連携が可能な範囲は製品によって異なります。
比較の際は、自社で利用している勤怠・人事システムとのデータ連携実績があるか、連携方法がAPIかファイル連携かを確認しておくとよいでしょう。連携方法によって、初期設定にかかる工数や運用開始までの期間も変わってきます。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で健康管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
産業医・保健師との連携で確認したい観点
健康管理システムは産業医や保健師の業務を支える役割も担います。連携のしやすさを確認するための着眼点を紹介します。
産業医が使う画面の見やすさ
産業医は非常勤で複数の企業を担当しているケースもあり、システムの操作に慣れる時間が限られる場合があります。画面が複雑だと、面談前の確認作業に時間がかかってしまうおそれがあります。限られた時間で必要な情報にたどり着けるかどうかは、実務では重要な観点といえます。過去の面談記録を短時間で振り返れるかどうかも確認しておきたい点です。
選定時は、実際に産業医が使う画面のデモを確認し、健診結果や過去の面談記録がどの程度分かりやすく整理されているかを見ておくことが重要です。産業医からの意見を選定プロセスに取り入れると、導入後の運用がしやすくなります。
保健師によるフォローアップの記録機能
保健師が行う保健指導やフォローアップの記録を、システム上で一元管理できるかどうかも比較の基準の一つといえます。記録が分散していると、継続的な支援が必要な従業員の状況を把握しにくくなる場合があります。担当者間での情報共有にも時間がかかりやすくなり、対応の遅れにつながるおそれもあります。
比較の際は、フォローアップの履歴を時系列で確認できるか、次回の面談予定をリマインドする機能があるかを確認しましょう。記録機能が充実していると、担当者が変わった場合の引き継ぎも進めやすくなり、支援の継続性を保ちやすくなります。
健康管理システムの選定で見落としやすい観点
機能や価格だけでなく、サポート体制やセキュリティ対応も選定において見落とされやすい観点です。あわせて確認しておきましょう。
サポート体制と導入支援の範囲
導入時のデータ移行や初期設定にどこまで対応してもらえるかは、製品によって差があります。サポートの範囲を確認しないまま契約すると、想定より多くの作業を自社で担うことになる場合があります。特に既存データの移行量が多い企業では、この確認が欠かせません。担当者の入れ替わりが多い部署では、操作研修の有無も確認しておくとよいでしょう。
比較の際は、マニュアルの提供や問い合わせ窓口の有無だけでなく、初期設定の支援やデータ移行の代行が含まれるかを個別に確認することが大切です。運用開始後の相談体制についても、あわせて確認しておくと安心です。
個人情報とセキュリティ対応の確認
健康情報は要配慮個人情報に該当するため、通信の暗号化やアクセスログの管理など、セキュリティ対応の水準を確認しておく必要があります。対応状況は製品の公式情報や資料で確認できる場合が多く、不明な点はベンダーへの問い合わせで補うとよいでしょう。取り扱いを誤ると企業の信頼にも関わるため、慎重な確認が求められます。従業員本人が自分の情報をどこまで確認できるかも、あわせて把握しておきたい点です。
選定時は、第三者認証の取得状況やデータの保管場所、バックアップ体制について資料請求や問い合わせを通じて確認しましょう。社内の情報セキュリティ部門にも確認を依頼し、社内基準を満たしているかをすり合わせておくことが求められます。
健康管理システムの特徴を比較
健康管理システムは製品によって強みとする機能が異なります。選定の参考になる代表的な製品を紹介します。
ハピネスパートナーズ
- 全拠点・全従業員の健康情報をクラウド上で一元管理・分析
- 「EBHS(エビス)」機能で組織の健康課題と改善施策を自動で分析
- 東証プライム上場エムスリーグループが健康経営を総合的に支援
エムスリーヘルスデザイン株式会社が提供する「ハピネスパートナーズ」は、健診結果管理やストレスチェック、産業医面談のスケジュール管理などに対応した健康管理システムです。医療系企業グループのノウハウを生かした産業保健業務の支援機能を備え、健康管理担当者の事務負担軽減につなげられます。
健康管理システム「HealthCore」
- タスクや実施状況を一目で把握でき法定業務の抜け漏れをなくせる
- 多重リスク管理機能でリスク予備軍をいち早くフォローアップ
- 充実したストレスチェック、エンゲージメントサーベイを標準搭載
株式会社ヒューマネージが提供する「健康管理システム『HealthCore』」は、健診データの一元管理やストレスチェック、長時間労働者面談の管理機能を備えたクラウドシステムです。人事データとの連携により、健康情報と人事情報を合わせた運用がしやすい設計になっています。
健康管理システム『Be Health』
- 事務作業時間大幅削減！本来やりたい産業保健業務に時間が取れる
- 導入時も導入後も圧倒的な低価格！
- 健診結果のデータ化から統一まで強力サポート
株式会社エヌ・エイ・シー・ケアが提供する「健康管理システム『Be Health』」は、健診結果やストレスチェック結果の管理、産業医面談記録の管理などができる健康管理システムです。自治体や医療機関向けのシステム開発実績を持つ企業が提供しており、行政機関を含む幅広い組織での導入実績があります。
アルコールチェッカーFA-900 （株式会社藤田電機製作所）
- 5秒簡単測定、PC不要で99件メモリー
- 脱着式マウスピースで衛生的、市販ストローも利用可能。
- 半額で高精度センサー交換サービス
ポケットセラピスト （株式会社バックテック）
- 国家資格を持つ医療職約400名が在籍。
- 身体の不調からメンタルヘルスへアプローチ
- 継続率99.8%。大手企業多数導入。
まとめ
健康管理システムを選ぶ際は、管理したい情報の範囲や対象人数の整理から始め、機能面、導入形態、産業医・保健師との連携、サポート体制まで幅広い観点で比較することが重要です。単一の基準だけで判断せず、自社の運用体制や将来の拠点展開もあわせて考慮しましょう。自社に合う製品を見極めるためにも、複数の資料を取り寄せてじっくりと比較検討を進めましょう。
