企業のオフィスにIP電話を導入するメリット・デメリットを解説！

企業がオフィスにIP電話を導入するメリットは？

企業がIP電話を導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。メリットを２つ紹介します。

固定電話よりも通話料金を抑えられる

固定電話の通話料は市内や市外、県外というように、距離によって異なるのが一般的です。市内の通話料がもっとも安く、距離が遠くなるにつれ料金は高くなります。そして、内線から外線に転送する際にも料金が発生します。さらに、新規契約時には、初期費用が数千円程度かかるケースがほとんどです。

しかし、IP電話は同事業者間の通話料・転送料金が無料です。通話料は距離に応じて計算されず、IP電話以外に発信しても、固定電話のように通話料が高くなりません。事業者によっては基本料金がかからないケースもあります。また、初期費用は無料の事業者が多いです。

社内システムと連携できる

IP電話には、既存システムと連携可能なものがあります。たとえば、顧客管理システムと連携させたとしましょう。この場合は、受発信履歴をシステム上で管理したり、通話内容を録音したりできます。また、パソコンと連携すると、発着信の名前や電話番号を画面に表示可能です。

このように、IP電話はインターネットを利用したサービスのため、システムやアプリケーションとの相性が良いです。他システムと連携できれば、電話応対や取次ぎといった業務を効率化できるでしょう。

企業がオフィスにIP電話を導入するデメリットは？

IP電話を導入する際には、どのようなデメリットがあるのでしょうか。考えられるデメリットを見ていきましょう。

緊急時につながらない

停電になるとIP電話は使えません。インターネットに接続する機器へ電力を供給できなくなるからです。電話を使えないとなると業務に支障をきたすだけでなく、企業の信用問題に関わります。停電時やトラブル時もIP電話を使えるよう、緊急時の対策をあらかじめ決めておきましょう。

また、IP電話は110・119といった緊急電話、0120・0570などのフリーダイヤル・ナビダイヤルには発信できません。これらの番号にも対応している端末を用意するなど、別途発信手段を確保しておくことをおすすめします。

インターネット環境に左右されやすい

IP電話は利用しているインターネット回線における速度の影響を受けやすく、電話回線と比べると品質が劣ります。特に、回線が混雑している時は音声が聞こえにくく、通話が途切れやすいです。

しかし、IP電話はスマートフォンといった端末よりは通話品質が良いです。インターネット環境に左右されることを念頭に置けば、使用する上でさしあたり問題はないでしょう。

IP電話の導入ポイントは？

IP電話の導入にあたり、デメリットの軽減に努めることが大切です。

災害や急な停電に備えるため、UPS(無停電電源装置)の活用や、アナログ回線を残すことをおすすめします。なお、停電時の対応策をマニュアル化しておくと安心です。

そして、IP電話の通話品質を保つには、下記の２点が重要です。

社内におけるインターネット環境の整備

遅延の少ない光回線へ変更しましょう

安定したサービスを提供する事業者であるかの確認

事業者の評判・サービス内容を事前に精査しましょう

また、IP電話は以下の点を考慮した運用を心がけてください。

• ■IP電話は電磁波が発生する機器の近くに置かない
• ■インターネットの混雑時間を避ける（22～24時）
• ■インターネット回線に負荷がかかっている時はIP電話の利用を避ける

IP電話のメリット・デメリットを理解し、現実的に検討を！

企業におけるIP電話導入時のメリット・デメリットは以下のとおりです。

【メリット】

• ■通信費の低減
• ■社内システムと連携可能

【デメリット】

• ■緊急時に使えない
• ■インターネット環境に左右される

導入時はデメリットの軽減に努めることが大切です。

以上を踏まえ、IP電話の導入を検討しましょう。