PCログ、確認していますか？勤怠管理を正確に行う方法をご紹介

勤怠管理におけるPCログの重要性

PCログとは、PCを操作したときに生じる履歴のことです。このログの種類にはさまざまありますが、ログを取得・管理することで、PCをどのように操作したかを測ることが可能です。PCログを把握することで勤務時間を把握し、精度の高い勤怠管理を行うことができます。

ここからは勤怠管理におけるPCログの重要性について説明していきます。

PCログ＝パソコン稼働時間の記録

PCログとは、PCの電源を入れてから電源を切るまでの稼働時間中の操作履歴を記録として残したものをいいます。始業と同時にPCの電源を入れ、終業と同時に電源を切るため、勤務時間とパソコンの稼働時間は近くなります。そのため、タイムカード上では9時から18時の勤務時間であっても、PCログが9時から22時までを記録していた場合、会社に隠れて仕事をする「ステルス残業」を行っている可能性があります。

このようにPCログを管理することで勤務時間を把握することができ、正確な勤怠管理を行えます。PCログを管理する場合は、社内ルールで「終業時にはPCの電源を切る」ことを徹底する必要があります。

PCログが労働時間として認められた判例

実際にPCログを管理することで労働時間が認められた判例もあります。2006年に起きた「PE＆HR事件」は、過重労働によって体調を崩した従業員が勤めていた会社を訴えた事例であり、PCログが労働時間の記録として認めらました。この会社では、タイムカードなどで打刻を行わずに勤怠管理を行っており、責任者が直接勤務時間を入力するという課題が多い方法で行っていました。

そのため、実際の労働時間は記録として残っていませんでしたが、PCの稼働時間ログが仕事を行っていた事実の証拠になり、訴えが認められました。このように、PCのログは勤務時間を判断する材料として有効です。

PCログの管理不足で発生するリスク

PCログを適切に管理することで勤怠管理を正確に行うことができます。例えタイムカードで打刻をしていたとしても、不正が行われている可能性があるため、PCログを管理することでより正確性を増します。ここからはPCログの管理不足で発生するリスクについて説明していきます。

リスク１．時間外労働の横行による労働環境の悪化

近年では時間外労働の横行による長時間労働が問題視されています。以前よりも労働時間についての規制が厳しくなっているため、より正確に労働時間を記録する必要があります。実際に、タイムカードを定時で打刻し、その後に残業するという企業も少なくありません。ログ管理をしていれば、PCの稼働時間から真実の労働時間を把握できます。

逆にログ管理をしていなければ本来の勤務時間が不透明になり、長時間労働が横行するなど労働環境が悪化します。

リスク２．勤怠情報改ざんの横行、コンプライアンス意識の低下

長時間労働や残業は社風や従業員の意識がポイントになっています。今では残業時間をつけないように、勤怠情報を改ざんすることが一般的になっている職場も増えています。このように勤怠情報を改ざんできることが分かると社員のコンプライアンス意識が低下してしまい悪循環に陥ります。このように労働環境を悪化させないためには、ログ管理を適切に行い勤怠管理に活かすことが大切です。

PCログを確認・管理する２つの方法

PCログを管理することは、勤怠管理を適切に行うことができるため、非常に有効な手段です。重要なことは自社の規模や労働形態にふさわしい方法でログを管理することです。PCログを確認する方法は大きく分けて「各PCでの確認」と「ログ管理システムを使った確認」の２種類です。

ここからはPCログを確認・管理する方法について説明していきます。

方法１．各社員のPCで確認する

PCログは社員が使っているPCからも確認することができます。WindowsPCのメニュー画面上の「コンピュータ管理」から確認することが可能です。この項目内のイベントビューアーに「Windowsログ」があるため、そこからログを取得できます。このWindowsログの中にある「システム」を選択し、右クリックで「すべてのイベントを名前をつけて保存」を選べばPC上に保存することが可能です。

この方法でログを確認した場合、PC上にログを保存することも可能ですが、展開する形式がイベントビューアーになるため、複数のログを一元管理することが難しくなります。

また、勤怠管理が目的の場合は、全てのログを保存する必要はなく、業務を開始した時間と終了した時間をそれぞれ控えておくことで管理することが可能になります。

しかし、この方法は社員全員で行う必要があり、PC操作が苦手な人がいると正確な情報を取得できないケースがあります。また、エクセルなどに転記する場合も、情報は簡単に改ざんできるため信憑性が低い情報になる恐れもあります。

方法２．ログ管理システムを利用する

最も効果的な方法はログ管理システムを利用することです。各社員のPCログを手動で取得すると時間がかかり、信憑性が低い情報になりますが、ログ管理システムを活用すれば、必要になるログの収集を自動化し、一元管理することが可能です。また、個人のPCだけでなく業務で使っているPCやシステムのログもリアルタイムに取得することができるため、ログ情報を改ざんすることもできません。また、仕事を持ち帰り、自宅で仕事をしようとしていた場合もデータを移行したログが残るため「ステルス残業」も防げます。

ログ管理システム利用のメリット

PCログを効果的に収集し、勤怠管理に役立てるためにはログ管理システムの活用が有効です。ログ管理システムを導入するときには、どのようなメリットがあるか把握しておくことが大切です。

ここからはログ管理システム利用のメリットを説明していきます。

メリット１．PC起動時間の監視による正確な勤怠管理

ログ管理システムを使うと、PCの稼働時間中のログをリアルタイムに収集し、監視することが可能です。そのため、PCの電源を入れたときからログを自動で記録するため、正確な勤怠管理を行えます。

社員が勤怠報告を提出していても、ログ管理システムの記録により改ざんしているかどうかが分かります。誤ってPCを付けたまま終業してしまうと、正確なログを残すことができないため、今使っている勤怠システムと併せて使うことで、信憑性を増すことができます。

メリット２．コンプライアンス遵守で社員のモチベーション向上

ログ管理システムを活用し、適切な勤怠管理を実現することで勤務時間の改ざんを防止し、労働環境を改善できます。残業してしまうような働き方は、業務の配分が上手くいっていないことが原因であるため、正確な勤怠管理を行うことで適切な業務の分配を行えます。

このように労働環境を整備することで残業を減らし、コンプライアンスを遵守する職場を作ることで社員のモチベーションは向上します。

• 参考記事：ログ管理のメリット・デメリット システム活用のメリットもご紹介

ログ管理システムで正確な勤怠管理を行おう！

今回紹介してきたように、PCログを管理することで適切な勤怠管理を行うことが可能です。各PCやシステムのログを手動で取得すると業務の負担が大きくなり、不正が横行するケースもあるため、ログ管理システムを活用することがおすすめです。

また、ログ管理は勤怠管理以外にも社内の業務改善やセキュリティ対策、トラブル発生時の迅速な対応などさまざまな効果があるため、企業にとって多くのメリットがあります。

まずはログ管理システムの機能やメリットをよく理解し、社内の課題を解決できるシステムを見つけることが求められます。自社に合ったログ管理システムを活用して正確な勤怠管理を行いましょう。