PCログ管理が重要なワケは？
現在では残業による長時間労働が問題になっています。この長時間労働は従業員の負担が増えるだけでなく、企業の評価を下げる原因にもなります。従業員の勤務時間を適切に記録するためにはPCのログ管理を行うことが有効です。ここからはPCログ管理が重要な理由を説明していきます。
パソコン稼働時間を記録できる
PCのログには基本的にPCの電源を入れてから、電源を切るまでの稼働時間内の行動を記録しています。PCを使った業務が多くなっているため、近年では始業時間とPCの電源を入れる時間がほぼ同じになっています。また、同様に終業時間とPCの電源を切る時間がほぼ同じになっているため、PCログを管理することで従業員の勤務時間を管理できます。
PCログで残業が立証できるケースも！
実際にPCログを使い残業が認められた判例も存在します。基本的に企業では出勤した記録を残すために、タイムカードなどを使って始業時間・終業時間を打刻し、証拠を残します。しかし、中にはタイムカードで打刻を行わずに管理者が勤務時間を管理しているケースもあります。このような場合は、例え残業をしていても管理者が定時の時間を記録してしまえば、残業の事実を隠蔽することができます。
2006年に起きた「PE＆HR事件」は、過重労働によって体調を崩した従業員が勤めていた会社を訴えた事例であり、PCログが労働時間の記録として認められた判例になります。この会社では、タイムカードなどで打刻を行わずにホワイトボードを使って従業員の勤務状況を管理していました。
そのため、実際の残業時間は記録として残っていませんでしたが、PCの稼働時間ログが残業を行っていた事実の証拠になり、訴えが認められました。このように、PCのログは勤務時間を判断する材料として有効です。
しかし、PCログを収集することは負担が大きいため、日々の勤怠管理の方法としては効率が悪いです。そのため、PCログで勤怠時間を管理する場合は工夫が必要です。
PCログの管理不足で発生する「ステルス残業」とは？
先程の判例のように、タイムカードで打刻をしていなければ正確な勤怠時間を管理することが難しくなります。また、仮にタイムカードを導入していても、定時に打刻しそのまま残業するケースがあります。ここからは、このような「ステルス残業」がどのようなものかについて説明していきます。
会社に隠れて行うサービス残業のこと
ステルスとは、敵のレーダーに見つからない隠密性に優れた戦闘機を指し、そこから「こっそり行う」「隠れて行う」という意味で使われます。ステルス残業とは、「会社に隠れて行う残業」を意味します。このステルス残業が発生する背景は、労働環境に関する法律が整備されたことであり、長時間労働に対する規制が厳しくなったことが原因になっています。
会社によっては、残業による人件費を削減するために、定時になると強制的にタイムカードの打刻を行い残業を指示することもあります。
また、労働環境を整備しようとしている会社では、定時になってからしばらく経つと強制的に消灯し、残業を行えない制度を導入していることもあります。このような場合だと、自分の仕事が終わらないため、ノートPCを自宅に持ち帰ってステルス残業を行うケースも増えています。
このようなステルス残業は企業や従業員にとってデメリットが多いため、改善することが求められます。
労働環境の悪化・モチベーション低下につながる
このステルス残業を放置していると労働環境の悪化や従業員のモチベーション低下に繋がります。実際にノートPCを持ち出して仕事ができるような環境であれば、土日に仕事を行うことができ、正確な勤務時間を把握できません。このステルス残業の原因は主に勤怠管理の方法が適切ではないことや、業務の配分が効率的ではないことです。基本的に業務の配分が間違っていることが多くあり、休日も仕事をする必要が多くなるため、従業員のモチベーションが低下します。
また、自宅で残業すると、会社の情報を外部に持ち出すことになるため、重大な情報漏えいに繋がるケースもあるため注意が必要です。
残業時間を把握！PCログの確認・管理方法
残業時間を把握するためにはPCログの確認方法や管理方法を知ることが大切です。PCログを確認する方法には大きく分けて「各PCによる確認」と「ログ管理システム利用による確認」の２種類があります。
ここからはPCログの確認・管理方法を説明していきます。
各PCで確認・管理する
PCログは社員が使っているPCからも確認することができます。WindowsPCのメニュー画面上の「コンピュータ管理」から確認することが可能です。この項目内のイベントビューアーに「Windowsログ」があるため、そこからログを取得できます。このWindowsログの中にある「システム」を選択し、右クリックで「全てのイベントを名前をつけて保存」を選べばPC上に保存することが可能です。
この各PCでログを収集する方法は、従業員全員が行う必要があるため、手間がかかります。また、保存されたログはイベントビューアーのみで確認するため、エクセルなどに転記して保管することが難しく、管理に手間がかかります。
勤務時間のみを管理する場合であれば、始業時と終業時のログをエクセルなどに記録するだけで十分ですが、情報が改ざんされないように工夫する必要があります。
ログ管理システム利用で確認・管理する
効果的にPCログを収集する方法に「ログ管理システムの活用」があります。ログ管理システムを活用することで、手動で行っていたログの収集業務を削減することができ、業務改善を図ることが可能です。
主流のクラウド型ログ管理ツール
現在クラウド型のログ管理ツールが主流になっています。クラウド型とは、自社で用意したサーバーにデータを収集するのではなく、インターネットのクラウド上にデータを保管する方法になります。インターネット上にデータを置くため初期投資が比較的安価で済み、利用開始しやすいことが特徴です。下記の記事でクラウド型のツールについての解説を行っておりますので、そちらも合わせてご覧ください。
ログ管理システム利用のメリット
ログ管理システムを活用することでステルス残業を把握する以外にもさまざまなメリットがあります。
ここからはログ管理システム利用のメリットを説明していきます。
正確な残業時間の管理ができる
システムを使ってPCログを収集・管理することで確認業務を自動化し、ログの保管先も一元化できます。リアルタイムにログを収集することで、ログの改ざんを把握することもできるため、信憑性が高い勤務時間のデータを残すことが可能です。
従業員のコンプライアンス意識向上
システムを使ってログを収集している旨を社内に周知することで、PCや仕事の情報を持ち出すことを防ぎ、情報漏えいを予防することが可能です。ログ管理システムを活用することで、勤務時間を正確に管理するだけでなく、社内の重要な情報を守ることにも繋がります。
適切なPCログ管理を行いステルス残業をなくそう！
PCログを活用することで、勤務時間を管理し、問題視されているステルス残業を解消することが可能です。効果的にログを収集・管理するためにはログ管理システムの活用が有効であり、業務も効率化できます。また、ログ管理システムの導入は、勤務時間管理以外に社内のセキュリティを向上させることにも繋がるためおすすめです。自社に合ったPCログ管理を行うことでステルス残業をなくし、業務を改善していきましょう。
当サイトではランキング形式で、ログ管理ツールをご紹介しております。ログ管理ツールの導入をご検討中の方は、一括で資料請求も可能ですので、よろしければご利用ください。
