会社が勤怠管理しないことのリスクや違法性について解説！

会社が勤怠管理しないことによるリスク

会社が勤怠管理をしないと、さまざまなリスクが生じます。

まず、従業員の仕事量を管理できません。誰にどのくらいの仕事量が割り振られているのか分からないと、必然的に従業員の間で負担に差が生じます。一部の従業員だけが大きな負担を強いられる状態では、ブラック企業と見なされ社会的信頼を失うでしょう。

また、残業を把握できていないと残業代を正しく算出できず、未払いになることがあります。近年、未払いの残業代を従業員から請求され、遡及支払しなければならなくなるケースが増えています。

厚生労働省の発表によると、平成30年度において残業代未払いに関する労働基準法違反で是正指導を受けた企業は1,768社でした。そして、そのうち228企業が1,000万円以上の未払い残業代の遡及支払をすることになっています。一度にこれほどの膨大な金額の支払いを命じられれば、企業の経営に深刻なダメージが生じるでしょう。

参照：監督指導による賃金不払残業の是正結果（平成30年度）｜厚生労働省

会社の勤怠管理に関わる法律

勤怠管理は、労働基準法にて義務付けられています。

労働基準法の第108条に、「使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。」と記載されているのです。

したがって、前述の社会的信頼の失墜や訴訟問題のリスクを回避できたとしても、法律違反によるリスクは免れません。

一方、労働基準法の第109条には「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。」と書かれています。つまり、勤怠表は作成するだけでなく５年間以上保存しなければなりません。

以上の２つに違反すると30万円以下の罰金を科されます。労働基準監督署の調査が入った際、上記に違反していないことを示せるようにしておきましょう。

参照：労働基準法｜電子政府の総合窓口（e-Gov）

会社が勤怠管理を行う際に遵守すべきこと

勤怠管理について、労働基準監督署がガイドラインを策定しています。適正な勤怠管理には、このガイドラインの遵守が不可欠です。

ガイドラインには主として以下の６つについて記載されています。

• １．労働日ごとに始業・終業時刻を記録すること。
• ２．使用者の現認あるいは適切な手段（タイムカードなど）により記録すること。
• ３．上記の手段について従業員に充分な説明をし、実態調査を実施すること。また、適正な記録を妨げる措置（労働時間数の上限設定など）を行わないこと。
• ４．労働基準法第109条に基づいて記録を保存すること。
• ５．勤怠管理の担当者は、労働時間管理の適正化に関する事項を管理し、管理上の問題の把握・解決を図ること。
• ６．必要に応じての労使協議組織を活用し、労働時間管理の現状把握・問題解決を行うこと。

実際のガイドラインには上記の項目について詳細な説明が記されているため、確認しておきましょう。

参考：労働時間の適正な把握のために｜厚生労働省・都道府県労働局・労働基準監督署

会社の勤怠管理を適正化できるシステム

法律を遵守して勤怠管理を行うには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。これは勤怠管理に特化したITツールで、管理を適正化するさまざまな機能を備えています。

たとえば、従業員の打刻によって記録された勤務時間は、勤怠管理システム上で一元管理されます。勤怠管理の担当者は本社にいながら、全国の拠点における従業員の勤怠状況をリアルタイムに確認することが可能です。

また、勤怠管理システムの中にはパソコンのログインや入退室管理システムと連携できる製品もあります。これらを利用すると、従業員による不正打刻や打刻のし忘れなども生じません。担当者・従業員ともに少ない負担で正確な勤怠管理が実現するでしょう。

勤怠管理を正しく行い、健全な会社運営を！

会社で勤怠管理をしないと、以下のリスクが発生します。

• ■社会的信頼の失墜
• ■残業代未払いなどによる訴訟問題の発生
• ■労働基準法違反による罰則

上記のリスクを排除するには、労働基準監督署が策定したガイドラインを遵守して勤怠管理を行う必要があります。そして、その上で役に立つのが勤怠管理システムです。この機会に勤怠管理システムの導入を検討してはいかがでしょうか。