ITアウトソーシングサービスの連携性の考え方
連携性とは、委託先の業務と自社のツールや環境が、情報をやり取りできる度合いを指します。ここでは、連携の対象と方式の違い、連携しない運用という選択肢まで、基本の考え方を整理します。最初に前提をそろえておけば、事業者との打ち合わせも円滑に進むでしょう。
| 連携方式 | 特徴 | 確認する点 |
|---|---|---|
| API連携 | システム同士が自動で情報を送受信する | 対応する項目と利用回数の上限 |
| ファイル連携 | CSVなどの形式で出力と取り込みを行う | 文字コードと項目の構成 |
| 権限付与 | 委託先が自社の管理画面に入って作業する | 操作範囲と記録の有無 |
連携する対象の洗い出し
連携の確認は、自社でどのツールを使っているかを一覧にすることから始まります。IT資産管理、問い合わせ管理、監視、クラウド基盤、メールなどが、主な連携の対象です。
全てのツールを連携させる必要があるとは限りません。委託する業務に直接関係するものに絞ると、確認の手間が減ります。
自社の担当者が、各ツールの管理者や契約の窓口を把握しておくことも大切です。ITアウトソーシングサービスへ相談する際に、この一覧をそのまま共有できます。
連携方式ごとの特徴と向き不向き
連携の方式には、API連携、ファイルによる連携、権限を付与して作業する方法があります。API連携は自動で更新される反面、設定や仕様の確認に手間がかかる場合があります。
ファイル連携は導入しやすい一方、取り込みの手作業が残る場合があります。更新の頻度や扱うデータ量にあわせて、無理のない方式を選びましょう。
複数の方式を併用するケースもあります。委託先がどの方式に対応しているかは、資料や問い合わせで確認しましょう。
連携しない運用を選ぶ場合の条件
連携がなくても、委託先の担当者が画面を確認し、手作業で転記する運用は成り立ちます。連携にかかる費用や設定の負担を抑えられる点が、利点といえます。
ただし、転記の誤りや反映の遅れが生じる場合があります。件数が少なく、更新の頻度も低い業務であれば、連携しない選択も有効です。
業務の増加に応じて、後から連携を追加できるかも確認しましょう。追加時の費用や期間も、あわせて聞いておくと安心です。
ITアウトソーシングサービスと運用管理ツールの連携
IT資産管理ツールや統合運用管理ツールは、委託先が日々の作業で使う基盤になります。ここでは、連携できる範囲と、どちらのツールを使うかという判断について整理します。ツールの契約状況によって、連携の可否が変わる場合もあります。
IT資産管理ツールとの情報の受け渡し
IT資産管理ツールには、PCやソフトウェア、ライセンスの情報が集まります。委託先がこの情報を参照できると、問い合わせ対応や棚卸しの作業を進めやすくなります。
連携の確認では、機器の一覧を取り込めるか、委託先の作業結果を台帳に反映できるかがポイントです。自動で更新される項目と、手作業が必要な項目を、事前に分けておきましょう。連携の更新が日次か、随時かといった頻度も、運用の前提になります。
統合運用管理ツールとの監視の連携
統合運用管理ツールは、サーバーやネットワークの状態を一元的に監視し、障害を通知する仕組みです。委託先の運用窓口と連携すると、通知を受けてすぐに対応を始められる場合があります。
通知がどの経路で届き、誰が受け取るのかを、あらかじめ決めておきましょう。自社の既存の仕組みに、委託先の通知先を追加できるかどうかも、確認したい点です。通知が届かなかった場合の代替の連絡手段も、決めておきましょう。
自社のツールと委託先のツールの使い分け
連携の方法には、自社のツールを委託先が使う形と、委託先のツールを自社が利用する形があります。前者は既存の運用を変えずに済み、後者は委託先の標準的な手順で運用しやすくなります。
どちらを選ぶかで、費用や権限の設定が変わります。自社の運用の負担がどちらで小さくなるかを比べましょう。
委託を終了したときに、運用の記録をどちらが保有するかも、あわせて確認しておきましょう。ツールの利用料を、どちらが負担するかも取り決めの対象です。
クラウドや業務ツールとつなぐ場合の確認点
クラウドサービスの利用が広がると、委託先が触れる範囲も増えます。基盤となるクラウド、メールやオフィス系の業務ツール、認証の仕組みについて、連携の確認点を見ていきます。委託する業務に必要な範囲を見きわめましょう。
クラウド基盤との連携と権限の設定
クラウド基盤との連携では、委託先に監視や設定変更の権限を与える場面があります。対応できるクラウドサービスの種類は、事業者によって異なるため、自社の利用環境を伝えて確認しましょう。
権限は、必要な作業に限って付与することが基本です。管理者権限を広く渡すと、誤操作が影響する範囲も広がります。
操作の記録が残るかも確認しておきましょう。作業が終わったら、権限を速やかに取り下げる運用も有効です。
メールやオフィス系の業務ツールとの連携
メールやオフィスソフトなどのクラウド型の業務ツールは、アカウントの作成や停止、権限の変更といった作業が日常的に発生します。委託先がこの作業を担う場合は、管理画面の権限が必要です。
連携できるのは管理操作のどこまでか、社員の情報を扱ううえでどんな取り決めが必要かを確認しましょう。入退社の連絡を受けてから反映するまでの流れも、決めておくと安心です。反映が遅れると、退職者のアカウントが残るおそれがあります。
認証の連携とシングルサインオン
シングルサインオンとは、1回の認証で複数のサービスを利用できる仕組みです。委託先の管理画面を自社の認証基盤と連携させると、アカウントの管理を一本化できる場合があります。
対応する認証方式は事業者ごとに異なるため、自社の仕組みにあうか確認しましょう。委託先の担当者が交代したときに、アカウントを速やかに停止できる運用も重要です。
多要素認証に対応しているかも、確認項目の一つです。委託先の端末の管理方法も、あわせて聞いておきましょう。
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ITアウトソーシングサービスのAPI連携とCSV出力
連携性を比べるうえで、データの出入口にあたるAPI連携とCSV出力は、具体的に確認しやすい項目です。仕様の範囲、出力の形式、エラー時の対応の3点を見ていきます。いずれも、ベンダーに質問して回答を得られる項目です。
- ■対応範囲
- 連携できる項目と、操作の種類が明示されているか
- ■利用の上限
- 呼び出し回数や一度に扱える件数に制限があるか
- ■出力形式
- 文字コードや項目名を指定して出力できるか
- ■エラー対応
- 失敗の通知と、再実行の手順が用意されているか
APIの対応範囲と利用の制限
APIは、連携できる項目や操作の種類が、サービスによって異なります。参照だけができるのか、登録や更新まで行えるのかによって、自動化できる範囲が変わります。
呼び出しの回数や、一度に扱える件数に上限が設けられている場合もあります。業務の量に対して上限が足りるかを確認し、仕様を記した資料を提供してもらえるかも聞いておきましょう。
上限に達した場合の挙動も、確認しておくと安心です。業務の繁忙期に上限へ近づかないかも、見積もりの前に確認しましょう。
CSV出力の項目と形式
CSV出力は、作業の実績や問い合わせの履歴を、表計算ソフトや他のツールで利用するための手段です。出力できる項目や、期間の指定ができるかが、使いやすさを左右します。
文字コードの違いで、取り込み先で文字化けが起きる場合があります。自社のツールが想定する形式にあわせて、出力を調整できるかも確認しましょう。
出力の手順が簡単かどうかも見ておきたい点です。定期的に自動で出力できると、報告の作業が楽になります。
連携エラーの通知と再実行
連携の不具合は、認証の期限切れ、仕様の変更、通信の障害など、複数の要因で起こります。製品側、自社側、連携先のどこに原因があるかは、すぐには分からない場合があります。
エラーが起きたときに管理者へ通知されるか、履歴で原因を調べられるか、手動で再実行できるかを確認しましょう。未処理のデータを後から確認できる仕組みがあると、復旧の負担が軽くなります。復旧の作業を誰が行うかも、あらかじめ決めておきましょう。
アカウントの権限と契約の取り決め
ツールの連携は、技術的な設定だけでなく、権限や責任の分担を決めておくことで安定して運用できます。ここでは、権限の範囲、仕様変更への備え、契約終了時の扱いを整理します。契約書や運用ルールに盛り込む項目として、参考にしてください。
連携用アカウントの権限と責任範囲
連携のために作るアカウントには、必要最小限の権限を設定します。誰が作成し、誰が管理し、パスワードや認証情報をどう保管するかを、取り決めておきましょう。認証情報は定期的に更新し、更新の担当も決めておくと安心です。
連携先で問題が起きたとき、どちらが調査し、誰が復旧を担うのかも整理しておくと、対応が滞りません。責任の範囲が不明確だと、原因の切り分けに時間がかかる場合があります。調査の依頼や結果の共有を行う手順も、文書にしておきましょう。
仕様変更があったときの連絡と検証
クラウドサービスや業務ツールは、機能や仕様が更新される場合があります。更新によって、これまで動いていた連携が止まる場合もあるため、変更の連絡を受ける仕組みが必要です。
変更の予定を事前に知らせてもらえるか、検証用の環境で動作を確かめられるかを確認しましょう。連絡を受ける窓口は、担当者の不在に備え、複数人で共有しておくと安心です。変更の影響を確認する担当者も、あわせて決めておきましょう。
契約終了時の連携解除とデータの取り扱い
契約を終えるときは、連携用のアカウントや認証情報を速やかに無効にする必要があります。放置すると、不要なアクセス権限が残る原因になります。
連携を通じて蓄積したデータの返却や削除の方法も、契約に記載しておきましょう。別の事業者へ切り替える際に、連携の設定内容を引き継げるかも確認しておくと、移行の負担を抑えられます。
解約の申し出から終了までの期間も、確認しておきましょう。連携の解除を忘れないよう、チェックリストにしておくと安心です。
運用管理の連携を意識して選ぶサービス
ツールの活用やシステムとの連携、IT資産の管理といった連携性に関わる特徴から、ITアウトソーシングサービスを取り上げます。連携の対応範囲は、各社への確認が必要です。
社内SE・DXソリューションサービス
- ノーコード構築から基幹システム連携・独自開発まで幅広く対応
- Webシステム開発の専門技術を持つ正社員エンジニアが多数在籍
- 採用率4％の厳選された人材が、高い現場理解力で定着まで伴走
株式会社BREXA SOLVIAが提供する「社内SE・DXソリューションサービス」は、現場業務を深く理解し、課題整理からシステム開発、現場への定着まで主導する「業務伴走型エンジニア」によるサービスです。ノーコードでの構築から基幹システムとの連携、独自開発まで、幅広い範囲で支援する内容を案内しています。ヘルプデスクにとどまらない支援を求める企業が、連携の対応範囲を相談する際の候補になります。提供エリアは首都圏で、規模を問わず依頼できます。
ライフサイクルマネジメントサービス
- セイノーグループで培ったシステム構築・保守ノウハウを凝縮
- サーバー、PC、スマホ、ハンディなど様々なデバイスを取り扱い
- 全国規模の物流網を駆使した配送サービスをセットで提案
株式会社セイノー情報サービスが提供する「LCM」は、社内IT資産の購入計画、調達、設定、導入、運用、保守、撤去、廃棄までのライフサイクルを管理し、物流サービスとセットで提供するサービスです。サーバーやPC、スマートフォン、ハンディ端末など、複数の種類のデバイスを扱います。運用やヘルプデスクの対応も含めて相談でき、機器の導入から廃棄までを一貫して委託したい企業の選択肢です。資産管理ツールとの連携の可否は、個別に確認しましょう。
情シス支援サービス「ION」（イオン）
- 情シスの「困った」を、1社でまるごと解決
- 各社の状況に合わせて、最適な支援をご提供
- ITに関する課題を整理し、解決まで「共に」伴走
株式会社コンピュータマネジメントが提供する「情シス支援サービス「ION」（イオン）」は、システム企画から運用・保守、インフラ管理、セキュリティ対策まで、情シス業務を支援する伴走型のサービスです。Microsoft 365の活用も支援の範囲に含まれるため、ツールの使い方を前提にした運用を相談できます。ただし、連携できる範囲は、導入前に一つずつ確認しましょう。提供エリアは首都圏で、規模を問わず依頼できます。
OpeLightサービス
- 約30年の知見を結集したITシステム運用ソリューションサービス
- 企画から運用までシステム運用の全工程をワンストップで提供
- 人材・運用プロセス体系・SaaS型運用管理システムで課題を解決
株式会社日立社会情報サービスが提供する「OpeLightサービス」は、ITシステムの運用業務を最適化し、効率化を支援するサービスです。人材と運用プロセスの体系に加え、SaaS型の運用管理システムを組み合わせて課題の解決を図ります。企画から運用までの全工程をワンストップで依頼でき、SaaS型の運用管理システムを活用した運用を検討する企業の材料になります。提供エリアは全国で、ツールとの連携の対応範囲や運用管理システムの利用条件は、個別に確認しましょう。
ITインフラ・マネジメントサービス （SCSK九州株式会社）
- インフラの企画・提案から運用・保守まで一貫対応
- 構築のみ・運用保守のみなど部分的な依頼にも対応
- QCD管理と定例報告で品質・費用・納期を管理
NECソリューションイノベータ （NECソリューションイノベータ株式会社）
- システム開発から運用・保守までワンストップで提供
- 官公庁・自治体や企業向けの豊富なソリューション
- NECグループの技術力を活かしたDX支援
Com-PASSSuite （コムチュア株式会社）
- 約30年のシステム構築・ソリューション提供実績
- 少ない時間でも契約可能な遠隔保守サポート
- NotesアプリをSaaS利用でコスト削減
ITアウトソーシングサービスに関するよくある質問
ITアウトソーシングサービスの連携性についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：API連携とCSV出力は、どちらで連携するのがよいですか？
- A：更新の頻度や扱うデータ量によって異なります。自動で更新したい場合はAPI連携が有効ですが、設定や仕様の確認に手間がかかる場合があります。件数が少ない業務では、CSV出力で十分なケースもあります。
- ■Q2：連携用のアカウントには、どこまで権限を与えますか？
- A：必要な作業に限った最小限の権限にするのが基本です。管理者権限を広く渡すと、誤操作が影響する範囲も広がります。操作の記録が残るかを確認し、作業の終了後に権限を取り下げる運用も検討しましょう。
- ■Q3：連携が止まったとき、誰が原因を調べますか？
- A：原因は、委託先の側、自社のツール側、連携先の仕様変更など、複数の場合があります。調査を誰が行い、結果をどう共有するかを、契約や運用ルールで決めておきましょう。エラーの通知や履歴を確認できるかも、選定時の確認項目です。
- ■Q4：ツールと連携しなくても、委託は可能ですか？
- A：可能です。委託先の担当者が画面を確認して手作業で転記する運用も成り立ちますが、転記の誤りや反映の遅れが生じる場合があります。業務が増えたときに連携を追加できるかも、確認しておきましょう。
まとめ
ITアウトソーシングサービスの連携性は、連携の対象と方式、資産管理や運用管理ツール、クラウドや業務ツール、APIとCSV出力、権限と契約の5点から確認できます。連携の可否だけでなく、エラー時の復旧や仕様変更への備えも判断の材料です。複数のサービスの資料を請求し、自社の環境で無理なく連携できるかを比較してください。
