PCログ、確認していますか？勤怠管理を正確に行う方法をご紹介

勤怠管理におけるPCログの重要性

厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を定めており、そのガイドラインによると、「使用者は、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること」とあります。記録方法はタイムカード、ICカードなどがありますが、PCの使用時間の記録、つまりPCログも正確に労働時間を把握する方法として認められます。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

ここからは勤怠管理におけるPCログの重要性について、詳しくみていきましょう。

PCログ＝パソコン稼働時間の記録

PCログとはPCの電源を入れてから電源を切るまでの稼働時間中の操作履歴を記録として残したものをいいます。始業と同時にPCの電源を入れ、終業と同時に電源を切るため、労働時間とパソコンの稼働時間は等しくなるでしょう。

タイムカード上では９時から18時の労働時間であっても、PCログが９時から22時までだった場合、会社に隠れて仕事をする「ステルス残業」を行っている可能性があります。

PCログで正しく勤怠管理をしていることを従業員にアピールすれば、労働時間の改ざんの抑止が可能です。加えて、実際にどれだけ残業していたのかがわかるため、一人あたりの業務量・担当、人員配置などを見直せるでしょう。

このようにPCログを活用した勤怠管理は、残業を減らし、コンプライアンスを遵守する労働環境を構築でき、社員のモチベーション向上にもつながります。なお、PCログを活用して勤怠管理をする場合は、社内ルールで「終業時にはPCの電源を切る」ことを徹底してください。

PCログが労働時間として認められた判例

実際にPCログが労働時間として認められた判例もあります。2006年に起きた「PE＆HR事件」は、過重労働によって体調を崩した従業員が、勤めていた会社を訴えた事例であり、PCログが労働時間の記録として認められています。

この会社では、タイムカードなどで打刻を行わずに勤怠管理を行っており、責任者が直接労働時間を入力するという方法で行っていました。そのため、実際の労働時間は記録としてまとめられていませんでしたが、PCの稼働時間を記録したログデータが仕事を行っていた事実の証拠になり、訴えが認められました。このように、PCのログは労働時間を判断する材料として有効なのです。

勤怠管理を正しく行わなかった場合のリスク

では、PCログを取得するなどの客観的な記録をせず、勤怠管理を正しく行えていなかった場合にはどのようなリスクが発生するのでしょうか。

時間外労働の横行、法律違反の可能性

時間外労働、長時間労働などが横行する職場では、正しい労働時間を管理できていないことがほとんどでしょう。過重労働は、従業員の満足度やモチベーションの低下だけでなく、脳や心臓の疾患、精神障害などを引き起こし、最悪の場合従業員が過労死してしまうかもしれません。そうなった場合、企業側は民事損害賠償の請求をされたり、企業やブランドの印象が悪くなってしまったり、大きなダメージとなります。

さらに、正しい労働時間を把握できていない場合には、労働基準法に違反している可能性が高く、30万円以下の罰金を科されます。また、36協定の時間外労働の上限規制に違反していれば、６か月以内の懲役または30万円以下の罰金が科せられるのです。

参照：労働基準法

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勤怠情報の改ざんによるコンプライアンス意識の低下

PCログのように客観的かつ改ざんができない記録であれば、正しく労働時間を把握しているといえますが、手書きの日報や使用者の現認だと書き換えが簡単にできてしまいます。これでは、従業員のコンプライアンス意識も低下するでしょう。上司が部下にタイムカードをきってから残業することを命じたり、残業代を増やそうと労働時間をかさ増して報告したり、不正行為が行われてしまいます。

PCログを確認・管理する方法

先述したようなリスクを回避するために、PCログを活用した勤怠管理を推奨しますが、ログ管理の方法がいくつかあるので自社にあった方法を選択しましょう。ここでは３つ紹介します。

１.　各従業員のPCで確認する

PCログは従業員が使っているPCからも確認できます。

Windows10の場合、スタートを右クリックで「イベントビューアー」を選択し、「Windowsログ」を選択して「すべてのイベントを名前をつけて保存」でログの取得は完了です。Window7,8の場合は、スタートの「コンピューター」を右クリックで「管理」→「コンピューターの管理」内の「イベントビューアー」に「Windowsログ」があります。Windowsログの中にある「システム」を選択し、右クリックで「すべてのイベントを名前をつけて保存」を選べばPC上に保存できます。

この方法では、PC上にログを保存することも可能ですが、展開する形式がイベントビューアーであり、複数のログの一元管理は難しいです。エクセルなどに転記する場合、情報は簡単に改ざんできるため、信憑性が低い情報になるおそれもあるでしょう。

また、勤怠管理が目的の場合はすべてのログを保存する必要はありませんが、業務を開始した時間と終了した時間をそれぞれ控えておかなければなりません。従業員の人数に比例して管理負担が増える点も注意しておきましょう。

ログ管理システムを利用する

ログ管理システムとは、PCやシステムのデータ履歴であるログを取得・保存・監視・分析するシステムのことです。各従業員のPCログを手動で取得するのは手間がかかり、簡単に改ざんできてしまうので信憑性が低いですが、ログ管理システムならPCログの収集や保存が自動で行われます。リアルタイムで各従業員のPCログを監視・記録し、不審な動きがあればアラート通知なども可能で、不正が起こりにくいでしょう。例えば、仕事を持ち帰り、自宅で仕事をしようとしていた場合にも、データを移行したログが残るので「ステルス残業」を防げます。

なお、誤ってPCを付けたまま終業してしまうと正確な労働時間を記録できないため、次に紹介する勤怠管理システムと併せて使うことで信憑性を高められます。

実際のログ管理システムを見たい方は以下の記事もご覧ください。ITトレンド編集部が厳選したログ管理システムを紹介し、各製品の特徴や取得できるログの種類をまとめています。

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勤怠管理システムを利用する

勤怠管理システムとは、従業員の始業・終業時間を管理するシステムです。PCやスマートフォンを使ったWeb打刻、交通系ICカードや指紋などの生体認証による打刻、GPS打刻のほか、PCのログオン・ログオフでの労働時間管理に対応した製品があります。

打刻漏れがあればアラートで通知されたり、打刻時間を修正する場合は権限が必要であったりと、ミスや不正が起こりにくいです。また、勤怠管理システムは労働時間の管理だけでなく、有給休暇やシフトの管理、給与計算の機能も搭載している場合が多く、従業員数が多い企業ほど勤怠管理の効率を上げるために導入すべきでしょう。

ただし、勤怠管理システムの種類は非常に多く、選びにくいのが実情です。以下の記事では、おすすめのシステムを厳選し、各製品の機能や打刻方法、価格、口コミなどをまとめています。導入を検討されている方はぜひご覧ください。

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PCログをもとに、正しい勤怠管理を行いましょう

PCログによる勤怠管理は、労働時間を適正に管理する手段の一つとして認められています。手動でもPCログを取得できますが、ログの収集・保存・監視・分析を効率化するならログ管理システムを利用しましょう。また、PCの電源を付けたまま終業した場合には、正確な労働時間を記録できているとはいえないので、社内ルールの整備および勤怠管理システムの導入を検討することをおすすめします。

以下のボタンから、人気のログ管理システム・勤怠管理システムをランキング順に確認できます。システムの導入に迷われている方は実際の製品をぜひご覧ください。