勤怠管理をしていない場合のリスクや違法性、会社がやるべきこととは

会社が勤怠管理しないことによるリスク

勤怠管理をしていなければ従業員の仕事量を管理できません。誰にどのくらいの仕事量が割り振られているのかわからないので、必然的に従業員の間で負担に差が生じます。一部の従業員だけが大きな負担を強いられる状態では、ブラック企業と見なされ社会的信頼を失うでしょう。新卒採用や中途採用にも影響するので、社内の人材不足によって長時間労働が慢性化するかもしれません。

また、時間外労働の時間を把握できていないと残業代を正しく算出できず、未払いになることがあります。近年、未払いの残業代を従業員から請求され、遡及支払しなければならなくなるケースが増えています。

厚生労働省の発表によると、平成31年度・令和元年度において、残業代未払いに関する労働基準法違反で是正指導を受けた企業は1,611社でした。そして、そのうち161企業が1,000万円以上の未払い残業代の遡及支払をすることになっています。一度にこれほどの膨大な金額の支払いを命じられれば、企業の経営に深刻なダメージが生じるでしょう。

参照：監督指導による賃金不払残業の是正結果（平成31年度・令和元年度）｜厚生労働省

会社の勤怠管理に関わる法律

勤怠管理は、労働基準法と労働安全衛生法にて義務付けられています。勤怠管理をしていない場合、法律違反によるリスクは免れません。それぞれの法律の内容を詳しく見ていきましょう。

労働基準法

労働基準法の第108条には、「使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。」と記載されています。賃金台帳とは、給与の支払い状況をまとめた書類のことで、労働日数や労働時間数、時間外労働の時間数などを記載しなければなりません。そのため、勤怠管理を行って従業員の労働時間を正確に把握する必要があるのです。

また、労働基準法の第109条には「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。」と書かれています。その他労働関係に関する重要な書類は、出勤簿やタイムカードなども該当します。つまり、労働時間を記録するだけでなく５年間保存しなければなりません。

以上の２つに違反すると30万円以下の罰金を科されます。労働基準監督署の調査が入った際、上の事項に違反していないことを示せるようにしておきましょう。

参照：労働基準法

労働安全衛生法

労働安全衛生法第66条８の３では「厚生労働省令で定める方法により、労働者の労働時間の状況を把握しなければならない。」とあり、管理監督者も含めた従業員の労働時間の把握が義務付けられています。この義務に反した場合の罰則はありませんが、36協定で定められた時間外労働の上限規制に違反した場合は、６か月以内の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。労働時間を把握していないと時間外労働の時間がわからないので、法律に違反する危険性があるのです。

なお、労働安全衛生法第66条８の３の厚生労働省令で定める方法というのは、労働安全衛生規則の第52条の７の３に記載されており、「タイムカードによる記録」「パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録」「その他の適切な方法」の３つです。これらの方法で労働時間を把握しなければなりません。

参考：労働安全衛生法
参考：労働安全衛生規則

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会社が勤怠管理を行う際に遵守すべきこと

勤怠管理について、厚生労働省がガイドラインを策定しています。適正な勤怠管理には、このガイドラインの遵守が不可欠です。

ガイドラインを要約すると、以下の６つの事項を守るべきとされています。

• １．労働日ごとに始業・終業時刻を記録すること。
• ２．使用者の現認あるいは適切な手段（タイムカードなど）により記録すること。
• ３．上記の手段について従業員に十分な説明をし、実態調査を実施すること。また、適正な記録を妨げる措置（労働時間数の上限設定など）を行わないこと。
• ４．労働基準法第109条に基づいて記録を保存すること。
• ５．勤怠管理の担当者は、労働時間管理の適正化に関する事項を管理し、管理上の問題の把握・解決を図ること。
• ６．必要に応じての労使協議組織を活用し、労働時間管理の現状把握・問題解決を行うこと。

実際のガイドラインには上記の項目について詳細な説明が記されているため、確認しておきましょう。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

会社の勤怠管理を適正化できるシステム

法律を遵守して勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。これは勤怠管理に特化したITツールで、管理を適正化するさまざまな機能を備えています。

例えば、従業員の打刻によって記録された労働時間は、勤怠管理システム上で一元管理されます。勤怠管理の担当者は本社にいながら、全国の拠点における従業員の勤怠状況をリアルタイムに確認することが可能です。

また、勤怠管理システムの中にはパソコンのログインや入退室管理システムと連携できる製品もあります。これらを利用すると、従業員による不正打刻や打刻のし忘れなども生じません。担当者・従業員ともに少ない負担で正確な勤怠管理を実現できます。

クラウド勤怠管理システムなら初期費用が無料、１ユーザー月額200～300円程度である場合も多いので、コストがネックになっている企業でも導入しやすいでしょう。加えて、スマホアプリで打刻できたり、GPS機能を用いて打刻時に位置情報を付与できたり、利便性が高いのが特徴です。以下の記事ではクラウド型の勤怠管理システムも紹介しているのでぜひご覧ください。

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勤怠管理を正しく行い、健全な会社運営を！

勤怠管理をしていない会社では、社会的信頼の失墜や残業代未払いなどによる訴訟問題の発生、労働基準法違反による罰則などのリスクがあります。このリスクを排除するには、労働基準監督署が策定したガイドラインを遵守して勤怠管理を行う必要があります。そこで役に立つのが勤怠管理システムです。従業員が各自、正確な労働時間を記録し、システム上で自動集計を行って管理できます。この機会に勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。